가상 도우미는 정확히 어떤 일을 합니까? 당신이 알고 싶었던 모든 것

사업주로서 당신은 하루가 24시간이고 그것만으로는 충분하지 않다는 것을 너무나 잘 알고 있습니다.

직원 고용 및 관리, 관리 및 비즈니스가 수익성 있게 운영되고 있는지 확인하는 등 필요한 모든 작업을 수행하는 데 있어 모든 것을 100% 최선을 다해 수행할 시간이 없습니다.

당신도 마찬가지입니다!

이와 같은 상황에 대한 쉬운 해결책 중 하나는 조수를 고용하는 것입니다. 하지만 풀타임 비서를 고용할 예산이 없다면 가상 비서를 고용하는 것이 좋은 대안이 될 수 있습니다.

그러나 가상 비서를 고용하는 방법과 가상 비서가 하는 일에 대한 자세한 사항을 정확히 아는 것은 어려울 수 있습니다. 가상 비서가 귀하의 비즈니스를 도울 수 있는 방법에 대해 자세히 살펴봄으로써 이러한 문제 중 일부를 해결할 수 있습니다.

가상 도우미를 고용해야 하는 이유와 시기는 언제입니까?

대부분의 경우 가상 조수를 고용하기에 나쁜 시기는 절대 없으므로 절대적으로 필요해지기 직전에 고용하는 것이 좋습니다!

가상 비서는 매우 다양한 작업을 수행하고 다양한 방식으로 도움을 주어 업무량을 줄이는 데 도움을 줄 수 있습니다. 실제로 수행할 필요가 없는 작업을 위임하면 시간이 많이 걸리는 작업에 얽매이지 않고 비즈니스의 핵심에 집중할 수 있는 시간이 더 많아집니다.

가상 조수를 고용하는 것은 확장 과정에 있는 모든 비즈니스에 좋은 아이디어가 될 수 있습니다. 이것은 항상 비즈니스에 바쁜 시간입니다. 즉, 중요한 작업이 셔플에서 길을 잃을 수밖에 없다는 것을 의미합니다. 그러나 가상 비서가 있으면 세부 사항을 간과하지 않고 이 바쁜 시간 동안 모든 것이 제대로 진행되도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

가상 도우미는 무엇을 합니까?

그래서 "가상 비서는 무엇 을 합니까 ?" 당신은 스스로 생각하고 있을지도 모릅니다. 다소 개방형 질문입니다. 어떤 의미에서 이것은 다양한 전문 분야가 있기 때문에 고용하는 가상 비서의 유형에 따라 다릅니다. 그러나 가상 비서가 무엇을 하기를 원하는지 결정하고 고용한 가상 비서가 필요한 모든 작업을 수행할 수 있는지 확인하는 것도 귀하에게 달려 있습니다(또한 귀하의 비즈니스에 좋은 직원이 될 것입니다).

더 구체적으로 말하자면, 대부분의 가상 비서가 작업장 생산성을 높이기 위해 수행할 수 있는 다양한 작업이 있습니다.

• 가장 기본적인 의무 중 하나는 일정과 모든 작업 일정 요구 사항을 관리하는 것입니다. 가상 도우미를 사용하면 모든 약속에 대한 알림을 예약, 확인 및 수신하기가 쉬워져 많은 시간을 절약하고 효율성을 높일 수 있습니다.
• 내부 및 외부 커뮤니케이션은 가상 비서가 많은 도움을 줄 수 있는 또 다른 영역입니다. 가상 도우미는 연락처 목록을 관리하고 이메일을 선별하여 즉각적인 주의가 필요한 사람만 전달할 수 있습니다. 가상 비서의 도움으로 고객이나 직원에게 대량 이메일을 보내고 필요한 이메일 주소를 추적하는 것도 더 쉬워집니다.
• 어떤 경우에는 가상 비서가 일부 회계 작업을 수행하고 회사 장부 관리를 도울 수 있습니다. 이는 비즈니스 은행 계좌의 거래를 검토하거나, 인보이스를 보내거나, 받지 못한 결제에 대해 후속 조치를 취하는 것을 의미할 수 있습니다. 말할 필요도 없이 이 작업의 대부분은 단조롭지만 완료해야 하기 때문에 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

가상 도우미를 고용하는 방법

여러 면에서 가상 비서를 고용하는 방법을 아는 데는 회사의 다른 직책을 채우는 것과 동일한 기술이 필요합니다. 물론 여전히 프로세스를 조정해야 합니다. CEO를 고용하는 것은 일선 직원을 고용하는 것과는 다르기 때문에 테스트, 인터뷰 질문, 후보자를 찾는 위치까지 고용 프로세스를 가상 비서 고용에 맞게 조정해야 합니다.

다음은 몇 가지 빠른 팁입니다.

1. 가상 비서가 수행할 작업을 결정합니다. 요구사항을 파악하고 가상 비서에게 아웃소싱하려는 작업의 개요를 작성하십시오. 이를 염두에 두고 가상 비서가 작업 중에 수행해야 하는 작업에 대한 작업 설명을 작성할 수 있습니다. 요컨대, 가상 비서에게 무엇을 요청할지 미리 알아야 합니다.
2. 적어 두는 작업은 적어도 부분적으로는 예산을 결정하는 다음 단계와 관련이 있습니다. 결국, 이러한 작업에 대한 적절한 보상을 제공하지 않고는 가상 비서에게 너무 많은 것을 요청할 수 없습니다. 보유하고 있는 예산은 풀타임 비서, 파트타임 비서 고용 여부 또는 작업별로 가상 비서를 고용할지 여부를 결정하는 데 도움이 될 것입니다. 이 역시 옵션이 될 수 있습니다. 가상 비서가 회사에 장기적으로 머무는 것을 볼 수 있다면 직원 개발을 위해 예산의 일부를 남겨두어야 한다는 점을 기억하십시오.
3. 작업 목록과 예산을 확정한 후 직무 설명을 게시하고 후보자가 귀하를 찾을 때까지 기다릴 수 있습니다. 거기에서 후보자를 검토하고, 인터뷰를 실시하고, 다른 직업에서와 마찬가지로 최고의 가상 조수를 찾기 위한 실사를 수행하는 것이 전부입니다.

가상 조수를 고용할 때 후보 후보로 범위를 좁힌 다음 그들이 작업을 처리할 수 있는지 테스트하는 것이 좋습니다. 당신은 그들이 순조롭게 진행되기를 원할 것이므로 테스트를 함께 하면 적합한 사람을 찾는 데 도움이 될 것입니다. 적합한 가상 비서를 찾았다고 생각되면 해당 위치에서 기대하는 바에 대한 기대치와 새 가상 비서가 달성하기를 원하는 온보딩 체크리스트를 설정하는 것이 중요합니다. 이는 아웃소싱하려는 작업의 원래 목록과 일치할 가능성이 높습니다. 그러나 가상 비서를 고용한 이유와 그 역할에서 필요한 것이 무엇인지 반복해서 말하는 것은 결코 나쁘지 않습니다.

가상 도우미를 고용하는 이유는 무엇입니까?

가상 비서를 고용하기 위한 전체 프로세스를 거친 후에는 처음에 가상 비서가 필요한 이유를 잊지 않는 것이 중요합니다. 이 점을 명심하면 가상 조수를 최대한 활용하고 작업에 적합한 사람이 있는지 확인하고 가능한 최상의 방향과 관리를 제공하는 데 도움이 됩니다.

우선 특정 작업에 대한 시간을 절약하기 위해 가상 조수를 고용했습니다. 그러나 기존 사내 직원과 관련된 간접비를 일부 줄임으로써 비용을 절감할 수도 있습니다. 시간제 가상 비서, 원격 직원을 고용하거나 필요한 작업을 수행하는 사람을 고용하여 비즈니스 비용을 절약할 수도 있습니다.

가상 조수를 고용하면 비즈니스 소유자와 관리자가 일상적인 작업에 너무 많은 시간 을 소비하는 대신 비즈니스를 개선할 수 있는 큰 그림 측정에 더 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다. 그것 보다는 사업'. 이러한 일상적인 작업은 보다 효율적으로 실행되어야 하며, 그러면 소유자와 관리자가 시간을 보다 효율적으로 사용할 수 있는 시간이 확보됩니다. 그렇지 않은 경우 가상 비서의 필요성이나 가상 비서에게 할당된 작업이 어떻게 수행되고 있는지 재평가해야 할 수 있습니다.

비즈니스 및 직원 관리 소프트웨어: 올인원 디지털 어시스턴트 관리 도구

그러나 가상 비서를 고용하는 것이 어려워 보인다면 항상 직관적이고 쉬운 방법을 사용하여 가상 비서를 관리하고 가장 시간이 많이 걸리는 작업을 쉽게 관리하고 위임할 수 있습니다. Connecteam과 같은 관리 앱.

가상 비서에게 무엇을 해야 하는지 간단히 지시하고 모든 것을 처리하도록 할 수 있는 세상을 상상해 보십시오(완전한 감독을 제공하면서). 위임할 가능성이 가장 높은 모든 것은 Connecteam 앱을 통해 처리할 수 있습니다. 교육이 전혀 필요하지 않습니다!

당신이 –

• 가상 비서가 디지털화된 원격 교육 기능을 통해 원하는 속도로 온보딩할 수 있습니다.
• 직원 일정과 같은 반복적인 작업은 쉽게 자동화할 수 있으므로 더 이상 누가 일할 수 있는지 알아내려고 애쓰거나 일정 충돌이 있는지 걱정할 필요가 없습니다.
• 직원들은 스마트폰을 통해(심지어 특정 지오펜스 위치에서도) 스스로 출퇴근할 수 있습니다.
• 전사적 커뮤니케이션은 앱에 업데이트를 게시한 다음 아직 보지 못한 사람에게 자동 알림을 보내는 것처럼 간단할 수 있습니다.
• 내장된 작업 관리 도구를 사용하여 보다 효율적인 방식으로 워크플로우를 간소화하고 프로젝트를 관리합니다.

교육이 필요하지 않고 영구적인 무료 플랜과 모든 유료 플랜의 14일 무료 평가판을 제공하는 36,000개 이상의 기업이 Connecteam을 사용하여 가상 비서, 직원 및 비즈니스를 관리하는 데에는 이유가 있습니다.

지금 Connecteam을 사용해보고 가상 비서가 순조롭게 진행되어 비즈니스를 더 빠르고 강력하게 운영하고 확장하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요!