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독자가 묻습니다.
가상 비서는 무엇을 합니까?그리고 내 사업을 어떻게 도울 수 있습니까?소규모 사업체를 운영하고 있지만 이메일과 고객 문의량이 폭발적으로 증가했습니다.정리된 상태를 유지하는 것은 어렵습니다.그러나 우리는 사무실이 작기 때문에 상근 비서나 사무실 관리자를 고용할 여유가 없으며 공간도 없습니다.동료가 가상 조수를 고용할 것을 제안했습니다.가상 비서가 할 수 있는 작업 유형에 대해 알려주실 수 있나요?
— 뉴멕시코 주 앨버커키의 하워드
하워드, 이것은 좋은 질문입니다. 네, 가상 비서가 하는 일을 정확히 설명드리겠습니다. 우리는 당신을 위해 하나 더 갈 것입니다.
이 기사의 끝 부분에서는 VA(가상 비서)가 중소기업을 위해 수행할 수 있는 42가지 작업에 대해 간략하게 설명합니다. 그러나 먼저 몇 가지 기본 정보에 답해 봅시다.
종종 VA로 축약되는 가상 조수는 원격 작업 환경에서 운영되는 전문가로서 관리 작업, 비즈니스 개발 이니셔티브, 소셜 미디어 관리, 마케팅 캠페인 등과 같은 다양한 영역에서 지원을 제공합니다.
이러한 전문가는 소기업, 기업가 및 관리 역할의 일상적인 운영에서 중추적인 역할을 하며 반복 작업을 관리하고 귀중한 시간을 소비하는 관리 작업을 처리하여 지원을 제공합니다.
이러한 조수는 일반적으로 재택 사무실에서 작업하지만 지리적 위치는 미국이나 해외 어디에서나 가능합니다.
가상 조수는 주로 유연성으로 인해 지난 10년 동안 소기업 내에서 인기가 급증했습니다.
비즈니스 요구 사항에 따라 VA는 파트타임 또는 풀타임으로 고용될 수 있습니다. 20시간, 30시간 또는 주당 40시간 동안 서비스가 필요한지 여부에 관계없이 VA는 고유한 요구 사항을 충족할 수 있는 다양한 기능을 제공합니다.
가상 비서에 대한 보상 모델은 매우 다양할 수 있습니다. 일부는 시간당 지급을 선호하는 반면 다른 일부는 고정된 주별 또는 월별 봉급을 선택할 수 있습니다.
대부분의 경우 다음과 같은 몇 가지 이유로 풀타임 가상 비서를 고용하여 더 나은 가치 제안을 찾을 수 있습니다.
가상 비서에는 두 가지 주요 유형이 있습니다. 독립 프리랜서와 회사 또는 대행사와 관련된 것입니다.
가상 비서 회사와 협력할 때 귀하의 요구 사항을 이해하고 귀하의 운영에 가장 적합한 VA를 받을 수 있도록 하는 관리자와 자주 소통합니다.
급변하는 비즈니스 세계에서 가상 도우미를 사용하면 생산성을 크게 높일 수 있습니다. 비즈니스 소유자 또는 주요 관리자가 시간을 할당하는 방법은 비즈니스 성공의 가장 중요한 결정 요인이 될 수 있습니다.
따라서 일상적이고 관리적인 업무는 신뢰할 수 있는 가상 비서에게 맡기고 가치가 높은 활동과 전략적 문제에 집중하는 것이 필수적입니다.
Work Better Now의 회장인 Rob Levin은 자신의 경험을 바탕으로 이렇게 설명합니다.
“가치가 높은 활동에 시간을 보내기 위해서는 가치가 낮은 활동에 시간을 덜 쓰는 것이 중요했습니다. 이것이 제가 5년 전에 가상 비서를 고용했을 뿐만 아니라 다른 사업주들에게 가상 비서를 제공하기 위해 Work Better Now라는 회사를 공동 설립한 이유입니다.”
Levin의 파트너인 Andrew Cohen과 Work Better Now의 CEO는 회사의 잠재 고객이 묻는 가장 일반적인 질문이 "가상 조수가 나를 위해 무엇을 할 수 있습니까?"라고 말합니다.
이 질문에 답하기 위해 Cohen은 가상 비서가 할 수 있는 47가지 작업 목록을 제공합니다.
가상 조수는 원격으로 과다한 작업을 수행하는 고도로 숙련된 독립 계약자입니다. 약속 일정 잡기에서 이메일 심사 및 응답에 이르기까지 VA의 의무는 광범위합니다.
그러나 일정과 이메일은 빙산의 일각에 불과합니다. 작업을 온라인으로 수행할 수 있는 경우 VA는 작업을 실행할 수 있는 것 이상입니다.
이 리소스는 가상 비서의 세계를 탐색하고 그들의 역할을 명확히 하고 그들이 비즈니스에 가져올 수 있는 중요한 이점을 강조하는 포괄적인 가이드입니다.
직업적이든 개인적이든 캘린더를 관리하는 작업은 종종 기업가에게 가장 큰 과제 중 하나입니다.
여기에 가상 비서가 개입하여 미리 알림을 제공하고 약속을 예약함으로써 어려운 작업을 수월한 프로세스로 변환합니다. 그들은 다음과 같은 서비스를 제공합니다:
1. 통화 및 약속을 조정하고 일정을 잡습니다.비즈니스 소유자는 일주일에 약 10시간을 절약할 수 있는 작업으로 번거롭다고 생각되는 이러한 작업을 수행하지 않아도 됩니다.
여기에서 성공의 열쇠는 VA에게 일정 예약 대상과 시기를 포함하여 일정에 대한 명확한 규칙을 제공하는 것입니다. 또한 다른 팀 구성원의 일정을 조정하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
2. 약속을 확인합니다.특히 다음 날 확인해야 할 약속 목록을 VA에게 제공하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 약속을 잊어버리거나 상대방의 막판 취소로 인한 시간 낭비를 방지할 수 있습니다.
3. 통화 및 약속에 대한 알림을 제공합니다.특히 사무실 밖에 있거나 연속 회의 중일 때 전화하는 것을 잊어버리기 쉽습니다. VA는 귀하가 기억할 수 있도록 약속 몇 분 전에 전화 또는 문자를 보내 적시에 미리 알림을 제공할 수 있습니다.
4. 통화 및 약속 일정을 변경합니다.또한 VA는 일정 변경을 상대방에게 알리고 일정 변경 시간을 확인하는 커뮤니케이션 브리지 역할도 합니다.
5. 일정 변경 사항을 타인에게 알립니다.가상 비서도 상대방에게 알림을 제공하고 일정이 변경된 시간을 확인합니다.
6. 시간을 보호하라.VA는 또한 불필요한 중단으로부터 시간을 보호하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그들은 우선 순위가 아닐 수 있는 회의 요청에 개입하여 정중하게 거절할 수 있습니다.
7. "보류 목록"을 보내고 유지합니다.가상 도우미는 회의 또는 통화 요청에 응답하지 않은 개인의 주간 목록을 제공하여 개입이 필요할 때 알려줍니다.
8. 당신이 외출할 때 중요한 사람들에게 알리십시오.VA는 또한 사랑하는 사람에게 여행 일정에 대한 정보를 제공할 수 있습니다. 외부 날짜, 항공편 및 호텔 세부 정보가 포함된 캘린더 초대장을 공유하여 원활한 커뮤니케이션을 보장할 수 있습니다.
디지털 시대에 엄청난 양의 이메일이 받은 편지함을 가득 채울 수 있으며 최신 연락처 목록을 유지하는 것 자체가 작업이 될 수 있습니다.
가상 비서의 전문 지식이 작용하는 곳입니다. 이러한 작업을 VA에 맡기면 소중한 시간을 되찾을 수 있습니다. VA가 처리할 수 있는 활동 범위는 다음과 같습니다.
9. 스크린 이메일.가상 도우미는 사용자가 설정한 특정 규칙에 따라 받은 편지함을 관리할 수 있습니다. 삭제, 응답, 이메일 전달 또는 주의를 요하는 중요한 항목에 플래그 지정과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
10. 연락처에 사람을 추가합니다.통화, 회의 또는 기타 형태의 상호 작용 등 새로운 사람과 관계를 맺을 때마다 VA는 그 사람의 세부 정보가 연락처에 즉시 추가되도록 할 수 있습니다.
11. 사람들의 정보를 연락처로 업데이트합니다.모든 연락처 정보에 즉시 액세스할 수 없는 경우가 있을 수 있습니다. 이러한 경우 VA는 이메일 서명의 세부 정보와 같은 정보를 사용할 수 있을 때 연락처에 추가하여 이러한 격차를 점진적으로 채울 수 있습니다.
12. CRM에 연락처를 추가합니다.소기업이 CRM 애플리케이션을 효과적으로 활용하지 못하는 주요 이유는 시간이 많이 걸리는 데이터 입력과 관련된 것입니다. VA는 이 작업을 수행하여 CRM 시스템을 추가하고 구성할 수 있습니다.
누군가가 전화 상호 작용을 처리하거나 물리적 존재 없이 가벼운 접수 업무를 수행해야 하는 경우 가상 비서가 필요할 수 있습니다.
13. 가벼운 접수 업무를 수행하십시오.중요한 전화를 예상했지만 개인적으로 응답할 수 없는 경우가 있습니다. 여기에서 가상 비서가 매우 중요해집니다.
이러한 통화를 VA로 리디렉션하면 중요한 통신을 놓치지 않고 중단 없이 당면한 기본 작업에 집중할 수 있습니다.
14. 음성 메일을 전사합니다.급변하는 디지털 시대에 대부분의 음성 메일은 이메일을 통해 액세스할 수 있습니다. 음성 메일 내용을 기록하는 것 외에도 필요한 후속 활동을 수행할 수 있는 VA에게 전달할 수 있습니다.
여기에는 발신자에게 연락하거나 응답하도록 미리 알림을 설정하여 커뮤니케이션 프로세스를 간소화하는 것이 포함될 수 있습니다.
비즈니스 여행을 위해 항공편과 호텔을 구성하는 작업은 놀라울 정도로 시간이 많이 걸리는 프로세스일 수 있으며 종종 핵심 비즈니스 운영에서 멀어지게 합니다. 여기에서 가상 비서의 기술이 필수 불가결한 것으로 입증될 수 있습니다. VA는 다음을 처리할 수 있습니다.
15. 연구 비행.선호하는 항공사, 좌석 배치 및 시간과 같은 특정 기준이 주어지면 VA는 다양한 항공편 옵션에 대한 철저한 분석을 수행할 수 있습니다.
그런 다음 최상의 대안을 제시하여 편안하게 여행할 수 있을 뿐만 아니라 1년 동안 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.
16. 호텔 조사.비행 조사와 유사한 방식으로 귀하의 VA는 귀하의 고유한 선호도에 따라 호텔 옵션을 조사할 수 있습니다.
여기에는 숙박 시설 유형, 위치, 이용 가능한 편의 시설 및 귀하가 받을 수 있는 특별 요금과 같은 요소가 포함될 수 있습니다. 그런 다음 최종 목록에 있는 선택 항목을 편집할 수 있으므로 수많은 옵션을 탐색하는 번거로움을 덜 수 있습니다.
17. 항공편과 호텔을 예약하세요.귀하의 결정을 내리고 귀하의 신용 카드 및 상용 고객 정보로 무장하면 귀하의 VA가 예약 프로세스를 처리할 수 있습니다.
이것은 개인적으로 처리하기에는 지루한 작업일 수 있지만 VA는 이를 효율적으로 관리하여 시간을 절약하고 오류 가능성을 줄일 수 있습니다.
18. 교통 옵션을 조사하십시오.여기에는 귀하의 선호도와 여행의 성격에 따라 렌트카 및 차량 공유에서 지역 대중 교통에 이르기까지 다양한 가능성이 포함됩니다.
19. 교통편 예약하기.최상의 옵션이 식별되면 VA는 항공편 및 호텔 예약을 관리하는 방식과 유사하게 한 단계 더 나아가 예약을 처리할 수 있습니다. 이것은 처음부터 끝까지 원활한 여행 경험을 보장합니다.
20. 이벤트를 준비합니다.여행에 참석하거나 이벤트를 주최하는 경우 VA가 조사를 처리하고 필요한 준비를 할 수 있습니다. 여기에는 비즈니스 저녁 식사에 적합한 레스토랑 찾기, 회의 공간 예약 또는 지역 콘서트 티켓 확보가 포함될 수 있습니다.
21. 신문이나 우편을 중단하십시오.귀하가 집을 비울 때 귀하의 VA는 신문 배달이나 우편과 같은 귀하의 거주지에서 정기적인 서비스가 일시적으로 중단되도록 할 수 있습니다. 이를 통해 여행에 또 다른 편리함을 더하고 부재 중에도 재택근무를 처리할 수 있습니다.
비즈니스 개발 작업과 관련하여 워크로드는 상당하고 다면적일 수 있습니다.
LinkedIn과 같은 플랫폼에서 잠재적인 리드를 조사하는 것부터 이메일 주소와 같은 중요한 연락처 정보를 찾는 것까지 이러한 활동에는 종종 시간이 많이 걸리는 기초 작업이 수반됩니다.
가상 비서가 이러한 작업의 고삐를 잡을 수 있으므로 성공적인 판매에 중추적인 대인 관계 상호 작용에 집중할 수 있습니다.
22. LinkedIn에서 리드를 조사하십시오.B2B 비즈니스 및 경우에 따라 B2C 운영의 경우 잠재 고객 목록을 유지 관리하는 것이 필수적인 작업입니다. 귀하의 요구 사항을 깊이 이해한 후 가상 비서가 LinkedIn에서 철저한 검색을 수행하여 이상적인 고객 프로필에 맞는 전체 잠재 고객 목록을 생성할 수 있습니다.
23. 이메일 주소를 찾으십시오.VA는 데이터베이스를 능숙하게 탐색하고 효과적인 Google 검색 전략을 사용하여 연락하려는 잠재 고객의 이메일 주소를 찾을 수 있습니다. 이렇게 하면 올바른 연락처 정보를 얻을 수 있을 뿐만 아니라 직접 찾는 데 드는 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
24. 디자인 프레젠테이션.VA는 잠재 고객의 로고를 찾아 삽입하고 이에 따라 텍스트 색상을 일치시켜 제안서에 전문적인 터치를 추가할 수 있습니다. 또한 필요에 따라 슬라이드에 애니메이션을 적용하여 프리젠테이션을 향상시켜 비즈니스 개발 노력에서 우위를 점할 수 있습니다.
비즈니스가 성장함에 따라 필연적으로 다양한 관리 기능에 대한 수요가 증가합니다. 여기에는 방대한 양의 기존 데이터를 수집해야 할 수 있는 클라이언트용 보고서 조합과 같은 작업이 포함될 수 있습니다.
또는 팀을 확장하고 모집 활동에 도움이 필요할 수도 있습니다. 가상 비서가 이러한 책임을 짊어지고 비즈니스의 보다 전략적인 측면에 집중할 수 있는 시간과 유연성을 제공합니다.
25. 보고서를 취합합니다.VA는 미리 결정된 간격으로 핵심 성과 지표(KPI)를 추적하는 보고서를 디자인하고 생성할 수 있습니다. 이 보고서는 비즈니스 성과에 대한 명확한 스냅샷을 제공하여 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움을 줍니다.
26. 직원 채용을 도와라.적합한 인재를 찾기 위한 투쟁은 종종 클라이언트를 위한 경쟁만큼 치열할 수 있습니다.
귀하의 VA는 귀하가 제공한 기준에 따라 LinkedIn 프로필을 선별하여 귀하의 팀에 적합할 수 있는 잠재적 후보 목록을 편집할 수 있습니다. 이렇게 하면 채용 프로세스가 간소화될 뿐만 아니라 선택할 수 있는 인재 풀이 더 넓어집니다.
장부를 관리하거나 송장을 발송하는 것과 같은 비즈니스의 재무적 측면을 관리하는 것이 두려움을 유발한다면 이러한 작업을 가상 비서에게 위임할 때일 수 있습니다.
27. 장부를 유지하십시오.적절한 교육과 지침을 통해 가상 도우미는 거래 검토 및 일치, 월별 조정 수행과 같은 재무 작업을 처리할 수 있습니다. 이를 통해 귀하의 비즈니스에 대한 간소화된 부기 프로세스와 일관된 재무 기록을 보장합니다.
28. 인보이스 작성 및 전송.인보이스 템플릿을 활용하여 가상 비서가 전문적인 인보이스를 작성하여 고객에게 배포할 수 있습니다. 이를 통해 시기적절하고 정확한 청구가 보장되어 건전한 현금 흐름에 기여합니다.
29. 체이스 다운 페이먼트.미수금 프로세스를 설정하는 것은 모든 비즈니스에 매우 중요합니다. 귀하의 VA는 이 절차를 따라 기한이 된 대금을 징수할 수 있습니다. 여기에는 필요한 경우 비즈니스 소유자 또는 관련자에게 문제를 에스컬레이션하는 것이 포함될 수 있습니다.
번창하는 사업과 함께 개인의 삶의 책임을 관리하는 것은 힘든 일이 될 수 있습니다. 레스토랑 예약이나 선물 보내기와 같은 작업은 개인 관계를 유지하는 데 필수적입니다.
그러나 시간이 오래 걸릴 수도 있습니다. 가상 비서의 서비스를 활용하면 이러한 책임을 보다 효율적으로 탐색할 수 있습니다.
30. 개인 레스토랑 예약을 합니다.Open Table과 같은 예약 플랫폼에 대한 개인 기본 설정 및 로그인 세부 정보에 대한 액세스 권한을 통해 VA는 귀하를 대신하여 식당 예약을 하고 손님과 조율할 수도 있습니다.
31. 구매합니다.때로는 Amazon과 같은 플랫폼에도 필요한 것이 없거나 구매 프로세스가 너무 지루할 수 있습니다. 귀하의 VA는 귀하가 필요로 하는 품목을 확보하기 위한 온라인 쇼핑을 도울 수 있습니다.
32. 조사하고 선물을 보냅니다.일반적인 기프트 카드로는 충분하지 않은 경우 비서가 독특한 상품을 찾아 배송을 준비할 수 있습니다.
33. 취미 생활을 위한 물류 관리.개러지 밴드 리허설을 위한 스튜디오를 확보하든 북 클럽 회의를 조직하든 VA는 물류 부담을 덜어주어 스트레스 없이 취미에 몰두할 수 있도록 합니다.
34. 문제가 있는 주문을 추적합니다.주문이 제 시간에 도착하지 않으면 VA가 공급업체와 연락하여 보류 시간을 처리하고 문제를 해결하여 프로세스 전반에 걸쳐 정보를 제공할 수 있습니다.
35. 가족 달력을 관리합니다.가상 비서가 가족 행사 일정 예약 및 약속 추적을 원활하게 처리하여 개인 시간을 더 많이 확보할 수 있습니다.
36. 진료 예약을 잡습니다.생년월일 및 보험 정보와 같은 관련 세부 정보가 주어지면 VA는 의사의 방문을 주선하고 필수 서류 작성을 시작할 수도 있습니다.
37. 개인 청구서를 지불하십시오.드물게 구매하거나 온라인 결제 옵션을 제공하지 않는 공급업체의 경우 가상 비서가 청구서 결제를 관리할 수 있습니다.
38. 상점에 전화하여 정보를 얻습니다.희귀한 스카치 한 병을 찾고 있든 특별한 선물을 찾고 있든 VA는 필요한 전화를 걸어 찾고 있는 품목을 보관하고 있는 매장을 찾을 수 있습니다.
소기업 소유주로서 귀하는 회사의 미래를 위한 전략적 계획, 새로운 제품 및 서비스 개념화, 비즈니스를 향상시킬 이니셔티브 추진에 중점을 두어야 합니다. 따라서 온라인 양식 작성 및 파일 관리와 같은 운영 작업을 신뢰할 수 있는 지원 시스템인 가상 비서에게 위임할 수 있습니다.
39. 온라인 양식을 작성합니다.관련 회사 세부 정보를 갖춘 가상 비서가 SaaS(Software as a Service) 제품 구독에 필요한 양식과 같은 다양한 양식을 작성할 수 있어 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.
40. 웨비나에서 메모를 작성하십시오.웨비나 콘텐츠에 관심이 있지만 시청할 시간을 할당할 수 없는 경우 주문형이라 할지라도 귀하의 VA가 귀하를 대신하여 "참석"하고 핵심 사항을 기록하고 포괄적인 요약을 제공할 수 있습니다.
41. 파일을 변환합니다.예를 들어 PDF 대신 JPEG와 같이 다른 파일 형식이 필요한 경우 VA에서 변환을 처리할 수 있습니다.
42. 연구를 수행하십시오.귀하의 VA는 다양한 SaaS 제품을 평가하여 귀하의 요구에 가장 적합한 제품을 확인하는 것과 같은 중요한 결정을 위한 초기 조사를 수행할 수 있습니다.
43. 프로젝트 관리 시스템에서 프로젝트를 설정합니다.VA는 프로젝트 관리 도구에서 새 프로젝트를 설정하고 관련 참가자를 초대하여 원활한 시작을 보장할 수 있습니다.
44. 파일 관리를 처리합니다.Dropbox든 파일 저장용 로컬 서버든 가상 도우미는 정확한 명명 규칙으로 적절한 파일 구성을 보장할 수 있습니다. 또한 액세스 권한이 올바르게 할당되었는지 확인합니다.
45. 소셜 미디어 일정을 잡습니다.가상 비서가 설명한 프로세스에 따라 게시물을 예약하여 소셜 미디어 전략을 간소화할 수 있습니다.
46. 편지, 블로그 및 프리젠테이션을 교정하고 편집합니다.압도적인 작업 부하로 인해 때때로 의도하지 않은 오류가 발생할 수 있습니다. 귀하의 VA는 편지, 블로그 및 프리젠테이션과 같은 중요한 커뮤니케이션을 교정하고 편집하여 전문적이고 오류 없는 콘텐츠를 보장할 수 있습니다.
47. 가상 비서 매뉴얼을 유지하십시오.비즈니스 소유자는 종종 엄격하게 준수하는 것보다 프로세스를 설정하는 것을 선호합니다. 귀하의 VA는 작업을 문서화한 매뉴얼을 보관할 수 있으며, 이는 특히 예기치 않은 부재 중에 편리함을 증명합니다.
다음은 Virtual Assistant가 처리할 수 있는 다양한 작업에 대한 요약이며 편리한 비교표에 깔끔하게 정리되어 있습니다.
| 작업 범주 | VA가 수행할 수 있는 작업의 예 |
|---|---|
| 캘린더 관리 | 약속 일정 잡기, 미리 알림 제공, 약속 일정 다시 잡기 |
| 이메일 및 연락처 관리 | 이메일 검사, 연락처 업데이트, CRM에 연락처 추가 |
| 전화 작업 | 간이접수업무, 보이스메일 전사 |
| 여행 준비 | 항공편/호텔 검색 및 예약, 교통수단 수배, 정기 운항 중단 |
| 사업 개발 | 리드 조사, 이메일 주소 찾기, 프레젠테이션 디자인 |
| 관리 작업 | 보고서 취합, 직원 채용 지원 |
| 회계 | 장부관리, 송장작성, 미수금관리 |
| 개인 심부름 | 예약, 온라인 쇼핑, 개인 일정 관리 |
| 운영 | 양식 작성, 웨비나 메모 작성, 파일 관리, 소셜 미디어 예약 |
| VA가 수행하지 않는 작업 | 특정 VA 서비스, 규칙 및 경계에 따라 다름 |
물론 가상 비서가 수행하지 않는 몇 가지 작업이 있습니다. 가상 비서에게 무언가를 요청하면 태도에 대해 걱정할 필요가 없습니다. VA는 다음을 수행하지 않습니다.
비즈니스를 확장하고 싶든, 성가신 작업을 중단하든, 아니면 더 많은 자유 시간을 원하든, VA는 게임 체인저입니다. 가상 비서 고용이 성공의 열쇠가 될 수 있다고 생각합니다. 이것이 VA가 귀하의 비즈니스에 적합한지 결정하는 데 도움이 되기를 바랍니다.
행운을 빌어요!
가상 비서에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하세요.
독자의 질문에 대한 모든 답변은 50년 이상의 통합 비즈니스 경험을 보유한 Small Business Trends 편집 위원회에서 제공합니다. 질문을 제출하려면 여기에 제출하십시오.
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