기술 문서가 중요한 이유(예제 포함)

비즈니스 소유자로서 전문 기술 문서가 얼마나 중요한지 결코 과소평가하지 마십시오. 많은 사람들은 심지어 그것을 회사에서 생성할 가장 중요한 콘텐츠 중 하나로 간주합니다.

이 가이드에서 나는 이것이 사실인 이유와 이 콘텐츠를 조직의 중추로 생각하기 시작해야 하는 이유에 대해 이야기할 것입니다.

들어가 봅시다.

기술 문서란 무엇입니까?

기술 문서는 어떤 작업을 수행하는 방법을 설명하는 문서 유형입니다.

기본적인 수준에서 기술 문서는 일련의 지침으로 생각할 수 있습니다. 대부분의 기술 문서에는 소프트웨어 사용 방법이나 제품 설정 방법을 설명하는 것과 같이 작업 방법에 대한 단계별 지침이 포함되어 있기 때문입니다.

그러나 기술 문서는 그 이상일 수 있습니다.

연구, 인구 조사 및 의료 기록과 같은 문서를 기술 문서라고도 합니다. 이 경우 주제의 배경 및 이력과 같은 정보와 기술 용어의 정의가 포함될 수도 있습니다.

이 모든 것을 결합하여 기술 문서를 제품, 서비스 또는 작업의 응용 프로그램, 목적, 아키텍처, 사용 또는 생성을 보여주는 문서로 설명하는 것이 더 정확할 수 있습니다.

또한 읽기; 제품 설명서가 필요한 이유는 무엇입니까?

기술 문서가 중요한 이유는 무엇입니까?

비즈니스 관점에서 이 문서는 비즈니스 내 절차와 프로세스를 추적하는 데 매우 유용하며 교육 도구로도 사용할 수 있습니다.

예를 들어, 제조 공장을 관리하고 새 기계를 설치하거나 프로세스를 수행하는 경우 기계 작동 방식과 직원이 안전하게 작동해야 하는 방법을 설명하는 기술 문서를 작성해야 합니다. 기계 제공자는 또한 기계 작동 방식에 대한 기술 문서를 제공하여 엔지니어가 유지 관리할 수 있도록 해야 합니다.

회사의 법률 및 규정 내에서 운영되고 있는지 확인하기 위해 점검 및 감사를 수행해야 할 수도 있습니다. 다시 말하지만, 이것이 정확하게 수행되고 모니터링되고 있는지 확인하려면 기술 문서가 필요합니다.

새 직원이 회사에 합류하면 기술 문서를 사용하여 직원을 교육하고 문제 해결 방법을 보여줍니다.

기술 문서의 몇 가지 예는 무엇입니까?

기술 문서의 가장 명확한 예는 사용자 매뉴얼입니다. 이들은 모든 모양과 크기로 제공될 수 있으며 종종 새로 출시되고 업데이트된 제품에 포함됩니다.

요즘에는 종이 매뉴얼을 자주 얻지는 못하지만 필요한 경우 설정 및 온라인에서 더 많은 콘텐츠에 액세스할 수 있는 빠른 가이드를 얻을 수 있습니다.

귀하의 비즈니스 또는 직원과 관련하여 기술 문서에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 정책 및 절차
• 직업 설명
• 직원 핸드북
• 프로세스 흐름
• 교육 자료

광범위한 목록으로 다른 형식의 기술 문서에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 사업 제안
• 사용자 및 고객 가이드
• 직원 핸드북 및 지침
• 브로셔
• 메모
• 마케팅 계획
• 프로젝트 관리 문서
• 의료 기록
• 뉴스 레터
• 운영 과정
• 수리 매뉴얼
• SDK 참조

또한보십시오; 제품이 무엇입니까 필수 문서.

기술 문서 작성의 우선 순위는 무엇입니까?

자신만의 "기술 문서"를 만들 때(이것이 유행할 것이라고 생각하십니까?), 가장 먼저 해야 할 일은 무엇에 대해 작성해야 하는지 파악하는 것입니다. 물론, 업무용 컴퓨터를 사용하거나 서버에 액세스할 때 문서가 필요할 수 있지만 커피 머신을 사용하는 방법은 어떻습니까?

흥미롭게도 네, 비즈니스의 모든 것에 대한 기술 문서가 있어야 합니다. 일반적으로 몇 가지 지침 다이어그램을 보여주는 전면의 스티커에 불과한 커피 머신 설명서입니다.

우선순위 를 정하는 것입니다.

당신의 비즈니스에 가장 중요한 것들에 대한 글쓰기의 우선순위를 정하는 것부터 시작해야 합니다. 여기에는 비즈니스의 일상적인 운영에 필수적인 절차 및 프로세스와 신입 직원을 위한 교육 자료가 포함될 수 있습니다.

기술 문서는 길고 복잡할 필요가 없습니다. 기계 사용 방법과 제자리에 있어야 하는 안전 조치를 자세히 설명하는 종이 한 장만큼 간단할 수 있습니다.

어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면 기술 문서에서 가장 중요하다고 생각되는 항목의 목록을 작성하는 것이 좋습니다.

이 목록이 있으면 쓰기를 시작할 수 있습니다!

자신의 기술 문서를 어떻게 작성합니까?

기술 문서가 무엇이고 왜 중요한지 살펴보았으므로 자신만의 기술 문서를 만드는 방법이 궁금할 것입니다.

의심할 여지 없이 어려운 작업이지만 다행스럽게도 기술 문서를 작성하는 데 사용할 수 있는 다양한 도구와 리소스가 있습니다.

다음은 접근 방법에 대한 단계별 가이드입니다.

1. 목적 정의

기술 문서를 작성할 때 목표를 염두에 두는 것은 원하는 방향을 확실히 파악해야 하기 때문에 중요합니다. 그렇지 않으면 텍스트가 여기저기 흩어져 있어 중요한 내용을 다루지 않을 수 있습니다.

생각을 이끄는 데 도움이 되도록 다음 질문을 스스로에게 해보세요.

1. 기술 문서가 달성하기를 원하는 것은 무엇입니까?
2. 신입사원 교육자료로 활용하시겠습니까?
3. 문제를 해결해야 하는 직원을 위한 참조 지점으로 사용하시겠습니까?
4. 고객을 위한 문서입니까?
5. 제품 또는 서비스에 대한 문서입니까?

목적을 정의하고 나면 어떤 유형의 기술 문서를 만들어야 하는지 더 잘 결정할 수 있습니다.

2. 형식 선택

기술 문서에 사용할 수 있는 다양한 형식이 있습니다. 몇 가지 일반적인 형식에는 사용자 매뉴얼, 프로세스 흐름 및 교육 자료가 포함됩니다.

문서를 어떻게 발표하시겠습니까?

물리적 폴더와 종이를 사용하고 있습니까? 디지털 교육 비디오? 데이터베이스? 웹 페이지?

그것은 정말로 당신에게 달려 있지만 사용자에게 가장 유익한 방식으로 문서의 형식을 지정하는 것이 중요합니다. 결국 정보를 빠르고 쉽게 흡수해야 하고 오해의 여지가 거의 없어야 합니다.

함께 작업하는 대상 고객에게 필요한 정보를 가장 빠르고 간결한 방식으로 전달하는 가장 좋은 방법은 무엇인지 자문해 보십시오.

이렇게 하면 사용하는 데 필요한 최상의 형식이 제공됩니다.

3. 정보 수집

불행히도 기술 문서를 작성하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 모든 정보 소스를 수집하는 데 시간을 투자하고 사용 중인 정보가 정확하고 최신 상태인지 확인하기 위해 잠재적으로 사실 확인까지 해야 합니다.

이 정보는 회사 정책, 직무 설명 및 직원 핸드북과 같은 다양한 출처에서 올 수 있습니다. 필요한 모든 정보를 수집했으면 기술 문서 작성을 시작할 수 있습니다.

4. 문서 작성

이제 재미있는 부분입니다. 콘텐츠 만들기.

이를 수행하는 가장 간단한 방법은 Google 문서 또는 Microsoft Word와 같은 워드 프로세싱 프로그램을 사용하는 것입니다. 둘 다 기본 제공 템플릿이 있어 시작하는 데 사용할 수 있고 공백을 채울 수 있습니다. 그러나 어느 정도의 사용자 정의가 필요하고 일부 주제에는 훨씬 더 고급 텍스트 처리가 필요합니다.

고맙게도 다음을 포함하여 사용할 수 있는 도구가 많이 있습니다.

• Docsie: 프로세스를 쉽게 만들고 기술 문서에서 부품을 살펴보고 기능을 최대화하기를 원하신다면 Docsie가 바로 그 길입니다. 마법사를 사용하여 문서를 자동으로 생성할 수 있는 수상 경력에 빛나는 제품 문서 응용 프로그램입니다. 또한 수많은 협업 도구 및 게시가 있습니다.
• Monday.com은 작업 관리 및 개발을 위한 많은 기능을 포함하여 다양한 제품을 제공합니다.
• Whatfix: 이것은 사용자와 신기술 간의 경계를 허물도록 설계된 디지털 채택 플랫폼입니다. 틈새 시장이지만 크리에이티브 프로세스를 간소화하고 개선할 수 있는 부분을 분석하는 데 매우 유용할 수 있습니다.

기술 문서를 만든 후에는 직원이 쉽게 액세스할 수 있는 형식으로 저장해야 합니다. 기술 문서의 가장 일반적인 형식은 PDF입니다. 그러나 기술 문서를 Word나 HTML과 같이 쉽게 인쇄할 수 있는 형식으로 저장하는 것도 고려할 수 있습니다.

걱정하지 마십시오. 특히 기술 문서를 작성할 수 있는 무한한 것들이 있기 때문에 강력한 프로세스처럼 느껴질 수 있지만 도움이 될 수 있는 다른 도구가 많이 있습니다.

5. 문서 확인 받기

기술 문서에서 중요한 것은 그것이 옳다는 것입니다.

결국 정보가 올바르지 않으면 기계를 사용하는 방법을 자세히 설명하는 기술 설명서가 있는 것은 좋지 않습니다. 그렇기 때문에 해당 주제에 대해 잘 알고 있는 사람이 기술 문서를 확인하는 것이 중요합니다. 기술 문서를 확인한 후에는 직원에게 배포할 수 있습니다.

6. 문서 공유

문서가 만들어지고 전 세계에 제공될 준비가 되면 문서를 공유할 때입니다. 즉, 문서를 만든 내용, 이유, 문서가 도움이 되는 방법 및 액세스 방법을 전달해야 합니다. 결국 고용주가 이런 종류의 일을 할 수 있다는 것을 알고 있습니다.

먼저 콘텐츠에 액세스할 수 있도록 합니다.

회사 웹 사이트나 인트라넷, 직원 포털 또는 회사 뉴스레터나 메일링 리스트와 같은 다양한 방법으로 기술 문서를 게시할 수 있습니다.

기술 문서를 게시한 후에는 직원 및 기타 이해 관계자와 공유할 수 있습니다.

게시한 후에는 비즈니스 수준 간의 커뮤니케이션을 허용해야 합니다.

귀하의 문서는 아마도 모든 사람이 이해할 수 있는 방식으로 전달되어야 하는 기술적 전문 용어와 어려운 개념으로 가득 차 있을 것입니다. 따라서 회의를 주최하고 사람들이 피드백을 제공할 수 있는 기회를 만들어 목적에 맞을 때까지 콘텐츠를 조정하고 개선할 수 있도록 해야 합니다.

7. 검토 및 업데이트

지금까지 많은 기업이 잊고 있는 이 과정에서 가장 절제된 단계입니다. 기술 문서가 나왔다고 해서 그것이 완료된 것은 아닙니다. 표준과 절차는 항상 변경됩니다. 제품 및 서비스가 업데이트됩니다. 작업 방법이 보다 간소화되거나 새로운 기술이 도입됩니다.

이러한 요소는 기술 문서에 영향을 줄 수 있으므로 기술 문서를 정기적으로 검토하고 업데이트하는 것이 중요합니다.

이 단계를 따르면 정확하고 최신의 기술 문서를 작성할 수 있으며 궁극적으로 기술 문서가 제공하는 것을 최대한 활용하는 데 필요한 모든 것을 갖추게 됩니다.

기술 문서 작성에 도움이 되는 도구가 필요하십니까? 닥시를 확인하세요!