비즈니스에 효과적인 회사 정책을 작성하는 방법
게시 됨: 2021-11-18사업을 운영하는 것은 지뢰밭을 걷는 것과 같을 수 있습니다. 언제든지 회사에 폭발적인 영향을 미칠 수 있는 문제를 우연히 발견할 수 있습니다.
사고는 모든 비즈니스에서 발생하지만 회사 정책은 다시 일어설 수 있도록 도와줄 수 있습니다.
따라서 정책 및 절차를 작성하는 것이 지루하고 따분할 수 있음을 알고 있습니다. 그러나 우리를 믿으십시오. 효과적인 정책이 마련되어 있다면 전문적으로, 개인적으로, 신체적으로, 법적으로 직원을 안전하게 보호할 수 있습니다.
실제로 차이를 만드는 회사 정책을 만들고자 하는 비즈니스 소유자 또는 HR 관리자라면 더 이상 볼 필요가 없습니다. 비즈니스 모델에 적합한 정책을 준비, 작성 및 구현하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 주요 팁을 모았습니다.
그러나 시작하기 전에 고유한 회사 정책을 만들어야 하는 이유를 이해하는 것이 중요합니다.
회사 정책을 작성하는 것이 왜 중요한가요?
모든 회사가 직원이 따라야 하는 정책을 만들고 구현해야 하는 이유에는 여러 가지가 있습니다.
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신입사원에게 좋은 첫인상
연구에 따르면 직원 이직의 22%는 고용된 첫 45일 동안 발생하므로 첫인상이 전부입니다. 신입 사원이 가장 먼저 받아야 할 것 중 하나는 모든 관련 회사 정책입니다. 초기에 핵심 목표와 목표를 가진 신입 사원을 온보딩하면 고용의 분위기와 속도가 설정됩니다.
모두가 같은 페이지에 있습니다.
회사 정책은 회사의 목표, 가치 및 규칙과 관련하여 모든 직원이 동일한 페이지에 있음을 확인하는 고유한 기회입니다.
스트레스 감소
직원이 정책을 따를 때 불필요한 실수나 오해를 덜 할 수 있습니다. 이것은 직원과 경영진의 업무 스트레스를 줄여줍니다.
모든 결정은 공정합니다
모든 직원이 동일한 회사 정책을 읽고 수락하고 준수해야 한다면 공정하고 정의로운 환경에서 일하고 있는 것입니다. 누구도 자의적으로 처벌받지 않습니다.
법적 보안 제공
회사 정책은 특히 직원의 권리와 의무를 명확하게 명시한 경우 직원이 안전하다고 느낄 수 있도록 합니다. 책임과 직원 관계 관리를 촉진하는 정책은 전반적으로 투명성을 향상시킵니다.
직원 충성도 향상
회사 정책은 특히 직원 복리후생이 포함된 경우 직원들이 회사의 대의에 충실하도록 보장할 수 있습니다.
여러 산업 분야에서 많은 수의 신입 사원이 온보딩 중에 회사 정책(예: 직원 핸드북)을 읽지 않는 것으로 유명합니다. 이것은 위의 인포그래픽에서 분명합니다.
회사 정책을 준비하는 방법
불행히도, 당신은 단순히 쓰기를 시작하고 최종 결과로 완벽한 정책을 기대할 수 없습니다. 사업주는 포함할 내용과 필요한 모든 당사자에게 이를 어떻게 표현할 것인지를 신중하게 준비해야 합니다. 다음 단계를 수행하면 모든 차이를 만들 수 있습니다.
모든 당사자는 회사 정책 개발에 동의해야 합니다.
건설업을 시작했든 호텔을 시작했든 관계없이 경영진과 직원은 제안된 회사 정책에 대해 만장일치로 지지를 표시해야 합니다. 문제의 정책을 주장할 타당한 이유를 제시해야 합니다. 모든 당사자가 동의하면 실제 계획을 시작할 수 있습니다.
회사 정책 구축 팀 구성
회사 정책은 항상 공동 노력이어야 합니다. 아이디어를 제공하는 사람이 많을수록 정책의 최종 메시지가 더 통일됩니다. 하지만 아무나 채용할 수는 없습니다. 해당 주제에 대한 전문가인 훌륭한 관리자와 직원을 사용하는 것이 중요합니다.
표준 회사 정책 구조 구축
준비해야 할 가장 중요한 부분 중 하나는 회사가 표준화된 회사 정책 구조를 갖도록 하는 것입니다. 이 구조는 회사의 필요에 따라 다르지만 소매 관리자이든 배관공이든 관계없이 정책의 목표, 지침 및 적용 대상을 포함해야 합니다.
우선 순위 목록 만들기
다양한 주제와 요구 사항을 다루는 여러 회사 정책을 만들어야 할 수도 있습니다. 따라서 회사 정책 구축 팀이 압도당하는 것을 방지하기 위해 회사에 필요한 정책의 우선 순위를 정하십시오. 단기 혜택을 제공하는 모든 정책이 우선순위 목록에서 우선되어야 합니다. 청소 직원을 교육하든 제조업체 직원을 관리하든 즉각적인 주의가 필요한 정책을 브레인스토밍해야 합니다.
당신의 연구를
회사 정책을 작성하기 전에 숙제를 해야 합니다. 회사와 정책에서 다루고자 하는 주제에 대한 심층적인 지식을 갖는 것이 무엇보다 중요합니다. 또한 연구는 이미 시행 중인 회사 정책을 개선하여 관련 정보로 부족한 부분을 채우는 데 도움이 될 수 있습니다.
다음은 회사 정책에 대한 조사를 수행할 수 있는 몇 가지 방법입니다.
- 관련 주제에 대해 전문가에게 문의하십시오.
- 회사 설문조사를 수행하고 직원을 인터뷰합니다.
- 작성/업데이트하려는 정책과 관련된 최신 법률을 확인하십시오(예: 주별 식사 및 휴식 시간 법률).
귀사 정책을 작성하는 방법
회사 정책을 작성하는 방법에 대해 이야기할 때 모든 확인란을 선택하고 고용주와 직원이 따라야 하는 모든 세부 정보를 포함하는지 확인하는 것이 중요합니다.
일반적으로 고용주는 모든 회사 정책에 다음 구성 요소를 포함하는 것을 고려해야 합니다.
목적 진술
이것은 회사가 처음부터 정책을 구현하는 이유와 이를 사용하여 달성하려는 목표를 독자에게 설명합니다.
사양 섹션
회사 정책의 이 부분에는 직원이 따라야 하는 특정 규칙, 지침 및 규제 변경 사항이 포함되어 있습니다. 예를 들어, “직원들은 월요일부터 금요일까지 매장 유니폼을 입어야 합니다. 직원들은 토요일에 비즈니스 캐주얼 복장 규정을 따를 수 있습니다.”
구현 섹션
이 섹션에는 어떤 당사자가 정책을 준수해야 하는지와 정책을 따를 수 있는 수단이 명시되어 있습니다. “레스토랑 매니저는 옷차림이 적절한지 여부를 결정할 수 있습니다.”
발효일
회사 정책이 발효되는 날짜입니다. 예를 들어, "모든 당사자는 2024년 1월 1일부터 이 정책을 따라야 합니다."
용어 사전
정의를 포함하여 회사 정책 전반에 걸쳐 사용되는 공통 용어 목록입니다. 예를 들어, "유니폼: 소매 회사에서 제공하는 전문적인 복장."
정책을 계약서나 작성 방식을 정확히 따라야 하는 엄격한 규칙 목록으로 오인해서는 안 된다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 회사 정책은 유연한 언어로 작성하여 직원들이 쉽게 따르고 환영할 수 있도록 해야 합니다.
회사 정책의 형식 및 스타일 지정 방법
회사 정책에 작성하는 내용 에 관한 것이 아닙니다. 작성하는 스타일과 형식도 가독성을 높여 직원 참여도를 높입니다.
다음은 정책을 작성할 때 중요한 서식 팁입니다.
- 예를 들어 Arial, Calibri, Georgia 또는 Times New Roman과 같은 전문 글꼴을 선택합니다.
- 읽기 쉽고(크기 12) 문서 전체에서 일관된 글꼴 크기(제목, 제목, 부제목 제외)를 선택하십시오.
- 문서에 전문적인 느낌을 주기 위해 많은 색상을 사용하지 마십시오. 흰색 배경에 검은색 글꼴을 고수하십시오.
- 단락과 섹션을 적절하게 배치하십시오.
부동산 사업을 시작했는지, 재주꾼인지는 중요하지 않습니다. 회사 정책의 작성 스타일과 관련하여 주의해야 할 몇 가지 중요한 사항이 있습니다.
- 정책을 명확하고 핵심적으로 작성하십시오.
- 3인칭으로 작성하세요. 예를 들어 "그", "그녀", "그것"입니다.
- 조직(예: 세계보건기구)에 대해 작성하는 경우 전체를 작성해야 하며 마지막에 실제 약어(WHO)를 포함할 수 있습니다.
- "할 것이다", "반드시", "오직", "항상", "절대"와 같은 절대적인 단어는 직원이 어떻게 행동해야 하는지 설명할 때 사용해서는 안 됩니다. 대신 고용주는 "보통", "일반적으로", "아마도"와 같은 용어를 사용하여 관리자가 다양한 상황을 처리할 때 보다 유연하게 대처할 수 있도록 해야 합니다.
초안 검토 및 승인 받기
회사 정책 작성의 중요한 부분은 검토 프로세스입니다. 전체 정책 수립 팀에게 첫 번째 초안을 편집하고, 피드백을 제공하고, 실수를 발견하고, 누락된 부분을 추가할 수 있는 기회를 제공하세요.
팀이 최종 초안에 만족하면 승인을 위해 회사의 임원에게 전달합니다.
회사 정책을 공식화한 후에는 이를 구현하는 방법에 대해 생각해야 합니다.
최고의 도구를 사용하여 회사 정책 구현
회사 정책을 나머지 회사와 공유하는 방법을 고려하는 것이 중요합니다. 누군가를 고용할 때마다 인쇄하는 것은 지루한 일입니다. 또한 직원은 인쇄된 버전을 쉽게 잃어버릴 수 있으며 모든 당사자가 쉽게 액세스할 수 있기를 바라는 것이 분명합니다.
Connecteam은 수상 경력에 빛나는 관리 앱으로 원격 팀 및 책상 없는 작업자와 같은 모바일 인력을 위해 특별히 설계되었습니다.
90개 이상의 산업 분야에 속한 10,000개 이상의 회사가 Connecteam의 올인원 교육 관리 앱을 사용하여 문서 및 정책을 만들고 어디에서 근무하든 모든 직원에게 쉽게 배포합니다.
다음은 Connecteam이 제공하는 몇 가지 이점입니다.
- 직원이 정책을 검토해야 하는 경우 지저분하고 어수선한 종이 문서로 시간을 낭비하는 대신 앱을 참조하기만 하면 됩니다.
- 직원은 서명과 사진을 디지털 양식에 추가하여 모든 내용이 포함되도록 할 수 있습니다.
- Connecteam은 시간 관리(원활한 급여 지급을 위한 QuickBooks Online 및 Gusto 통합 포함), 팀 커뮤니케이션 및 지식 센터 기능을 갖추고 있어 회사의 요구 사항을 충족하는 모든 상자를 선택합니다.
- 이 올인원 직원 교육 소프트웨어는 무료로 사용할 수 있습니다.
Connecteam은 비즈니스 소유자와 HR에 회사 정책을 디지털화하고 인쇄할 필요 없이 필요한 만큼 업데이트하는 데 필요한 도구를 제공합니다.
직원에게 회사 정책 가르치기
Connecteam을 사용하면 전체 팀을 위한 고유한 지식 기반을 생성할 수 있으며 여기에서 모든 회사 정책을 실시간으로 첨부할 수 있습니다. 키워드로 특정 정책을 검색할 수도 있습니다. 직원의 휴대폰에서 액세스할 수 있으므로 언제든지 정책에 직접 액세스할 수 있습니다(업데이트한 순간부터).
복잡함을 줄이고 직원에게 특정 학습 리소스를 제공합니다. 폴더, 하위 폴더, 항목 및 파일이 있는 여러 섹션뿐만 아니라 여러 부서에 여러 기술 자료를 할당합니다.
회사 정책에 대해 팀과 소통하십시오.
종종 간과되는 회사 정책을 구현하는 단계는 직원들에게 효과적으로 전달하는 것입니다. 단순히 회사 직원에게 정책을 강요하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 정책의 가치와 처음부터 모든 당사자가 정책을 따르는 것이 중요한 이유를 명확하게 전달해야 합니다.
회의, 메모 및 전자 메일은 모두 직원을 업데이트하는 유효한 방법이지만 직원 참여 소프트웨어는 커뮤니케이션을 보다 효과적이고 효율적으로 만들 수 있습니다.
또한 Connecteam을 통해 관리자는 이미지, 비디오 및 기타 파일을 사용하여 직원이 즐기고 이해할 수 있는 간단하고 매력적인 회사 업데이트를 보낼 수 있습니다. 또한 어떤 직원이 업데이트를 읽었는지 확인하고 필요한 경우 미리 알림 또는 1:1 채팅을 통해 쉽게 후속 조치를 취할 수 있습니다.
회사 정책을 업로드하고 이동 중에 직원을 업데이트하십시오.
회사 정책 업데이트
작성, 검토 및 구현을 마친 후에도 정책이 아직 확정되지 않았습니다. 진행하면서 업데이트하는 살아 숨쉬는 문서여야 합니다.
이것은 특히 정부와 주에서 회사에 영향을 미칠 수 있는 새로운 법률을 통과시키는 경우에 적용됩니다. 예를 들어 회사가 위치한 주의 최저 임금이 변경되는 경우 회사 정책에 회사가 향후 이를 처리하는 방법을 포함할 수 있습니다. (또한 Connecteam에서 정책을 업데이트하면 모든 직원이 최신 버전을 갖게 됩니다.)
회사 정책에 대해 자주 묻는 질문
회사 정책이란 정확히 무엇입니까?
일반적으로 회사 정책은 비즈니스에서 특정 작업을 올바르게 수행하는 방법에 대한 지침이 포함된 문서입니다.
회사 정책은 사업주와 직원이 매일 내리는 결정을 구체화하는 데 도움이 됩니다. 직장 윤리, 회사 문화, 사무실 행동, 건강 및 안전과 같은 회사 생활의 여러 측면에 영향을 미칠 수 있습니다.
모든 회사는 설정한 단기 및 장기 목표와 가장 중요한 사명에 따라 고유한 일련의 정책을 필요로 합니다.
우리 회사에서 사용해야 하는 회사 정책의 예는 무엇입니까?
귀하의 비즈니스가 속해 있는 산업과 회사의 요구 사항에 따라 어떤 종류의 회사 정책을 만들어야 하는지 결정됩니다. 그리고 회사 정책의 다양한 예가 있습니다. 모든 정책이 귀하의 특정 회사에 적용되는 것은 아니지만 다음 회사 정책 중 많은 부분이 어떤 형태나 형태로든 대부분의 회사에서 찾을 수 있습니다.
- 작업장 안전 정책(시/국가/주/연방 법률 기준)
- 직원 행동(복장 규정, 괴롭힘 정책, 안전 절차, 적절한 행동)
- 직업 설명
- 인사 정책(근무 시간, 고용 조건, 주정부 임금, 급여/상여금, 휴가/병가/출산 휴가, 보험/복리후생, 퇴직 계획)
- 회사 거버넌스(회사 문화 및 가치)
- 회사 구조(모든 직원의 이름과 근무하는 부서를 보여주는 차트)
- 평등한 기회/비차별 정책(인종, 성별, 성적 취향, 종교, 문화)
- 출석 정책(일정, 휴가, 직장 결근)
- 약물 남용 정책(술, 마약, 담배)
- 징계 정책(저조한 성과, 위법 행위, 부정직)
- 기술 정책(단말기, 휴대폰, 이메일, 인터넷)
- 재정 정책(다양한 유형의 보상, 혜택, 소급 지급, 지출 승인)
- 개인 정보 정책
- 고객 서비스 정책
이 목록에 회사에서 사용하는 모든 정책이 포함되어 있지 않다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 그러나 많은 회사 정책이 앞서 언급한 회사 정책 사례에 속합니다.
회사 정책 작성에 대한 결론
비즈니스 소유자(또는 HR 관리자)로서 제공된 모든 단계에 압도당할 수 있는지 이해합니다.
따라야 할 것이 많은 것처럼 보일 수 있지만, 특히 첫 번째 회사 정책을 작성하는 경우 시간을 들여 무엇이 효과가 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 궁극적으로 정책이 상세할수록 직원이 더 안전해집니다. 최고의 회사 정책을 구축하려면 시간, 전문 지식 및 인력이 필요합니다.
그러나 일단 회사 정책을 마련하면 빠르고 쉽고 저렴하게 구현할 수 있습니다. Connecteam과 같은 디지털 솔루션을 사용하면 관리자와 직원 모두 정책에 쉽게 액세스할 수 있습니다.
몇 번의 클릭만으로 모든 관련 문서를 다운로드하고 읽고 서명할 수 있습니다. 또한 이 커뮤니케이션 앱을 사용하여 정책에 대한 대화를 시작하고 피드백을 제출하여 정책을 개선하고 모든 사람이 정책을 읽고 이해했는지 확인하기 위한 알림을 보낼 수 있습니다.
따라서 펜과 종이를 제쳐두고 디지털화를 시작하십시오. 회사 정책을 준비, 작성 및 구현하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌기 때문입니다.
