1099 kontra. Pracownicy W-2: jaka jest różnica?

Więc jesteś właścicielem firmy lub pracujesz w HR i właśnie zacząłeś przeglądać różne rodzaje formularzy podatkowych dla swojej listy płac.

Będziesz musiał wypełnić formularze podatkowe 1099 dla niektórych pracowników i formularze W-2 dla innych.

A określenie różnicy między nimi może być dość mylące.

Chociaż jest wiele do rozważenia, najważniejszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że różni pracownicy są opodatkowani w różny sposób.

Nawet jeśli masz biuro rachunkowe lub kadrowo-płacowe, które wykonuje ciężką pracę, właściciele działów kadr i firm powinni znać podstawy klasyfikacji pracowników.

Dlaczego ważne jest poznanie różnicy między pracownikami 1099 i W-2?

Biorąc pod uwagę, że personel może stanowić od 40% do 80% budżetu Twojej firmy, nie jest zaskoczeniem, że wymaga to najwyższego poziomu dbałości o szczegóły. W przeciwnym razie możesz potencjalnie ponieść konsekwencje finansowe lub reputacja Twojej firmy może zostać nadszarpnięta.

Istnieje kilka powodów, dla których ważne jest, aby znać różnicę między pracownikami 1099 i W-2.

• Jeśli błędnie zaklasyfikowasz pracownika jako niezależnego wykonawcę, IRS może ukarać cię finansowo, a nawet pozwać twoją firmę.
• Klasyfikacja pracowników bezpośrednio wpływa na sposób opodatkowania wszystkich członków personelu. Kiedy firmy płacą pracownikom W-2, są zobowiązane do wstrzymania dochodu i płacenia podatków. Zwykle nie jest to wymagane, jeśli chodzi o 1099 kontrahentów.
• Kiedy pracownik zostaje sklasyfikowany, ma to wpływ na różne aspekty jego pracy, takie jak wynagrodzenie i harmonogram. Kontrahenci i freelancerzy ustalają warunki swojego zatrudnienia, takie jak gdzie, jak i kiedy pracują, podczas gdy warunki pracownika są z góry ustalone.

Właściciele małych i średnich firm muszą znać te klasyfikacje i różnice między nimi, aby wiedzieć, kiedy zatrudnić jednego, a kiedy nie. Prawdę mówiąc, klasyfikacje W-2 i 1099 mają znacznie więcej różnic. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.

Co to jest pracownik 1099?

Ogólnie rzecz biorąc, pracownik 1099 jest zatrudniany do wykonania określonej pracy na określony czas – jak freelancer. Jednak wielu 1099 pracowników obsługuje wielu klientów w danym momencie, świadcząc usługi w ramach tego procesu.

Klasycznym tego przykładem może być kierowca ciężarówki, który potencjalnie pracuje dla więcej niż jednej firmy w danym momencie. W rezultacie nie otrzymują tradycyjnego wynagrodzenia.

Kierowca jest samozatrudniony, co pozwala mu wykonywać kilka prac jednocześnie. Z punktu widzenia płatności, jeśli kierowca jest samozatrudniony, będzie musiał sam rozliczyć podatki.

Firmy mogą rozważyć zatrudnianie tego rodzaju pracowników w bardziej ruchliwych sezonach, ponieważ ich umowa może być odnawiana w bardziej elastyczny sposób, co sprawia, że ​​stosunek pracy jest korzystny dla obu stron.

1099 pracowników ogólnie określa warunki swojej pracy, takie jak miejsce pracy (na przykład, czy są pracownikami zdalnymi, kiedy i jakich narzędzi używają do pracy. 1099 wykonawców może również wybrać własny zespół do pomocy w świadczeniu żądanej usługi Do.

Zalety pracownika 1099

• Pracownicy elastyczni – podczas gdy pracownicy pełnoetatowi to potencjalnie ogromne inwestycje dla firm, zatrudnienie elastycznego pracownika 1099 na kilka miejsc pracy tu i tam może być znacznie bardziej wydajne i opłacalne. Elastyczny grafik pracy ma też swoje zalety.
• Specjalistyczna wiedza – jedną z największych zalet zatrudniania 1099 pracowników jest to, że są oni zwykle wysoko wykwalifikowani w jednej konkretnej dziedzinie. Prace wymagające określonych umiejętności mogą korzystać z wkładu niezależnych wykonawców.
• Minimalne ryzyko prawne – Jak wspomniano wcześniej, firmy zazwyczaj nie ponoszą takiej odpowiedzialności prawnej, gdy korzystają z usług niezależnych wykonawców. 1099 pracowników zwykle ma własne ubezpieczenie, nie kwalifikuje się do odszkodowania pracowniczego i nie może wnosić większości roszczeń z tytułu bezprawnego rozwiązania stosunku pracy.
• Bardziej przystępne – 1099 pracowników może kosztować Twoje firmy o wiele mniej niż pracownicy W-2. Nie są wymagane żadne świadczenia, płaca minimalna ani nadgodziny. Ponadto nie ma potrzeby potrącania wynagrodzeń ani podatków dochodowych, co oznacza mniej formalności.
• Mniej przeszkód prawnych – Jedną z korzyści korzystania z 1099 pracowników jest to, że nie ponosisz za nich dużej odpowiedzialności finansowej ani prawnej. Na przykład niezależni kontrahenci płacą podatki od samozatrudnienia swojego pracodawcy i własne. Oznacza to, że Twoja firma nie jest zobowiązana do płacenia podatków od wynagrodzeń. Co więcej, 1099 pracowników nie otrzymuje takich samych świadczeń finansowych jak pracownicy W-2. Należą do nich płatny czas wolny, ubezpieczenie zdrowotne i nadgodziny.

Wady pracownika 1099

• Pracodawcy mają mniejszą kontrolę – 1099 pracowników ustala warunki pracy i wynagrodzenia, co może nie odpowiadać interesom firmy. Konieczne jest uważne przeczytanie ich warunków, zanim faktycznie dasz im pracę.
• Brak ochrony odszkodowań pracowniczych – chociaż firmy mogą być zachwycone, że nie są zobowiązane do zapewniania odszkodowań lub świadczeń zdrowotnych, niekoniecznie jest to dobra rzecz. 1099 pracowników nadal może pociągnąć Cię do odpowiedzialności, jeśli coś im się stanie w pracy.

Łatwiej łamać umowy – rozstanie z kontrahentem może być o wiele trudniejsze niż zerwanie więzi z pracownikiem W-2. Zawsze upewnij się, że prawnik sprawdzi umowę pracownika na wczesnym etapie.

Kim jest pracownik W-2?

W przeciwieństwie do 1099 pracowników, pracownicy W-2 nie mają własnej firmy. Pracują dla Ciebie i otrzymują tradycyjne wynagrodzenie, świadczenia pracownicze oraz pracują zgodnie z harmonogramem i potrzebami firmy.

Jest prawnie wymagane, aby pracownicy W-2 otrzymywali co najmniej płacę minimalną na podstawie tego, ile czasu pracują na bieżąco lub regularnie. Jeśli chodzi o pracowników W-2, ich podatki na ubezpieczenie społeczne i opiekę medyczną są potrącane przez firmę. Ponadto firma płaci pracodawcy podatki od wynagrodzeń. Podczas gdy niezależny wykonawca otrzymuje wynagrodzenie zgodnie z warunkami określonymi w umowie, pracownicy W-2 mogą zostać zwolnieni w przypadku słabych wyników lub z innych ważnych powodów.

Pracownicy W-2 otrzymują również od swojego pracodawcy wszystkie narzędzia potrzebne do wykonywania pracy. Uprawnieni są również między innymi do składek emerytalnych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Zalety pracowników W-2

• Lojalni słudzy Twojej firmy — pracownicy W-2 mogą okazać się zaangażowanymi i integralnymi częściami sukcesu firmy, zapewniając długoterminowe korzyści. Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin iw pełnym wymiarze godzin są bardziej skłonni do pójścia o krok dalej.
• Większa elastyczność – podczas gdy 1099 pracowników jest bardziej skłonnych do specjalizacji w jednej umiejętności, pracownicy W-2 są bardziej skłonni do wykonywania szerszego zakresu umiejętności, niezależnie od potrzeb biznesowych. Na przykład pracownik pełnoetatowy może rotować zadania i może mu łatwiej zmienić punkt ciężkości i pomóc w innych projektach w krótkim czasie.
• Właściciele firm oszczędzają więcej czasu – właściciele małych (i średnich) firm mogą czuć się przytłoczeni ogromem obowiązków. Jeśli jednak masz pracowników W-2, możesz delegować im określone zadania, dając Ci więcej czasu na skupienie się na sprawach biznesowych wysokiego szczebla.
• Krótszy czas szkolenia – podczas gdy szkolenie trwa zwykle przez cały okres pracy pracownika W-2, pozna on podstawy swojego stanowiska, a także ogólne oczekiwania firmy. Oczekiwania wobec 1099 pracowników spełniających standardy firmy są znacznie niższe.

Wady pracowników W-2

• Wymagane więcej czasu i wysiłku – kiedy zatrudniasz pracowników W-2, potrzeba czasu na ich przeszkolenie i zarządzanie nimi; czas, którego właściciele firm mogą nie mieć.
• Firmy muszą zapewnić wszystkie zasoby – jako firma masz obowiązek zapewnić pracownikowi wszystko, czego potrzebuje, aby wykonywać swoją pracę zgodnie z Twoimi standardami. Obejmuje to narzędzia, sprzęt, materiały i zasoby szkoleniowe. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej również muszą zostać zwrócone.
• Kosztują dużo pieniędzy – jak wcześniej wspomniano, pracownicy W-2 otrzymują nie tylko wynagrodzenie. Firmy są również odpowiedzialne za płacenie podatków na opiekę medyczną i ubezpieczenie społeczne.

Jak ustalić, czy powinieneś zatrudnić 1099 VS. Pracownicy W-2

Decydując, jakiego rodzaju pracownika zatrudnić, całkowicie zależy to od Twoich celów krótko- i długoterminowych, a także budżetu.

Kiedy zatrudniasz pracownika W-2, staje się on oficjalnym komponentem Twojej firmy. Oznacza to, że potrzebują teraz podstawowych funkcji firmy, takich jak kadry i płace. Inaczej jest w przypadku 1099 pracowników.

Oto kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o klasyfikacji pracowników:

• Poziom nadzoru : czy możesz kontrolować, jak, kiedy i gdzie pracownik wykonuje codzienne czynności? Niektóre zadania mogą wymagać wyższego poziomu nadzoru niż inne. Na przykład, jeśli potrzebujesz eksperta ds. mediów społecznościowych, od którego oczekuje się dotrzymywania określonych terminów, to jest to standard, który należy odnotować w umowie.
• Rodzaj płatności : różne rodzaje pracowników wymagają różnych rodzajów płatności. Na przykład, jeśli pracujesz w handlu detalicznym, branży, w której sprzedaż jest regularnym KPI, oczekuje się płacenia pracownikom wynagrodzenia tygodniowego lub miesięcznego, a zatem zostaliby sklasyfikowani jako pracownicy W-2. Jeśli jednak potrzebujesz kierowcy do zrealizowania kilku jednorazowych dostaw, to wystarczy jedna płatność i warto zaklasyfikować go jako pracownika 1099.
• Rodzaj relacji : czy potrzebujesz kandydata do pracy w pełnym wymiarze godzin, w niepełnym wymiarze godzin lub jako jednorazowa praca? Czy pracownik wymaga świadczeń? Czy można zatrudnić pracownika, który pracuje również dla innych klientów? Czy wymagania pracownika odpowiadają Twojemu budżetowi?

Poniższa tabela zawiera kilka scenariuszy, z którymi możesz się spotkać jako właściciel firmy, a także najodpowiedniejszego pracownika dla każdego z nich:

Po rozważeniu tych trzech czynników z większym prawdopodobieństwem będziesz w stanie określić, czy dzieło powinno zostać sklasyfikowane jako 1099 czy W-2. Warto również zauważyć, że nawet 1099 pracowników może z czasem zostać przeklasyfikowanych na pracowników W-2 i odwrotnie.

Wykorzystaj najnowszą technologię do zarządzania pracownikami 1099 i W-2

Korzystanie z oprogramowania cyfrowego, takiego jak Connecteam, sprawia, że ​​lista płac jest przystępna, łatwiejsza i bardziej wydajna, bez względu na to, jakiego rodzaju pracowników zatrudniasz.

Oto niektóre z najbardziej przydatnych funkcji aplikacji typu „wszystko w jednym” dla właścicieli firm korzystających zarówno z 1099 niezależnych wykonawców, jak i pracowników W-2:

• Zegar czasu aplikacji umożliwia właścicielom firm zablokowanie grafiku na koniec dnia i wyeksportowanie go w celu łatwego i wygodnego procesu płacowego (w tym za pośrednictwem integracji QuickBooks Online i Gusto firmy Connecteam).
• Nadgodziny są śledzone automatycznie, co pozwala pracodawcom płacić zgodnie z przepisami.
• Menedżerowie uzyskują pełny przegląd kart czasu pracy, mogą łatwo przeglądać dni nieobecności/urlopów i mogą wysyłać pracownikom przypomnienia o wejściu i wyjściu, niezależnie od ich klasyfikacji.

Lepsze śledzenie czasu dla Twojego zespołu

Spraw, aby lista płac była łatwiejsza i bardziej wydajna, bez względu na to, gdzie jesteś.

Ucz się więcej

• Ustaw dokładne harmonogramy w kilka minut dla swoich 1009 pracowników i pracowników W-2 zgodnie z ich umową.
• Twórz szablony harmonogramów z poprzednich tygodni oraz łatwo kopiuj i wklejaj.
• Powielaj lub ustawiaj powtarzające się harmonogramy, przeciągnij i upuść oraz otwieraj zmiany do zgarnięcia.
• Dostosuj zmiany, dołączając zdjęcia, filmy, przewodniki i notatki, aby pracownicy wiedzieli wszystko, co muszą zrobić.
• Otrzymuj powiadomienia, gdy zmiany zostały zakończone.

Dolna linia na 1099 VS. Pracownicy W-2

Jak wspomniano wcześniej, wiedza o 1099 niezależnych kontrahentach i pracownikach W-2 może być dość przytłaczająca dla właścicieli firm, którzy nie znają warunków. Uważamy jednak, że po przeczytaniu tego bloga lepiej zrozumiesz różnice między nimi i ich wpływ na małe i średnie firmy.

Nie jest rozstrzygające, czy pracownicy W-2 są bardziej korzystni dla firm niż 1099 pracowników. Jednak jasne jest, że właściciele firm powinni rozważyć oba rozwiązania i wybrać jedno lub drugie w zależności od tego, co najbardziej odpowiada potrzebom ich firmy. W każdym razie ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy są dokładnie sklasyfikowani, aby Twoja firma nie marnowała pieniędzy.

Korzystanie z uniwersalnej aplikacji biznesowej, takiej jak Connecteam, może pomóc właścicielom firm śledzić, ile czasu pracownicy 1099 i W-2 spędzają na pracy, czyniąc listy płac bardziej dokładnymi i uproszczonymi oraz zmniejszając ryzyko błędów podatkowych. Mogą również upewnić się, że harmonogramy zmian są zawsze wypełnione i że w pełni wykorzystują swoich pracowników, niezależnie od klasyfikacji.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj