6 pomysłów A+ na zwiększanie zysków w zarządzaniu zapasami

Zapasy to jedna z tych małych czarnych dziur wysysających pieniądze z Twojej firmy do jakiegoś równoległego świata. Zarządzanie zapasami nie jest ekscytującym aspektem biznesu, dlatego często jest pomijane w wielu branżach. Co może być zaskakujące, ponieważ istnieje bardzo niewiele firm, które nie mają JAKIEGOŚ rodzaju zapasów – czy to produktów na sprzedaż, czy kawy potrzebnej do zasilenia Twoich pracowników (i Ciebie).

Każdy ma zapasy i każdy chce ograniczyć jego koszty i ich negatywny wpływ na wynik finansowy. Problem w tym, że nikt nie lubi optymalizować zapasów. Nawet detaliści, na których działalność drastycznie wpływają decyzje dotyczące zarządzania zapasami. Jeśli chodzi o małe firmy, bardzo niewielu ma budżet na zainwestowanie w konsultanta ds. Zarządzania zapasami.

Na szczęście nie jest to tak skomplikowane ani czasochłonne, jak mogłoby się wydawać. Ale zanim przejdziemy do numerów seryjnych, zaspokójmy nieco nasze apetyty, myśląc o zapasach w taki sam sposób, w jaki myślimy o naszej żywności i żywieniu.

Twoja lodówka i spiżarnia to Twój ekwipunek. Żywność w taki czy inny sposób opuszcza zapasy. Dodaje wartość, gdy jest spożywany, i jest marnotrawstwem, gdy jest wyrzucany lub nieużywany. Wiesz, te dziwne puszki z tyłu spiżarni, które masz odkąd się wprowadziłeś. W świecie zarządzania zapasami nazywamy to nadmiarem zapasów.

Inwentaryzować czy nie inwentaryzować?

Najlepiej byłoby zarządzać zapasami tak, aby (prawie) ich wcale nie było . Jest to również obecny trend w handlu detalicznym i e-commerce.Zamiast przeprowadzać inwentaryzację i wysyłać produkty – producent lub hurtownik zajmie się tymi problemami za Ciebie.

Wielu dostawców reklamuje teraz dropshipping jako usługę, alezanim zamkniesz swój magazyn, sprawdź, czy faktycznie jest to odpowiednie dla Twojej firmy .Dropshipping i programy partnerskie zmniejszają koszty zapasów, ale dodają własne koszty.

W naszym wspaniałym przykładzie z powyższego ten rodzaj unikania zapasów byłby analogiczny do życia z dostaw i jedzenia na wynos. Brak gotowania oznacza brak zapasów. Nie potrzebujesz lodówki, kuchenki, a nawet talerzy czy sztućców. Ale jeśli kiedykolwiek mieszkałeś w akademiku lub podróżowałeś wystarczająco dużo, by żyć bez lodówki i spiżarni, wiesz, że wiąże się to z kosztami.

Kupowanie gotowej żywności do bezpośredniego spożycia jest często dużo droższe i bardziej marnotrawne niż gotowanie. Nie wspominając już o jego potencjalnie niszczycielskim wpływie na zdrowie na dłuższą metę.

Poważne odzwierciedlenie tradycyjnych metod zarządzania zapasami wymaga stałej i konsekwentnej analizy ROI (zwrotu z inwestycji) .

To prowadzi mnie do pierwszego kroku na naszej drodze do bardziej wydajnego i opłacalnego zarządzania zapasami: śledzenia i analizowania procesów zarządzania zapasami.

Pomysł 1: Śledź i analizuj

Spójrz na swoją lodówkę i spiżarnię. Każdy przedmiot jest tam z jakiegoś powodu i jakoś się tam znalazł. Większość z nas przechowuje żywność nie tylko dla zabawy, a niektórych brakujących produktów nie bez powodu brakuje. Być może unikasz czekolady ze względu na jej wpływ na talię. A może przechodzisz przez to tak szybko, że nie nadążasz za własnymi wymaganiami. Może być również tak, że kupujesz czekoladę, którą lubisz, tylko wtedy, gdy jest w sprzedaży, dlatego obecnie jej nie ma.

Teraz spójrz na zapasy swojej firmy. Co tam jest? Jak to się tam dostało? Czy powinno tam być? Czy czegoś brakuje? A co najważniejsze – ile czasu i pieniędzy to wszystko kosztuje?

Jak to zrobić, pytasz?

Istnieje mnóstwo rozwiązań programowych i metodologii efektywnego zarządzania zapasami. Pozwalają one generować raporty w celu podejmowania lepszych decyzji biznesowych, zrozumienia związanych z nimi procesów i tworzenia praktycznych planów na lepszą (i bardziej dochodową) przyszłość.

W zależności od wielkości i charakteru Twojej firmy, odpowiednie dla Ciebie rodzaje rozwiązań do zarządzania zapasami mogą się znacznie różnić .Niektóre firmy potrzebują solidnego systemu zarządzania zapasami, z rejestrami SKU i samoobsługowymi portalami dostawców. Inne małe firmy radzą sobie dobrze z dobrym arkuszem kalkulacyjnym Excel. Więc zakończ czytanie tego artykułu, a następnie wróć do tego akapitu i powinieneś to (prawie) rozgryźć.

Pomysł 2: Znajdź przecieki

Posiadanie systemu do śledzenia i analizowania tajników twojego ekwipunku jest bardzo pomocne w szukaniu tych małych czarnych dziur, przez które twoje pieniądze idą w błoto. Pozwala analizować procesy i identyfikować w nich typowe „wycieki”.

Jest jednak inny ważny zasób, którego nie możesz zaniedbać na drodze do efektywnego kosztowo zarządzania zapasami: twoi pracownicy.Uzyskanie od nich opinii na temat codziennych zadań i procesów związanych z magazynowaniem, zarządzaniem i wysyłką produktów może pomóc w dostrzeżeniu wycieków, których inaczej byś nie zauważył .

Na przykład powtarzający się scenariusz, w którym zabraknie określonego produktu, a masz zbyt dużo innego, może być spowodowany nieporozumieniem między zarządzaniem zapasami a działem marketingu w firmie. Produkty są promowane, zanim zakup ma szansę uzupełnić zapasy, przez co tracisz pieniądze na niezrealizowanej sprzedaży.

Alternatywnie, źle zorganizowany magazyn (lub spiżarnia, jeśli trzymamy się naszej analogii z jedzeniem) może powodować nadmierne zapasy artykułów po prostu dlatego, że ich nie ZNALAZŁEŚ, gdy ich potrzebowałeś, lub marnujesz czas pracownika na ich szukanie. A tego nikt nie chce.

Pomysł 3: Zaangażuj swoich pracowników i zmaksymalizuj ich wkład

Zaangażowanie pracowników to nie tylko modne hasło HR. Wspomniałem powyżej, żepracownicy mogą być bezcennym atutem, jeśli chodzi o znalezienie nieefektywnej alokacji zasobów .Potencjalnie mogą być również źródłem rozwiązań i usprawnień. Ponadto,dzięki lepszemu zrozumieniu ich mocnych stron, ról i możliwości, możesz lepiej wykorzystać siłę roboczą obsługującą Twoje zasoby .

Ja jestem totalnym magiem, jeśli chodzi o organizację lodówki. Moja druga połówka jest genialna w tworzeniu zdrowej i opłacalnej listy zakupów. Ale jeśli moje SO odłoży zakupy? Będę musiał wszystko przeorganizować, aby którekolwiek z nas mogło zlokalizować zakupione przedmioty.

Podobnie czas stracony na zlokalizowanie konkretnego towaru w magazynie może zostać zaoszczędzony przez jednego pracownika, który zapyta: „Dlaczego po prostu tego tam nie położymy?”

Bezwstydna wtyczka nr 351: tutaj Connecteam może Ci pomóc. Mówią, że komunikacja to podstawa. Nie inaczej jest w przypadku zarządzania zapasami. Ale ponieważ Twój zespół jest w większości na nogach i z dala od swoich biurek, e-maile po prostu nie działają. Wypróbuj łatwą w użyciu aplikację dla pracowników do komunikacji i obsługi przepływów pracy inwentaryzacji.

Pomysł 4: Utwórz i zrealizuj swój plan optymalizacji zapasów

Do tej pory powinieneś wiedzieć znacznie więcej o swoich procesach inwentaryzacyjnych i o tym, co spowalnia przepływ gotówki. Gra logiczna jest kontynuowana ze szczegółowym planem zmian niezbędnych do tego, aby Twój ekwipunek stał się super opłacalny.

Każda firma ma swoje specyficzne potrzeby i ograniczenia, które należy wziąć pod uwagę przy optymalizacji zarządzania zapasami. Ale niektóre rzeczy są dość uniwersalne: dostosowanie poziomu nominalnego, zarządzanie relacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi, planowanie awaryjne, ustalanie priorytetów i prognozowanie.

Pomysł 5: Zdefiniuj zasady i przeszkol swoich pracowników

Wierzcie lub nie, powyższe jest łatwą częścią. To, co nastąpi później, jest znacznie trudniejsze. Wdrażanie zmian w organizacji jest jedną z najtrudniejszych rzeczy, które firmy muszą zrobić, aby przetrwać w dzisiejszym konkurencyjnym świecie. Wiedza o tym, co należy zrobić, rzadko jest dostarczana z instrukcją JAK .

Twoja wizja zoptymalizowanego zarządzania zapasami nie może zostać zrealizowana w jeden dzień i nie może zostać zrealizowana samodzielnie. Opracowywanie zasad wraz z pracownikami inwentaryzacji DLA pracowników inwentaryzacji, definiowanie kamieni milowych i terminów w podróży optymalizacyjnej – wszystko to wymaga wspomnianego zaangażowania pracowników .Ponieważ zmiana jest trudna, ale zaangażowanie ją ułatwia.

Instruując drugą połówkę jak najlepiej ułożyć zakupy, zaoszczędziłam sobie sporo pracy. Moje SO pomogło mi wtedy zrozumieć nasze nawyki zakupowe i żywieniowe, dzięki czemu mogę teraz edytować listę zakupów, aby zawierała pozycje, których chcę użyć do przygotowania nowych, ciekawych potraw.

Było to jednak możliwe tylko dlatego, że łączy nas silny i długotrwały związek. Znamy się dobrze i doskonale rozumiemy swoje potrzeby. Ułatwia to ustalanie zasad i instruowanie naszego małego zespołu w zakresie udoskonalonych i skutecznych nowych procesów, ponieważ jesteśmy już zaręczeni (właściwie po ślubie… haha).

Pomysł 6: Wykonaj, przejrzyj, dostosuj, wykonaj, przejrzyj…

W końcu jednak coś się zmienia. Zmieniają się pory roku, zmieniają się gusta, a Twoja firma rozwija się i zmienia (podobnie jak Twoja sylwetka, jeśli nie zwracasz uwagi na to, co jesz). Te zmiany mają wpływ na Twój ekwipunek i nie możesz pozwolić sobie na ich ignorowanie.

Co jakiś czas musisz przeglądać okresowe raporty i oceniać postępy w realizacji planu optymalizacji zapasów, a także korekt wymaganych przez wspomniane zmiany.Okresowe raporty zmuszają Ciebie i Twoich pracowników do bycia na bieżąco.To nie jest niczyja wina, ale sprawy mogą szybko stać się bardzo gorączkowe i konieczne jest zmuszenie wszystkich do „rozliczenia” że tak powiem .

Poświęć trochę czasu, aby zatrzymać regularne operacje, aby usiąść i przejrzeć raporty okresowe. Sztuczka polega na znalezieniu równowagi między byciem zorganizowanym a mikrozarządzaniem sobą i innymi. Nie powinieneś robić tego częściej niż co dwa tygodnie, chyba że prowadzisz bardzo dużą operację.

Czas na obiad!

Oczywiście zarządzanie zapasami i optymalizacja są nieco bardziej skomplikowane niż to, co opisałem powyżej. Jednak w przeciwieństwie do skojarzeń w inwentaryzacji nie chodzi o „rzeczy”, ale o procesy i ludzi.

Optymalizacja zarządzania zapasami i zaangażowanie zespołu w proponowane zmiany to najlepszy sposób na sukces w zakresie zapasów .Gdy skończysz optymalizować zapasy firmy, możesz poczuć inspirację do zastosowania tych samych kroków do swojego odżywiania. Gorąco do tego zachęcam.

Smacznego.