Co to są konta płatne? Proces i zalety

„Konta płatne” to termin, który często słyszysz, zarządzając finansami dowolnej firmy. Ze względu na ważną rolę, jaką odgrywa w rozliczaniu transakcji biznesowych, każdy właściciel firmy powinien mieć jasne pojęcie, co to oznacza i jak odnosi się do własnej działalności. W tym artykule przedstawiamy szczegółowe objaśnienie zobowiązań oraz kilka praktycznych wskazówek dotyczących zarządzania zobowiązaniami.

Termin rozrachunki z dostawcami pochodzi z rachunkowości finansowej i odnosi się do podkategorii rachunkowości, która zajmuje się fakturowaniem usług przez wierzycieli – tj. dostawców, sprzedawców lub usługodawców, którzy pracują dla firmy (zarówno ad hoc, jak i na zasadzie honorarium). Rozrachunki z dostawcami to przeciwieństwo rozrachunków z należnościami, które rejestrują i przetwarzają usługi świadczone przez firmę na rzecz jej klientów lub innych firm.

Ogólnym celem rozrachunków z dostawcami jest utrzymanie dobrych relacji z dostawcami. Rozrachunki z dostawcami zawsze działają w ścisłej koordynacji z zakupami i dotyczą ważnego zadania, jakim jest śledzenie wszystkich otwartych faktur i ich terminowe regulowanie. Tylko w ten sposób można zapewnić terminową dostawę produktów i usług oraz sprawny przebieg procesu zakupowego.

Nie tylko duże firmy mają do czynienia z dużą liczbą zobowiązań. Przejrzysty system rozliczeń z dostawcami pomaga również start-upom i małym firmom wszystko śledzić. W końcu nic nie jest bardziej irytujące niż konieczność płacenia zaległych kar lub zajmowania się niezadowolonymi dostawcami.

Opierając się na tym wstępnym zrozumieniu, przyjrzyjmy się teraz dokładniej rozrachunkom z dostawcami!

Co to są rozrachunki z dostawcami (AP)?

Rozrachunki z dostawcami (AP) to kwoty należne od organizacji wobec jej dostawców lub dostawców za towary lub usługi, które zostały otrzymane, ale nie zostały jeszcze zapłacone. W księgowości AP to konto w księdze głównej, które reprezentuje zobowiązanie firmy do spłaty krótkoterminowego zadłużenia wobec wierzycieli lub dostawców.

AP może również odnieść się do działu biznesowego lub oddziału , który jest odpowiedzialny za dokonywanie płatności należnych przez firmę dostawcom i innym wierzycielom. Tym samym AP jest odpowiedzialny za zarządzanie AP! W tym artykule omówimy oba zastosowania tego terminu.

W firmie zobowiązania są ściśle powiązane z zakupami; zawiera przegląd zewnętrznych dostawców i usługodawców, ich zakres usług oraz rodzaje realizacji zamówień. W dużej organizacji może istnieć osobny dział rozliczeń z dostawcami, który zajmuje się procesami związanymi z przychodzącymi fakturami, podczas gdy w mniejszych firmach jest to funkcja zespołu księgowego/księgowego. Czyniąc to, rejestrują pełną nazwę firmy dostawcy, adres, kod podatkowy oraz, w razie potrzeby, inne dane, takie jak te dotyczące zniżek, warunków płatności i rabatów udzielanych regularnie.

Proces rozrachunków z dostawcami

Gdy organizacja otrzymuje faktury od swoich dostawców, są one zwykle oznaczane paginacją z pieczęcią paragonu w celu udokumentowania daty w przypadku kopii drukowanych lub używany jest system cyfrowy do śledzenia faktur online. Rozrachunki z dostawcami zapewniają również każdej przychodzącej fakturze unikalny numer sekwencyjny. Następnie wymagana jest kontrola w celu zapewnienia zgodności z faktami i prawidłowej zafakturowanej kwoty. W większych firmach księgowi ds. zobowiązań ściśle współpracują z odpowiednimi działami odpowiedzialnymi za zamawianie odpowiednich towarów i usług. Wynik weryfikacji faktury jest dokumentowany znacznikiem wyboru i skrótem nazwy bezpośrednio na fakturze przychodzącej.

Rozrachunki z dostawcami zapewniają, że wszystkie przychodzące faktury są opłacane na czas. Należy również zadbać o to, aby wszelkie potrącenia były dokonywane z tytułu upustów gotówkowych, rabatów lub wad jakościowych. W większych firmach urzędnicy ds. rozrachunków z dostawcami sporządzają listę propozycji płatności, którą inny pracownik musi podpisać, aby zapewnić zgodność z zasadą podwójnej kontroli. Lista ta zawiera dane bankowe wierzycieli oraz kwoty do przelania. Dziś przelewy bankowe wykonywane są niemal wyłącznie online, a w przypadku większych wolumenów automatyczna wymiana danych odbywa się za pośrednictwem API.

Dział rozrachunków z dostawcami zajmuje się również dekretacją rachunku przychodzącej faktury. Tworzy rekord księgowania, który odnosi się do odpowiedniego konta dostawcy i konta wydatków. To zadanie ma szczególne znaczenie, ponieważ tylko przyporządkowanie faktury przychodzącej do odpowiednich kont wydatków zapewnia miarodajne rozliczanie i kontrolowanie kosztów i wyników. Podczas księgowania należy wziąć pod uwagę klucz kontrolny zwykle przechowywany w danych podstawowych dostawców. Dostawcy fakturują swoje towary i usługi z odpowiednimi podatkami, takimi jak podatek od towarów i usług (VAT), podatek od sprzedaży itp. W przypadku podatku VAT firma otrzymująca może odliczyć zafakturowane w ten sposób kwoty VAT jako podatek naliczony od swojego należnego podatku ciężar. W rezultacie podatek VAT na fakturach przychodzących staje się pozycją przejściową, która nie wpływa na dochody firmy.

Zadania Działu Rozrachunków Z Płatnościami

Jak opisano powyżej, proces rozrachunków z dostawcami musi być bardzo systematyczny i zorganizowany w ramach organizacji . Jednym z najbardziej krytycznych zadań obiegu rozrachunków z dostawcami jest przetwarzanie faktur, które dostawcy i dostawcy wystawiają firmie: tzw. faktury od dostawców lub faktury przychodzące (w Hiveage nazywamy je „rachunkami”).

Do podstawowych zadań działu rozrachunków z dostawcami należy ponadto:

• Utrzymanie rejestru głównego dostawcy
• Weryfikacja faktury dostawcy i przypisanie konta
• Wprowadzanie faktur dostawcy
• Zarządzanie pozycjami otwartymi
• Dokonywanie płatności i rozliczeń

Przykład z rozrachunków z dostawcami: księgowanie kosztów podróży

Jedną z czynności, które często występują w rozrachunkach z dostawcami, jest przetwarzanie raportów kosztów podróży, które pracownicy firmy składają w podróżach służbowych. Zwroty te są związane z określonymi wymogami prawnymi, zwłaszcza podatkowymi; z drugiej strony, wewnętrzne regulacje firmy mogą również zawierać dodatkowe umowy, które są korzystniejsze dla pracownika/pracowników, co oczywiście musi wziąć pod uwagę dział rozliczeń z dostawcami. Tutaj zadaniem działu rozrachunków z dostawcami jest sprawdzenie poszczególnych pozycji, w razie potrzeby zażądanie dodatkowych paragonów, zażądanie wystawienia paragonu zastępczego lub odrzucenie bezzwrotnych wydatków. Na koniec sprawdzany jest prawidłowo wprowadzony raport kosztów podróży wraz ze wszystkimi paragonami, po czym wystawiana jest dyspozycja płatnicza.

Korzyści z automatyzacji rachunków płatniczych

Automatyzacja rozliczeń z dostawcami i ograniczenie ręcznego wprowadzania danych może pomóc firmom na wiele sposobów. Poniżej znajdują się najważniejsze zalety oprogramowania do automatyzacji AP, które naszym zdaniem mogą pomóc każdej firmie:

Kompleksowa oszczędność kosztów

Automatyzacja AP umożliwia kompleksowe i wszechstronne oszczędności kosztów. Oprócz obniżenia kosztów pracy związanych z przechwytywaniem danych faktur i ręcznym przetwarzaniem, firmy korzystają również z portali samoobsługowych dla dostawców, redukcji duplikatów faktur (i zduplikowanych płatności), zwiększonych zysków z rabatów gotówkowych (np. rabatów za wczesną płatność) oraz eliminacja opłat za zwłokę z tytułu opóźnień w płatnościach.

Optymalizacja przepływów pieniężnych

Zautomatyzowany proces rozrachunków z dostawcami, który ogranicza ręczne procesy, pozwala na dokładne planowanie oczekiwanych potrzeb gotówkowych. Widoczność procesów umożliwia płatnikom skoncentrowanie swoich priorytetów na działaniach, które mają największy wpływ na przepływy pieniężne. W rezultacie wszystkie faktury mogą być opłacane na czas, a dynamiczne dyskonto gotówkowe zapewnia dostawcom również bardziej terminowe płatności w zamian za rabaty w płatnościach, co może przynieść znaczne roczne zwroty. Bez automatyzacji dynamiczne dyskontowanie gotówki może nie być możliwe.

Lepsze relacje z dostawcami

Zobowiązania muszą dotrzeć do dużej bazy klientów wewnętrznie i zewnętrznie. Proces ręczny wymaga wymiany poczty i e-maili z formularzami, które często są trudne do rozszyfrowania. Zautomatyzowany proces upraszcza oparte na przeglądarce przetwarzanie zapytań dostawców, otwartych pozycji i zatwierdzeń. Procedury są dostępne na komputerach stacjonarnych, tabletach i urządzeniach mobilnych z uwzględnieniem korporacyjnych standardów bezpieczeństwa. Szybkie działanie i komunikacja z dostawcami z pewnością poprawią dobrą wolę i długoterminowe relacje, które są niezbędne do rozwoju firmy.

Optymalizacja widoczności

Scentralizowany odbiór, natychmiastowe przechwytywanie, ekstrakcja, walidacja i przesyłanie danych dla wszystkich typów faktur sprzyja dokładnemu księgowaniu zobowiązań. Tworzona jest pełna ścieżka, aby zweryfikować każdy krok i każdego pracownika zaangażowanego w proces. Jednocześnie kierownictwo może rozwiązywać potencjalne problemy w momencie ich wystąpienia. Zapytania i komunikacja w obie strony są eliminowane, ponieważ pracownicy, zespoły zarządzania finansami i dostawcy mają własny, samoobsługowy dostęp do faktur i ewidencji płatności.

Ulepszone kontrole wewnętrzne i procesy

Ponieważ świat przechodzi na elektroniczne formy fakturowania ze względu na pojawiające się regulacje, rygorystyczne przestrzeganie kontroli wewnętrznych w celu zapobiegania oszustwom i zapewnienia integralności wyników finansowych staje się coraz ważniejsze. Rozszerzyło to zakres odpowiedzialności rozrachunków z dostawcami. Praktycznie niemożliwe jest niezawodne wdrożenie takich kontroli w procesie ręcznym. Organizacje z ręcznymi procesami AP polegają na audytach, które zwiększają koszty, a jednocześnie mają ograniczoną zdolność do zapewnienia zgodności. Dzięki regułom osadzonym w zautomatyzowanym procesie rozrachunki z dostawcami mogą zmniejszyć obciążenie związane z zapewnieniem zgodności, koszty i cenny czas potrzebny na płynne działanie przepływów pracy.

Polepszanie jakości

Zautomatyzowany przepływ pracy z wysokiej jakości danymi z faktur, które weryfikują je z danymi ERP (systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa), zapewniają dokładność i mogą pomóc firmom uniknąć błędów (w tym błędów wprowadzania danych i błędów ludzkich), opóźnień i niepotrzebnych kosztów. W przypadku wyjątków, które wymagają odpowiednich kroków, odbywa się to w ramach przepływu pracy, a nie w osobnym procesie. Takie oddzielne procesy są często drogie, niekontrolowane, nietestowane i przebiegają bez zgodności.

Elastyczność operacyjna

Procesy rozrachunków z dostawcami muszą wspierać strategię biznesową. Może to oznaczać wzrost wolumenu transakcji w wyniku rozwoju lub przejęć. „Przełączanie się” jest znacznie mniej kosztowne w procesie zautomatyzowanym niż rosnące koszty pracy w procesie w dużej mierze ręcznym i niestandaryzowanym. Automatyzacja ułatwia również outsourcing funkcji. Proces można łatwo rozszerzyć w przypadku fuzji i przejęć, zapewniając wydajność przy niskich kosztach.

Uproszczone rachunki płatne z Hiveage

Jako usługa fakturowania, Hiveage oferuje możliwość śledzenia przychodzących faktur i efektywnego ich organizowania. Faktury przychodzące nazywane są w Hiveage „rachunkami”. Korzystając z funkcji rachunków, możesz rejestrować faktury, które otrzymujesz od dostawców i dostawców — Twój własny mały dział rozliczeń z dostawcami

Zacznij od wypełnienia podstawowych informacji, takich jak nazwa dostawcy, adres, szczegóły pozycji i podatki. Możesz również dołączyć oryginalną fakturę do rachunku w Hiveage, co pomoże Ci uporządkować wszystkie Twoje dane w jednym miejscu.

Jeśli jesteś większą firmą z zespołem zajmującym się Twoimi kontami, możesz chcieć mieć podwójną kontrolę, aby ktoś inny z Twojego zespołu sprawdził rachunki, zanim zostaną zatwierdzone do płatności. Zatwierdzenia można dokonać za pomocą opcji „Oznacz jako płatne”. Gdy rachunki są oznaczone jako „Do zapłacenia”, zaczną pojawiać się na pulpicie nawigacyjnym w sekcji „Konta do zapłaty” zorganizowanej według nazwy dostawcy, co pomoże Ci śledzić łączne kwoty należne każdemu dostawcy.

Po dokonaniu należnych płatności na konta dostawców możesz zaktualizować rachunki, dodając informacje o płatności. Na tym etapie zakończysz przepływ rozrachunków z dostawcami w Hiveage i usuniesz salda z pulpitu nawigacyjnego.

Aby uprościć proces rozliczania płatności i cieszyć się spokojem, zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z bezpłatnego 14-dniowego, w pełni funkcjonalnego okresu próbnego w Hiveage. Dzięki naszym intuicyjnym i łatwym w użyciu przepływom pracy zdasz sobie sprawę, że proces rozliczenia zobowiązań nie musi być skomplikowany i uciążliwy. Miłego rozliczenia!

Często zadawane pytania dotyczące korzyści z rozliczeń płatnych

Jaka jest główna zaleta automatyzacji rozrachunków z dostawcami?

Oprogramowanie do automatyzacji rozliczeń z dostawcami ułatwia zarządzanie fakturowaniem i przetwarzaniem płatności za pośrednictwem jednej platformy cyfrowej. Zapewnia wyraźniejszy wgląd i zwiększoną kontrolę zarówno nad procesami finansowymi, jak i gromadzeniem danych.

Jakie są najważniejsze cele rozrachunków z dostawcami?

Cele rozrachunków z dostawcami obejmują: terminowe dokonywanie płatności dla dostawców, utrzymywanie dokładnych danych, utrzymywanie pozytywnych relacji z dostawcami oraz badanie sposobów oszczędzania pieniędzy i poprawy wyniku finansowego.

Jakie są kluczowe funkcje procesu AP?

Kluczowe procesy AP obejmują: Obliczanie, księgowanie transakcji biznesowych, przetwarzanie faktur i weryfikację danych finansowych do wykorzystania w prowadzeniu ewidencji.