Jak osiągnąć rozwój biznesowy poprzez poprawę przestrzegania przepisów i zarządzania czasem: studium przypadku usług odbudowy Kanady

Szpachlówka, gwoździe, młotki, drewno, klej, blacha. Jeśli chodzi o renowację domu i biura, narzędzia branżowe są dobrze ugruntowane; a przynajmniej były. Do niedawna, aby być uważanym za profesjonalistę i prowadzić odnoszący sukcesy biznes, wystarczyło po prostu umieć z nich korzystać. Ale czasy się zmieniają. W dzisiejszych czasach technologia jest wpisana w nasze codzienne życie. Ledwo wyobrażamy sobie siebie bez naszej technologii, a odebranie jej wymusiłoby drastyczne zmiany.

Jednak mimo tego, że technologia jest wszędzie wokół nas i jest częścią naszego codziennego życia, wiele lokalnych firm wciąż obawia się wprowadzania nowych technologii. Nie jest tajemnicą, że technologia może sprawić, że biznes się rozwinie, ale tylko wtedy, gdy wiesz, jak z niej korzystać. Dlatego wiele tradycyjnych firm nadal woli korzystać z długopisu i papieru niż „zabierać to online”.

Zmiana jest przerażająca, ale ignorowanie zmian może być jeszcze bardziej przerażające. Powoli, ale systematycznie branża budowlana zmienia się i staje się coraz bardziej zaawansowana technologicznie. Zmiana rozpoczęła się od dużych graczy z branży, którzy wprowadzili termin i metodologię „Lean Construction”. Metoda, dzięki której firmy budowlane działają szybko i skutecznie, stawiając potrzeby klienta na pierwszym miejscu. Jednym z najczęstszych sposobów wdrażania metodyk szczupłego budownictwa jest wprowadzenie (niedrogich) programów komputerowych do generowania płynniejszych procesów pracy.

Odchudzone budownictwo istnieje już od około 25 lat, ale dopiero niedawno zaczęło z powodzeniem przenikać również do lokalnych firm. Na przykład od 2012 r. około 50% firm budowlanych w Ameryce Północnej używa oprogramowania do sporządzania szacunków projektów, a liczba ta rośnie o około 10% każdego roku.

Najpierw marketing

To nie jest kurs metod Lean Construction. Zamiast tego chcielibyśmy przenieść tę koncepcję na chodnik z hipotetycznej chmury. Wyzwania stojące przed lokalnymi firmami budowlanymi nie wymagają i nie są w stanie udźwignąć całkowitej zmiany sposobu ich pracy. Zanim spróbujemy osiągnąć szlachetny, ale wzniosły cel, jakim jest zrewolucjonizowanie branży, najpierw sprawmy, aby codzienne procesy były mniej czasochłonne i bardziej produktywne.

Jak wspomnieliśmy, oprogramowanie budowlane może pomóc firmom poprawić wydajność. Jednak większość programów budowlanych jest droga i trudna w użyciu. To powstrzymało lokalne firmy przed wdrożeniem tego rozwiązania. Tam, gdzie penetracja oprogramowania jest głęboka, jest marketing. Marketing jest zwykle jednym z pierwszych obszarów, w których małe firmy integrują nowe technologie.

Dlaczego? Ponieważ widzisz natychmiastowy zwrot (lub nie) z inwestycji w nową technologię. Na przykład większość usług renowacji domów reklamuje się teraz w Google. Niektórzy nawet zajmują się SEO (optymalizacja wyszukiwarek) i są aktywnie obecni w mediach społecznościowych.

Przeniesienie działań marketingowych do Internetu jest stosunkowo łatwym zadaniem. Twoi potencjalni klienci już tam są . Możesz również z łatwością zlecić marketing zewnętrznemu dostawcy i nie musisz uczyć się niczego nowego ani wstrząsać organizacją. Po prostu usiądź wygodnie i czekaj na telefony (lub e-maile).

Jednak bycie profesjonalistą nie polega na płaceniu komuś innemu, aby zrobił to za ciebie, chodzi o zrobienie tego samemu. I chociaż możesz zlecić marketing na zewnątrz, nie możesz zlecić na zewnątrz swoich podstawowych operacji. To, co możesz zrobić, to wykorzystać technologię do poprawy produktywności swojego zespołu, o ile znajdziesz technologię, która jest łatwa w użyciu, niedroga i sprawdzi się we wszystkich Twoich wymaganiach .

Według Darrena Gradusa, dyrektora generalnego i założyciela Canada's Restoration Services, właśnie to skłoniło go do wybrania aplikacji Connecteam dla pracowników, aby poprawić efektywność i produktywność swoich pracowników.

O Przywróceniu Kanady

Canada's Restoration Services to firma zajmująca się renowacją wody, ognia i pleśni, założona przez Darrena Gradusa. Od momentu powstania w Toronto, prawie 8 lat temu Canada's Restoration Services rozrosło się do firmy, która obejmuje 6 lokalizacji w całej Kanadzie: Ottawa, Montreal, Edmonton, Calgary, Vancouver i Toronto.

Jednym z pionów klientów Canada Restoration są firmy ubezpieczeniowe, które zatrudniają Canada Restoration jako sprzedawcę. Kiedy ubezpieczyciel aktywuje swoje ubezpieczenie i wymaga na przykład odbudowy piwnicy po powodzi, wówczas firma ubezpieczeniowa wysyła Canada Restoration, aby wykonała to zadanie.

Praca z dużym klientem, takim jak ubezpieczyciel, oznacza, że ​​Canada Restoration musi przestrzegać bardzo szczegółowych przepisów. Wyniki firmy są oceniane na podstawie przestrzegania tych przepisów.

Oznacza to, że wszyscy pracownicy muszą przede wszystkim znać przepisy. Po drugie, przestrzegać przepisów, aw końcu być odpowiedzialnym za swoje czyny. Zarządzając małym personelem, kierownik może bardzo łatwo i łatwo komunikować się ze swoim personelem i weryfikować zgodność. Jednak wraz ze wzrostem liczby pracowników nie możesz być wszędzie jednocześnie, a poruszanie się między lokalizacjami oraz zarządzanie i rozwijanie firmy staje się coraz trudniejsze.

Rozwój firmy a proces biznesowy

Firmy, które cieszą się szybkim wzrostem, zwykle cierpią również z powodu nieco chaotycznego działania. Możesz myśleć o nim jak o dzikim koniu: im szybszy i potężniejszy jest koń, tym trudniej jest go kontrolować.

Nie zrozum nas źle, szybki wzrost jest niesamowity i tego chce każda firma. Niesie to jednak ze sobą nowe problemy. Na przykład niektóre firmy rozpoczynają dzień od codziennego 15-minutowego spotkania, podczas którego wszystkie zlecenia pracy są rozdzielane między zespoły, które następnie udają się do swoich lokalizacji. Ten proces może mieć sens w przypadku 10-osobowej firmy budowlanej, ale w przypadku 40- lub 60-osobowej firmy konieczne mogą być zmiany .

Darren Gradus szybko zdał sobie sprawę, że wraz z rozwojem Canada Restoration Services będzie musiał wprowadzić pewne zmiany, aby utrzymać poziom usług. Przede wszystkim, ponieważ przestrzeganie przepisów jest dużym problemem dla Canada Restoration Services, zrozumiał, że potrzebuje dodatkowej pary oczu w terenie. Jednak aby utrzymać marże zysku, dodatkowe zatrudnienie, ponad te już zaplanowane, nie wchodziło w grę.

Jak pomógł Connecteam

Wiele firm, które szukają sposobu na zarządzanie i utrzymywanie wzrostu biznesowego bez zmniejszania marży zysku, zwraca się w stronę technologii. I tak rozpoczęło się poszukiwanie rozwiązania technologicznego odpowiadającego potrzebom Canada Restoration Services. Udane rozwiązanie musiałoby spełniać wiele wymagań i nadal być wystarczająco przystępne cenowo, aby miało sens biznesowy.

Musiałby zapewniać zgodność i odpowiedzialność, a jednocześnie zapewniać skuteczną komunikację, zarządzanie zadaniami i zarządzanie czasem. Przydałby się również wbudowany system raportowania, który dostarczałby informacji o poświęconym czasie, wykorzystanych zasobach, zakończonych (lub nie) procedurach. Wreszcie rozwiązanie musiało być szybkie do wdrożenia i łatwe w użyciu, w przeciwnym razie nasze „rozwiązanie” bardzo szybko zmieni się w „problem”.

Po długich poszukiwaniach Darren w końcu znalazł narzędzie typu „wszystko w jednym”, które odpowiada jego potrzebom dzięki Connecteam.

Zarządzanie czasem

Do zarządzania czasem firma Canada Restoration Services korzysta z mobilnego zegara czasu Connecteam obsługującego GPS, aby rejestrować określone zmiany pracowników w ramach projektu. Pracownicy korzystają z aplikacji mobilnej Canada Restoration Services, aby uzyskiwać dostęp do swojego zegara czasu pracy oraz rejestrować wejścia i wyjścia, gdy są na miejscu .

Dodają również znaczniki i notatki, które są automatycznie wysyłane wraz z ich zmianami do administratora w biurze. Grafik jest następnie tworzony na pulpicie „Launch Pad”, gdzie administrator może uzyskiwać dostęp, edytować i zatwierdzać wszystkie zmiany. Raport można następnie wyeksportować do systemów płacowych.

Korzystając z mobilnego zegara z lokalizacją GPS, Darren miał lepszy wgląd w to, gdzie w każdej chwili znajdują się jego zespoły.

Integracja Connecteam z QuickBooks Online i Gusto umożliwia również menedżerom łatwe eksportowanie grafików w celu uzyskania 100% dokładnej listy płac.

Przepływy pracy dotyczące zgodności

Kontrahenci współpracujący z firmami ubezpieczeniowymi wiedzą, że zgodność jest kluczowa, a odejście od wytycznych i przepisów może oznaczać zgubę dla Twojej firmy. Jednak zgodność jest problemem dla wielu wykonawców.

Niekoniecznie pracownicy nie są zainteresowani lub nie dbają o zgodność, ale przepisy szybko się zmieniają i trudno jest za nimi nadążyć, zwłaszcza jeśli jesteś przyzwyczajony do robienia rzeczy w określony sposób.

Aby upewnić się, że przepisy i standardy są przekazywane każdemu pracownikowi przez cały czas, Canada Restoration Services stworzyło przepływy pracy związane z zapewnianiem zgodności, korzystając z zasobu Workflow firmy Connecteam. Zasób przepływu pracy umożliwia menedżerom i administratorom tworzenie określonego postępu zadania, który musi zostać ukończony, zanim zadanie będzie można uznać za wykonane. Przepływy pracy można przypisać każdemu pracownikowi za pomocą aplikacji mobilnej, a następnie tworzony jest raport ze szczegółami wykonania.

Dzięki temu menedżerowie i administratorzy mają pełny wgląd w postępy pracy każdego pracownika, a także zapewniają odpowiedzialność za to, kto co zrobił, a kto czego NIE zrobił. Koniec z bieganiem w kółko, próbując dowiedzieć się, kto jest odpowiedzialny za nieprzestrzeganie przepisów.

Zarządzanie dokumentami

Sprzedawcy z firm ubezpieczeniowych to nie tylko profesjonaliści budowlani, ale także ninja od biurokracji. Każdy ubezpieczyciel powie ci, że współpraca z firmami ubezpieczeniowymi oznacza, że ​​potrzebujesz wydajnego systemu archiwizacji lub masz gwarancję bardzo stresującego dnia.

kontrahenci powinni opracować kompleksową politykę przechowywania dokumentacji. Wszystkie certyfikaty ubezpieczenia wraz z adnotacjami, kopię umowy ze sprzedawcą oraz zakres prac dostawcy i notatki terenowe należy przechowywać przez co najmniej 7 lat po zakończeniu projektu.

Wiele stanów ma 10-12-letnie statuty dotyczące wnoszenia roszczeń z tytułu szkód majątkowych, ale nie ma ograniczeń dotyczących roszczeń z tytułu obrażeń ciała. Niektóre spory sądowe dotyczące roszczeń z tytułu obrażeń ciała związanych z azbestem i odpowiedzialnością za zanieczyszczenie, które rzekomo miały miejsce już w latach sześćdziesiątych XX wieku, nadal trwają.

Bezpośrednią korzyścią wynikającą z przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej jest uniknięcie kosztów postępowania sądowego w związku z 10-letnim roszczeniem dotyczącym wady budowlanej do firmy ubezpieczeniowej podwykonawcy niższego szczebla, a tym samym uniknięcie wpływu tych wydatków na bilans lub współczynnik szkodowości. Przy popularności opcji przechowywania cyfrowego najlepiej jest przechowywać akta na stałe.

Canada Restoration Services poszło o krok dalej w zakresie zarządzania dokumentacją. Korzystając z Connecteam, mogli udostępniać wszystkie rekordy na urządzeniach mobilnych i przypisywać je odpowiednim kierownikom projektów na miejscu. To znacznie przyspieszyło procesy robocze i zmniejszyło potrzebę powrotu kierowników projektów do biura, co z kolei obniżyło koszty paliwa i zwiększyło produktywność.

Szkolenie w miejscu pracy z wbudowaną odpowiedzialnością

Od 2014 r. Ministerstwo Pracy Ontario wymaga, aby wszyscy pracodawcy upewnili się, że wszyscy ich pracownicy i przełożeni ukończyli podstawowy program szkolenia w zakresie świadomości w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Oprócz tych nowych wymagań pracodawcy nadal mają bieżące obowiązki w ramach OHSA dotyczące informowania pracowników o zagrożeniach charakterystycznych dla miejsca pracy .

Nikt nie zaprzecza, jak ważne są szkolenia BHP, zwłaszcza w branży budowlanej. Jednak, gdy szkolenie oznacza odciągnięcie pracownika od projektu w celu spełnienia wymogów szkolenia w zakresie bezpieczeństwa, może to mieć poważne konsekwencje dla lokalnej firmy budowlanej.

Canada Restoration Services korzysta z wbudowanych modułów szkoleniowych Connecteam, aby dostarczać moduły szkoleniowe BHP dla przełożonych i pracowników . Następnie mogą ukończyć program szkoleniowy na miejscu, w transporcie lub w domu. Administrator otrzymuje pełny raport o swoich postępach, a nawet może dodawać quizy, aby ocenić swoją wiedzę.

Szkolenie w zakresie bezpieczeństwa to oczywiście świetny początek, ale zastosowań jest nieskończenie wiele i naprawdę mogą przenieść Twoje zespoły na wyższy poziom.

Profesjonalne doradztwo w czasie rzeczywistym

Większość firm budowlanych ma problem z przeniesieniem wiedzy z biura na teren. Sesje szkoleniowe są doskonałym rozwiązaniem, jeśli szukasz strategicznego i długoterminowego rozwiązania, ale czasami potrzebujesz po prostu zapewnić szybkie i skuteczne nieformalne rozmowy, podczas których menedżerowie mogą omawiać problemy w czasie rzeczywistym z personelem poza siedzibą firmy.

Zasób czatu Connecteam został dobrze wykorzystany przez zespoły Canada Restoration Services jako rodzaj profesjonalnego forum, na którym mogli dzielić się wiedzą i omawiać różne opcje. Zasób czatu umożliwia zespołom przesyłanie obrazów i komentowanie plików w środowisku czatu na żywo. Dla mniej doświadczonych pracowników czat okazał się doskonałym narzędziem, dzięki któremu mogli zasięgnąć porady bardziej doświadczonych pracowników w nieformalny i bardziej przystępny sposób.

Czego możemy się z niego dowiedzieć

A więc, jak powiedziałby Austin Powers: „Co to wszystko znaczy, Basil”? Jeśli zarządzasz i prowadzisz firmę budowlaną lub usługową, doskonale wiesz, jaka cyfrowa rewolucja dzieje się wokół nas. Jesteś na Facebooku, masz konto na Twitterze (prawdopodobnie nieaktywne od kilku lat), komunikujesz się głównie za pomocą aplikacji mobilnych na smartfonie.

Jednak Twoja firma nadal działa na piórze, papierze, tablicy i może arkuszu kalkulacyjnym Excel, jeśli jesteś bardzo pracowity. Wiesz również, że twoi konkurenci również zaczynają dokonywać cyfrowej zmiany.

Jednak, podobnie jak większość właścicieli firm, trzymasz się powiedzenia: „Jeśli coś nie jest zepsute, nie naprawiaj tego”. Problem ze starymi porzekadłami polega na tym, że są one, cóż, stare i nie można ich zastosować w szybkim i technologicznym świecie, w którym dzisiaj żyjemy. Ignorowanie zmian zachodzących wokół może mieć katastrofalne skutki dla Twojej firmy. Im szybciej wejdziesz w erę cyfrową, tym łatwiej będzie zwiększyć produktywność i wyprzedzić konkurencję.

Poprosiliśmy Darrena, aby podsumował swoje doświadczenia z Connecteam w jednym zdaniu: „Nie znajdziesz lepszego zwrotu z inwestycji w żadne oprogramowanie, jedna platforma, która robi WSZYSTKO”.