Jak uczynić agencję przedłużeniem wewnętrznego zespołu

Od eliminowania luk w umiejętnościach i uzupełniania zasobów po skalowanie całej operacji – współpraca z agencją cyfrową zapewnia niezliczone korzyści. Jeśli jednak nie będziesz współpracować ze swoją agencją we właściwy sposób, z pewnością stracisz prawdziwą wartość, jaką możesz zyskać.

Aby zapewnić płynną współpracę, niezbędna jest integracja partnerów z agencji w ramach rozszerzenia wewnętrznego zespołu. Chociaż wiele z tych działań będzie zależeć od wybranej agencji, jest kilka rzeczy, które możesz zrobić ze swojej strony, aby pomóc w tym procesie.

Przyjrzyjmy się, jak zmienić agencję zewnętrzną w partnera współpracującego, który harmonijnie współpracuje z Twoimi wewnętrznymi zespołami i zapewnia najlepszy możliwy zwrot.

7 sposobów, aby Twoja agencja stała się przedłużeniem wewnętrznego zespołu

1. Upewnij się, że Twoja komunikacja jest na właściwym miejscu
2. Od samego początku stwórz onboarding i budowanie relacji
3. Dziel się zasobami i spostrzeżeniami, gdziekolwiek to możliwe
4. Skonfiguruj narzędzia do współpracy dla wszystkich
5. Zdefiniuj role i obowiązki
6. Wspieraj pętlę informacji zwrotnej
7. Dopasuj cele i KPI

# 1 Upewnij się, że Twoja komunikacja jest na właściwym miejscu

Podstawą każdego udanego partnerstwa jest jasna komunikacja. Od samego początku upewnij się, że oczekiwania, cele i rezultaty są dobrze zrozumiane zarówno przez wewnętrzny zespół, jak i agencję. W ten sposób nie będzie skrzyżowań i wszyscy będą mieli na myśli te same cele.

Aby to zrobić, musisz zdefiniować cele projektu i uzgodnić harmonogram z zespołem agencji, wyznaczyć osobę kontaktową, która będzie zarządzać komunikacją po Twojej stronie i ustalić, z jakich kanałów komunikacji będziesz korzystać. Korzystaj z narzędzi takich jak Slack do codziennej komunikacji i szybkich pytań lub korzystaj z poczty e-mail, aby otrzymywać dłuższe aktualizacje, a także organizuj regularne rozmowy w Microsoft Teams lub Google Meet, aby wszyscy byli na bieżąco.

#2 Od samego początku zapewnij wdrożenie i budowanie relacji

Jeśli chcesz, aby agencja działała jako przedłużenie Twojego zespołu, muszą czuć się włączeni. Stwórz kulturę współpracy, traktując ich jako część organizacji, szczególnie w przypadku długoletnich partnerów agencyjnych.

Podobnie jak nowi pracownicy, agencje muszą zostać włączone do kultury Twojej firmy. Podziel się wartościami i procesami firmy, aby mogły dostosować swoją pracę do Twoich wewnętrznych standardów. W ten sposób mają większe szanse spełnić oczekiwania Twojej firmy i odzwierciedlać wartości Twojej marki w swojej pracy.

Aby uzyskać większą synergię, zapraszaj kluczowych członków agencji na spotkania zespołu, burze mózgów, a nawet wydarzenia ogólnofirmowe, jeśli to konieczne. W zależności od relacji możesz nawet zachęcać do nieformalnych rozmów i budować lepsze relacje na poziomie osobistym, aby zapewnić większe zaufanie i współpracę, tak jak w przypadku współpracowników.

#3 Dziel się zasobami i spostrzeżeniami, gdziekolwiek to możliwe

Aby mieć pewność, że agencja w pełni rozumie Twoją markę i biznes, zapewnij jej dostęp do kluczowych zasobów i statystyk. Dobrym punktem wyjścia byłoby podzielenie się wskazówkami dotyczącymi marki, tonem dokumentów głosowych, poprzednimi kampaniami i wszelkimi innymi posiadanymi zasobami, które mogłyby być pomocne.

W zależności od polityki prywatności udostępniaj agencji jak najwięcej danych, w tym wskaźniki wydajności i spostrzeżenia klientów, ponieważ pomoże to w opracowaniu ich strategii i wsparciu Twoich celów. Przechowywanie informacji nie ma sensu, ponieważ może to tylko utrudnić osiągnięcie sukcesu.

#4 Skonfiguruj narzędzia do współpracy dla wszystkich

Efektywna współpraca wymaga odpowiednich narzędzi. Wykorzystaj platformy cyfrowe, aby zapewnić płynną współpracę swojego zespołu z agencją. Platformy takie jak Trello czy monday.com mogą pomóc obu zespołom przydzielać zadania i zarządzać terminami.

Korzystaj z narzędzi takich jak Dysk Google czy Dropbox, aby łatwo udostępniać pliki, zasoby i ważne dokumenty. A jeśli często organizujesz sesje współpracy, użyj narzędzi do edycji w czasie rzeczywistym, takich jak Miro lub Figma, aby planować i dzielić się pomysłami.

W Semetrical jesteśmy elastyczni i korzystamy z narzędzi, które sprawdzają się najlepiej dla naszych klientów. Do naszych ulubionych należą Dysk Google, umożliwiający łatwe udostępnianie dokumentów i wdrażanie sugestii dotyczących wspólnej pracy, oraz Slack do obsługi wiadomości błyskawicznych. Regularnie spotykamy się również z naszymi klientami za pośrednictwem Google Meets lub Teams, a nawet osobiście, jeśli klient tak woli.

#5 Zdefiniuj role i obowiązki

Aby agencja mogła efektywnie współpracować z Twoim wewnętrznym zespołem, każdy musi wiedzieć, kto jest za co odpowiedzialny. Przejrzystość zapobiega nieporozumieniom w komunikacji i zapewnia odpowiedzialność. Nie chcesz, żeby ktoś deptał komuś po palcach.

Najpierw określ, kto jest odpowiedzialny za różne aspekty projektu. Pomaga to uniknąć powielania wysiłków i nieporozumień. Zapewnij obu zespołom możliwość wnoszenia wkładu i podejmowania wspólnych decyzji, jednak zalecamy również zaufanie wiedzy specjalistycznej agencji. Chociaż Twój zespół wewnętrzny może być mocno zaangażowany, ważne jest, aby zapewnić agencji przestrzeń do wniesienia swojej wiedzy specjalistycznej i przedstawienia świeżych pomysłów. W końcu po to ich zatrudniłeś!

#6 Wspieraj pętlę sprzężenia zwrotnego

Informacje zwrotne są niezbędne do doskonalenia procesów i wyników. Utworzenie pętli informacji zwrotnej pomaga zapewnić ciągły rozwój i poprawę partnerstwa. Kwestie, które mogą być dla Ciebie oczywiste, mogą nie być dla agencji. Upewnij się, że wiedzą, co się dzieje, aby mogli ulepszyć swoje usługi do wymaganych standardów.

Zaplanuj okresowe przeglądy, aby omówić, co działa dobrze i obszary wymagające poprawy. Może to obejmować kamienie milowe projektu i ogólną współpracę. Staraj się wspierać kulturę, w której zarówno agencja, jak i zespół wewnętrzny czują się komfortowo, przekazując szczere informacje zwrotne, ponieważ tylko w ten sposób można stale się doskonalić.

#7 Dopasuj cele i KPI

Agencja może być przedłużeniem Twojego zespołu tylko wtedy, gdy obie strony dążą do tych samych celów. Dopasuj swoje cele, aby stworzyć jednolity kierunek. Ustalenie wspólnych wskaźników KPI jest koniecznością, aby obie strony były odpowiedzialne za sukces projektu.

Świętuj kamienie milowe i chwal się osiągnięciami razem ze swoją agencją, ponieważ będzie to budować wszechstronną motywację i zachęcać do dalszej dobrej pracy.

Jeśli zostanie wykonana prawidłowo, współpraca z agencją może wnieść ogromną wartość do Twojej firmy, zapewniając świeże perspektywy, specjalistyczne umiejętności i skalowalne zasoby. Traktując agencję jako przedłużenie wewnętrznego zespołu, wspierając otwartą komunikację, dopasowując cele i dzieląc się zasobami, możesz zapewnić płynne, produktywne partnerstwo, które przyniesie korzyści obu stronom.

Gotowy na własne rozszerzenie wewnętrznego zespołu? Nasz zespół ekspertów ds. marketingu z przyjemnością pomoże Ci zrealizować Twoje cyfrowe ambicje. Bardzo chcielibyśmy usłyszeć od Ciebie!