Co to jest oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym” i dlaczego warto z niego korzystać?

W dzisiejszej erze cyfrowej współpraca jest niezbędnym elementem każdej firmy.

Ponieważ praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna, firmy potrzebują skutecznych sposobów komunikacji i współpracy, udostępniania plików, zarządzania zadaniami i śledzenia projektów w jednym miejscu.

W tym miejscu pojawia się oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym”.

Kompleksowe oprogramowanie do współpracy integruje wiele funkcji komunikacji i współpracy na jednej platformie, ułatwiając zespołom współpracę.

W tym poście na blogu dowiemy się, czym jest kompleksowe oprogramowanie do współpracy, jakie korzyści może przynieść Twojej firmie i dlaczego warto rozważyć jego użycie.

Co to jest kompleksowe oprogramowanie do współpracy?

Historia tradycyjnego oprogramowania do współpracy rozpoczęła się ponad 30 lat temu, kiedy firmy zaczęły tworzyć swoje działy IT i musiały łączyć produkty różnych dostawców, aby uzyskać pełen zakres funkcji potrzebnych do wykonywania swojej pracy. W tamtym czasie oprogramowanie do współpracy było pojedynczym rozwiązaniem dla pojedynczego przypadku zespołu, niezależnie od tego, czy chodziło o zarządzanie zadaniami, dane czy czat.

Przechodząc do zaawansowanej technologicznie teraźniejszości, tego rodzaju oprogramowanie do współpracy, zwane rozwiązaniami punktowymi, nadal istnieje, ale już dawno osiągnęło lepsze wyniki niż kompleksowe rozwiązania do współpracy.

Oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym” zostało zaprojektowane, aby pomóc zespołom zwiększyć produktywność i wydajniej pracować, umożliwiając im udostępnianie, zarządzanie dokumentami, plikami i innymi typami danych oraz wspólną pracę nad projektami i zadaniami z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia .

Korzyści z wszechstronnego oprogramowania do współpracy

Istnieje wiele korzyści związanych z oprogramowaniem do współpracy. Być może najważniejszą ze wszystkich jest możliwość poprawy produktywności zespołów, które niekoniecznie pracują w tym samym biurze, w tym samym kraju lub w tej samej strefie czasowej.

Oto kilka innych zalet oprogramowania do współpracy typu „wszystko w jednym” oraz sposób, w jaki prowadzi ono do produktywnej pracy zespołowej:

Udoskonalona komunikacja

Mówią, że komunikacja jest kluczem do pracy zespołowej.

Komunikacja i współpraca osobista są świetne, ale kiedy nie jest to możliwe, narzędzia online, takie jak kompleksowe oprogramowanie do współpracy, pomagają nam utrzymać przepływ rozmów, opinii i pomysłów. Skuteczna komunikacja nie tylko zwiększa produktywność, ale także pomaga szybciej zapobiegać problemom i je rozwiązywać.

Ulepszone zarządzanie projektami

Zarządzanie jednym projektem może być prostym zadaniem, ale co z zarządzaniem dziesiątkami projektów jednocześnie? Jak nie pogubić się w organizacji i koordynacji wydarzeń lub projektów bez pomocy narzędzia do współpracy?

Na szczęście nie musisz się o to martwić. Kompleksowe oprogramowanie do współpracy zapewnia, że ​​wszystko idzie zgodnie z planem, aby uniknąć błędów i zamieszania, które mogą opóźniać projekty lub poszczególne zadania.

Lepsza organizacja

Korzystając z różnych narzędzi do zarządzania zadaniami, komunikacji i przechowywania plików, łatwo stracić orientację, co zostało zrobione, a co nie, kto co powiedział i do jakiego zadania się odnosił. Wszystko jest bałaganem. Jednak uporządkowanie wszystkich aspektów projektów i zadań nie musi być skomplikowane. Oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym” pomaga zapewnić spokój i organizację w przepływie pracy zespołu poprzez otwartą komunikację i koordynację projektów i wydarzeń , utrzymując wszystko na jednej platformie, na której nic nie ginie w tajemniczy sposób.

Podejmowanie decyzji w oparciu o dane

Dzięki mocy rozwiązania do analizy danych Twój zespół nie będzie już musiał tracić czasu na analizowanie arkuszy kalkulacyjnych w celu pozyskania danych, ale zamiast tego będzie miał więcej czasu na skupienie się na zebranych informacjach i dokonywaniu wyborów na podstawie faktów, które pomogą Ci dotrzeć do Twojej firmy cele i cele szybciej. Dostępność tego w jednym miejscu wraz ze wszystkimi innymi narzędziami zwiększającymi produktywność zapewnia natychmiastową łatwość i skuteczność procesu podejmowania decyzji w oparciu o dane.

Wypróbuj procę

Kluczowe funkcje oprogramowania do współpracy typu „wszystko w jednym”.

Każde oprogramowanie do współpracy jest inne, jednak większość narzędzi będzie (lub powinna) zawierać następujące funkcje:

Zarządzanie projektami — organizuj wszystkie aspekty projektu, od planowania i tworzenia harmonogramów po alokację zasobów i realizację.

Zarządzanie zadaniami — wszystko, co jest potrzebne do zarządzania zadaniem w całym jego cyklu życia, od planowania po wykonanie. Ustal terminy, zależności i priorytety oraz upewnij się, że projekt jest realizowany zgodnie z planem i ukończony na czas.

Zarządzanie dokumentami — funkcja zarządzania dokumentami jest ważna dla każdego oprogramowania do współpracy typu „wszystko w jednym”. Umożliwia użytkownikom udostępnianie i wspólną pracę nad dokumentami dzięki łatwej integracji z platformą aplikacji do przechowywania danych w chmurze innych firm . Ta funkcja pomaga również uporządkować dokumenty w jednym miejscu, dzięki czemu każdy ma do nich łatwy dostęp w dowolnym momencie.

Współpraca międzyfunkcyjna — jedno miejsce, w którym wszyscy w Twojej organizacji (marketing, sprzedaż, HR, logistyka, programiści, wsparcie itp.) spotykają się, aby pracować nad celem lub projektem.

Wiadomości wewnętrzne — jest to niezbędna funkcja, która może pomóc w utrzymaniu zorganizowanej komunikacji i na temat. Możliwość komunikowania się w aplikacji i współpracy nad poszczególnymi zadaniami i projektami, udostępnianie komentarzy, opinii i pomysłów, a wszystko to przy zachowaniu historycznego zapisu dyskusji, do którego każdy może się odnieść w dowolnym momencie. Większość narzędzi do współpracy typu „wszystko w jednym” zapewnia użytkownikom możliwość komentowania poziomów zadań i projektów oraz dołączania plików w celu dalszego wsparcia zadań i projektów.

Analiza danych – Ta funkcja nie jest zbyt powszechna, ale bardzo korzystna dla kondycji Twojej firmy. Mając dostęp do danych w czasie rzeczywistym, użytkownicy mogą podejmować bardziej świadome decyzje, które nie są oparte na intuicji, ale poparte kluczowymi wglądami w dane. W dzisiejszych czasach analityka danych jest koniecznością dla każdej firmy. Startupy również nie powinny tego zaniedbywać – dane mogą pomóc firmom start-upowym rozwijać się znacznie szybciej .

Powiadomienia — aby być na bieżąco ze wszystkimi ostatnimi modyfikacjami wprowadzonymi do zadań, wzmianek, dyskusji i nie tylko.

Możliwości integracji — dzięki wszechstronnemu oprogramowaniu do współpracy użytkownicy powinni mieć dostęp do wszystkich typów dokumentów, plików i zasobów, z których część jest przechowywana w aplikacji innej firmy. Dlatego ważne jest, aby wybrane oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym” oferowało solidne możliwości integracji z narzędziami takimi jak Dropbox, Dysk Google itp.

Intuicyjny interfejs — dobre oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym” powinno być intuicyjne i przyjazne dla użytkownika, a przyzwyczajenie się do niego nie powinno zająć więcej niż kilka dni. Celem tego rodzaju narzędzi jest uproszczenie procesu pracy i zwiększenie jego wydajności, dlatego jedną z najważniejszych cech każdego oprogramowania do współpracy jest prostota i przejrzystość.

Projekt przyjazny dla urządzeń mobilnych — narzędzia do współpracy typu „wszystko w jednym” powinny działać poprawnie również na telefonach komórkowych i tabletach. Pracownicy zdalni lub pracownicy, których obowiązki wymagają przemieszczania się, nie zawsze będą znajdować się przed biurkiem, dlatego zapewnienie im rozwiązania, które pozwoli im zachować produktywność i pracować nad zadaniami nawet w drodze, powinno być najwyższym priorytetem.

Bezpieczeństwo — Koncentrując się na funkcjach zapewnianych przez oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym”, nie należy zapominać o znaczeniu ochrony i bezpieczeństwa danych. I chociaż niektóre bezpłatne narzędzia oprogramowania do współpracy oferują mniejszą ochronę niż narzędzia dla przedsiębiorstw, wszystkie one powinny wymagać loginu i hasła w celu ochrony danych i informacji udostępnianych na platformie. Jeśli oprogramowanie do współpracy oferuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe, tym lepiej. Pomaga zapobiegać naruszeniom bezpieczeństwa i weryfikuje tożsamość użytkownika.

Oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym” i „punkt”.

Narzędzia do współpracy są świetne, ponieważ zwiększają efektywność i produktywność zespołu, a chcesz tego dla swojej firmy, ale wtedy stajesz przed dylematem, jaki rodzaj rozwiązania wybrać: rozwiązanie typu „wszystko w jednym” czy rozwiązanie punktowe?

Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć niektóre kluczowe różnice oraz zalety i wady każdego rozwiązania, stworzyliśmy tę tabelę porównawczą w celach informacyjnych:

Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do współpracy typu „wszystko w jednym”?

Uzyskanie kompleksowego oprogramowania do współpracy dla zespołu to kluczowa decyzja biznesowa. Nie chciałbyś tracić czasu i pieniędzy na testowanie każdego rozwiązania dostępnego na rynku. Pomożemy Ci zawęzić wybór, abyś mógł podjąć najlepszą możliwą decyzję – zarówno dla Twojego zespołu, jak i firmy.

Oto 6 głównych czynników, o których należy pamiętać, wybierając kompleksowe rozwiązanie do współpracy:

1. Potrzeby – Pierwszym krokiem przy wyborze oprogramowania do współpracy typu „wszystko w jednym” jest zrozumienie potrzeb Twojej organizacji — jak obecnie pracuje Twój zespół, co można i należy ulepszyć w procesie pracy oraz czy ich praca jest ustrukturyzowana, czy nieustrukturyzowana? Aby znaleźć odpowiedzi na te pytania, należy nie tylko obserwować pracę zespołu z dystansu, ale także konsultować się z nimi. To właśnie ludzie będą w końcu korzystać z tego oprogramowania do współpracy, więc ich potrzeby i opinia w tej sprawie są tym, na czym powinieneś się najbardziej troszczyć.

Co jeszcze należy wziąć pod uwagę w tym pierwszym kroku, to czy rozwiązanie jest hostowane w sieci Web, czy lokalnie. Czy dane i pliki Twojej organizacji będą bezpieczne? Po określeniu konkretnych potrzeb możesz przejść do następnego kroku.

2. Funkcje — funkcje oferowane przez oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym” to brakujące elementy układanki dla Twojej organizacji. Oprogramowanie powinno zapewniać wszystkie funkcje, których potrzebujesz, aby było skutecznym narzędziem zwiększającym produktywność Twojego zespołu. Muszą być responsywne, łatwe w użyciu i oczywiście powinny pomagać Twojemu zespołowi w wydajniejszej pracy.

3. Koszt – Ile pozwala twój budżet na tego rodzaju oprogramowanie? Twoja inwestycja musi być rozsądna i musi uwzględniać długoterminową wartość, jaką oprogramowanie może mieć dla Twojego zespołu i organizacji, a także wszystkie inne koszty, które mogą się z tym wiązać, takie jak aktualizacje w przyszłości, konserwacja itp.

4. Wsparcie – Niezawodne wsparcie jest koniecznością. Twój zespół będzie musiał zostać przeszkolony i powinien mieć dostęp do samouczków i bazy wiedzy. Jeśli sprzedawca tego nie oferuje, lepiej przejdź do następnego.

5. Integracja z innymi narzędziami — musisz znaleźć oprogramowanie do współpracy, które można zintegrować z narzędziami, z których już korzysta Twój zespół. Nie ignoruj ​​​​tego czynnika, jeśli wybierzesz narzędzie, którego nie można zintegrować z innymi narzędziami potrzebnymi Twojemu zespołowi, wtedy oprogramowanie nie będzie tak bardzo pomocne – Twój zespół nadal będzie musiał przełączać się między aplikacjami, aby mieć dostęp do wszystkiego potrzebne do wykonania swojej pracy.

6. Bezpieczeństwo – Bezpieczeństwo jest ważne, dlatego w każdym przypadku powinieneś wybrać rozwiązanie, które jest wyposażone w zabezpieczenia, które zagwarantują bezpieczeństwo Twoich danych. Powinieneś także mieć możliwość wyboru, gdzie będą przechowywane Twoje dane. Jeśli dostawca nie oferuje funkcji bezpieczeństwa lub oferuje tylko słabe zabezpieczenia, pożegnaj się z nim i kontynuuj poszukiwania lepszego rozwiązania.

Slingshot, kompletne oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym”.

Slingshot upraszcza współpracę, łącząc nowoczesne zarządzanie plikami projektów i zespołów , czat i analizę danych w jednej aplikacji. Kiedy możesz łatwo udostępnić wszystkie te elementy w jednym miejscu członkom zespołu i dzielić się projektami z zewnętrznymi członkami zespołu, przywracany jest spokój. Dzięki solidnej produktywności płynnie od razu po wyjęciu z pudełka i jest zaprojektowany do bezproblemowej pracy, aby umożliwić ciągłą współpracę. Pomaga to zespołom przecinać silosy współpracy, zapobiegać zakłóceniom w pracy i ułatwia zespołom lepszą współpracę.