9 najlepszych aplikacji do zarządzania wirtualnymi asystentami

Wirtualni asystenci są tak samo przydatni jak asystenci osobiści, nie wspominając o tym, że są też bardziej przystępni cenowo. Jednak zdalne zarządzanie kimkolwiek wiąże się z własnym zestawem wyzwań. Brak komunikacji, brak struktury i nieumiejętność zarządzania czasem to tylko niektóre przykłady.

Narzędzie wirtualnego asystenta może pomóc w lepszym wykorzystaniu wirtualnego asystenta i zmaksymalizować produktywność. Narzędzia te mogą śledzić projekty, usprawniać zadania, usprawniać komunikację, wysyłać lub odbierać pliki i nie tylko. Umożliwi to skupienie się na innych priorytetach zamiast zajmowania się zadaniami administracyjnymi. Oto 9 najlepszych aplikacji wirtualnych asystentów dostępnych obecnie na rynku.

Nasze najlepsze wybory

1. Connecteam — najlepsze uniwersalne narzędzie wirtualnego asystenta dla pracowników bez biurka.

2. Kissflo w – Dobry do współpracy opartej na projektach.

3. ProProfs Project – Dobry do priorytetyzacji zadań.

Czego szukać w najlepszych aplikacjach Virtual Assistant

Istnieje kilka kluczowych funkcji, które są bardzo ważne, jeśli chodzi o wybór aplikacji wirtualnego asystenta, która pomaga prawidłowo zarządzać wirtualnymi asystentami.

Funkcje zegara czasu

Aby mieć pewność, że prawidłowo płacisz swoim wirtualnym asystentom, zdecydowanie powinieneś zainwestować w aplikację wirtualnego asystenta, która może dokładnie śledzić ich godziny.

Ponadto potężna aplikacja wirtualnego asystenta, taka jak Connecteam, może również wysyłać menedżerom automatyczne powiadomienia, gdy pracownicy rozpoczęli pracę w godzinach nadliczbowych lub przekroczyli limit godzinowy. Dobra aplikacja wirtualnego asystenta będzie również miała możliwości, które umożliwią wirtualnym asystentom żądanie PTO, wprowadzenie nieobecności i nie tylko.

Funkcje zarządzania zadaniami

Jak delegujesz i przydzielasz zadania swoim wirtualnym asystentom? Przez telefony, SMS-y, a co gorsza… e-maile? Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na którąkolwiek z tych opcji, zdecydowanie nadszedł czas, aby przejść na aplikację wirtualnego asystenta.

Solidna aplikacja wirtualnego asystenta zapewni menedżerom możliwość wysyłania codziennych zadań i list kontrolnych do swoich wirtualnych asystentów. Wirtualni asystenci będą dokładnie wiedzieć, co robić, gdy zarejestrują się na dany dzień, zmniejszając w ten sposób zamieszanie, nieporozumienia i niekończące się dzwonienie tam i z powrotem, wysyłanie wiadomości lub przerażające e-maile.

Dobra aplikacja wirtualnego asystenta zapewni również menedżerom pełny nadzór nad postępem zadań, a nawet wysyła automatyczne powiadomienia o zakończonych zadaniach.

Funkcje komunikacji w aplikacji

Skuteczna komunikacja z wirtualnymi asystentami może być trudna, zwłaszcza jeśli pracują w różnych krajach i strefach czasowych. Przy wyborze aplikacji wirtualnego asystenta ważne jest, aby wybrać rozwiązanie, które ma skuteczny system komunikacji wewnętrznej.

Nie da się zagwarantować, że e-maile i wiadomości tekstowe zostały przeczytane i zrozumiane, wirtualne asystentki z wiadomościami w aplikacji dają menedżerom spokój ducha, gwarantują, że nic nie przebije się przez pęknięcia i wszyscy są na tej samej stronie.

Funkcje planowania

Brak struktury może skutkować dużą stratą czasu podczas pracy z wirtualnymi asystentami. Korzystając z narzędzia wirtualnego asystenta do planowania, możesz tworzyć plany dzienne, tygodniowe, a nawet miesięczne. Użyj harmonogramu, który przydziela czas według członków zespołu, a nie samego zadania, jeśli masz więcej niż jednego asystenta. Dzięki inteligentnemu narzędziu do planowania, takiemu jak Connecteam, jest mniej tam iz powrotem i dużo więcej organizacji.

9 najlepszych aplikacji dla wirtualnych asystentów

Najlepsze dla: uniwersalne narzędzie wirtualnego asystenta dla pracowników bez biurka

Platformy: Internet, iOS, Android

Recenzja Capterra: 4,8/5

Connecteam to najlepsza wszechstronna aplikacja do wirtualnego asystenta, która umożliwia bezproblemowe zarządzanie i nadzorowanie wirtualnych asystentów. Dzięki Connecteam możesz łatwo i dokładnie śledzić godziny, przypisywać codzienne zadania i projekty w ciągu kilku minut oraz skutecznie komunikować się z nimi za pośrednictwem czatu w aplikacji.

Otrzymuj aktualizacje w czasie rzeczywistym o postępie zadań i automatyczne powiadomienia, gdy wirtualni asystenci ukończą swoje zadania lub listy kontrolne, teraz nie ma potrzeby mikrozarządzania. W przypadku zamieszania lub nieporozumienia wirtualni asystenci mogą łatwo otworzyć czat ze swoim menedżerem, aby wyjaśnić wszelkie problemy. Dawno minęły czasy dzwonienia tam i z powrotem, nieprzeczytanych wiadomości i nieotwartych wiadomości e-mail, dzięki Connecteam masz pełny nadzór w czasie rzeczywistym nad codziennym obciążeniem wirtualnych asystentów.

Kluczowe cechy:

• Zegar czasu GPS

• Zarządzanie zadaniami

• Wiadomości 1:1/grupowe w czasie rzeczywistym

• Konfigurowalne raporty i formularze

• Wspólne narzędzia do planowania

• Katalog pracowników

• Kanał aktywności

• Aktualizacje, nowości, wydarzenia

• Szkolenie pracowników

• Ankiety, ankiety na żywo, skrzynka z sugestiami

• Biblioteka cyfrowa/centrum wiedzy

• Cyfrowe karty czasu pracy i listy płac

Za I przeciw

• Łatwy w użyciu i intuicyjny

• Pełna kontrola i nadzór wirtualnego asystenta

• Przystępna cena dla każdego rozmiaru zespołu

• Czysty i nowoczesny interfejs użytkownika

• Obsługa klienta na najwyższym poziomie

• Dostęp stacjonarny i mobilny

• Lista płac jest bezpośrednio zintegrowana z Quickbooks Online i Gusto

• Brak automatycznego planowania

Cennik:

• Plany Premium zaczynają się od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników.

• Bezpłatny okres próbny: 14-dniowy bezpłatny okres próbny

• Bezpłatny abonament: do 10 użytkowników, bez ograniczeń

Łatwo i wydajnie zarządzaj wirtualnymi asystentami dzięki Connecteam już dziś!

14-dniowy bezpłatny okres próbny, karta kredytowa nie jest wymagana.

Rozpocznij darmowy okres próbny

Najlepsze do: współpracy opartej na projektach

Platformy: Internet, iOS, Android

Recenzja Capterra: 3,9/5

Kissflow to kolejna dobra aplikacja wirtualnego asystenta, która pomaga zarządzać przepływem pracy wirtualnego asystenta, współpracować przy projektach z wpisami i ogłoszeniami oraz komunikować się z wirtualnymi asystentami. Kissflow integruje się z ponad 1000 różnymi narzędziami. Menedżerowie mogą przypisywać i wyświetlać zadania wirtualnym asystentom oraz śledzić ich postępy w wykonywaniu zadań. Dzięki Kissflow możesz śledzić godziny pracy wirtualnego asystenta i zarządzać listą płac.

Kluczowe cechy:

• Konfigurowalne raporty

• Przepływy pracy

• Planowanie pracowników

• Śledzenie czasu

• Śledzenie urlopów/urlopów/nieobecności

Za I przeciw

• Dostęp mobilny

• Łatwy w użyciu

• Słaba obsługa klienta

• Nie jest bogaty w funkcje

• Drogie dla dużych zespołów

Cennik:

• Plany zaczynają się od 24 USD/użytkownika miesięcznie.

• Bezpłatna wersja próbna: Tak

• Bezpłatny abonament: Nie

Najlepsze dla: Priorytetyzacja zadań

Platformy: Internet, iOS, Android

Recenzja Capterra: 4,8/5

Dzięki ProProfs menedżerowie mogą wysyłać zadania swoim wirtualnym asystentom z jasnymi instrukcjami i terminami. Ponadto mogą z łatwością współpracować przy projektach, aby szybciej wykonywać zadania. Co ważniejsze, menedżerowie mogą śledzić postępy w zadaniach i ustalać priorytety, co należy zrobić najpierw. Dzięki ProProfs możesz również dokładnie śledzić godziny pracy swoich wirtualnych asystentów.

Kluczowe cechy:

• Zarządzanie zadaniami

• Śledzenie czasu

• Narzędzia współpracy

Za I przeciw

• Łatwy w użyciu

• Dobra obsługa klienta

• Dostęp stacjonarny i mobilny

• Użytkownicy zgłaszają, że aplikacja mobilna może czasami działać wolno

Cennik:

• Plany zaczynają się od 2 USD/użytkownika miesięcznie dla 20 użytkowników.

• Bezpłatny okres próbny: 14-dniowy bezpłatny okres próbny

• Bezpłatny abonament: Nie

Najlepsze dla: Przepływy pracy z możliwością dostosowania

Platformy: Internet, iOS, Android

Recenzja Capterra: 4,5/5

Dzięki ProofHub menedżerowie mogą łatwo wysyłać swoim wirtualnym asystentom konfigurowalne przepływy pracy lub codzienne listy kontrolne i zadania. Menedżerowie mogą łatwo kontaktować się ze swoimi wirtualnymi asystentami za pośrednictwem czatu i wysyłać wiadomości jeden na jednego lub rozpocząć czat grupowy. Dzięki ProofHub możesz również udostępniać ogłoszenia i aktualizacje dotyczące pracy, dzięki czemu każdy pracownik, nawet wirtualni asystenci, zawsze będzie na bieżąco z wiadomościami firmowymi. Dzięki kartom czasu pracy menedżerowie mogą łatwo sprawdzić, ile czasu wirtualni asystenci spędzili na określonych zadaniach i projektach, a także śledzić ich godziny.

Kluczowe cechy:

• Zarządzanie zadaniami

• Czat na żywo

• Śledzenie czasu

• Planowanie i zarządzanie projektem

• Śledzenie postępów

Za I przeciw

• Świetna obsługa klienta

• Dostęp mobilny

• Niełatwy w użyciu ani intuicyjny

• Ograniczone funkcje

Cennik:

• Plany dla firm z wirtualnymi asystentami zaczynają się od 99 USD miesięcznie z nieograniczoną liczbą użytkowników.

• Bezpłatna wersja próbna: Tak

• Bezpłatny abonament: Nie

Najlepsze do: Śledzenie postępów przydzielonych zadań

Platformy: Internet, iOS, Android

Recenzja Capterra: 4.6/5

Hubstaff to kolejna aplikacja wirtualnego asystenta, która pomaga zarządzać projektami, śledzić postępy, śledzić godziny pracy wirtualnych asystentów i nie tylko. Menedżerowie mogą łatwo przypisywać zadania ze szczegółowymi instrukcjami, co należy zrobić, i śledzić ich postępy w wykonywaniu zadań.

Kluczowe cechy:

• Śledzenie obecności

• Śledzenie czasu GPS

• Baza pracowników

  
• Zarządzanie zadaniami

• Śledzenie postępów

• Alerty/powiadomienia

Za I przeciw

• Łatwy w użyciu

• Dostęp stacjonarny i mobilny

• Użytkownicy zgłaszają, że niektóre funkcje są trudne w użyciu

• Może być kosztowny dla dużych zespołów

Cennik:

• Plany zaczynają się od 7 USD za użytkownika miesięcznie, przy minimum 2 użytkownikach.

• Bezpłatny okres próbny: 14-dniowy bezpłatny okres próbny

• Bezpłatny abonament: Tak, dla jednego użytkownika

Najlepsze do: komunikacji na czacie na żywo

Platformy: Internet, iOS, Android

Recenzja Capterra: 4,5/5

Hive to kolejna aplikacja wirtualnego asystenta służąca do śledzenia postępów w projektach, dokładnego śledzenia godzin pracy asystentów wirtualnych i łatwej komunikacji za pomocą czatów na żywo. Możesz tworzyć wykresy Gantta lub tablice Kanban, aby śledzić również wiele projektów. Hive ma również ponad 1000 integracji, takich jak Hubstop, Zoom i Slack.

Kluczowe cechy:

• Alerty/powiadomienia

• Zarządzanie zadaniami

• Czat na żywo

• Śledzenie czasu

• Zarządzanie projektami

• Śledzenie postępów

Za I przeciw

• Dostęp mobilny

• Łatwy w użyciu

• Świetna obsługa klienta

• Użytkownicy zgłaszają błędy w funkcji czatu na żywo

• Może być kosztowny dla dużych zespołów

Cennik:

• Plany zaczynają się od 16 USD/użytkownika miesięcznie.

• Bezpłatny okres próbny: 14-dniowy bezpłatny okres próbny

• Bezpłatny abonament: Tak, dla maksymalnie 2 użytkowników.

Najlepsze do: pomiaru i monitorowania wydajności

Platformy: Internet, iOS, Android

Recenzja Capterra: 4,7/5

Dzięki aplikacji wirtualnego asystenta TimeCamp możesz śledzić ich godziny pracy i mierzyć ich produktywność. Dodatkowo możesz łatwo zarządzać projektami i zapewnić, że Twoi wirtualni asystenci ukończą je na czas. Wreszcie TimeCamp ma ponad 100 integracji.

Kluczowe cechy:

• Śledzenie czasu

• Alerty/powiadomienia

• Monitorowanie produktywności

• Śledzenie postępów

Za I przeciw

• Łatwy w użyciu

• Responsywna obsługa klienta

• Brakuje ważnych funkcji

Cennik:

• Plany zaczynają się od 7 USD za użytkownika miesięcznie.

• Bezpłatny okres próbny: 14-dniowy bezpłatny okres próbny

• Bezpłatny abonament: Tak

Najlepsze do: Śledzenie godzin wirtualnego asystenta na potrzeby listy płac

Platformy: Internet, iOS, Android

Recenzja Capterra: 4,5/5

Time Doctor to dobra aplikacja do wirtualnego asystenta z wielu powodów. Dzięki Time Doctor menedżerowie mogą łatwo śledzić godziny pracy asystentów wirtualnych, tworzyć grafików i eksportować do listy płac, zarządzać projektami i wiele więcej. Dzięki aplikacji Time Doctor możesz monitorować, na co spędzają czas wirtualni asystenci i pomóc im skupić się na tym, co należy zrobić. Może nawet robić zrzuty ekranu pulpitu użytkownika, dzięki czemu możesz dokładnie zobaczyć, co robią Twoi wirtualni asystenci w ciągu dnia.

Kluczowe cechy:

• Śledzenie czasu

• Śledzenie obecności

• Alerty/powiadomienia

• Zarządzanie projektami

• Monitorowanie ekranu

• Ewidencja czasu pracy i płace

• Zarządzanie produktywnością

Za I przeciw

• Dostęp mobilny

• Responsywna obsługa klienta

• Oprogramowanie zgłaszające użytkowników może być mylące w użyciu

• Nie jest bogaty w funkcje

Cennik:

• Ceny zależą od liczby użytkowników. Dla 10 użytkowników plan Basic kosztuje 70 USD miesięcznie.

• Bezpłatna wersja próbna: Tak

• Bezpłatny abonament: Nie

Najlepsze do: Planowania i przydzielania zadań

Platformy: Internet, iOS, Android

Recenzja Capterra: 4,7/5

Toggl ma dwie opcje zarządzania wirtualnymi asystentami. Możesz użyć planu Toggl, aby zaplanować i śledzić postępy swoich wirtualnych asystentów poprzez przydzielone zadania i przepływy pracy, a także śledzić Toggl, aby śledzić godziny pracy wirtualnych asystentów. Ponieważ są to oddzielne plany, będziesz musiał zapłacić za dwa różne plany, aby objąć obie funkcje.

Kluczowe cechy:

• Śledzenie czasu

• Śledzenie produktywności

• Zarządzanie przepływem pracy

• Zarządzanie projektami

• Śledzenie postępów

• Alerty/powiadomienia

• Zarządzanie zadaniami

• Listy rzeczy do zrobienia

Za I przeciw

• Dostęp mobilny

• Może być trudny do wdrożenia

• Musisz zapłacić za 2 plany śledzenia czasu i zarządzania projektami

Cennik:

• Ścieżka Toggl zaczyna się od 10 USD za użytkownika miesięcznie.

• Abonament Toggl zaczyna się od 9 USD/użytkownika/miesiąc.

• Bezpłatna wersja próbna: Tak

• Bezpłatny abonament: Tak, w przypadku abonamentu Toggl obejmuje 1 użytkownika. W przypadku toru Toggle mają bezpłatny plan dla maksymalnie 5 użytkowników.

Często zadawane pytania dotyczące aplikacji Virtual Assistant

1. Dlaczego potrzebuję aplikacji wirtualnego asystenta?

Istnieje kilka powodów, dla których warto zainwestować w aplikację wirtualnego asystenta, prawie każdy powód ma związek z faktem, że zarządzanie wirtualnymi asystentami jest naprawdę trudne, ponieważ zwykle pracują w różnych krajach i strefach czasowych.

• Aby dokładnie śledzić ich godziny.
• Delegowanie zadań i projektów.
• Aby nadzorować i monitorować ich postępy.
• Aby skutecznie komunikować się z wirtualnymi asystentami.

Dzięki Connecteam możesz łatwo i wydajnie zautomatyzować i usprawnić wszystkie te procesy dla swoich wirtualnych asystentów; oszczędzając czas i pieniądze oraz pozwalając skupić się na tym, co naprawdę ważne.

2. Czy powinienem płacić za użytkownika za aplikacje wirtualnego asystenta?

To naprawdę zależy od Twojego budżetu i liczby wirtualnych asystentów, których obecnie zatrudniasz. Fancy Hands to znana firma pomocy wirtualnej, która oferuje cenę „za żądanie” (149,99 miesięcznie za łącznie 30 wniosków). Wiele osób nie może sobie pozwolić na takie ceny, zwłaszcza jeśli prowadzenie firmy często przekracza 30 zapytań w mniej niż miesiąc. Biorąc to pod uwagę, istnieją aplikacje wirtualnego asystenta, takie jak Connecteam, które oferują stałą cenę dla pierwszych 30 użytkowników.

3. Czy istnieją bezpłatne narzędzia wirtualnego asystenta?

Narzędzia wirtualnego asystenta istnieją w darmowych wersjach, ale są zwykle ograniczone. Jeśli prowadzisz małą firmę i szukasz bezpłatnych opcji, Kalendarz Google to rozwiązanie w chmurze, które pomoże Ci zorganizować czas. Korzystając z Dysku Google, możesz zapisywać wpisy danych, strony docelowe i inne materiały, nad którymi pracujesz. Te wspaniałe narzędzia mogą okazać się przydatne, jeśli coś zaawansowanego wykracza poza Twoje obecne zainteresowania.

4. Czy moi wirtualni asystenci będą mieli trudności z nauczeniem się obsługi aplikacji wirtualnego asystenta?

Zdecydowanie nie powinni! Celem wdrożenia i korzystania z aplikacji wirtualnego asystenta jest ułatwienie i usprawnienie życia Twoich wirtualnych asystentów i Ciebie. Wybór aplikacji wirtualnego asystenta, takiej jak Connecteam, która jest łatwa w użyciu, łatwa do wdrożenia i nie wymaga niewielkiego szkolenia, ma kluczowe znaczenie przy wyborze aplikacji dla wirtualnego asystenta.

Podsumowanie: 9 najlepszych aplikacji wirtualnego asystenta

Każdy, od marketingu cyfrowego po nieruchomości, może użyć innej ręki, takiej jak wirtualny asystent. Pierwszym zadaniem po tym jest upewnienie się, że masz odpowiednie narzędzia, takie jak aplikacja wirtualnego asystenta. Wybierając narzędzie wirtualnego asystenta, pamiętaj, jakie funkcje są dla Ciebie najważniejsze i pomogą Ci zarządzać usługą wirtualnego asystenta z daleka.

Zasadniczo ważne jest, aby przynajmniej móc dokładnie śledzić godziny pracy wirtualnych asystentów, przydzielać i zarządzać ich codziennymi zadaniami i projektami oraz skutecznie się z nimi komunikować. Dzięki potężnej i niezawodnej aplikacji wirtualnego asystenta będziesz w stanie zrobić to wszystko i wiele więcej.