6 najlepszych systemów zarządzania dokumentami dla małych firm w 2023 r
Opublikowany: 2023-03-27Wydajne zarządzanie dokumentami, udostępnianie i współpraca stały się kluczowe dla firm każdej wielkości. W tym artykule przyjrzymy się najlepszemu oprogramowaniu do zarządzania dokumentami dla małych firm i przeanalizujemy zalety i wady, kluczowe funkcje i ceny.
Systemy zarządzania dokumentami to platformy do przechowywania, organizowania i zarządzania dokumentami. Najlepsze systemy znajdują się w chmurze, umożliwiając dostęp każdemu upoważnionemu użytkownikowi, niezależnie od tego, gdzie pracuje.
Jednak oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla małych firm różni się od przechowywania w chmurze. System zarządzania dokumentami zapewnia narzędzia do zarządzania, zasoby do udostępniania dokumentów i automatyzację przepływu pracy oprócz przechowywania dokumentów. Najlepsze systemy zarządzania dokumentami dla małych firm pomagają przechowywać wszystkie typy dokumentów organizacji na przyjaznej dla użytkownika platformie z solidnymi zabezpieczeniami.
W tym artykule przyjrzymy się najlepszym systemom zarządzania dokumentami (DMS) dla małych firm i przeanalizujemy zalety i wady, kluczowe funkcje oraz opcje cenowe lub bezpłatnej wersji próbnej.
Jeśli nie masz czasu na zapoznanie się z naszymi badaniami, zeskocz do naszej tabeli szybkiego porównania.
Nasze najlepsze typy
Najlepszy kompleksowy system zarządzania dokumentami oparty na chmurze
Ucz się więcej
Dobry do tworzenia i edytowania plików
Dobre do usprawnienia przechowywania i udostępniania plików
Jak wybrać system zarządzania dokumentami dla małej firmy
System zarządzania dokumentami dla małej firmy powinien przechowywać wszystkie dokumenty w jednym miejscu. Powinien umożliwiać łatwy dostęp i bezpieczne przechowywanie plików. Jako mała firma chcesz również, aby system zarządzania dokumentami był łatwy w użyciu — bez konieczności polegania na zespole technicznym tylko w celu uzyskania dostępu do plików.
6 najlepszych systemów zarządzania dokumentami dla małych firm w 2023 r
Connecteam — najlepszy, oparty na chmurze system zarządzania dokumentami typu „wszystko w jednym”.
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Connecteam to najłatwiejsza w użyciu platforma do gromadzenia, zarządzania i organizowania dokumentów w centralnym repozytorium. Oceniany jako najlepsze rozwiązanie typu „wszystko w jednym” dla małych i średnich firm, Connecteam doskonale nadaje się do HR, wdrażania i przetwarzania. Umożliwia pracownikom przesyłanie wymaganych dokumentów i bezpieczne zarządzanie aktami osobistymi w jednym miejscu. Minimalizuje to czas wdrażania i przyspiesza pracę pracowników, uwalniając czas na inne ważne zadania.
Wygaśnięcie i alerty
Możesz ustawić terminy wygaśnięcia dokumentacji za pomocą automatycznych alertów, aby mieć pewność, że akta pracowników są zawsze aktualne. Na przykład możesz ustawić powiadomienia informujące o zbliżającym się wygaśnięciu dokumentów zgodności, licencji lub certyfikatów pracowników, aby można było zaktualizować swoje dane.
Wyeliminuj silosy danych
Ponieważ możesz uzyskać dostęp do wszystkich swoich dokumentów w jednej aplikacji, możesz wyeliminować silosy danych i kanały zarządzania dokumentami. Nie musisz już korzystać z poczty e-mail, Dysku Google ani Dropbox, aby śledzić rzeczy i martwić się, gdzie coś jest przechowywane.
Solidne zarządzanie dostępem
Możesz natychmiast odzyskać każdy przechowywany dokument, przyznać uprawnienia użytkownikom i ograniczyć dane tylko do upoważnionych użytkowników. Dzięki temu udostępnianie dokumentów członkom zespołu jest łatwe, a dostęp do nich mają tylko upoważnieni użytkownicy.
Centra wiedzy
Możesz także użyć Connecteam do budowy kompleksowych centrów wiedzy dla zespołów wewnętrznych, dodając dowolną liczbę plików. Na przykład możesz przechowywać wszystkie informacje dotyczące wdrażania, dokumenty szkoleniowe, podręczniki firmowe, zasady i najczęściej zadawane pytania w obszarze utworzonym dla nowych pracowników. Ułatwia to również wprowadzanie globalnych zmian, zapewniając każdemu dostęp do najnowszych informacji.
Łatwo udostępniaj dokumenty na czatach, grupach lub bezpośrednio
Zespoły mogą udostępniać dokumenty na czacie zespołowym , bezpośrednio z innymi członkami zespołu lub przypisywać dokumenty do grup. Connecteam sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku „pracowników bez biurka”, którzy nie mają stałego dostępu do komputera w biurze ani firmowej poczty.
Kluczowe cechy
Zbieraj, przechowuj i organizuj dokumenty
Solidne zespoły zarządzania dokumentami
Cyfrowe formularze i listy kontrolne
Zarządzanie zadaniami
Funkcjonalność centrum wiedzy
Szkolenie pracowników
Zalety
Łatwy w użyciu dzięki intuicyjnym narzędziom
Wykorzystuje minimalną przestrzeń dyskową
Niedroga alternatywa dla innych rozwiązań DMS
Doskonała obsługa klienta
Cons
Obecnie nie obsługuje współpracy nad dokumentami
cennik
Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników Bezpłatny14-dniowy okres próbny Dostępnybezpłatnyabonament
14-dniowy bezpłatny okres próbny, karta kredytowa nie jest wymagana
Rozpocznij darmowy okres próbnyZoho Docs — dobry do tworzenia i edytowania plików
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Zoho WorkDrive to kolejne alternatywne oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które wykracza poza tworzenie i przechowywanie dokumentów w centralnym repozytorium. Zapewnia bezpieczny, współdzielony obszar roboczy, który jest prosty i łatwy w użyciu. Łączy również pocztę e-mail, czat, połączenia i zarządzanie zadaniami w tej samej przestrzeni.
Zoho zaprzestało realizacji niezależnego projektu zarządzania dokumentami, Zoho Docs, na początku 2023 r., ale przeniosło te funkcje do Zoho WorkDrive. Zawiera wszystkie wbudowane narzędzia do współpracy z Zoho Docs, umożliwiające użytkownikom łączenie się , komunikację, przeglądanie, komentowanie lub edytowanie plików w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie ułatwia również przydzielanie zadań poszczególnym członkom zespołu lub grupom.
Dowiedz się więcej o Dokumentach ZohoKluczowe cechy
- Klasyfikacja dokumentów
- Podpisy elektroniczne
- Kontrola wersji
- Ścieżka audytu
Zalety
- Bezpieczna, współdzielona przestrzeń robocza do współpracy i komunikacji w zespole
- Szybka reakcja i prosta obsługa
Cons
- Znalezienie plików może być trudne, jeśli nie wiesz, gdzie są przechowywane
- W opcjach podstawowych i średnich brakuje uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA).
cennik
Zaczyna się od 5 USD/użytkownika/miesiąc Wersja próbna: Tak Abonament bezpłatny: Tak
Box — dobry do usprawnienia przechowywania i udostępniania plików
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
- Okna
- Prochowiec
Box for Business umożliwia łatwe przesyłanie i udostępnianie dokumentów w całej organizacji. Możesz hostować prywatne pliki i wysyłać bezpośrednie linki lub pobierać treści przed wysłaniem. Box for Business umożliwia również dostosowywanie łączy w celu nadania uprawnień do przeglądania lub edycji oraz generowanie łączy chronionych hasłem. Łącza mogą zawierać niestandardowy adres URL i być ustawione tak, aby wygasały automatycznie po określonym czasie oraz umożliwiać lub blokować pobieranie dokumentów.
Użytkownicy mogą szybko rozpocząć pracę dzięki intuicyjnemu interfejsowi do przechowywania plików. Jednak niektórzy użytkownicy uważają, że uprawnienia i konfiguracja administratora są nieco trudne.
Możesz także edytować offline; zsynchronizowane dokumenty zostaną automatycznie zaktualizowane po przejściu do trybu online. Jednak jest trochę opóźnienia. Użytkownicy zewnętrzni, tacy jak klienci i klienci, otrzymują uprawnienia tylko do odczytu i nie mogą edytować dokumentów, co może komplikować współpracę.
Dowiedz się więcej o BoxieKluczowe cechy
- Funkcja przeciągnij i upuść
- Konfigurowalne szablony
- Zarządzanie przepływem pracy
- Archiwizacja i przechowywanie
Zalety
- Nieograniczone przechowywanie danych
- Automatyzacja zadań, takich jak przypomnienia i zatwierdzenia
Cons
- Nie obsługuje optycznego rozpoznawania znaków
- Znalezienie dokumentów może być trudne, chyba że znasz lokalizację
cennik
Zaczyna się od 20 USD/użytkownika/miesiąc Wersja próbna: Tak — 14-dniowy plan bezpłatny: Nie
Microsoft Sharepoint — dobry dla użytkowników platformy Microsoft 365 we współdzielonych środowiskach pracy
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Microsoft SharePoint działa jako samodzielny produkt lub jako część Twojej subskrypcji Microsoft 365. Oferuje współpracę nad treścią i zaawansowane możliwości wyszukiwania. Niektórzy użytkownicy uważają, że nawigacja jest skomplikowana i trudna. Jeśli jednak jesteś dobrze zorientowany w Microsoft 365, prawdopodobnie będzie to znacznie mniej trudne do nauczenia się. Oprócz przechowywania dokumentów użytkownicy mogą również tworzyć witryny intranetowe do udostępniania informacji, planowania zadań i kontaktów.
Ponieważ program SharePoint jest wbudowany w platformę Microsoft 365, jest popularnym wyborem dla wielu firm. SharePoint umożliwia zarządzanie dokumentami, ustawianie poziomów zabezpieczeń i uprawnień oraz integrację z narzędziami do skanowania i przechwytywania. Pozwala także użytkownikom wprowadzać metadane dokumentów i zarządzać nimi.
Konfiguracja i konserwacja mogą być czasochłonne — chociaż niektóre gotowe funkcje są dostępne, niektóre funkcje będą wymagały doświadczonego użytkownika lub programisty. Jednak w przypadku podstaw zarządzania dokumentami jest odpowiedni dla małej firmy.
Dowiedz się więcej o Microsoft SharepointKluczowe cechy
- Narzędzia współpracy
- Zarządzanie przepływem pracy
- Komentowanie i notatki
- Integruje się z Microsoft 365
Zalety
- Konfigurowalne szablony
- Potrafi tworzyć niestandardowe witryny intranetowe
Cons
- Nie obsługuje kontroli wersji ani ścieżki audytu
- Nie obsługuje podpisów elektronicznych
cennik
Zaczyna się od 4,59 USD/użytkownika/miesiąc Okres próbny: nie Bezpłatny abonament: nie
SmartVault — dobre do przechowywania i udostępniania dokumentów
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
- Okna
Rozwiązanie SmartVault zaprojektowano z myślą o bezpiecznym zarządzaniu i przechowywaniu dokumentów w chmurze, kładąc nacisk na zgodność i przepływ pracy. Jest dobry do udostępniania dokumentów klientom, w tym tworzenia markowych portali klientów. Chociaż nie możesz edytować dokumentów w SmartVault, możesz usprawnić procesy za pomocą standardowych szablonów.
SmartVault zachwala swoje „bezpieczeństwo na poziomie banku”, aby chronić dokumenty na wyższym poziomie niż aplikacje chmurowe klasy konsumenckiej. Chociaż pozwala na interakcje z klientami, klienci muszą mieć konto, aby uzyskać dostęp do dowolnych dokumentów na platformie.
Dowiedz się więcej o SmartVaultKluczowe cechy
- Zarządzanie zaszyfrowanymi dokumentami
- Narzędzia współpracy
- Funkcja przeciągnij i upuść
- Narzędzia do zarządzania przepływem pracy
Zalety
- Silne kontrole dostępu i uprawnienia
- Zautomatyzowane ścieżki audytu
Cons
- Nie można edytować dokumentów w SmartVault
- Nie obsługuje synchronizacji dokumentów w czasie rzeczywistym
cennik
Zaczyna się od 20 USD miesięcznie na użytkownika przy co najmniej 5 użytkownikach Okres próbny: Tak — 14-dniowy abonament bezpłatny: Nie
Dysk Google — dobry do przechowywania plików i współpracy
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Dysk Google zapewnia szyfrowany dostęp do plików i bezproblemowo współpracuje z Google Suite, w tym z Dokumentami Google, Arkuszami Google i Prezentacjami Google. Pozwala na współpracę w czasie rzeczywistym z członkami zespołu. Działa dobrze jako podstawowe przechowywanie plików i jako centralne archiwum, ale nie zapewnia niezawodnych systemów zarządzania plikami i dokumentami, których potrzebują niektóre firmy. Na przykład nie oferuje obsługi zgodności , zaawansowanej kontroli wersji ani zautomatyzowanych przepływów pracy. Jest to jednak solidny wybór do podstawowego zarządzania dokumentami i posiadania scentralizowanego, wspólnego miejsca na pliki.
Dysk Google współpracuje również z plikami pakietu Microsoft Office, więc możesz przesyłać i edytować dokumenty programów Word, Excel lub PowerPoint online bez ich konwertowania.
Dowiedz się więcej o Dysku GoogleKluczowe cechy
- Przeciągnij i upuść interfejs
- Możliwości wyszukiwania i filtrowania
- Narzędzia do współpracy i śledzenia
- Kontrola wersji
Zalety
- Łatwość użycia
- Zapewnia również dostęp do dokumentów w trybie offline
Cons
- Nie obsługuje podpisów elektronicznych
- Nie obsługuje zarządzania przepływem pracy
cennik
Bezpłatnie przez pierwszą wersję próbną 15 GB: Nie Bezpłatny plan: Tak
6 najlepszych systemów zarządzania dokumentami dla małych firm w 2023 r
| Temat |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Opinie |   | | | | | |
| cennik | Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników | Zaczyna się od 5 USD/użytkownika/miesiąc | Zaczyna się od 20 USD/użytkownika/miesiąc | Zaczyna się od 4,59 USD/użytkownika/miesiąc | Zaczyna się od 20 USD miesięcznie za użytkownika przy co najmniej 5 użytkownikach | Bezpłatnie przez pierwsze 15 GB |
| Bezpłatna wersja próbna | Tak 14 dni | Tak | Tak 14 dni | NIE | Tak 14 dni | NIE |
| Darmowy plan | Tak Do 30 użytkowników | Tak | NIE | NIE | NIE | Tak |
Co to jest system zarządzania dokumentami dla małych firm?
System zarządzania dokumentami (DMS) to internetowa platforma do przechowywania, zarządzania i udostępniania dokumentów. DMS umożliwia scentralizowanie zarządzania dokumentami i konwersję plików fizycznych na pliki cyfrowe. Zmniejsza to czasochłonne ręczne archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów, umożliwiając współdzielenie z upoważnionymi użytkownikami.
W zależności od wybranego systemu DMS możesz edytować i wykorzystywać nowoczesne narzędzia, takie jak podpisy elektroniczne i współpraca online .
Jak działa oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla małych firm?
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia cyfrowe rejestrowanie i przechowywanie dokumentów w centralnej bazie danych. Najlepsze rozwiązania do zarządzania dokumentami są oparte na chmurze, aby zapewnić dostęp każdemu połączonemu i autoryzowanemu użytkownikowi.
Użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów i współpracować nad nimi, udostępniać dokumenty innym upoważnionym użytkownikom oraz automatyzować przepływy pracy. Mają także dostęp do narzędzi do kierowania dokumentów, zatwierdzeń i alertów w celu zwiększenia wydajności.
Większość rozwiązań DMS może archiwizować starsze wersje dokumentów i pomagać w śledzeniu zmian w celu zapewnienia ścieżki audytu.
Korzyści z oprogramowania do zarządzania dokumentami
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami pomaga małym firmom usprawnić przepływ pracy i operacje. Korzyści obejmują:
- Mniejsza przestrzeń magazynowa : eliminujesz potrzebę stosowania fizycznych szafek na akta, pudełek i oprawy do przechowywania dokumentów.Nie tylko ułatwia to znajdowanie potrzebnych dokumentów, ale także zmniejsza powierzchnię zajmowaną na podłodze.
- Organizacja : znacznie łatwiej jest znajdować, przechowywać i wyszukiwać dokumenty w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami.
- Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie dokumentów : W przypadku pożaru lub powodzi fizyczne dokumenty mogą zostać utracone lub zniszczone.System DMS zapewnia zautomatyzowane tworzenie kopii zapasowych w celu zapewnienia ciągłości biznesowej i odzyskiwania danych po awarii.
- Usprawniony przepływ pracy : jedno z niedawnych badań wykazało, że prawie połowa firm ma problemy ze znalezieniem i udostępnieniem dokumentów , a około jedna trzecia ma obawy dotyczące wersjonowania.Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla małych firm może rozwiązać te problemy.
- Zgodność : przestrzeganie zmieniających się przepisów branżowych i rządowych może być trudne.Właściwy DMS zapewni zgodność.
- Bezpieczeństwo : Bezpieczny, zaszyfrowany system DMS zapewni bezpieczeństwo Twoim dokumentom.
- Udostępnianie i współpraca : narzędzia DMS ułatwiają udostępnianie i współpracę, wspierając zdalnych pracowników, rozproszonych pracowników i klientów.
- Większy dostęp : dokumenty fizyczne są przechowywane tylko w jednym miejscu, a dostęp do nich może być ograniczony.Cyfrowa pamięć masowa umożliwia udostępnianie danych każdemu, kto ma upoważnienie do dostępu, bez konieczności czekania.
Zarządzanie i utrzymywanie plików papierowych nie jest już praktyczne. Wyszukiwanie plików i folderów w szafkach na akta i pudełkach może zająć dużo czasu, który można wykorzystać bardziej produktywnie. Nawet jeśli wszystkie Twoje pliki są w trybie online, utrzymanie ich porządku i dostępności może być trudne, jeśli nie są odpowiednio zarządzane.
Wydajny system DMS umożliwia wyszukiwanie przy użyciu słów lub fraz bez znajomości dokładnego typu, nazwy lub lokalizacji pliku. Jedna z ankiet wykazała, że ponad połowa pracowników biurowych spędza więcej czasu na wyszukiwaniu plików niż na pracy nad nimi. To samo badanie pokazało, jak trudne może być to, gdy informacje są potrzebne natychmiast — 81% ankietowanych pracowników biurowych stwierdziło, że nie może znaleźć ważnego dokumentu, gdy ich szef lub klient czegoś pilnie potrzebuje.
Stało się to jeszcze trudniejsze dla pracowników zdalnych i hybrydowych, którzy potrzebują dostępu do informacji niezależnie od tego, gdzie pracują.
Ile kosztują systemy zarządzania dokumentami dla małych firm?
Systemy zarządzania dokumentami dla małych firm są bezpłatne dla ograniczonej liczby użytkowników do kilkuset dolarów miesięcznie, w zależności od poziomu dostępu i wybranego planu.
Na przykład pakiet dla małych firm Connecteam jest w 100% bezpłatny dla pierwszych 10 użytkowników. Nawet jeśli masz nieco większy zespół — do 30 osób — podstawowy plan Connecteam kosztuje tylko 30 USD miesięcznie .
Dla porównania, 10 użytkowników SmartVault kosztowałoby 400 USD miesięcznie. Najtańszy plan Microsoft SharePoint kosztowałby 50 USD miesięcznie dla 10 użytkowników lub 230 USD miesięcznie w ramach licencji Microsoft 365 E3.
Często zadawane pytania
Jakie są rodzaje systemów zarządzania dokumentami?
Istnieje kilka rodzajów systemów zarządzania dokumentami, w tym zarządzanie treścią i zapisami, zarządzanie przepływem pracy, zarządzanie dokumentami HR i obrazowanie dokumentów. Oceniając system DMS, chcesz mieć pewność, że zawiera on narzędzia potrzebne Twojej firmie.
Jak najlepiej zarządzać dokumentami?
Korzystanie z systemu zarządzania dokumentami w chmurze ułatwia przechowywanie, organizowanie i udostępnianie dokumentów. Zapewnia centralną lokalizację całej dokumentacji, ułatwiając wyszukiwanie i współpracę.
Na co zwrócić uwagę w systemie zarządzania dokumentami?
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla Twojej małej firmy pozwoli dostosować rozwiązania do sposobu prowadzenia działalności. Upewnij się, że Twój system DMS jest łatwy w użyciu, zapewnia solidne zabezpieczenia i zgodność, obsługuje automatyzację przepływu pracy i integruje się z istniejącym stosem technologii.
Czy systemy zarządzania dokumentami w chmurze są bezpieczne?
Tak, oparte na chmurze systemy zarządzania dokumentami są bezpieczne. Poszukaj rozwiązania, które zapewnia automatyczne szyfrowanie dokumentów oraz pozwala na zarządzanie dostępem i narzędziami do zarządzania prywatnością. Systemy zarządzania w chmurze są w rzeczywistości bezpieczniejsze niż usługi lokalne, ponieważ dostawcy platform monitorują bezpieczeństwo i zapewniają stosowanie poprawek i aktualizacji oprogramowania.
Podsumowanie systemów zarządzania dokumentami dla małych firm
Solidny i bezpieczny system zarządzania dokumentami dla małych firm może usprawnić przepływ pracy, uprościć przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów oraz umożliwić udostępnianie ich członkom zespołu i klientom. Poszukaj systemu DMS, który zapewnia potrzebne narzędzia i jest łatwy w użyciu, aby zwiększyć produktywność Twojej organizacji.
Connecteam to najlepszy wybór dla małych i średnich firm, które chcą usprawnić zarządzanie dokumentami. Zrób mały krok dla siebie — i wielki skok dla swojej firmy — z Connecteam już dziś. Nie zapomnij sprawdzić planu dla małych firm Connecteam, aby uzyskać wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania firmą.