7 najlepszych programów do obiegu dokumentów w 2023 r
Opublikowany: 2023-12-24Oprogramowanie do zarządzania przepływem dokumentów pomaga automatyzować i zarządzać przepływem dokumentów oraz usprawniać procesy w celu zwiększenia wydajności i organizacji.
Codzienne zajmowanie się różnymi dokumentami może być trudne. Niezależnie od tego, czy zajmujesz się umowami, fakturami, raportami czy propozycjami, musisz je tworzyć, przeglądać, zatwierdzać i przechowywać wydajnie i bezpiecznie.
Ręczne, papierowe procesy biznesowe mogą prowadzić do utraty dokumentów, przekroczenia terminów lub innych wpadek, które kosztują pieniądze lub szkodzą reputacji. Tymczasem niektóre rozwiązania cyfrowe — takie jak podstawowe cyfrowe systemy archiwizacji lub półautomatyczne narzędzia do dystrybucji poczty elektronicznej — mogą nie spełniać Twoich zmieniających się potrzeb.
Skuteczne oprogramowanie do obiegu dokumentów może pomóc zautomatyzować i zoptymalizować przepływ dokumentów w organizacji, jednocześnie poprawiając produktywność, bezpieczeństwo i zgodność.
Właśnie dlatego przeprowadziłem badania i stworzyłem listę 7 najlepszych programów do obiegu dokumentów. Badam ich najważniejsze cechy, ceny oraz zalety i wady. Dzięki temu możesz wybrać rozwiązanie idealnie dopasowane do Twoich potrzeb.
Jeśli nie masz czasu na zapoznanie się z naszymi badaniami, przejdź do naszej szybkiej tabeli porównawczej.
Nasze najlepsze typy
Najlepsze wszechstronne oprogramowanie do obiegu dokumentów
Dowiedz się więcej Zacznij za darmo
Dobry do przechwytywania danych w oparciu o sztuczną inteligencję
Dobry do tworzenia formularzy metodą „przeciągnij i upuść”.
Jak wybrałem najlepsze oprogramowanie do obiegu dokumentów
Tworząc moją listę najlepszych programów do obiegu dokumentów , skupiłem się na platformach z następującymi kluczowymi funkcjami.
Niezbędne funkcje
Najpierw upewniłem się, że mają te podstawowe funkcje:
- Tworzenie i edytowaniedokumentów umożliwiające proste projektowanie i edycję bezpośrednio w oprogramowaniu.
- Kontrola wersji w celu śledzenia zmian i utrzymywania integralności dokumentów, zwłaszcza w środowiskach współpracy.
- Zautomatyzowane kierowanie przepływu pracy w celu automatycznego kierowania dokumentów do właściwej osoby lub zespołu, ograniczając wysiłek ręczny i zapewniając pracownikom szybkie i dokładne wykonywanie zadań związanych z dokumentami.
- Kontrola dostępu i uprawnienia zapewniające bezpieczeństwo danych, zapewniające dostęp do wrażliwych informacji wyłącznie upoważnionym pracownikom.
- Narzędzia do współpracy dla zespołów umożliwiające efektywną współpracę nad dokumentami, obejmujące funkcje takie jak komentowanie i edytowanie w czasie rzeczywistym.
- Przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów w celu efektywnego organizowania i wyszukiwania dokumentów.
Upewniłem się również, że oferowane oprogramowanie:
- Przyjazny dla użytkownika interfejs , który ułatwia korzystanie z oprogramowania, zwiększając wskaźniki adaptacji i skracając czas uczenia się.
- Przystępne ceny dla firm dbających o budżet.
- Funkcjonalność w chmurze zapewniająca dostępność z dowolnego miejsca.
Na koniec sprawdziłem konkretne funkcje, które sprawiają, że oprogramowanie do obiegu dokumentów jest świetne:
- Zaawansowane narzędzia do współpracy wykraczające poza podstawowe funkcje edycji i komentowania, takie jak współtworzenie w czasie rzeczywistym i zintegrowane funkcje czatu.
- Zaawansowane możliwości wyszukiwania i odzyskiwania przy użyciu metadanych, tagów i wyszukiwania pełnotekstowego, dzięki czemu wyszukiwanie dokumentów jest szybkie i wydajne.
- Kompleksowe ścieżki audytui raporty umożliwiające szczegółowe śledzenie wszystkich działań, optymalizację procesów i zapewnienie zgodności.
- Funkcjeautomatyzacji i sztucznej inteligencji (AI) umożliwiające automatyzację rutynowych zadań oraz inteligentną analizę i kategoryzację dokumentów.
- Wysoka skalowalność dla rozwijających się firm, umożliwiająca obsługę większej liczby użytkowników i większych wolumenów danych bez pogorszenia wydajności.
- Integracje zapewniające spójny przepływ pracy.
- Dostępność mobilna zapewniająca elastyczność i zdalny dostęp.
7 najlepszych programów do obiegu dokumentów w 2023 r
Connecteam — najlepsze wszechstronne oprogramowanie do obiegu dokumentów
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Connecteam to wszechstronne oprogramowanie do zarządzania pracownikami, które doskonale sprawdza się jako platforma do obiegu dokumentów. Oferuje kilka funkcji dostosowanych do wydajnego zarządzania dokumentami, usprawniających tworzenie, zarządzanie i dystrybucję różnych dokumentów.
Dlaczego wybrałem Connecteam : Atrakcyjność Connecteam leży w prostych narzędziach do tworzenia przepływu pracy.Oferuje łatwe w użyciu formularze, które pomagają w utrzymaniu efektywności działania. Umożliwia także łatwe przydzielanie zadań związanych z dokumentami, a biblioteka szablonów pomaga w codziennych zadaniach operacyjnych.
Poniżej omawiam kluczowe funkcje Connecteam, które zwiększają jego możliwości w zakresie zarządzania dokumentami i powiązanymi przepływami pracy.
Wyeliminuj bałagan papierowy dzięki ulepszonemu zarządzaniu dokumentami i kontroli
System zarządzania dokumentami Connecteam umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów i formularzy w bezpiecznymrepozytorium w chmurze — dostępnym z dowolnego miejsca i o każdej porze.Jego intuicyjny interfejs pozwala łatwo kategoryzować i wyszukiwać dokumenty, niezależnie od tego, czy są to zasady, podręczniki, standardowe procedury operacyjne czy dokumenty zespołu . Możesz nawet ustawić daty ważności, aby mieć pewność, że najważniejsze dokumenty są zawsze aktualne.
Systemobsługuje różne formaty plików , zapewniając zgodność z istniejącymi dokumentami.Możesz przeciągać i upuszczać pliki lub przesyłać je zbiorczo, a następnie kategoryzować i oznaczać je w celu wydajnego wyszukiwania. Zaawansowane funkcje wyszukiwania umożliwiają szybką lokalizację plików.
Platforma zapewniakontrolę wersji , utrzymanie precyzyjnych edycji dokumentów i aktualizację historii.Ta funkcja jest niezbędna do śledzenia zmian w czasie. Możesz także automatycznie synchronizować pliki, aby mieć pewność, że Twój zespół zawsze pracuje z najnowszymi dokumentami. Ponadto możesz kontrolować, kto może przeglądać, edytować i usuwać dokumenty, korzystając ze szczegółowych uprawnień użytkownika.
Rozwiązanie Connecteam do zarządzania dokumentamiintegruje się bezproblemowo z istniejącym oprogramowaniem do zarządzania zasobami ludzkimi lub relacjami z klientami (CRM), tworząc spójne środowisko przepływu pracy.
Optymalizuj obieg dokumentów dzięki inteligentnym grupom i intuicyjnemu zarządzaniu zadaniami
Zautomatyzowany system Connecteam usprawnia procesy przepływu dokumentów , redukując błędy ręczne i zwiększając wydajność. Możesz tworzyć inteligentne grupy, które automatycznie dzielą pracowników na grupy na podstawie kryteriów takich jak rola, dział lub zestaw umiejętności. Następnie system może automatycznie kierować dokumenty do właściwej grupy .
Doceniam także sposób, w jaki Connecteam pomaga w realizacji zadań związanych z dokumentami. Dzięki funkcji śledzenia zadań pracowników Connecteam możesz umieszczać jasne instrukcje w dokumentach zadań, zapewniając ich dokładne wykonanie.Ponadto możesz podzielić złożone procesy na łatwe do zarządzania sekwencje i monitorować postęp z poziomu centralnego pulpitu nawigacyjnego.
Dodatkowo możesz przydzielać zadania pojedynczym osobom lub grupom, a system aktualizuje postęp zadań. Wieluużytkowników może współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym, wprowadzając zmiany na bieżąco, komentarze i @wzmianki.Otrzymujesz także powiadomienia w czasie rzeczywistym i aktualizacje dotyczące postępu przepływu pracy za pośrednictwem centralnego pulpitu, informującego Cię o statusie każdego dokumentu na każdym etapie.
Kolejną wyróżniającą się funkcją współpracy jest kanał komunikacji Connecteamdostosowany do konkretnego zadania , który umożliwia bezpośrednią, dwukierunkową komunikację między pracownikami i menedżerami.Ta funkcja pomaga wyjaśnić nieporozumienia w zadaniach związanych z dokumentami, zapewniając pracownikom skuteczne i dokładne wykonanie tych zadań.
Zwiększ wydajność i gromadzenie danych dzięki dostosowywalnym formularzom
Intuicyjny kreator Connecteam typu „przeciągnij i upuść” pozwala porzucić papier i w ciągu kilku minut tworzyć niestandardowe formularze cyfrowe i przepływy pracy — bez konieczności kodowania.Możeszdodawać pola, takie jak tekst, pola wyboru i listy rozwijane.Uwzględnij także elementy takie jak obrazy i filmy, aby formularze były bardziej wciągające i zawierały więcej informacji.
Co więcej, Connecteam umożliwia tworzeniedynamicznych, elastycznych formularzy .W formularzach tych zastosowano logikę warunkową, aby przedstawić użytkownikom odpowiednie informacje i pola na podstawie ich poprzednich odpowiedzi. Zamiast tworzyć różne formularze statyczne dla różnych scenariuszy (np. wiele ankiet dla różnych działów), możesz utworzyć tylko jeden formularz dynamiczny.
Co więcej, Connecteam wzbogaca tworzenie formularzy o bibliotekę szablonów ,oferując różne wstępnie zaprojektowane formularze, które przyspieszają proces .Ta funkcja oszczędza czas i zapewnia spójność między różnymi typami gromadzenia danych.
Za pośrednictwem platformy możesz efektywnie rozpowszechniać, wypełniać i przesyłać formularze, usprawniając proces gromadzenia danych. Oprogramowanie obsługuje takżepodpisy elektroniczne , dodając dodatkową warstwę weryfikacji i autentyczności do formularzy.Przesłane formularze są automatycznie zapisywane i porządkowane wfirmowej bazie wiedzy , co ułatwia dostęp i analizę zgromadzonych danych.
Ułatw bezproblemową integrację i dostępność w dowolnym miejscu
Connecteam integruje się z różnymi platformami przechowywania w chmurze, takimi jak Google Drive, Dropbox i OneDrive , zwiększając dostępność plików i współpracę.
Kolejna korzyść? Connecteam działa jako aplikacja mobilna, dostępna zarówno na iOS, jak i Androida .Dzięki temu Ty i Twoi pracownicy możecie uzyskiwać dostęp do dokumentów, przeglądać je, edytować i udostępniać bezpośrednio z urządzeń mobilnych.
Dodatkowomożliwości mobilnego przechwytywania pozwalają na łatwe skanowanie i przesyłanie dokumentów za pomocą aparatu w telefonie, co dodatkowo usprawnia proces zarządzania dokumentami.
Wreszcie powiadomienia push informują Cię o aktualizacjach dokumentów i zatwierdzeniach, zapewniając terminową realizację zadań.
I wiele więcej
Oprócz swoich podstawowych funkcji Connecteam oferuje szereg dodatkowych narzędzi, w tym planowanie pracowników , zegar czasu pracy pracowników i wiele innych, co czyni go wszechstronnym rozwiązaniem do zarządzania personelem .
Connecteam oferuje również bezpłatny plan na całe życie – Zacznij już teraz!
Kluczowe cechy
Ulepszone zarządzanie i kontrola dokumentów
Automatyzacja przepływu pracy
Konfigurowalne formularze
Podpisy elektroniczne i integracja multimediów
Kontrola wersji
Zarządzanie zadaniami
Plusy
Możliwość dostosowania
Niedrogie dla wszystkich firm
Dostępne za pośrednictwem urządzeń mobilnych
Integruje się z innymi platformami
Cons
Kolejne integracje w drodze
cennik
Dostępny plan bezpłatny na całe życie Plany Premium zaczynają się od 29 USD miesięczniedla 30 użytkowników
14-dniowy bezpłatny okres próbny, nie wymaga karty kredytowej
Rozpocznij darmowy okres próbnyDocuPhase — dobry do przechwytywania danych w oparciu o sztuczną inteligencję
Dostępne na
- Sieć
- Okna
- Prochowiec
DocuPhase to firma zajmująca się oprogramowaniem skupiająca się przede wszystkim na automatyzacji procesów związanych z finansami za pomocą automatyzacji zobowiązań, przechwytywania danych w oparciu o sztuczną inteligencję i integracji z różnymi systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).
Dlaczego wybrałem DocuPhase : Usprawnia operacje finansowe, znacznie ograniczając pracę ręczną.Dzięki automatyzacji przepływu pracy możesz dostosować zatwierdzanie, przeglądanie i przesyłanie dokumentów. Dodatkowo możesz ustawić automatyczne wyzwalacze — wstępnie ustawione działania, które aktywują się po określonych zdarzeniach, np. przesłaniu dokumentu — aby zapewnić niezwłoczny przebieg procesów.
Jedną z funkcji, którą uznałem za szczególnie przydatną, jest przechwytywanie danych w oparciu o sztuczną inteligencję, umożliwiające użytkownikom digitalizację plików papierowych i importowanie dokumentów elektronicznych . Obsługuje indeksowanie i kategoryzację dokumentów, umożliwiając sprawną organizację i wyszukiwanie dokumentów.
Oprogramowanie obejmuje formularze internetowe i podpisy elektroniczne, konfigurowalną automatyzację przepływu pracy bez udziału działu IT oraz zintegrowane płatności dla dostawców. Synchronizuje również dane z różnymi systemami ERP w celu lepszego podejmowania decyzji.
Ponieważ jednak koncentruje się głównie na finansach, może nie zaspokajać szerszych potrzeb organizacyjnych. Co więcej, konfiguracja może być skomplikowana i może być kosztowna dla niektórych firm.
Dowiedz się więcej o DocuPhaseKluczowe cechy
- Przechwytywanie dokumentów
- Automatyzacja przepływu pracy
- Podpisy elektroniczne
- Indeksowanie dokumentów
Plusy
- Oferuje konfigurowalne przepływy pracy
- Integruje się z innymi narzędziami
Cons
- Złożony
- Kosztowne dla niektórych firm
cennik
Zaczyna się od 250 USD. Wersja próbna: Tak Plan bezpłatny: Nie
Jotform — dobry do tworzenia formularzy metodą „przeciągnij i upuść”.
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
JotForm to narzędzie do tworzenia formularzy online oraz oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy i dokumentami , które oferuje szereg funkcji usprawniających procesy związane z dokumentami.
Dlaczego wybrałem Jotform : Jego wyjątkową funkcją jest intuicyjny kreator formularzy, pozwalający na łatwe tworzenie różnych formularzy – od ankiet po formularze rejestracyjne.Jego formy obsługują logikę warunkową.
Dodatkowo Jotform umożliwia dodanie pól podpisu do formularzy. Integruje się także z wieloma narzędziami biznesowymi, takimi jak Dysk Google, Dropbox, Slack i Zapier. Pomaga to usprawnić procesy gromadzenia danych i zarządzania nimi.
Kolejną przydatną funkcją, na którą się natknąłem, jest obszerna biblioteka szablonów, oferująca punkt wyjścia dla niemal każdego typu formularza. Jednak skupienie się JotForm na formularzach może ograniczyć jego zaawansowane możliwości zarządzania obiegiem dokumentów.
Dowiedz się więcej o JotformieKluczowe cechy
- Kreator formularzy typu „przeciągnij i upuść”.
- Logika warunkowa
- Biblioteka szablonów
- Automatyzacja przepływu pracy
Plusy
- Elastyczny i skalowalny
- Ekonomiczne
Cons
- Ograniczone możliwości zarządzania dokumentami
- Ograniczone dostosowywanie
cennik
Zaczyna się od 34 USD miesięcznie, do 25 formularzy. Okres próbny: Nie Bezpłatny plan: Tak — Tak, do 5 formularzy
Pliki M — dobre do zrozumienia dokumentów za pomocą sztucznej inteligencji
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
- Okna
- Prochowiec
M-Files to system przepływu pracy do zarządzania dokumentami , który koncentruje się na automatyzacji procesów roboczych. Oferuje szereg funkcji, w tym tworzenie dokumentów , zarządzanie, automatyzację procesów i współpracę zewnętrzną.
Dlaczego wybrałem M-Files : Generatywna technologia AI firmy M-Files, M-Files Aino, zrobiła na mnie wrażenie.Używa kontekstu (takiego jak metadane dokumentu), aby określić każdy typ dokumentu, z którym współpracuje. Ponadto generuje różne formaty treści, takie jak podsumowania, raporty i e-maile na podstawie instrukcji. Może również przetłumaczyć je na różne języki.
W oparciu o właściwości dokumentu (takie jak typ dokumentu ) lub metadane (takie jak nazwa projektu lub odpowiedzialny dział), przepływy pracy M-Files mogą automatycznie kierować dokumenty do odpowiednich recenzentów, osób zatwierdzających lub miejsc docelowych. Ponadto oferuje kontrolę wersji, ścieżki audytu i integrację z innymi systemami.
Jednak struktura cenowa M-Files może być mniej przyjazna dla budżetu dla małych firm. Ponadto użytkownicy przyzwyczajeni do systemów opartych na folderach mogą uznać podejście oparte na metadanych za mniej intuicyjne.
Dowiedz się więcej o plikach MKluczowe cechy
- Organizacja dokumentów oparta na metadanych
- Automatyzacja przepływu pracy
- Kontrola wersji
- Wyszukiwanie kontekstowe i nawigacja
Plusy
- Efektywna kategoryzacja dokumentów
- Większe bezpieczeństwo i zgodność
Cons
- Potencjalnie wysoka cena
- Krzywa uczenia się dla podejścia opartego na metadanych
cennik
Skontaktuj się ze sprzedawcą w sprawie ceny Wersja próbna: Tak Plan bezpłatny: Nie
Fluix — dobry dla pracowników terenowych i biurowych
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Fluix to platforma oparta na chmurze, która pomaga firmom digitalizować procesy związane z dokumentami i automatyzować rutynowe zadania. Obsługuje zespoły biurowe i terenowe, których celem jest szybkie i bezpieczne gromadzenie danych, przy jednoczesnym priorytetowym traktowaniu bezpieczeństwa i zgodności.
Dlaczego wybrałem Fluix : Oferuje narzędzia do przechwytywania i digitalizacji dokumentów w celu konwersji dokumentów papierowych na dokumenty cyfrowe , wraz z funkcjami adnotacji umożliwiającymi dodawanie komentarzy i znaczników bezpośrednio do dokumentów.
Fluix umożliwia również tworzenie niestandardowych przepływów pracy do zatwierdzania i przesyłania dokumentów, obsługując podpisy elektroniczne w celu zapewnienia bezpiecznych zatwierdzeń. Oferuje funkcje inspekcji i audytu usprawniające działania w terenie. Koncentracja na bezpieczeństwie i zgodności jest znaczącym plusem.
Należy pamiętać, że skupienie się Fluix na korzystaniu z urządzeń mobilnych może ograniczyć jego kompatybilność z organizacjami w dużym stopniu zależnymi od platform stacjonarnych.
Dowiedz się więcej o FluixieKluczowe cechy
- Przechwytywanie i digitalizacja dokumentów
- Narzędzia do adnotacji
- Konfigurowalna automatyzacja przepływu pracy
- Podpisy elektroniczne
Plusy
- Kompatybilność z urządzeniami mobilnymi
- Lepsza współpraca pracowników terenowych
Cons
- Może nie być przeznaczony dla organizacji zorientowanych na komputery stacjonarne
- Wymaga krzywej uczenia się
cennik
Zaczyna się od 20 USD/użytkownika/miesiąc. Wersja próbna: Tak — 14-dniowy bezpłatny plan: Nie
DocuSign — dobry do podpisów elektronicznych i zarządzania umowami
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
DocuSign to popularne oprogramowanie do obiegu dokumentów , specjalizujące się w podpisach elektronicznych i zarządzaniu umowami. Oferuje funkcje takie jak podpisy elektroniczne, poświadczenie elektroniczne, analiza umów i generowanie dokumentów. Obsługuje głównie sektor usług finansowych, ubezpieczeniowych i nieruchomości.
Dlaczego wybrałem DocuSign : Podstawowa funkcja DocuSign umożliwia przesyłanie dokumentów, dodawanie pól podpisów dla odbiorców i wysyłanie ich do podpisu elektronicznego.Sygnatariusze mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów i je podpisywać z dowolnego urządzenia, w dowolnym miejscu na świecie.
Doceniam to, jak poważnie DocuSign podchodzi do bezpieczeństwa i zgodności. Wykorzystuje wiodące w branży protokoły szyfrowania i bezpieczeństwa, aby zapewnić prywatność danych i pomóc spełnić różne wymagania prawne.
Kolejną funkcją, którą uznałem za szczególnie przydatną, jest zarządzanie cyklem życia umowy (CLM), które zarządza całym cyklem życia umowy – od przygotowania dokumentów i negocjacji po zatwierdzenie, wykonanie i analizę po podpisaniu.
Jednak główny nacisk DocuSign na podpisy elektroniczne i zarządzanie umowami może ograniczyć jego przydatność jako bardziej wszechstronnego rozwiązania do obiegu dokumentów dla firm.
Dowiedz się więcej o DocuSignKluczowe cechy
- Podpisy elektroniczne
- Zarządzanie kontraktami
- Bezpieczeństwo dokumentów
- Kreator przepływu pracy
Plusy
- Kilka integracji
- Globalna dostępność
Cons
- Ograniczony zakres wykraczający poza podpisy elektroniczne
- Może być kosztowne dla mniejszych firm
cennik
Zaczyna się od 10 USD/użytkownika/miesiąc. Wersja próbna: Tak Bezpłatny plan: Tak
DocuWare — dobry do automatycznej kategoryzacji opartej na sztucznej inteligencji
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
- Okna
DocuWare to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania dokumentami , które oferuje wspomaganą sztuczną inteligencję klasyfikację dokumentów, zarządzanie zadaniami i podpisy elektroniczne. Dobrze integruje się z narzędziami takimi jak Microsoft Teams i Outlook.
Dlaczego wybrałem DocuWare : Platforma oferuje kompleksowy pakiet do zarządzania dokumentami, od importowania i porządkowania dokumentów po usprawnienie procesów zatwierdzania.Formularze elektroniczne i integracja z programem Outlook są szczególnie skuteczne w zarządzaniu komunikacją i obiegiem dokumentów.
Kolejną wyróżniającą się funkcją jest inteligentne indeksowanie, które wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznego porządkowania dokumentów na podstawie ich zawartości. Upraszcza wyszukiwanie dokumentów i zarządzanie nimi poprzez rozpoznawanie i oznaczanie istotnych informacji w dokumentach.
Jednym z potencjalnych ograniczeń DocuWare, które zauważyłem, jest jego koszt, który może stanowić barierę dla mniejszych firm lub organizacji o ograniczonych budżetach.
Dowiedz się więcej o DocuWareKluczowe cechy
- Indeksowanie i kategoryzacja
- Rozpoznawanie kodów kreskowych
- Automatyzacja przepływu pracy
- Podpisy elektroniczne
Plusy
- Przyjazny dla użytkownika projekt
- Kilka integracji
Cons
- Złożona konfiguracja początkowa
- Ograniczone dostosowywanie
cennik
Skontaktuj się ze sprzedawcą, aby uzyskać cenę. Wersja próbna: Nie Plan bezpłatny: Nie
Porównaj najlepsze oprogramowanie do obiegu dokumentów
| Temat |  Zacznij za darmo | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Opinie |   | | | | | | |
| cennik | Zaczyna się od zaledwie 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników | Zaczyna się od 250 dolarów | Zaczyna się od 34 USD miesięcznie i obejmuje maksymalnie 25 formularzy | Skontaktuj się ze sprzedawcą w sprawie ceny | Zaczyna się od 20 USD/użytkownika/miesiąc | Zaczyna się od 10 USD/użytkownika/miesiąc | Skontaktuj się ze sprzedawcą, aby uzyskać cenę |
| Bezpłatny okres próbny | Tak 14-dniowy | Tak | NIE | Tak | Tak 14-dniowy | Tak | NIE |
| Bezpłatny plan | Tak Bezpłatnie Do 10 użytkowników | NIE | Tak Tak, do 5 formularzy | NIE | NIE | Tak | NIE |
Co to jest oprogramowanie do obiegu dokumentów?
Oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów to cyfrowe narzędzie zaprojektowane w celu optymalizacji przepływu dokumentów w organizacji. Pomaga zautomatyzować tworzenie, edytowanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentów, takich jak raporty, umowy i faktury .
To oprogramowanie zazwyczaj oferuje funkcje takie jak przesyłanie dokumentów, kontrola wersji, przepływy pracy zatwierdzania, podpisy elektroniczne i śledzenie dokumentów. Jego głównym celem jest zwiększenie wydajności, ograniczenie zadań ręcznych, zapewnienie zgodności i poprawa współpracy między członkami zespołu .
Jak działają systemy obiegu dokumentów?
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy i dokumentami usprawnia zarządzanie dokumentami poprzez wykonywanie zadań w określonej kolejności. Administratorzyinicjują proces, konfigurując cyfrową przestrzeń roboczą lub platformę w oprogramowaniu i ustanawiając kontrolę dostępu.Ten krok gwarantuje, że tylko upoważniony personel będzie mógł uzyskać dostęp do poszczególnych dokumentów, edytować je lub wykonywać na nich działania.
Podczas konfiguracji administratorzy często definiują również szablony przepływu pracy. Szablony te służą jako gotowe zestawy instrukcji dla różnych procesów, upraszczając tworzenie przepływów pracy.
Kiedy oprogramowanie jest już gotowe,menedżerowie projektów uruchamiają za jego pomocą obieg dokumentów. Proces ten zazwyczaj obejmuje wybór odpowiedniego szablonu przepływu pracy, przypisanie zadań i określenie kolejności wykonywania zadań.
Po przydzieleniu zadania oprogramowanie automatycznie powiadamia przydzielone osoby, wskazując im wymagane działania.Następnie pracownicy uzyskują dostęp do odpowiednich dokumentów w oprogramowaniu, realizują swoje zadania i w razie potrzeby przekazują informacje zwrotne.
Menedżerowie nadzorują wersje dokumentów i otrzymują aktualizacje po osiągnięciu określonych kamieni milowych, zapewniając płynny przebieg procesu. Nadzór ten zapewnia zgodność z przepisami i spójność praktyk pracy.
Korzyści z oprogramowania do zarządzania dokumentami
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy i dokumentami oferuje następujące korzyści.
Poprawiona produktywność
System przepływu pracy do zarządzania dokumentami automatyzuje rutynowe zadania, ograniczając konieczność ręcznej interwencji i umożliwiając pracownikom skupienie się na bardziej krytycznych aspektach swojej pracy, zwiększając ogólną produktywność.
Obniżone koszty
Te rozwiązania programowe znacznie obniżają koszty operacyjne, usprawniając przetwarzanie dokumentów i zmniejszając potrzebę fizycznego przechowywania i papieru.
Ulepszona współpraca
Dostęp w czasie rzeczywistym i możliwości współtworzenia sprzyjają lepszej pracy zespołowej i komunikacji, przyspieszając cykle tworzenia i przeglądania dokumentów .
Lepsza zgodność i bezpieczeństwo
Oprogramowanie do obiegu dokumentów zapewnia zgodność z normami regulacyjnymi, w tym wymogami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji. Zwiększa także bezpieczeństwo danych, pomagając firmom skutecznie zarządzać ryzykiem braku zgodności.
Szybsze podejmowanie decyzji
Szybki dostęp do uporządkowanych i aktualizowanych dokumentów pozwala na szybsze podejmowanie decyzji, ponieważ istotne informacje są łatwo dostępne, gdy zajdzie taka potrzeba.
Ile kosztuje oprogramowanie do obiegu dokumentów?
Ceny oprogramowania do obiegu dokumentów różnią się w zależności od funkcji, funkcjonalności i skalowalności rozwiązania. Niektórzy dostawcy oferują opcje wdrażania w chmurze lub lokalnie, podczas gdy inni zapewniają jedno i drugie. Niektórzy dostawcy pobierają opłaty za użytkownika, miesięcznie lub rocznie, podczas gdy inni pobierają opłaty na podstawie liczby dokumentów, przepływów pracy lub miejsca na dysku.
DocuPhase zaczyna się od 25 USD za użytkownika miesięcznie, podczas gdy Jotform i M-Files mogą wzrosnąć do 50 lub nawet 100 USD miesięcznie. Nawet Fluix i DocuSign, znane z niższych punktów wejścia, mogą osiągnąć 30–40 USD na użytkownika w przypadku planów zaawansowanych. Ceny DocuWare nie są tak przejrzyste, ponieważ firma zazwyczaj wymaga niestandardowych ofert.
Connecteam oferuje usprawnioną, przyjazną dla użytkownika platformę ze wszystkimi podstawowymi funkcjami obiegu dokumentów, których potrzebujesz, za ułamek kosztów. Plan małego biznesu jest całkowicie bezpłatny dla maksymalnie 10 użytkowników . Nawet jego płatne plany są znacznie tańsze niż większość konkurentów, oferując do 70% oszczędności na użytkownika w porównaniu do niektórych gigantów branży.
Często zadawane pytania
W jaki sposób oprogramowanie do obiegu dokumentów zapewnia zgodność z przepisami branżowymi?
Oprogramowanie do obiegu dokumentów zazwyczaj obejmuje ścieżki audytu , kontrolę dostępu i szyfrowanie danych. Funkcje te pomagają zachować zgodność ze standardami branżowymi i wymogami regulacyjnymi, takimi jak wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji i ochrony danych pracowników , zapewniając integralność danych, poufność i identyfikowalność działań.
Czy oprogramowanie do obiegu dokumentów można skalować w miarę rozwoju lub zmian firmy?
Tak, oprogramowanie do obiegu dokumentów jest zazwyczaj skalowalne, aby sprostać zmieniającym się potrzebom firmy. Na przykład Connecteam może z łatwością obsłużyć rosnącą bazę użytkowników, większą liczbę dokumentów i złożone zadania w miarę rozwoju Twojej firmy. Często robi to bez konieczności wprowadzania większych zmian, dzięki czemu rozwój staje się płynniejszy i wydajniejszy.
Najważniejsze informacje na temat oprogramowania do obiegu dokumentów
Oprogramowanie do obiegu dokumentów jest niezbędne do usprawnienia i optymalizacji obsługi dokumentów w organizacjach. Znacząco poprawia wydajność, zapewnia spójność w przetwarzaniu dokumentów, poprawia zgodność i zmniejsza zależność od systemów opartych na papierze.
Po zapoznaniu się z różnymi opcjami rynkowymi polecam Connecteam jako najlepsze oprogramowanie do obiegu dokumentówdla firm każdej wielkości . Oferuje zaawansowane funkcje, takie jak ulepszone zarządzanie dokumentami, usprawniona automatyzacja przepływu pracy i konfigurowalne formularze. Koncentrując się na dostępności mobilnej i solidnych możliwościach integracji, Connecteam jest kompleksowym i opłacalnym rozwiązaniem spełniającym nowoczesne potrzeby w zakresie zarządzania dokumentami.
Wypróbuj Connecteam za darmo już dziś!