6 najlepszych elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w 2023 roku
Opublikowany: 2023-03-29Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami zapewniają bezpieczne, scentralizowane miejsce do przechowywania i zarządzania dokumentami. Przeglądamy 6 najlepszych programów EDMS na rok 2023, aby pomóc Ci wybrać najlepsze dla Twojej firmy.
Bez odpowiednich narzędzi zarządzanie dokumentami może stać się czasochłonnym i frustrującym procesem. Korzystanie z niezawodnego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDMS) może pomóc w skuteczniejszym organizowaniu plików, umożliwiając płynniejszą współpracę i mniej błędów.
Nowoczesne elektroniczne systemy zarządzania plikami są bardzo bezpieczne i zastępują zdezorganizowaną, czasem kosztowną fizyczną pamięć masową. Wszystkie pliki cyfrowe są chronione przez szyfrowanie i uprawnienia kontroli dostępu. Ponadto większość platform zawiera narzędzia, które pomagają zachować zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych.
Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć, przygotowaliśmy ten przewodnik po 6 najlepszych systemach zarządzania dokumentami elektronicznymi oraz o tym, o czym powinieneś pomyśleć przy wyborze jednego z nich.
Jeśli nie masz czasu na zapoznanie się z naszymi badaniami, zeskocz do naszej tabeli szybkiego porównania.
Nasze najlepsze typy
Najlepszy kompleksowy elektroniczny system zarządzania dokumentami
Ucz się więcej
Dobre do automatycznego przechowywania dokumentów
Dobry do współpracy nad dokumentami
Czego szukać w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami zrobi znacznie więcej niż tylko przechowywanie dokumentów. Oto kilka kluczowych funkcji, na które należy zwrócić uwagę:
- Zarządzanie dokumentami i wyszukiwanie.Możliwość dodawania metadanych, takich jak znaczniki, kategorie i opisy, może ułatwić przechowywanie i organizowanie dokumentów elektronicznych. Ponadto szybko zlokalizuj i pobierz dowolne dokumenty za pomocą funkcji wyszukiwania.
- Niestandardowe uprawnienia dostępu.Zapewnij niektórym pracownikom dostęp do określonych dokumentów, zapewniając bezpieczeństwo poufnych informacji. Na przykład Connecteam umożliwia tworzenie użytkowników i grup użytkowników oraz przypisywanie zbiorczych uprawnień. Niektóre systemy mają również funkcje ochrony hasłem i szyfrowania.
- Funkcje współpracy.Łatwo udostępniaj dokumenty i współpracuj nad dokumentami z członkami zespołu. Wielu użytkowników może jednocześnie edytować i komentować dokumenty, promując pracę zespołową i usprawniając przepływy pracy.
- Śledzenie kontroli wersji.Przeglądaj poprzednie wersje dokumentów i historię zmian do celów audytu. Ułatwia to również lepsze sprawdzanie faktów i współpracę.
- Zgodność z przepisami.Firmy muszą przestrzegać przepisów dotyczących przechowywania i ochrony danych, dlatego poszukaj systemu przechowywania dokumentów z funkcjami takimi jak zasady przechowywania i ścieżki audytu.
- Funkcjonalność podpisu elektronicznego.Umożliwia udostępnianie ważnych dokumentów pracownikom, którzy mogą podpisywać je cyfrowo z własnych urządzeń.
- Analityki i raporty.Generuj raporty, aby zobaczyć dane dotyczące aktywności dokumentu, wydajności, użycia i nie tylko.
- Aplikacja mobilna.Uzyskuj dostęp do dokumentów i zarządzaj nimi z dowolnego urządzenia — w dowolnym miejscu i czasie.
6 najlepszych elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w 2023 roku
Connecteam — Najlepszy system zarządzania dokumentami elektronicznymi typu „wszystko w jednym”.
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Connecteam znajduje się na szczycie naszej listy jako najlepszysystem elektronicznego zarządzania dokumentami typu „wszystko w jednym” .Oferuje funkcje bezpieczeństwa do ochrony plików, w tym szyfrowanie i kontrolę dostępu, oraz ma elegancki, przyjazny dla użytkownika interfejs.
Poniżej znajdują się wyróżniające się funkcje Connecteam ułatwiające zarządzanie dokumentami.
Usprawnione zarządzanie dokumentami za pośrednictwem scentralizowanego pulpitu nawigacyjnego
Dzięki Connecteam możeszprzechowywać i zarządzać wszystkimi dokumentami firmowymi w jednym miejscu.Pracownicy mogą bezpośrednio przesyłać dokumenty — w tym zaświadczenia, formularze, akta osobowe i akta prawne i nie tylko. Wszystko jest widoczne na scentralizowanym pulpicie nawigacyjnym, który jest łatwy w nawigacji nawet dla tych, którzy nie są bardzo obeznani z technologią.
Korzystając zaplikacji mobilnej Connecteam , Ty i członkowie Twojego zespołu możecie przesyłać i uzyskiwać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie.Przyjazny dla użytkownika interfejs ułatwia nawigację do dowolnego dokumentu, który chcesz wyświetlić.
Co najlepsze, Connecteam oferujenieograniczoną przestrzeń dyskową .Oznacza to, że nie ma ograniczeń co do liczbylubrozmiaru dokumentów, które można przesyłać i przechowywać.
Bezpieczne przechowywanie i uprawnienia użytkowników, aby zapewnić bezpieczeństwo poufnych informacji
Connecteam przechowuje wszystkie Twoje dokumenty w wysoce bezpiecznej chmurze i zapewniakompleksowe szyfrowanie danych .Chroni to nieupoważnione osoby trzecie przed dostępem do Twoich dokumentów, gdy je przesyłasz, edytujesz lub przeglądasz. Connecteam obsługuje również standardowe w branży 256-bitowe szyfrowanie SSL.
Ponadto Connecteam umożliwia ustawienieniestandardowych uprawnień dla wszystkich użytkowników w Twojej firmie.Masz pełną kontrolę nad tym, którzy pracownicy mają dostęp do jakich dokumentów oraz czy mogą je edytować. Dzięki temu dostęp do poufnych informacji mają tylko odpowiednie osoby.
Zachowaj zgodność i aktualizuj dokumenty, ustawiając daty wygaśnięcia
Connecteam pokaże Ci wszystkie daty wygaśnięcia przesłanych dokumentów. Możesz także ustawić niestandardowe daty wygaśnięcia na dokumentach zgodnie z wpisem lub typem.
Ponadto Connecteamautomatycznie powiadomi Cię, gdy dokumenty wkrótce wygasną .W ten sposób możesz szybko podjąć działania, aby ważne dokumenty i certyfikaty nigdy nie były nieaktualne. Ułatwia również zachowanie zgodności z odpowiednimi przepisami i regulacjami dotyczącymi przechowywania dokumentów.
Płynniejsze wdrażanie dzięki natychmiastowemu udostępnianiu plików
Funkcje zarządzania dokumentami Connecteam mogą również usprawnić proces wdrażania. Twoi nowi pracownicy mogąprzesyłać wymagane dokumenty i certyfikaty bezpośrednio ze swoich urządzeń mobilnych.Mogą to być formularze podatkowe, podpisane umowy, akta osobowe i inne. Będziesz mieć do nich natychmiastowy dostęp i możesz poprosić pracowników o dodatkowe dokumenty za jednym dotknięciem urządzenia.
Możesz takżewysyłać przypomnienia dla nowych pracowników, aby przesłali dokumenty i tworzyć listy kontrolne do odhaczenia podczas wdrażania .Gwarantuje to, że nic nie wypadnie przez szczeliny, dzięki czemu nowi pracownicy mogą szybciej zakończyć wdrażanie.
Czat w aplikacji i firmowy kanał informacyjny dla lepszej komunikacji
Dziękiwbudowanej funkcji czatu Connecteam możesz komunikować się z członkami zespołu w czasie rzeczywistym, bez względu na to, gdzie i kiedy pracują.Skonfiguruj bezpieczne czaty jeden na jednego lub grupowe w kilka sekund i stwórz niestandardowe uprawnienia użytkownika, aby zapewnić bezpieczeństwo rozmów i kontekst.
Możesz wysyłać obrazy, wideo, notatki dźwiękowe i inne pliki w wiadomościach. Ponadto powiadomienia push gwarantują, że żadna z Twoich wiadomości nie zostanie pominięta.
Connecteam ma równieżfirmowy kanał informacyjny w stylu mediów społecznościowych, za pomocą którego możesz udostępniać aktualizacje i ogłoszenia całemu zespołowi jednocześnie.Zaplanuj publikację postów w idealnym momencie, zobacz, kto je oglądał, i dostosuj ogłoszenia za pomocą GIF-ów, obrazów i nie tylko.
Jeśli chodzi o zarządzanie dokumentami, funkcje te umożliwiająnatychmiastową komunikację o dokumentach .Poproś pracowników o przesłanie dokumentów, poinformuj ich o zbliżającym się wygaśnięciu ważnego certyfikatu lub zażądaj dokumentów od całego zespołu jednocześnie.
I wiele więcej
Connecteam to coś więcej niż rozwiązanie do elektronicznego zarządzania dokumentami. Posiada również funkcje szkolenia , zarządzania zadaniami , planowania pracowników , nagród i wyróżnień oraz wiele innych.
Connecteam oferujebezpłatny na zawsze plan Small Business dla zespołów zatrudniających 10 lub mniej pracowników.Płatne plany zaczynają się już od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników, a także możesz skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego .
Kluczowe cechy
Scentralizowana lokalizacja do przechowywania, edytowania i zarządzania dokumentami
Nieograniczone przechowywanie dokumentów
Niestandardowe kontrole dostępu do dokumentów
Daty ważności na dokumentach
Natychmiastowe udostępnianie plików
Wbudowany czat do wiadomości indywidualnych i grupowych
Zalety
Łatwy w użyciu, nawet dla mniej obeznanych z technologią użytkowników
Aplikacja mobilna, dzięki której możesz przesyłać i uzyskiwać dostęp do dokumentów w podróży
Dożywotnio za darmo dla zespołów do 10 osób
Kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracą
Cons
Kolejne integracje przed nami
cennik
Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników Bezpłatny 14-dniowy okres próbny Dostępnybezpłatnyabonament
14-dniowy bezpłatny okres próbny, karta kredytowa nie jest wymagana
Rozpocznij darmowy okres próbnyRubex by eFileCabinet — Dobry do automatycznego przechowywania dokumentów
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Rubex firmy eFileCabinet to oparty na chmurze system zarządzania dokumentami z funkcjami automatycznego przechowywania dokumentów, współpracy zespołowej i nie tylko. Może zautomatyzować procesy zatwierdzania dokumentów i zapewnia wizualizacje danych dokumentów. Rubex oferuje funkcję wyszukiwania umożliwiającą dostęp do dokumentów i pobieranie ich według daty lub słowa kluczowego. Jest dostępny jako aplikacja mobilna lub internetowa.
Menedżerowie mogą ustawiać uprawnienia użytkowników, aby uniemożliwić niektórym użytkownikom dostęp do określonych dokumentów lub edytowanie ich. Rubex oferuje również funkcje kontroli wersji, szablony dokumentów, podpisy elektroniczne, udostępnianie plików i żądania plików.
Dowiedz się więcej o Rubex od eFileCabinetKluczowe cechy
- Podpisy elektroniczne
- Automatyczne archiwizowanie dokumentów
- Aplikacje mobilne i internetowe
- Uprawnienia użytkowników i kontrola wersji
Zalety
- Oferuje integracje z oprogramowaniem innych firm
- Potrafi wyszukać brakujące dokumenty
Cons
- Ceny nie są podane publicznie
- Ograniczone funkcje w podstawowym płatnym abonamencie
cennik
Skontaktuj się ze sprzedawcą, aby ustalić cenę Wersja próbna: Tak Abonament bezpłatny: Nie
Zoho Docs — dobre do współpracy nad dokumentami
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Zoho WorkDrive to oparty na chmurze system zarządzania dokumentami ukierunkowany na współpracę zespołową. Dzięki funkcji folderów zespołu użytkownicy mogą udostępniać sobie dokumenty w czasie rzeczywistym. Wielu użytkowników może jednocześnie pracować nad dokumentami.
Użytkownicy mogą tworzyć kopie zapasowe dokumentów w trybie offline, a dane zostaną zsynchronizowane, gdy ponownie połączą się z Internetem. Mogą również organizować dokumenty w folderach i podfolderach oraz wyszukiwać je według lokalizacji, typu, słów kluczowych lub nazwy.
Oprogramowanie oferuje również kontrolę wersji, uprawnienia dostępu i raporty, w tym ścieżki audytu i statystyki dotyczące dostępu do plików. Ponadto posiada funkcje bezpieczeństwa i zapewnia użytkownikom dostęp do pakietu Zoho Office Suite.
Zoho WorkDrive ma aplikacje mobilne na urządzenia z systemem Android i iOS, a także aplikację komputerową. Niestety nie ma darmowego planu.
Dowiedz się więcej o Dokumentach ZohoKluczowe cechy
- Foldery zespołu
- Kontrola wersji i uprawnienia dostępu
- Kopie zapasowe danych offline
- Aplikacje mobilne
Zalety
- Może ustawić foldery jako „publiczne” lub „prywatne”
- Funkcja wyszukiwania w celu szybkiego wyszukiwania dokumentów
Cons
- Brak darmowego planu
- Limity przesyłania plików w planach niższego poziomu mogą być restrykcyjne
cennik
Zaczyna się od 5 USD/użytkownika/miesiąc Wersja próbna: Tak Abonament bezpłatny: Tak
PandaDoc — dobry do akceptowania podpisów elektronicznych
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Pandadoc to oparty na chmurze program do zarządzania dokumentami z narzędziami do podpisów elektronicznych i zarządzania umowami. Pracodawcy mogą korzystać z narzędzi do tworzenia dokumentów typu „przeciągnij i upuść”, aby tworzyć własne dokumenty. Istnieje biblioteka szablonów, która stanowi punkt wyjścia dla różnych typów dokumentów.
Pracodawcy mogą również przeglądać historię plików i korzystać ze śledzenia wersji, aby monitorować zmiany w czasie. Udostępnianie plików jest dostępne w aplikacji. Kontrola dostępu może zostać utworzona w celu ograniczenia, kto może przeglądać jakie pliki.
Niestety Pandadoc może stać się dość kosztowny dla większych zespołów. Zaczyna się od 19 USD za użytkownika miesięcznie. Byłoby to równe 1900 $ miesięcznie dla zespołu 100 osób.
Dowiedz się więcej o PandaDocKluczowe cechy
- Tworzenie dokumentów metodą „przeciągnij i upuść”.
- Historia wersji
- Kontrola dostępu
- Udostępnianie plików
Zalety
- Łatwy w użyciu
- Duża biblioteka szablonów
Cons
- Wysokie ceny
- Może być trochę powolny
cennik
Zaczyna się od 19 USD/użytkownika/miesiąc Wersja próbna: Tak — 14-dniowy plan bezpłatny: Tak
DocuWare — dobry do zarządzania fakturami
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
- Okna
DocuWare to zautomatyzowany system zarządzania dokumentami z narzędziami do fakturowania i podpisów elektronicznych. Pracodawcy mogą korzystać z centralnego pulpitu zarządzania do organizowania plików. Wszystkie przechowywane informacje są szyfrowane i chronione za pomocą innych praktyk bezpieczeństwa, a niektóre integracje innych firm.
Pracownicy, klienci i inne osoby z uprawnieniami dostępu mogą używać aplikacji mobilnej do przeglądania i edytowania dokumentów. Menedżerowie mogą ustalać działania z terminami. Istnieje wbudowane wyszukiwanie plików, a dokumenty można sortować według typu pliku. Dostępna jest szczegółowa kontrola dostępu, aby zapewnić właściwym osobom dostęp do właściwych dokumentów.
Jednym z potencjalnych problemów jest to, że wszystkie plany DocuWare mają limity przestrzeni dyskowej. Nawet najlepsze pakiety oferują tylko 250 GB przestrzeni dyskowej, współdzielonej przez maksymalnie 100 użytkowników.
Dowiedz się więcej o DocuWareKluczowe cechy
- Bezpieczne przechowywanie dokumentów
- Szczegółowa kontrola dostępu
- Wbudowane wyszukiwanie plików
- Integracje innych firm
Zalety
- Dobra kontrola dostępu
- Łatwa w użyciu aplikacja mobilna
Cons
- Wszystkie plany mają limity miejsca
- Brak bezpłatnego okresu próbnego lub bezpłatnego planu
cennik
Skontaktuj się z dostawcą w celu ustalenia ceny Wersja próbna: Nie Plan bezpłatny: Nie
Oneflow — dobry do zarządzania umowami
Dostępne na
- Sieć
Oneflow to wyspecjalizowany program do zarządzania umowami. Pracodawcy mogą tworzyć umowy cyfrowe od podstaw z kreatorem umów, a dostępne są szablony, które można dostosowywać. Uprawnienia dostępu zapewniają, że tylko odpowiednie osoby mogą przeglądać umowy i wchodzić z nimi w interakcję.
Dostępne są również narzędzia do współpracy, w tym możliwość edytowania dokumentów biznesowych w czasie rzeczywistym. Każdy może być na bieżąco dzięki konfigurowalnym powiadomieniom, a umowy Oneflow można podpisywać online za pomocą narzędzia do podpisu elektronicznego.
Główną wadą jest to, że Oneflow został zaprojektowany specjalnie do tworzenia umów i zarządzania nimi. Nie jest to przydatne do bardziej ogólnego zarządzania dokumentami.
Dowiedz się więcej o OneflowKluczowe cechy
- Zarządzanie kontraktami
- Konstruktor kontraktów
- Kontrola dostępu
- Narzędzia współpracy
Zalety
- Szybkie tworzenie kontraktów
- Konfigurowalne szablony umów
Cons
- Ograniczone do zarządzania umowami
- Stosunkowo drogie
cennik
Zaczyna się od 18,42 USD/użytkownika/miesiąc Wersja próbna: Tak Bezpłatny abonament: Tak
Porównaj najlepsze systemy elektronicznego zarządzania dokumentami
| Temat |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Opinie |   | | | | | |
| cennik | Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników | Skontaktuj się ze sprzedawcą w sprawie ceny | Zaczyna się od 5 USD/użytkownika/miesiąc | Zaczyna się od 19 USD/użytkownika/miesiąc | Skontaktuj się ze sprzedawcą w sprawie cen | Zaczyna się od 18,42 USD/użytkownika/miesiąc |
| Bezpłatna wersja próbna | Tak 14 dni | Tak | Tak | Tak 14 dni | NIE | Tak |
| Darmowy plan | Tak Do 30 użytkowników | NIE | Tak | Tak | NIE | Tak |
Czym są elektroniczne systemy zarządzania dokumentami?
Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) to rodzaj oprogramowania w chmurze, które umożliwia organizacjom przechowywanie, zarządzanie i dostęp do ważnych dokumentów w formie cyfrowej .
Systemy te zastępują fizyczne rozwiązania do przechowywania, takie jak przechowywanie dokumentów papierowych w szafce na akta. Zamiast tego zapewniają bezpieczną, centralną lokalizację do przechowywania dokumentów. Pomyśl o tym jak o elektronicznym zarządzaniu plikami, w którym dostęp i pobieranie są proste. Firmy mogą przechowywać wszystko, od faktur i umów po akta pracowników i materiały szkoleniowe — i wiele więcej.
Oprogramowanie EDMS automatyzuje również obieg dokumentów, na przykład procesy zatwierdzania i recenzowania. Może to pomóc zwiększyć produktywność i zaoszczędzić czas firm. Ponadto systemy te często mają funkcje kontrolowania dostępu do niektórych dokumentów i śledzenia zmian wprowadzonych w dokumentach. Pomaga to poprawić bezpieczeństwo danych.
Ponadto systemy te zmniejszają zużycie papieru i eliminują zagubione lub zagubione dokumenty. W dłuższej perspektywie oszczędza to pieniądze firm.
Jak działają elektroniczne systemy zarządzania dokumentami?
Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami działają na zasadzie bezpiecznego przechowywania wszystkich dokumentów przesłanych przez pracowników firmy .
Aby korzystać z jednego z tych systemów, firmy muszą najpierw pobrać oprogramowanie EDMS. Większość z nich jest dostępna jako aplikacje mobilne i/lub stacjonarne. Niektóre są również dostępne za pośrednictwem przeglądarek internetowych. Pracownicy mogą pobrać aplikację bezpośrednio na swoje urządzenia mobilne lub uzyskiwać dostęp do oprogramowania na swoich komputerach stacjonarnych.
Firmy muszą następnie przeszkolić pracowników w zakresie korzystania z systemu oraz opracować proces przesyłania i porządkowania dokumentów. Zarówno pracownicy, jak i menedżerowie mogą przesyłać dokumenty, a pracodawcy mogą ustalać niestandardowe reguły dotyczące typów dokumentów, które mogą przesyłać pracownicy.
Po przesłaniu dokumentów do systemu pracownicy mają do nich dostęp w dowolnym czasie iz dowolnego miejsca. Mogą wyszukiwać dokumenty według tytułu, daty, autora, słowa kluczowego lub innych kryteriów. Systemy te umożliwiają również pracownikom współpracę nad dokumentami między sobą. Kilku pracowników może jednocześnie pracować nad tym samym dokumentem, a system może śledzić zmiany wprowadzane przez każdego użytkownika.
Menedżerowie mogą korzystać z tych systemów w celu zapewnienia bezpiecznego przechowywania dokumentów i zapewnienia dostępu pracownikom, którzy ich potrzebują.
Korzyści z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami
Łatwa dostępność i wyszukiwanie
Systemy te zapewniają szybki i łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Ułatwia to Tobie i Twoim pracownikom dostęp do dokumentów i udostępnianie ich sobie nawzajem.
Podobnie oprogramowanie EDMS oferuje użytkownikom narzędzia do szybkiego wyszukiwania dokładnie tych dokumentów, których szukają. Mogą wyszukiwać według słowa kluczowego, tytułu, autora, daty i różnych innych kryteriów. Koniec z przekopywaniem się przez górę dokumentów, aby znaleźć ten, którego szukasz.
Oszczędność czasu
Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami automatyzują wiele czasochłonnych części obiegu dokumentów. Eliminują potrzebę ręcznego przeglądania, zatwierdzania i przetwarzania dokumentów. To może zwolnić Twój czas, dzięki czemu możesz wrócić do ważniejszej pracy.
Ulepszona współpraca i zwiększona produktywność
Systemy te ułatwiają pracownikom współpracę nad dokumentami. Wiele osób może jednocześnie edytować dokumenty, a oprogramowanie EDMS automatycznie śledzi unikalne zmiany wprowadzane przez każdego użytkownika.
Poprawiając współpracę i usprawniając obieg dokumentów, systemy te ostatecznie zwiększą również produktywność.
Ulepszone zabezpieczenia
Większość rozwiązań oprogramowania EDMS umożliwia ustawienie niestandardowych uprawnień dostępu dla określonych dokumentów i/lub użytkowników. Dzięki temu dostęp do wrażliwych, a nawet poufnych materiałów mają tylko upoważnione osoby. Podobnie oprogramowanie może śledzić zmiany wprowadzane przez użytkowników w dokumentach. W ten sposób możesz łatwo zobaczyć, kto jest odpowiedzialny za określone zmiany.
Zwiększona zgodność
Systemy te ułatwiają upewnienie się, że przechowujesz dokumenty i zarządzasz nimi zgodnie z odpowiednimi przepisami i regulacjami. Dzięki niezawodnemu sposobowi przechowywania i uzyskiwania dostępu do dokumentów możesz prowadzić dokładne, aktualne zapisy i natychmiast je tworzyć, gdy jest to wymagane.
Zmniejszone koszty
Dzięki oprogramowaniu EDMS nie będziesz musiał martwić się wydatkami na drukowanie i przechowywanie papierowych dokumentów. Dzięki digitalizacji dokumentów i przechowywaniu ich w formie elektronicznej systemy te eliminują również potrzebę posiadania fizycznej przestrzeni do przechowywania, która może być kosztowna. W dłuższej perspektywie może to zaoszczędzić Twojej firmie dużo pieniędzy.
Ile kosztują elektroniczne systemy zarządzania dokumentami?
Większość systemów jest rozliczana za użytkownika miesięcznie. Na przykład Panadoc pobiera 19 USD za użytkownika miesięcznie. Z drugiej strony Zoho WorkDrive pobiera nieco ponad 3 USD za użytkownika miesięcznie za swój podstawowy plan. Jednak nie obejmuje dostępu do wszystkich jego funkcji. Będziesz musiał płacić więcej miesięcznie za dodatkowe narzędzia.
Niektóre rozwiązania nie udostępniają publicznie swoich planów cenowych. Oznacza to, że będziesz musiał skontaktować się bezpośrednio z dostawcą w celu uzyskania informacji o cenach.
Connecteam jest przejrzysty w swoich cenach, oferując niedrogie opcje dla firm każdej wielkości. Zespoły liczące do 10 osób mogą bezpłatnie korzystać z Connecteam przez całe życie. Większe zespoły mogą skorzystać z płatnego planu już od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników.Następnie dodatkowi użytkownicy kosztują tylko 0,50 USD miesięcznie.
Connecteam oferuje równieżbezpłatną wersję próbną, której możesz użyć do przetestowania przed przejściem na płatny plan.
Często zadawane pytania
Jaki jest przykład dokumentu elektronicznego?
Dokument elektroniczny to każdy dokument, który można tworzyć, edytować i przechowywać w formie elektronicznej. Niektóre przykłady obejmują pliki PDF, arkusze kalkulacyjne Excel i dokumenty Microsoft Word. Możesz korzystać z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, takich jak Connecteam, do cyfrowego przechowywania dokumentów i zarządzania nimi.
Jaki jest przykład elektronicznego systemu zarządzania dokumentami?
Istnieje wiele elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, ale niektóre przykłady to Microsoft SharePoint, Dysk Google i Alfresco. Jednak żaden z nich nie oferuje tak wielu funkcji, jak Connecteam. Connecteam oferuje zaawansowane funkcje do zarządzania dokumentami, a także narzędzia do planowania, planowania wydarzeń , wdrażania i szkolenia oraz wiele więcej.
Jakie są różnice między EDMS a SZDE?
Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) służy do przechowywania i zarządzania dokumentami elektronicznymi. Elektroniczny system zarządzania dokumentacją (ERMS) jest bardziej wszechstronny i służy do zarządzania dokumentami w całym ich cyklu życia. Dokumenty elektroniczne obejmują nie tylko dokumenty, ale także e-maile, obrazy, posty w mediach społecznościowych i nie tylko.
Krótko mówiąc, EDMS koncentruje się na przechowywaniu i zarządzaniu dokumentami. Tymczasem SZDE ma bardziej zaawansowane funkcje zarządzania aktami, które mogą obejmować dokumenty.
Konkluzja dotycząca systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi
Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami (EDMS) ułatwiają przechowywanie, zarządzanie i współpracę nad wszelkiego rodzaju dokumentami cyfrowymi. Użytkownicy mogą uzyskiwać do nich dostęp i pobierać je zawsze i wszędzie.
Korzystając z oprogramowania EDMS, firmy mogą zyskać na oszczędności czasu, obniżeniu kosztów oraz poprawie produktywności i współpracy. Ponadto mogą być spokojni, wiedząc, że oprogramowanie zapewnia zgodność biznesową i bezpieczeństwo danych.
Istnieje wiele rozwiązań programowych EDMS, ale Connecteam jest najlepszy .Dzięki eleganckiemu centralnemu pulpitowi nawigacyjnemu, funkcjom udostępniania plików, czatowi w aplikacji i wielu innym, Connecteam ma wszystko, czego Twoja firma potrzebuje do łatwego zarządzania dokumentami. Ceny zaczynają się już od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników. A firmy z maksymalnie 10 użytkownikami mogą bezpłatnie korzystać z Connecteam przez całe życie.
Zarejestruj się na 14-dniowy bezpłatny okres próbny, aby samemu przekonać się o wartości Connecteam.