6 najlepszych programów do zarządzania plikami pracowników w 2023 r
Opublikowany: 2023-03-26Złe praktyki zarządzania dokumentami mogą powodować nieefektywność i bóle głowy w dziale HR. Usprawnij dokumentację pracowników dzięki systemowi oprogramowania do zarządzania aktami pracowników.
Sortowanie i segregowanie dokumentów fizycznych jest nieefektywne i czasochłonne, ale większość systemów elektronicznych nie jest dużo lepsza. Zapytaj każdego, kto kiedykolwiek poświęcił godziny na analizowanie przepełnionego pliku Excela.
Tutaj z pomocą przychodzą systemy oprogramowania do zarządzania plikami. Ta innowacyjna technologia pomaga sortować, archiwizować i wyszukiwać ważne informacje i dokumenty pracowników. W tym przewodniku omówimy sześć najlepszych systemów oprogramowania do zarządzania pracownikami w 2023 roku. Poznaj ich mocne i słabe strony oraz unikalne funkcje.
Jeśli nie masz czasu na zapoznanie się z naszymi badaniami, zeskocz do naszej tabeli szybkiego porównania.
Nasze najlepsze typy
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania plikami typu „wszystko w jednym”.
Ucz się więcej
Dobry do digitalizacji dokumentów
Dobry do zarządzania umowami
Czego szukać w oprogramowaniu do zarządzania plikami pracowników
Najlepsze systemy zarządzania dokumentami ograniczają nieefektywne procesy. Oto najważniejsze funkcje, które oferują:
- Automatyczne przypomnienia zachęcają pracowników do przesłania brakujących dokumentów, dzięki czemu personel HR może skupić się na zadaniach o większej wartości.
- Błyskawiczna komunikacja zapewnia wszystkim dostęp do informacji i zapewnia pracownikom szybszy dostęp do pracy.
- Proste narzędzia nawigacyjne pomagają nawet najmniej obeznanym z technologią pracownikom szybko znaleźć to, czego potrzebują.
- Nieograniczone miejsce na dane zapewnia możliwość przesyłania i organizowania wszystkich dokumentów niezbędnych dla Twojej firmy.
- Baza wiedzy stanowi centralny węzeł do przechowywania i pobierania dokumentów wewnętrznych, takich jak rutynowe formularze lub podręcznik pracownika.
Korzystanie z mobilnego systemu zarządzania plikami, takiego jak Connecteam, umożliwia kontakt z około 80% globalnej siły roboczej, która nie ma dostępu do biurka.
6 najlepszych programów do zarządzania plikami pracowników w 2023 r
Connecteam — Najlepsze kompleksowe oprogramowanie do zarządzania plikami
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Connecteam zajmuje nasze pierwsze miejsce w kategorii najlepszego oprogramowania do zarządzania plikami pracowników w 2023 r. Zapewnia pracownikom bezpieczną lokalizację do przesyłania ich niezbędnych dokumentów, dzięki czemu nie trzeba już zapraszać pracowników do biura tylko po to, by wypełnić dokumenty. W przypadku firm z rozproszoną lub wysoce mobilną siłą roboczą oznacza to znaczne oszczędności czasu i pieniędzy. Przyjrzyjmy się bliżej temu, co ma do zaoferowania Connecteam.
Znajdź wszystkie swoje dokumenty w jednym, łatwym w zarządzaniu centrum
Connecteam umożliwia scentralizowanie wszystkich ważnych dokumentów w jednym wirtualnym centrum . Możesz uzyskać dostęp do swoich akt pracowniczych, umów i nie tylko z dowolnego miejsca na świecie.
Wydajne i konfigurowalne mechanizmy sortowania oznaczają, że nie musisz się martwić błędnie wypełnioną dokumentacją lub brakującą dokumentacją.
Szybkie narzędzia do współpracy Zapewnij łączność swoim pracownikom
Connecteam nie tylko umożliwia udostępnianie dokumentów i innych plików, takich jak filmy i zdjęcia. Posiada również funkcję ostrzegania. Używaj go do komunikowania się z całą firmą, pojedynczym zespołem lub działem lub tylko jednym pracownikiem. Możesz wysyłać powiadomienia o zmianie zasad lub konieczności uzupełnienia bieżących wymagań edukacyjnych.
Możesz także skonfigurować automatyczne powiadomienia, aby ostrzegać pracowników o przesłaniu potrzebnych dokumentów lub odnowieniu materiałów, na które zależy czas.
Zachowaj prywatność pracowników dzięki szczegółowym ustawieniom uprawnień
Akta personalne są pełne wrażliwych materiałów. Na szczęście intuicyjny interfejs Connecteam pozwala łatwo zarządzać, kto co widzi za pośrednictwem centrum uprawnień. Możesz przyznać określonym użytkownikom prawo dostępu do odpowiednich dokumentów lub danych oraz zachować zgodność z prawem i wewnętrznymi politykami Twojej firmy.
Wdrażaj nowych pracowników w rekordowym czasie
Connecteam przyspiesza wdrożenie, umożliwiając pracownikom bezpośrednie przesyłanie dokumentów. Możesz także zbierać podpisy elektroniczne oraz wysyłać i odbierać odpowiednie pliki drogą elektroniczną.
Zwiększ wydajność miejsca pracy dzięki kompleksowemu pakietowi narzędzi kadrowych
Connecteam wykracza poza oprogramowanie do zarządzania plikami. Jest również wyposażony w szeroką gamę funkcji zarządzania pracownikami, takich jak planowanie , lista płac i funkcja śledzenia czasu . Działy HR mogą zarządzać praktycznie każdym aspektem administrowania personelem za pośrednictwem Connectstream.
Ponadto pracownicy działów kadr mogą korzystać z narzędzi do współpracy Connecteam w celu udostępniania plików oraz wysyłania i odbierania bezpiecznej komunikacji. Connecteam zapewnia personelowi HR wiele narzędzi do przesyłania wiadomości. Na przykład mogą otworzyć prywatny kanał komunikacyjny do indywidualnej rozmowy z pracownikiem lub wysłać ogłoszenie w całej firmie za pośrednictwem czatu grupowego.
Kluczowe cechy
Jest mobilny, aby uzyskać dostęp w podróży
Szczegółowe ustawienia prywatności pozwalają kontrolować dostęp do dokumentów za pomocą ustawień uprawnień
Automatyczne przypomnienia informują pracowników, kiedy przesłać ważne dokumenty
Przechowuj nieograniczoną liczbę dokumentów w cyfrowej przestrzeni dyskowej
Uproszczony proces wdrażania ogranicza zbędną nieefektywność
Funkcje łatwej nawigacji pozwalają łatwo zlokalizować dowolny dokument
Zalety
Zarządzaj wszystkimi dokumentami pracowniczymi w jednym bezpiecznym miejscu
Wdrażaj pracowników szybciej i wydajniej
Pozwól pracownikom przesyłać ważne dokumenty z urządzeń mobilnych
Proste funkcje wyszukiwania ułatwiają zarządzanie dokumentami
Cons
Szkolenie jest wyłącznie cyfrowe
cennik
Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników Bezpłatny14-dniowy okres próbny Dostępnybezpłatnyabonament
14-dniowy bezpłatny okres próbny, karta kredytowa nie jest wymagana
Rozpocznij darmowy okres próbnyDynaFile — dobre do digitalizacji dokumentów
Dostępne na
- Sieć
DynaFile zapewnia firmom podstawowy system zarządzania dokumentami cyfrowymi z naciskiem na digitalizację. Kody kreskowe są automatycznie dodawane do dokumentów podczas skanowania, co ułatwia ich wyszukiwanie. Inne funkcje obejmują skanowanie wsadowe w celu szybszego organizowania niepowiązanych materiałów, współpracę w chmurze, przechowywanie w sieci i kontrolę administracyjną. Brakuje niektórych zaawansowanych funkcji, ale DynaFile umożliwia pracownikom udostępnianie i komentowanie dokumentów za pośrednictwem bezpiecznych kanałów cyfrowych.
Koncentracja Dynafile na skanowaniu i sortowaniu sprawia, że nadaje się dla firm, które wciąż trzymają się swoich starych szafek na akta. Jednak pracodawcy poszukujący nowoczesnego, wszechstronnego oprogramowania do zarządzania pracownikami mogą lepiej skorzystać gdzie indziej.
Dowiedz się więcej o DynaFileKluczowe cechy
- Automatycznie przypisuje kody kreskowe, aby ułatwić wyszukiwanie dokumentów
- Zbieranie podpisów elektronicznych
- Możliwości skanowania wsadowego
- Menedżerowie mogą przypisywać uprawnienia dostępu
Zalety
- Pamięć internetowa ułatwia dostęp do dokumentów w podróży
- Funkcje współpracy w chmurze zwiększają wydajność między lokalizacjami
Cons
- Ceny niewymienione na stronie internetowej DynaFile
- Brak bezpłatnej wersji próbnej
cennik
Skontaktuj się ze sprzedawcą, aby ustalić cenę Wersja próbna: Nie Plan bezpłatny: Nie
Avokaado — dobre do zarządzania umowami
Dostępne na
- Sieć
Avokaado to system do zarządzania umowami z możliwością przechowywania dokumentów pracowniczych. Pracodawcy mogą tworzyć umowy z dostosowywalnych szablonów Avokaado, prosić o podpisy elektroniczne oraz archiwizować i sortować umowy w zaciszu własnego biura.
Zamiast przepisywać umowy od zera, pracodawcy mogą korzystać z funkcji automatyzacji opartej na klauzulach Avokaado, aby stworzyć bibliotekę wspólnych klauzul, które można wymieniać według własnego uznania. Inne funkcje obejmują automatyczne przypomnienia, które pracodawcy mogą ustawić dla siebie lub swoich pracowników. Mogą na przykład przypominać pracownikom o rozpoczęciu otwartej rejestracji w ich planach ubezpieczenia zdrowotnego lub o konieczności odnowienia certyfikatu branżowego.
Niestety Avokaado jest obecnie dostępne tylko w języku angielskim. Pracodawcy mogą potrzebować innego systemu oprogramowania, jeśli ich praca przekracza granice międzynarodowe.
Dowiedz się więcej o awokadoKluczowe cechy
- Dostęp do biblioteki wzorców umów
- Zdolności „wyślij i poproś” podpisu elektronicznego
- Scentralizowane centrum dla ważnych dokumentów
- Darmowy plan na zawsze oferuje solidną funkcjonalność
Zalety
- Dostępny bezpłatny plan na zawsze
- Dostępne modyfikowalne wzory umów
Cons
- Dostępne tylko w języku angielskim
- Ograniczona liczba szablonów
cennik
Zaczyna się od 35 USD/użytkownika/miesiąc Okres próbny: tak Bezpłatny abonament: tak
GoCo — dobre do wdrażania nowych pracowników
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
GoCo to kompleksowe oprogramowanie HR, które obejmuje wiele funkcji w miejscu pracy. Oferuje szczegółową funkcjonalność tworzenia przepływu pracy, która może usprawnić wdrażanie, umożliwiając pracodawcom powitanie nowych pracowników za pomocą szczegółowych list kontrolnych zadań i niezbędnych dokumentów.
Umożliwia również automatyczne przypomnienia i terminy, więc menedżerowie nie muszą ręcznie tworzyć przypomnień, aby wysłać nowym pracownikom dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego.
GoCo oferuje również szereg standardowych funkcji oprogramowania HR, takich jak zbieranie podpisów elektronicznych i archiwizacja dokumentów. Użytkownicy mogą zautomatyzować różne powtarzalne praktyki HR, od wdrażania po przeglądy wydajności.
W przeciwieństwie do niektórych innych wpisów na tej liście, GoCo nie obsługuje wielu integracji innych firm. Pracodawcy poszukujący bardziej elastycznego systemu mogą stwierdzić, że GoCo nie spełnia wszystkich ich potrzeb.
Dowiedz się więcej o GoCoKluczowe cechy
- Ma możliwe do zbudowania listy kontrolne i przypomnienia
- Możliwość wysyłania próśb o zbieranie podpisów elektronicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej
- Zawiera autorskie oprogramowanie płacowe
- Konfigurowalne przepływy pracy dla różnych zadań HR
Zalety
- Aplikacja mobilna działa zarówno na urządzeniach Apple, jak i Android
- Dostępnych jest wiele funkcji automatyzacji
Cons
- Ograniczona liczba modułów
- Brak bezpłatnej wersji próbnej
cennik
Zaczyna się od 5 USD/użytkownika/miesiąc Wersja próbna: Tak Abonament bezpłatny: Tak
DocuSign — dobry do zarządzania dużymi wolumenami kontraktów
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
DocuSign pomaga działom HR w przestrzeganiu prawa krajowego i międzynarodowego podczas wysyłania i odbierania dużych kontraktów. Użytkownicy mogą przyspieszyć proces podpisywania, zaznaczając obszary, które mają podpisać, i umożliwia im kolorowanie pól kodowych dla ich zamierzonych odbiorców.
Podczas gdy DocuSign zachowuje pewne podstawowe funkcje archiwizacji, sortowania i wyszukiwania dokumentów pracowniczych, oczywiste jest, że oprogramowanie koncentruje się głównie na sferze kontraktów. Zamiast osobiście nagabywać pracowników o ich podpis, pracodawcy mogą wysyłać umowy cyfrowe z możliwością podpisu elektronicznego. Ta funkcja jest przydatna w firmach zatrudniających wielu pracowników kontraktowych, pracowników zdalnych i członków personelu, którzy rutynowo pracują poza biurem.
Jednak brak głębokiej funkcjonalności HR oznacza, że może być konieczne sparowanie go z innymi rozwiązaniami programowymi, aby osiągnąć najlepsze wyniki.
Dowiedz się więcej o DocuSignKluczowe cechy
- Kompleksowe standardy zgodności i zarządzania danymi
- Funkcja kodowania kolorami
- Centralne cyfrowe repozytorium ważnych dokumentów
- Ulepszona weryfikacja tożsamości
Zalety
- Ułatwia tworzenie umów i zbieranie podpisów
- Dostępna jest duża liczba integracji innych firm
Cons
- Nie został zbudowany z myślą o kompleksowej funkcjonalności HR
- Ograniczenia dotyczące liczby plików i rozmiaru pliku
cennik
Zaczyna się od 10 USD/użytkownika/miesiąc Wersja próbna: Tak Abonament bezpłatny: Tak
Eddy — dobre dla małych firm
Dostępne na
- Sieć
- Okna
- Prochowiec
Eddy reklamuje się jako oprogramowanie HR dla lokalnych firm. Jego podstawowe funkcje koncentrują się wokół automatyzacji rutynowych zadań HR dla małych firm. Śledzi godziny pracy pracowników, pomaga przy włączaniu i wyłączaniu pracowników oraz umożliwia użytkownikom tworzenie profili dla pracowników. Jest również wyposażony w funkcję automatycznego raportowania z wbudowaną analizą.
Konfigurowalne funkcje zarządzania plikami pozwalają użytkownikom sortować dokumenty zgodnie z ich wewnętrznymi procesami. Podobnie jak większość systemów śledzenia plików, wszystko jest przechowywane w jednym wygodnym centrum.
Niestety Eddy nie pozwala użytkownikom śledzić, które dokumenty nadal wymagają podpisów, co może spowolnić zadania HR, które stara się zautomatyzować.
Dowiedz się więcej o EddymKluczowe cechy
- Mobilne zegary czasu do śledzenia i zarządzania pracownikami w podróży
- Rekrutacja i śledzenie kandydatów
- Śledzenie kluczowych wskaźników ze szczegółową analizą
- Akta pracowników mogą być przechowywane i pobierane z centralnego centrum dokumentów
Zalety
- Kompleksowa funkcjonalność zarządzania zasobami ludzkimi
- Dostępna funkcja katalogu personelu
Cons
- Należy zadzwonić po niestandardową wycenę
- Niektóre funkcje są dostępne tylko jako płatne dodatki
cennik
Zaczyna się od 49 USD/miesiąc + 8 USD/użytkownika/miesiąc Wersja próbna: Nie Bezpłatny plan: Nie
Porównaj najlepsze oprogramowanie do zarządzania plikami pracowników
| Temat |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Opinie |   | | | | | |
| cennik | Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników | Skontaktuj się ze sprzedawcą w sprawie ceny | Zaczyna się od 35 USD/użytkownika/miesiąc | Zaczyna się od 5 USD/użytkownika/miesiąc | Zaczyna się od 10 USD/użytkownika/miesiąc | Zaczyna się od 49 USD/miesiąc + 8 USD/użytkownika/miesiąc |
| Bezpłatna wersja próbna | Tak 14 dni | NIE | Tak | Tak | Tak | NIE |
| Darmowy plan | Tak Do 30 użytkowników | NIE | Tak | Tak | Tak | NIE |
Co to jest oprogramowanie do zarządzania plikami pracowników?
Systemy zarządzania aktami pracowników przechowują akta pracowników i inne dokumenty cyfrowe w scentralizowanej bazie danych . Pomaga specjalistom ds. zasobów ludzkich uprościć przepływ pracy i poprawić wydajność, przenosząc akta pracowników z szafek do plików elektronicznych w chmurze, gdzie łatwiej jest odzyskać ważne lub poufne informacje.
Systemy oprogramowania mogą również pomóc firmom w przestrzeganiu różnych przepisów i kodeksów regulacyjnych. Na przykład system oprogramowania do zarządzania plikami pracowników firmy transportowej może wykryć, że CDL kierowcy wymaga odnowienia i może wysłać pomocne przypomnienie, aby kierowca i firma przestrzegali prawa.
Jak działa oprogramowanie do zarządzania plikami pracowników?
Systemy oprogramowania do zarządzania plikami pracowników łączą szybką komunikację z silnymi środkami bezpieczeństwa cybernetycznego , takimi jak oprogramowanie szyfrujące, protokół HTTPS i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Wrażliwe informacje, takie jak akta osobowe z numerami ubezpieczenia społecznego pracowników, można przechowywać bezpieczniej niż w tradycyjnym środowisku papierowym.
Lokalizatory dokumentów pozwalają specjalistom HR działać z większą wydajnością. Na przykład, jeśli HR potrzebowałby uzyskać wspomniany numer ubezpieczenia społecznego dla personelu płacowego, mógłby pobrać dokument w ciągu kilku sekund, korzystając z funkcji wyszukiwania w oprogramowaniu.
Inne funkcje mogą przyspieszyć rutynowe procesy biznesowe. Na przykład umowy elektroniczne można wysłać pocztą elektroniczną, podpisać, zebrać i złożyć w ciągu kilku minut. W dobie pracy zdalnej stało się to koniecznością dla każdej firmy, która chce pozostać konkurencyjna na obecnym rynku.
Oprogramowanie oszczędza również czas firm, umożliwiając pracownikom przesyłanie dokumentów za pośrednictwem portalu internetowego, który kieruje dokumenty do odpowiedniego działu lub osoby.
Korzyści z oprogramowania do zarządzania plikami pracowników
Systemy zarządzania aktami pracowników nie tylko modernizują Twoje biuro. Chroni ważne informacje o pracownikach , jednocześnie zwiększając wydajność personelu poprzez automatyzację rutynowych zadań. Funkcje łatwego wyszukiwania oznaczają koniec z przeszukiwaniem szafek na akta lub źle zorganizowanych plików na pulpicie.
Pielęgnuj ducha współpracy w swojej firmie
To oprogramowanie sprzyja bliższej współpracy między działami, działając jako pojedyncze źródło prawdy. Zamiast polegać na zduplikowanych źródłach informacji, które mogą zawierać nieaktualne lub błędne informacje, możesz scentralizować wszystkie dane całej firmy w jednym łatwo dostępnym centrum.
Zwiększona produktywność pracowników sprawia, że pieniądze wracają do kieszeni firmy. Każda godzina zaoszczędzona dzięki poprawie wydajności oznacza dodatkową godzinę, którą można przeznaczyć na inne zadania związane z pracą.
Zachowaj pełną zgodność z przepisami rządowymi i branżowymi
Oprogramowanie do zarządzania plikami pracowników pomaga firmom zachować zgodność z przepisami rządowymi i branżowymi . Na przykład może dostosować ustawienia uprawnień, aby uniknąć wycieku poufnych informacji o pracownikach, takich jak numery ubezpieczenia społecznego lub prawa jazdy. Nieautoryzowane udostępnienie którejkolwiek z informacji może spowodować, że firma wejdzie w konflikt z ustawą o prawach do prywatności stanu Kalifornia z 2020 r.
Odzyskaj swój czas dzięki narzędziom zwiększającym wydajność
Przyjazne dla urządzeń mobilnych opcje przesyłania dokumentów ułatwiają życie menedżerom HR, umożliwiając pracownikom wprowadzanie ważnych dokumentów do ich akt pracowniczych z dowolnego miejsca na świecie. Zwrot z inwestycji w uwolnienie pracowników HR do zadań o większej wartości dodanej zwróci się kilkakrotnie za oprogramowanie.
Ile kosztuje oprogramowanie do zarządzania plikami pracowników?
Koszty oprogramowania do zarządzania plikami pracowników różnią się w zależności od firmy. Chociaż istnieją darmowe systemy oprogramowania na zawsze, większość programów ma miesięczną podstawową cenę subskrypcji plus dodatkowy koszt na użytkownika. W przypadku niektórych planów może to szybko dodać do setek dolarów miesięcznie. Na przykład plan DocuSign Business Pro kosztuje 40 USD na użytkownika miesięcznie. Jeśli dodasz do tego planu tylko pięciu pracowników, będziesz płacić 200 USD miesięcznie.
Inne firmy produkujące oprogramowanie zmuszają Cię do rozmowy telefonicznej w celu targowania się z przedstawicielem handlowym. Ten brak przejrzystych cen może być frustrujący, jeśli szukasz konkurencyjnej oferty. Natomiast Connecteam oferuje niskie i przejrzyste ceny we wszystkich dziedzinach. Możesz nawet zacząć od naszego całkowicie bezpłatnego planu dla małych firm (do 10 użytkowników). Płatne plany kosztują od 29 do 99 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników, a każdy dodatkowy użytkownik kosztuje od 0,50 do 3 USD, w zależności od opcji.
Często zadawane pytania
Jak uporządkować pliki HR na moim komputerze?
Użyj dedykowanego oprogramowania do zarządzania dokumentami HR, aby zestawiać dokumenty według celu. Systemy zarządzania plikami, takie jak Connecteam, mogą pomóc w zebraniu wszystkich dokumentów pracowników w jednym bezpiecznym miejscu.
Jaki jest najlepszy program HR?
Connecteam łączy solidną funkcjonalność z intuicyjnym interfejsem użytkownika. Jej innowacyjny system przystosowany do urządzeń mobilnych umożliwia pracownikom przesyłanie dokumentów bezpośrednio ze smartfonów. Możesz także skorzystać z jego niezawodnych zautomatyzowanych systemów, aby uwolnić swoich specjalistów HR do innych zadań.
Jakie oprogramowanie służy do przechowywania danych pracowników?
Informacje o pracownikach można przechowywać w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami . Connecteam ułatwia przechowywanie, sortowanie i uzyskiwanie dostępu do plików HR z jednej centralnej lokalizacji, dzięki czemu zawsze będziesz mieć pod ręką ważne dane pracowników.
Podsumowanie oprogramowania do zarządzania plikami pracowników
Oprogramowanie do zarządzania plikami pracowników zwiększa wydajność miejsca pracy poprzez przyspieszenie rutynowych procesów kadrowych. Pomaga również firmom funkcjonować, zapewniając pojedyncze źródło prawdziwych informacji i dokumentacji pracowników.
Connecteam to potężny, wszechstronny system oprogramowania do zarządzania plikami pracowników. Wyróżnia się na tle konkurencji kompleksowym zestawem funkcji. Inne pakiety oprogramowania nie radzą sobie z typowymi problemami, ale Connecteam oferuje kompletny zestaw narzędzi do zarządzania plikami pracowników.