18 narzędzi komunikacji wewnętrznej, których potrzebuje Twoja firma w 2022 r.

Był czas, kiedy narzędzia komunikacji wewnętrznej nie były priorytetem dla większości firm. Co najwyżej menedżerowie docenili te narzędzia za poprawę przejrzystości międzyfirmowej i wymianę informacji. Ale ponieważ więcej pracowników pracuje zdalnie lub w terenie niż kiedykolwiek wcześniej, musisz znaleźć łatwiejsze sposoby na dotarcie do nich.

Niektórym firmom lepiej jest używać klasycznych narzędzi komunikacyjnych, takich jak e-maile i rozmowy telefoniczne. Podczas gdy inne firmy są lepiej przystosowane do bardziej zaawansowanych narzędzi, takich jak oprogramowanie do komunikacji cyfrowej, sieci społecznościowe i intranety pracownicze.

W każdym razie większość pracowników wymaga narzędzi, które upraszczają burzę mózgów, przesyłanie opinii i współpracę, a także zwiększają zaangażowanie i produktywność pracowników.

Przygotowaliśmy obszerną listę najlepszych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Zalecamy przeczytanie wszystkich z nich, aby pomóc Ci zrozumieć, które narzędzia najlepiej pasują do potrzeb komunikacyjnych Twojej firmy.

Co powinieneś uzyskać z narzędzi komunikacji wewnętrznej?

Każde świetne oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej powinno przynieść następujące korzyści zarówno Tobie, jak i Twoim pracownikom:

1. Jest prosty w użyciu i można go dostosować, aby pracownicy mogli zrozumieć funkcje.
2. Oszczędza czas i eliminuje niepotrzebne tam iz powrotem dzięki zorganizowanym funkcjom wiadomości błyskawicznych.
3. Zwiększa zaangażowanie i produktywność pracowników , zapewniając platformę, dzięki której komunikacja jest przyjemna i przyjemna.
4. Zapewnia, że ​​wszystkie formy komunikacji są bezpieczne , chroniąc wszystkie dane i informacje prywatne.
5. Umożliwia współpracę , ułatwiając Tobie i Twoim pracownikom dzielenie się opiniami. Łatwo jest również znaleźć pracowników za pomocą jakiegoś narzędzia wyszukiwania.

A jeśli chcesz zagłębić się głębiej, zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym tworzenia i wdrażania strategii komunikacji wewnętrznej dla Twojej firmy.

Rodzaje komunikacji wewnętrznej

Chociaż istnieje wiele różnych narzędzi komunikacji wewnętrznej do wyboru (więcej o tym później), często można je sklasyfikować jako określony rodzaj komunikacji wewnętrznej.

• Współpraca projektowa : pracownicy potrzebują narzędzi komunikacji wewnętrznej, które pomogą im wydajnie pracować wspólnie nad projektami i zadaniami.
• Wiodący w firmie : Narzędzia komunikacji wewnętrznej mogą być wykorzystywane do dzielenia się wiadomościami o firmie z pracownikami. Wiadomości te mogą obejmować ogłoszenia i kamienie milowe pracowników, a także nowe strategie i zasady.
• Komunikacja nieformalna : personel powinien mieć możliwość komunikowania się nawet w sprawach niezwiązanych z pracą, czy to za pośrednictwem forów publicznych, czy prywatnych wiadomości.

Warto również zauważyć, że niektóre narzędzia komunikacji wewnętrznej są przeznaczone do użytku przez pracowników, podczas gdy inne są przeznaczone specjalnie dla menedżerów.

Rodzaje narzędzi komunikacji wewnętrznej

Narzędzia komunikacji wewnętrznej używane przez pracowników

Według Gallupa firmy z bardzo zaangażowanymi pracownikami są o 21% bardziej rentowne niż te, których pracownicy nie są.

Pracownicy powinni mieć narzędzia i metody komunikacji wewnętrznej do dzielenia się zasobami i łączenia się ze sobą. Powinny one umożliwić pracownikom zadawanie odpowiednich pytań kierownictwu wyższego szczebla, współpracę przy projektach i przekazywanie informacji zwrotnych we wszystkich sprawach związanych z pracą.

Narzędzia komunikacji wewnętrznej używane przez menedżerów

Według badań zespoły są bardziej zorganizowane, jeśli otrzymują odgórne informacje i wskazówki firmy.

Menedżerowie potrzebują administracyjnych narzędzi komunikacji wewnętrznej, które pomogą im wdrożyć metody komunikacji. Na przykład tworzenie i dostosowywanie funkcji komunikacyjnych, takich jak ankiety, biuletyny, aktualizacje firmy i inne.

Teraz, gdy znasz już główne rodzaje narzędzi do komunikacji wewnętrznej, przyjrzyjmy się dokładniej rodzajom funkcji, które należy uwzględnić przy rozważaniu rozwiązań oprogramowania do komunikacji wewnętrznej dla Twojej firmy.

18 najlepszych narzędzi komunikacji wewnętrznej na rok 2022

Ponieważ coraz więcej pracowników pracuje zdalnie lub w terenie, firmy muszą w pełni wykorzystywać dostęp pracowników do urządzeń mobilnych.

Czemu? Ponieważ pracownicy często nie mają na co dzień natychmiastowego dostępu do komputera, co zmniejsza wydajność procesu. Dostęp do mobilnej aplikacji pracownika może pomóc rozwiązać ten problem i utrzymać zaangażowanie pracowników. Ponadto pracownicy mogą komunikować się ze swoimi menedżerami z dowolnego miejsca.

Dzięki aplikacji mobilnej dla pracowników zespoły mają zawsze natychmiastowy dostęp do informacji o firmie i mogą komunikować się ze sobą na telefonach komórkowych, tabletach, laptopach i komputerach stacjonarnych.

Connecteam to idealny przykład oprogramowania z aplikacją do komunikacji z pracownikami, która upraszcza zarządzanie pracownikami. Pracownicy mogą łatwo kontaktować się ze współpracownikami lub menedżerami za pośrednictwem katalogu online, komunikować się za pośrednictwem czatów 1:1 lub zespołowych, otrzymywać aktualizacje w czasie rzeczywistym i mieć natychmiastowy dostęp do wszystkich istotnych informacji dotyczących ich pracy.

W przypadku firm z dużymi zespołami intranet może być niezwykle przydatny do komunikacji wewnętrznej. Tego rodzaju oprogramowanie może służyć do dzielenia się wiedzą między działami, a także artykułami, dokumentami, wykresami i nie tylko. Co najważniejsze, wszyscy pracownicy, niezależnie od tego, czy pracują w głównym biurze, w lokalizacjach satelitarnych, czy w domu, mogą pozostać na tej samej stronie w zakresie informacji o firmie.

Intranet, znany również jako „korporacyjne sieci społecznościowe”, może być używany na pozornie nieograniczoną liczbę sposobów ze względu na możliwość ich dostosowania. Dzięki takiemu narzędziu użytkownicy mogą prowadzić przejrzysty dialog na każdy temat związany z pracą, budować zaangażowanie pracowników i przechowywać tyle dokumentów, ile potrzeba, tak aby zarówno pracownicy zdalni, jak i wewnętrzni mogli przez cały czas czuć się połączeni.

Oprogramowanie typu „wszystko w jednym”, które zasadniczo działa jako aplikacja intranetowa firmy, to Connecteam. Przeznaczony głównie dla pracowników bez biurka, użytkownicy mogą czytać wszystkie wiadomości związane z firmą , przechodzić szkolenia pracowników, uzyskiwać dostęp do wszelkich przesłanych dokumentów, wypełniać ankiety i nie tylko.

Chociaż ważne jest, aby pracownicy mogli dzielić się swoimi przemyśleniami na tematy, zasady i procesy związane z firmą, wielu wolałoby pozostać anonimowymi. Tak więc zapewnienie pracownikom bezpiecznej przestrzeni, w której mogą bezimiennie wyrażać siebie, jak ankieta online dotycząca zaangażowania pracowników, jest niezawodnym sposobem na otrzymywanie informacji zwrotnych, które naprawdę robią różnicę.

Menedżerowie mogą następnie analizować zgłoszenia pracowników, aby zidentyfikować wspólne problemy i sposoby, w jakie mogą zmienić aspekty firmy, zarówno duże, jak i małe.

Aplikacje takie jak Connecteam udostępniają pracownikom ankiety, które mogą wypełniać bezpośrednio ze swoich urządzeń mobilnych . Możliwe jest również tworzenie ankiet, w których pracownicy mogą łatwo głosować, lub możliwość komentowania, aby zapewnić reakcje emoji na aktualizacje firmy.

Zamiast wysyłać wewnętrzny biuletyn pocztą i nie gwarantować, że każdy odbiorca przeczyta, firmy mogą teraz udostępniać je cyfrowo. Można je udostępniać pracownikom za pośrednictwem aplikacji lub poczty e-mail, kompilując najistotniejsze aktualizacje i wiadomości oraz zawierając tylko interesujący tekst i obrazy.

Firmy mogą również korzystać z cyfrowych biuletynów firmowych, aby wyróżniać osiągnięcia pracowników lub zespołów. Można je udostępniać na urządzeniach stacjonarnych lub mobilnych, zapewniając, że każdy otrzyma je na urządzeniu, które im odpowiada.

Aplikacje dla pracowników, takie jak Connecteam, mają opcję wysyłania w czasie rzeczywistym aktualizacji całej firmy , co może zasadniczo działać jako biuletyn cyfrowy.

Prawdopodobnie najbardziej oczywistym rodzajem narzędzia komunikacyjnego jest aplikacja do obsługi wiadomości błyskawicznych. Od popularnych nazwisk, takich jak WhatsApp i Messenger, po aplikacje do zarządzania pracownikami z funkcjami czatu zespołu pracowników, takimi jak Connecteam, ten rodzaj technologii pomaga ludziom pozostawać w kontakcie ze sobą , niezależnie od tego, czy jest to z powodów zawodowych, czy osobistych.

W świecie biznesu pracownicy muszą mieć możliwość dotarcia do siebie, a także do swoich menedżerów.

Niektóre pytania łatwiej zadać przez krótką wiadomość niż przez telefon. A aplikacje do przesyłania wiadomości zapewniają, że wszystkie dyskusje związane z pracą są prowadzone na tej samej platformie, w przeciwieństwie do mieszania się z osobistymi wątkami wiadomości.

Komunikatory to również szybsza i wygodniejsza forma komunikacji pisemnej niż e-maile, które często są dłuższe i wymagają więcej czasu na odpowiedź.

Niektóre narzędzia komunikacji wewnętrznej mogą zapewnić znacznie więcej niż tylko możliwość komunikowania się pracowników. Dzięki narzędziom do współpracy pracownicy mogą faktycznie pracować nad projektami ze współpracownikami, niezależnie od tego, gdzie na świecie się znajdują. Duże grupy, które muszą łatwo śledzić postępy i synchronizować, mogą ogromnie skorzystać z tego rodzaju technologii.

Narzędzia do współpracy pozwalają menedżerom dzielić pracę między pracowników, przydzielać zadania określonym pracownikom i komentować pliki w czasie rzeczywistym.

Inne typowe funkcje narzędzi do współpracy obejmują udostępnianie plików i zarządzanie zadaniami, dwie możliwości, do których są zdolne aplikacje takie jak Connecteam.

Jednym z najlepszych sposobów komunikowania się z pracownikami jest uznanie pracowników tam, gdzie jest to należne. Niezależnie od tego, czy chodzi o wykraczanie poza granice, czy dawanie dobrego przykładu współpracownikom, cyfrowe centrum rozpoznawania pracowników pozwala firmom łatwo umieścić pracownika w centrum uwagi.

Według badań firmy z efektywnymi narzędziami rozpoznawania miały o 31% mniejszy obrót niż te z narzędziami nieskutecznymi lub całkowicie pozbawionymi.

Docenianie pracowników i dawanie innym szansy na docenienie ich wysiłków pomaga budować pozytywną kulturę firmy i zachęca pracowników do większej produktywności. Menedżerowie mogą również udostępniać w tym charakterze programy pracownika miesiąca, awanse, emerytury i pożegnania.

Funkcja rozpoznawania i nagradzania pracowników Connecteam doskonale pokazuje, do czego zdolne jest tego rodzaju narzędzie.

Dzięki narzędziu wspierania pracowników socjalnych pracownicy mają możliwość wykazania się swoimi umiejętnościami jako ambasadorzy marki online dla swojej firmy. Tego rodzaju narzędzie udowadnia pracownikom, że ufasz, że mogą być pozytywnymi głosami organizacji, ze swobodą wyrażania swoich komunikatów i aktualizacji produktów według własnego uznania.

Mając to na uwadze, ten rodzaj narzędzia komunikacji wewnętrznej może być używany do dostarczania pracownikom wskazówek i wskazówek, jak zmaksymalizować ich obowiązki rzecznicze. Możliwość udostępniania postów w kanałach mediów społecznościowych z takiego narzędzia za pomocą jednego kliknięcia sprawia, że ​​uczestnictwo w rzecznictwie pracowników jest jeszcze łatwiejsze.

Szokująco, ponad jedna trzecia pracowników musi czekać ponad trzy lata na otrzymanie jakiejkolwiek informacji zwrotnej od swoich menedżerów. A jednak konstruktywna informacja zwrotna jest tak ważną metodą pomagania pracownikom w rozwoju i stawaniu się niezależnymi uczestnikami działań firmy.

Wiele rozwiązań programowych zapewnia funkcje, dzięki którym pracownicy mogą prosić o opinie, a menedżerowie mogą je udostępniać, na przykład za pośrednictwem czatów 1:1, dostosowywanych ankiet i skrzynek sugestii. Pomaga to menedżerom lepiej zorientować się w poziomie satysfakcji swoich pracowników i pomaga podejmować lepsze decyzje biznesowe w przyszłości.

Dzięki Connecteam możesz:

• Otwórz pole sugestii, aby zebrać opinie od swojego zespołu .
• Zbieraj opinie w czasie rzeczywistym za pośrednictwem czatów 1:1 i zespołowych.
• Udostępniaj aktualizacje, ogłoszenia firmowe i nie tylko, otrzymując opinie za pośrednictwem komentarzy i reakcji
• Korzystaj z ankiet i ankiet na żywo, aby usprawnić podejmowanie decyzji biznesowych .

Biorąc pod uwagę, że Millenials i Gen Z będą stanowić łącznie 71,6% globalnej siły roboczej do 2030 r., co stanowi ogromną część siły roboczej, która jest przyzwyczajona do uzyskiwania dostępu do informacji za pośrednictwem filmów.

Treści wideo to skuteczny sposób przekazywania pomysłów i dzielenia się informacjami z pracownikami.

Dzięki bibliotece wideo dzielenie się wiedzą odbywa się w formie wizualnej i dźwiękowej, co oznacza, że ​​materiały szkoleniowe, spotkania i pokazy mogą być nauczane bardziej efektywnie. Co więcej, pracownicy mogą uzyskać dostęp do wszystkich przesłanych filmów według własnego uznania, z dowolnego miejsca. Na poziomie korporacyjnym organizacje mogą korzystać z bibliotek wideo, aby udostępniać natychmiastowe ogłoszenia dotyczące nowych celów i zasad firmy.

Aplikacje takie jak Connecteam umożliwiają administratorom natychmiastowe udostępnianie filmów zespołom i osobom w celach szkoleniowych, ogłoszeń firmowych i nie tylko.

Rozpoczęcie nowej pracy bez odpowiedniej wiedzy lub wskazówek może być absolutnym koszmarem. Posiadanie centrum onboardingowego zapewnia nowym pracownikom logiczne kroki, zapewniając, że nauczą się wszystkich kluczowych podstaw, aby ułatwić sobie przyjęcie nowej roli. Co więcej, centra onboardingowe pomagają nowym pracownikom przyzwyczaić się do procesów i kultury nowej firmy.

Dzięki takiemu narzędziu komunikacji wewnętrznej menedżerowie mogą dostosowywać swoje zasoby szkoleniowe do konkretnych pracowników i zespołów, budować bazy wiedzy i dodawać nowe osoby do katalogu pracowników, w którym mogą znaleźć dane kontaktowe wszystkich istotnych osób w firmie.

Aplikacje takie jak Connecteam umożliwiają menedżerom tworzenie skutecznych programów szkoleniowych dla nowo zatrudnionych pracowników.

Nie wystarczy zapewnić pracownikom narzędzia komunikacji wewnętrznej. Ważne jest również, aby śledzić, jak interaktywni, zaangażowani i produktywni są Twoi pracownicy.

Dzięki systemom analitycznym i raportowania możesz dokładnie śledzić, w jaki sposób Twój zespół wchodzi w interakcję z treściami publikowanymi na wybranej przez Ciebie platformie cyfrowej.

Możesz na przykład mierzyć zaangażowanie pracowników za pomocą ogłoszeń firmy, aktualizacji zasad, ankiet na żywo lub nieformalnych wpisów.

Posiadanie platformy, na której użytkownicy mogą przesyłać, udostępniać i zarządzać dokumentami i plikami, jest niezbędne do efektywnej współpracy zespołowej.

Narzędzia komunikacji wewnętrznej, które obejmują centralne biblioteki do przechowywania dokumentacji, zapewniają pracownikom wyraźną przestrzeń, w której mogą zobaczyć, które dokumenty muszą przesłać, czy to do celów administracyjnych, czy do pracy. Dla tych pierwszych – menedżerowie mogą łatwo aktualizować polisy, licencje i dokumenty pracownicze.

Funkcja dokumentów Connecteam ułatwia menedżerom HR śledzenie ważnej dokumentacji wszystkich pracowników , z możliwością zatwierdzania i odrzucania dokumentów w zależności od ich statusu.

Ponieważ podcasty są obecnie jedną z najpopularniejszych form medialnych na świecie (według Forbesa ponad 100 milionów ludzi co najmniej raz w miesiącu), nie ma powodu, dla którego firmy nie mogłyby wykorzystywać ich wewnętrznie do angażowania swoich pracowników.

Podcasty mogą w bardziej uproszczony sposób dostarczać pracownikom cenne, choć złożone informacje, których mogą słuchać nawet w pracy.

Dzięki Connecteam możesz przesyłać pliki audio i oznaczać je jako podcasty , dodając je do swoich zasobów, do których pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp jednym kliknięciem.

Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma, musisz dać swoim zespołom szansę na zidentyfikowanie i skontaktowanie się z dowolną osobą w firmie, aby poprawić przejrzystość i dostępność firmy.

W tym celu przydatnym narzędziem komunikacji wewnętrznej jest oprogramowanie do katalogowania pracowników. Ponadto wykresy organizacyjne są świetnymi pomocami wizualnymi, aby dokładnie zobaczyć, kim jest każdy pracownik i w jakim dziale pracuje.

Za pośrednictwem katalogu pracowników Connecteam pracownicy mogą przesyłać dane osobowe , informacje kontaktowe, zdjęcia profilowe i nie tylko.

Zrozumiałe jest, że wiele firm uważa, że ​​platformy mediów społecznościowych, takie jak Facebook i Instagram, mogą rozpraszać ich zespoły i przynosić efekt przeciwny do zamierzonego. Jednak narzędzie do komunikacji wewnętrznej, które wygląda i działa jak media społecznościowe, może mieć pozytywny wpływ na Twoich pracowników.

Wewnętrzna sieć społecznościowa łączy informacje związane z pracą ze społecznościowym aspektem mediów społecznościowych. Co więcej, pracownicy przyzwyczaili się do korzystania z mediów społecznościowych. Tak więc aplikacja dla pracowników zaprojektowana ze znajomym interfejsem może ułatwić i uprzyjemnić procesy pracy.

Aplikacja mobilna dla pracowników Connecteam ma interfejs użytkownika przypominający platformę społecznościową. Ponadto menedżerowie mogą udostępniać natychmiastowe aktualizacje za pośrednictwem kanału społecznościowego, a pracownicy mogą komunikować się ze sobą za pośrednictwem komunikatora 1:1 lub czatu zespołowego.

Zapewnienie zespołom cyfrowej bazy wiedzy to świetny sposób na dostarczenie im wszystkich informacji potrzebnych do rozwiązania każdego problemu związanego z pracą.

Efektywne centrum wiedzy (takie jak Connecteam) powinno być konfigurowalne, umożliwiając menedżerom dodawanie wszystkich zasobów potrzebnych ich zespołom do rozwiązywania wszelkich potencjalnych problemów, które mogą pojawić się w miejscu pracy. Może to obejmować podręczniki, podręczniki dla pracowników, zasady i dokumenty prawne.

Dostarczanie długich, żmudnych wątków e-mail lub listów, które gubią się w poczcie, nie jest sposobem na dostarczenie pracownikom wiadomości o firmie. Cyfrowe centrum informacyjne, które nie różni się zbytnio od biuletynu firmowego, to świetny sposób, aby pracownicy mogli natychmiast dowiedzieć się o najnowszych wydarzeniach w firmie.

Tym, co odróżnia centrum informacyjne od biuletynu, jest to, że pracownicy mogą po prostu uzyskać dostęp do scentralizowanego centrum, które zawiera wszystkie najnowsze aktualizacje firmy, wpisy na blogach, komunikaty prasowe, wiadomości dotyczące projektów i nie tylko. Firmy mogą również korzystać z centrów informacyjnych, aby rzucić światło na pracowników osiągających wysokie wyniki (na przykład programy Pracownik miesiąca).

Chociaż nie jest to określane jako centrum wiadomości, aktualizacje Connecteam w jego kanale społecznościowym umożliwiają firmom udostępnianie wielu wymienionych wyżej wiadomości.

Więcej narzędzi komunikacji wewnętrznej, które warto sprawdzić

Istnieje wiele innych narzędzi komunikacji wewnętrznej, które firmy powinny rozważyć wdrożenie w zależności od swoich potrzeb. Obejmują one:

• Kanały społeczności

• Centra przywództwa/blogi

• Ogłoszenia o pracy

• Narzędzia do wideokonferencji

• Narzędzia dot. doświadczenia pracowników

• Narzędzia wielojęzyczne

• Markowe narzędzia

• Przepływy pracy zatwierdzania treści

• Kalendarze wydarzeń

• Narzędzia reakcji na emotikony

• Fora i czaty

• Narzędzia planowania

• Twórcy grafiki

• Kanały aktywności

Czym są narzędzia komunikacji z pracownikami?

Narzędzie komunikacji wewnętrznej to zasób zaprojektowany w celu poprawy komunikacji między menedżerami a pracownikami w firmie.

Mogą to być rozwiązania programowe, funkcje i metody komunikacji, które promują przejrzystość i współpracę w danej firmie. Narzędzia komunikacji wewnętrznej mają na celu rozwiązanie wszelkich problemów komunikacyjnych, z jakimi mogą się zetknąć pracownicy.

Obecnie do wyboru jest bezprecedensowa liczba narzędzi komunikacji wewnętrznej, które mogą obsługiwać różne rodzaje komunikacji, od czatu w miejscu pracy i udostępniania plików po współpracę i informacje zwrotne.

Konkluzja dotycząca narzędzi komunikacji wewnętrznej

Wybierając najlepsze oprogramowanie do zarządzania pracownikami dla swojej firmy, należy zastanowić się, które rozwiązanie obejmuje najszerszy zakres narzędzi komunikacji wewnętrznej. Powinny przynajmniej zawierać te, których wymaga Twoja firma.

Mając to na uwadze, naszą wskazówką dla profesjonalistów jest wypróbowanie Connecteam, ponieważ zawiera on wszystkie 18 wyżej wymienionych narzędzi komunikacji wewnętrznej w pewnym kształcie lub formie. Dzięki hubowi komunikacyjnemu to kompleksowe rozwiązanie zapewnia bogaty zestaw narzędzi komunikacji wewnętrznej, aby pomóc menedżerom i pracownikom natychmiast się ze sobą kontaktować.

Funkcje komunikacyjne Connecteam maksymalizują jednocześnie produktywność, zaangażowanie i przejrzystość pracowników. Zalecamy wypróbowanie bezpłatnej wersji próbnej, aby uzyskać jaśniejsze pojęcie o tym, które narzędzia komunikacji wewnętrznej w oprogramowaniu najlepiej pasują do Twojej firmy.