5 strategii zarządzania zmianą dla transformacji cyfrowej

Zarządzanie zmianą jest jedną z najważniejszych strategii zapewniających pomyślną transformację; prawdopodobnie jeden z powodów, dla których stanowisko CIO jest obecnie jedną z najbardziej pożądanych i wynagradzanych ról w dzisiejszym biznesie.

Firmy działające w nowoczesnym środowisku biznesowym coraz częściej zarządzają czymś więcej niż tylko pracownikami, klientami i produktami.

Zarządzają także wprowadzaniem nowych technologii, nagłym pojawieniem się nowych możliwości rynkowych i zmianami w sposobie wyboru, interakcji i stosowania standardów przez konsumentów swoich marek.

Krótko mówiąc, nowoczesne firmy muszą zarządzać zmianami. Aby to zrobić, muszą zmienić swoje strategie zarządzania.

Jednak, podobnie jak w przypadku każdego drastycznego przewrotu w organizacji, sformułowanie ustrukturyzowanego planu zarządzania zmianą może być trudne.

Pracownicy mogą niechętnie „próbować nowych rzeczy”. Zabezpieczenie budżetu może być trudne, ponieważ decydenci mogą nie widzieć potrzeby aktualizowania procesów, które wydają się działać. A nawet jeśli tak, zaangażowanie odpowiednich osób w takim stopniu, w jakim muszą, może być wyzwaniem samym w sobie.

Umiejętność reagowania na zmiany w organizacji i dostosowywania się do nich staje się kluczowym elementem przetrwania wielu nowoczesnych firm w obecnym krajobrazie transformacji cyfrowej.

Czy Twoja firma przygotowuje się do zmiany, czy ma trudności z jej zarządzaniem? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak ewoluowało zarządzanie zmianą i co możesz zrobić, aby pomóc w stworzeniu realnej, skutecznej strategii.

Cele zarządzania zmianą

W przeciwieństwie do zarządzania projektami — gdzie łatwo jest wskazać harmonogramy, namacalne cele i konkretne wyniki — zarządzanie zmianą podąża bardziej reaktywną i nieokreśloną drogą.

To, jak wygląda zarządzanie zmianą, może się różnić w zależności od organizacji, ale wszystkie strategie będą miały trzy główne cele:

• Aby poprawić ROI pracowników. Wszystkie zmiany, szczególnie te związane z transformacją cyfrową, powinny zostać wprowadzone w celu poprawy wydajności i produktywności pracowników. Niezależnie od tego, czy chodzi o technologię do lepszej komunikacji między działami, czy o narzędzia do efektywnego wykonywania wykwalifikowanych prac projektowych, każda zmiana powinna pomóc Twoim pracownikom wykonywać swoją pracę lepiej i szybciej.
• Aby stworzyć przewagę konkurencyjną. Firmy ewoluują, aby być lepszym w tym, co robią. Nadając procesowi zmiany strukturę, zarządzanie zmianą pomaga firmom dostrzec możliwości uzyskania przewagi konkurencyjnej poprzez zmniejszenie kosztów, specjalizację, innowacyjność lub podwyższoną jakość usług.
• Energetyzować i wzmacniać pracowników. Badania szacują, że około 70% inicjatyw zmian kończy się niepowodzeniem z powodu braku wsparcia ze strony pracowników. Zmiany mogą być onieśmielające, zwłaszcza gdy użytkownicy przez długi czas robili coś w określony sposób lub obawiają się, że zmiany mogą doprowadzić do utraty dochodów. Zarządzanie zmianą pomaga upewnić się, że pracownicy czują się rozpoznawani i wspierani, umożliwiając im w ten sposób wspieranie inicjatyw zmian.

Aktualne problemy zarządzania zmianą w transformacji cyfrowej

Jak wspomnieliśmy, wprowadzanie dużych zmian w istniejących procesach biznesowych to często długa droga i niełatwa, szczególnie w przypadku niezbędnych zmian w komponentach biznesowych, które istnieją od wielu lat.

Badanie CIO Harvey Nash/KPMG wskazuje, że tylko 41% firm ma strategię cyfrową obejmującą całe przedsiębiorstwo, a tylko 18% firm ocenia korzystanie z technologii cyfrowej jako „bardzo skuteczne”.

Porażka w projektach transformacji cyfrowej prawie zawsze sprowadza się do braku przygotowania i strategii.

Jasna komunikacja; cele i spójne raportowanie postępów; pozostawanie w budżecie — wszystkie te elementy są niezbędne do realizacji inicjatywy od początku do końca.

Firmom, które są rozczarowane wynikami swoich projektów cyfrowych, często brakuje kierunku w tych kluczowych obszarach.

Jednym z powodów, dla których firmy coraz częściej korzystają z usług MSP, jest właśnie ten konkretny powód — outsourcing strategii i wdrożenia firmie zewnętrznej, która przez wiele lat wykazała się doświadczeniem w podobnych projektach, jest atrakcyjny dla firm, które chcą dokonać transformacji.

Posiadanie szczelnej strategii zarządzania zmianami powinno być najwyższym priorytetem organizacji przy przyjmowaniu i wdrażaniu nowej technologii.

Więc bez zbędnych ceregieli przejdźmy do najważniejszych aspektów, które składają się na świetną ogólną strategię zarządzania zmianą.

5 strategii zarządzania zmianą dla małych i średnich firm

Strategie zarządzania zmianą mają kluczowe znaczenie dla powodzenia każdej inicjatywy zmiany w firmie, niezależnie od tego, czy jest to konkretna, ukierunkowana transformacja w dziale, czy też znacząca transformacja cyfrowa w całej organizacji. Oto pięć najlepszych praktyk dotyczących etapów zarządzania zmianą w małych i średnich firmach:

1. Zacznij od góry

Zmiany, które wpływają na fundamentalne funkcjonowanie firmy, wpłyną na kulturę firmy. Dlatego takie zmiany muszą zacząć się od zarządu.

Rola przywództwa w okresach zmian jest dobrze udokumentowana w badaniach zarządzania. Na przykład badania dotyczące przywództwa podczas fuzji wykazały, że kiedy liderzy odgrywali bardziej aktywną rolę w zarządzaniu zmianą, sam proces fuzji tworzył bardziej pozytywne środowisko pracy.

Obecność, wskazówki i wsparcie lidera sygnalizowały swoim pracownikom, że wiedzą o tym i wspierają to, co się dzieje. Rozproszyło obawy, zmniejszyło niepokój i pomogło pracownikom poczuć się pewniej w przyszłości.

Zmiana, która zaczyna się na szczycie, odzwierciedla zaangażowane, zainwestowane, ujednolicone przywództwo, które jest na tej samej stronie o przyszłości firmy. To jedyny sposób, w jaki będziesz w stanie wydobyć i promować kulturę niezbędną do zachęcania reszty firmy do przyjęcia zmian.

2. Upewnij się, że zmiana jest konieczna i pożądana

Wprowadzanie zbyt dużej ilości zbyt wcześnie może często stanowić ogromny problem, jeśli firma nie ma solidnej strategii.

Nie jest tajemnicą, że wiele wysiłków związanych z transformacją cyfrową kończy się niepowodzeniem lub nie spełnia oczekiwań, często w niepokojącym stopniu.

Jednym z głównych powodów jest to, że decydenci nie są pewni, jak prawidłowo podejść do cyfrowej transformacji i wpływu, jaki będzie ona miała na ich działalność.

Brak kompleksowego audytu może prowadzić do wdrożenia rozwiązań zbędnych dla potrzeb organizacji, co oznacza dodatkowe koszty, dodatkowe szkolenia i zwiększone – często nierealistyczne – oczekiwania

Powiązany post: Dostawcy usług zarządzanych: Czego szukać w partnerstwie

Tym bardziej istotne dla małych i średnich firm, które dążą do cyfrowej transformacji, jest uświadomienie sobie skutków, jakie dla firmy będzie miało wprowadzenie nowych rozwiązań.

Czy proponowane rozwiązania przyniosą ogólną korzyść dla zdolności operacyjnej organizacji, uwzględniając kwestie związane z wprowadzaniem pracowników i zażyłością? A to prowadzi nas do następnego punktu.

3. Zminimalizuj zakłócenia

To, co pracownicy uważają za konieczne lub pożądane, może różnić się w zależności od działu, poziomu lub historii wyników. Główny wskaźnik? Jak bardzo zmiana zakłóca ich codzienną rolę.

Jak wie wielu dyrektorów, konieczność zmiany istniejących procesów w organizacji może przyprawiać o ból głowy. Kluczowe znaczenie ma łagodzenie skutków zmian dla pracowników.

Zbyt często niepokój pracowników związany ze zmianą wynika z wprowadzania nowych strategii lub technologii mających na celu usprawnienie zarządzania i operacji biznesowych.

Na przykład, podczas gdy kierownictwo może postrzegać wprowadzenie automatyzacji do podstawowych funkcji biznesowych jako sposób na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, pracownicy, którzy wcześniej pełnili te role, mogą czuć się zastąpieni, zagrożeni starzeniem się lub brakiem kierunku.

Ponadto restrukturyzacja organizacyjna może spowodować, że pracownicy, którzy zostaną przeniesieni na inne stanowisko, poczują się oburzeni, zdezorientowani lub zastanawiają się, co było nie tak z poprzednią strukturą.

Rezultatem w obu przypadkach jest niższe morale, bardziej niezadowalające wyniki i drenaż mózgów, gdy Twoi najlepsi zawodnicy uciekają. Dlatego zakłócenia wśród pracowników można zminimalizować poprzez:

• Planowanie pewnych zakłóceń i wczesne rozgłaszanie wiadomości.
• Zapewnienie pracownikom szkoleń i zasobów do adaptacji do zmian.
• Rozwijanie kultury wspierającej zmianę lub transformację.
• Wzmocnienie pozycji mistrzów, takich jak kierownicy projektów lub liderzy zespołów, w celu zapewnienia jasności i kontekstu dla zmian.
• Upewnienie się, że Twój dział IT jest na bieżąco i gotowy do wspierania zmian technologicznych lub infrastrukturalnych.

4. Promuj komunikację

Wspominaliśmy o potrzebie właściwej komunikacji podczas zmiany organizacyjnej, ponieważ wydaje się, że jest to jeden z podstawowych czynników decydujących o sukcesie lub porażce transformacji lub transformacji.

Doskonała komunikacja utrzymuje wszystkich na tej samej stronie i zapewnia ludzi, którzy odczują ciężar tych zmian, że nie grozi im żadne niebezpieczeństwo.

Mówienie o zmianach w sposób szczery i otwarty jest jedną z najpotężniejszych rzeczy, które możesz zrobić, aby pomóc firmie przyjąć zmianę.

MIT przeprowadził badanie dotyczące efektów komunikacji kierownictwa z pracownikami podczas cyfrowej transformacji. Podczas gdy 93% pracowników poparło transformację cyfrową po jej omówieniu, tylko około 36% prezesów wystarczająco komunikowało swoją wizję pracownikom swojej organizacji.

Podobnie zachęcaj do komunikacji nie tylko od kierownictwa do pracownika, ale także od pracownika do kierownictwa.

Utwórz kanały, w których pracownicy mogą kontaktować się z pytaniami lub wątpliwościami. Wspieraj komunikację między departamentami, aby pomóc rozpowszechniać pomysły i innowacje w miarę utrzymywania się nowych procesów. Podobnie jak Twoja wizja, komunikacja napędza efektywność i ma potencjał kształtowania kultury.

5. Uznaj, że zmiana jest normą, a nie wyjątkiem

Traktujesz zmianę jako projekt z określonym początkiem i końcem? Możesz napotkać trudności, ponieważ zmiana nie jest projektem, ale raczej ciągłym procesem.

Dzisiejszy świat porusza się wyjątkowo szybko — technologia, rynki, preferencje konsumentów, a nawet warunki środowiskowe rosną i zanikają w mgnieniu oka.

Firmy muszą nie tylko zmienić swoją działalność, aby móc dotrzymać kroku swoim klientom. Muszą przewidywać zmianę i być na nią przygotowani, gdy się ona pojawi.

Harvard Business Review definiuje gotowość do zmiany jako „zdolność do ciągłego inicjowania i reagowania na zmiany w sposób, który zapewnia przewagę, minimalizuje ryzyko i utrzymuje wydajność”.

Brzmi znajomo? To nic innego jak cele zarządzania zmianą nakreślone wcześniej. Możesz być gotowym na zmiany tylko wtedy, gdy uznasz, że zmiana jest normą, a nie wyjątkiem od reguły.

Dolna linia

• Organizacje są wyjątkowe — zmiana wpływa na nie w różny sposób. Strategie zarządzania zmianą będą wyglądać inaczej w konstelacji organizacji.
• Udana zmiana — duża lub mała — wymaga zaangażowanego, aktywnego przywództwa, które sprzyja dobrej komunikacji, kulturze uczenia się i jasnej wizji tego, co pociąga za sobą ta zmiana.
• Zmiana jest nieuniknionym, istotnym elementem prowadzenia biznesu w dzisiejszym świecie. Jednak przyjmując gotowość do zmian, firmy mogą zmienić zmianę w szansę, a nie wyzwanie.
• Wszystkie zmiany wprowadzają pewne zakłócenia w miejscu pracy, ale możesz złagodzić szkodliwe zakłócenia, jednocześnie pozwalając tchnąć innowacje w swoje operacje.

Zaawansowane rozwiązania technologiczne pomagają firmom osiągnąć i utrzymać przewagę konkurencyjną w swojej branży. Wykorzystując dostępne narzędzia, możesz zwiększyć produktywność personelu i obniżyć koszty — Twoja firma może cieszyć się większą wydajnością operacyjną i zapewniać lepsze wrażenia klientów.

Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak rozwiązania techniczne mogą pomóc Twojej MŚP, pobierz nasz bezpłatny e-book „Fast-Tracking Your Digital Transformation”, zawierający informacje na temat tworzenia kopii zapasowych danych i ciągłości biznesowej, rozwiązań w zakresie obiegu dokumentów, cyberbezpieczeństwa i nie tylko.