7 zastosowań zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA) dla małych i średnich firm

Zrobotyzowana automatyzacja procesów, czyli RPA, rosła w siłę w ciągu ostatnich kilku lat.

W 2016 r. globalny rynek RPA był wart 271 mln USD, a w 2020 r. liczba ta osiągnęła 2,5 mld USD, co stanowi ogromny wzrost pod każdym względem.

Powiązany post: Rekordowa inwestycja w RPA: dlaczego to ma znaczenie

Liczby te są stale weryfikowane, a szybkie przyjęcie RPA wśród małych i średnich firm przewyższa większość oczekiwań – nie oczekiwano, że rynek osiągnie 2,5 miliarda dolarów do 2021 roku.

Jest to w dużej mierze spowodowane szerokim przyjęciem, które obserwujemy wśród małych i średnich firm, które zauważyły, że koszty technologii automatyzacji znacznie spadły w ciągu ostatnich kilku lat.

To, w połączeniu z rosnącym zapotrzebowaniem organizacji na inwestycje w nowe technologie, które usprawnią ich działalność, doprowadziło do gwałtownego wzrostu rynku.

W 2020 r. 78% organizacji w badaniu Deloitte wdrożyło już ZAP, a 16% planuje to zrobić w ciągu najbliższych trzech lat.

Ale co mogą osiągnąć nowoczesne firmy korzystające z automatyzacji RPA? Jakie korzyści może przynieść i dlaczego nowoczesny biznes tego potrzebuje?

Dzisiaj przyjrzymy się siedmiu sposobom, w jakie małe i średnie firmy wykorzystują ZAP do ulepszania swoich procesów, aby odpowiedzieć na to pytanie.

1. Obsługa klienta

Automatyzacja RPA zmienia sposób, w jaki firmy mogą radzić sobie z klientami. Mianowicie sprawia, że ​​rozwiązywanie zgłoszeń jest znacznie łatwiejsze i szybsze.

Typowym tego przykładem jest wykorzystanie RPA do automatyzacji interakcji z klientami.

90% pracowników jest obarczonych drobnymi zadaniami, które można łatwo zautomatyzować, co w istocie przekłada się na dużą stratę czasu i pieniędzy

Zamiast zmuszać pracownika do samodzielnego przechodzenia przez terminowy proces wyszukiwania informacji dla klientów, firmy częściej używają RPA do automatyzacji tego procesu.

Firmy używają RPA do automatyzacji każdego etapu walidacji danych powiązanych z profilem klienta i integrują niezbędne zestawy danych, eliminując potrzebę przełączania się między aplikacjami przez pracownika.

Obsługa klienta RPA w akcji

Firma otrzymuje strumień skarg, ale do tej pory zajmowała się nimi ręcznie, jedna po drugiej, za pośrednictwem ludzkiego agenta.

Instalują bota RPA, który jest zaprogramowany do sortowania i przetwarzania informacji zebranych ze skarg na określone kategorie.

Jeśli skargi należą do kategorii, które mają z góry określone kierunki działania, bot może je następnie podjąć.

Są to wszystkie czynności, które w innym przypadku zostałyby wykonane przez człowieka, ale RPA pozwala na szybsze rozwiązanie.

2. Przetwarzanie faktur

Procesy finansowe mają kluczowe znaczenie dla codziennych funkcji każdej firmy.

Faktury mogą być trudne do przetworzenia. W przypadku ręcznej obsługi ludzie mogą spodziewać się, że będą radzić sobie z różnymi formatami plików, z którymi trzeba sobie radzić niezręcznymi załącznikami do wiadomości e-mail — te rutynowe zadania zajmują dużo czasu i energii.

Podczas gdy większe przedsiębiorstwa już od wielu lat inwestują setki milionów dolarów w strategie RPA i automatyzacji, wiele małych i średnich firm musiało cierpliwie czekać, aż technologia stanie się przystępną cenowo i realną opcją

Zautomatyzowany bot RPA może pomóc, rozpoznając pliki i wyodrębniając z nich dane bez udziału człowieka.

Fakturowanie byłoby uważane za głównego kandydata do automatyzacji. Dzieje się tak, ponieważ fakturowanie ze swej natury jest procesem opartym na zasadach; to po prostu zgłaszanie klientowi stanu rzeczy, co czyni go idealnym zadaniem dla nienadzorowanego bota RPA.

Faktura RPA w akcji

Działa to tak, że bot jest zaprogramowany do sprawdzania określonego folderu. Gdy plik z fakturą zostanie umieszczony w folderze, bot zostaje ostrzeżony i przystępuje do odczytywania i dokumentowania wszystkich istotnych niezbędnych informacji oraz rozpowszechniania ich tam, gdzie musi się udać.

To znacznie skraca czas potrzebny klientowi na otrzymanie potrzebnych informacji, zwiększając jego satysfakcję. Eliminuje również konieczność spędzania przez pracownika całego dnia na wykonywaniu zadań związanych z fakturowaniem, które można w oczywisty sposób zautomatyzować.

3. Zwiększ produktywność

Kiedy zatrudniasz specjalistę, który wyróżnia się w swojej dziedzinie, a on musi spędzać godziny na wprowadzaniu lub zbieraniu danych, jest to strata twoich pieniędzy i ich czasu.

Główną zaletą automatyzacji z RPA jest to, że efektywnie zatrudniasz innego pracownika do wykonania tej pracy za niewielki ułamek ceny.

Te boty nigdy nie muszą robić sobie przerwy, nigdy nie popełniać błędów i pracują 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Wpływ, jaki ma to na pracowników ludzkich, jest znaczny.

Powiązany post: Infografika: 8 zalet zrobotyzowanej automatyzacji procesów

Nowo uwolnieni od ręcznych, monotonnych zadań, pracownicy mogą teraz spędzać czas wykonując pracę, która wymaga ich specjalistycznych umiejętności.

W ankiecie Deloitte okazało się, że 86% respondentów zgodziło się, że ZAP poprawia produktywność w ich miejscach pracy

Dodatkową zaletą jest to, że Twoi pracownicy są szczęśliwsi i poprawiają ich satysfakcję z pracy. Nikt nie chce spędzać czasu na ręcznym wprowadzaniu danych, zwłaszcza gdy dostępne są alternatywy automatyzacji.

W takich przypadkach ZAP naprawdę się zwraca, usuwając koszty pracy związane z płaceniem pracownikowi za wykonanie zadania, które można zautomatyzować, a jednocześnie dając możliwość redystrybucji tego pracownika i umożliwienia mu wykonywania zadań, które bardziej go potrzebują.

4. Wdrażanie pracowników

Onboarding jest często zaśmiecony zadaniami administracyjnymi, które wymagają ukończenia — często przyziemne i powtarzalne.

Automatyzacja RPA może być wykorzystana do automatycznego generowania i wysyłania ofert oraz uruchamiania zautomatyzowanego przepływu pracy po utworzeniu konta pracownika.

Jak większość właścicieli firm wie, papier jest drogi i marnotrawny.

Decydenci coraz chętniej wdrażają RPA w swoich organizacjach, przy czym nawet 40% większych przedsiębiorstw przyjmie jakiś rodzaj oprogramowania RPA do przyszłego roku, w porównaniu z 10% w 2018 r.

ZAP można również wykorzystać do zmniejszenia ilości przetwarzanych dokumentów papierowych, dzięki elektronicznemu systemowi przechwytywania, który eliminuje potrzebę tworzenia papierowych kopii dokumentów poprzez odbieranie i przetwarzanie ich cyfrowo.

Oczywiście dodatkowo uszczęśliwisz swój zespół HR i skrócisz czas potrzebny na wdrożenie pracowników nawet dziesięciokrotnie.

5. Lista płac

Większość pracowników HR rozumie, jak żmudne i czasochłonne może być przetwarzanie listy płac.

Boty mogą być szeroko wykorzystywane, aby wspomóc zespół płacowy poprzez standaryzację procesów.

Zamiast uważnego przeglądania arkuszy kalkulacyjnych i ręcznego wypisywania czeków, zdobądź system, który zrobi to za Ciebie.

Zautomatyzowana lista płac może być zaprojektowana do wykonywania dużej liczby płatności, takich jak pensje, nadgodziny, prowizje, premie, podwyżki, potrącenia z wynagrodzenia i wydatki.

Twoi pracownicy HR będą lepiej obsługiwani dzięki systemowi automatyzacji, który pomoże im w radzeniu sobie z zadaniami, które ich potrzebują.

Powiązany post: Co to jest RPA? Twój przewodnik po zrobotyzowanej automatyzacji procesów

79% respondentów w ankiecie HR dotyczącej płac wskazuje, że nie znają RPA lub RPA nie jest częścią ich obecnej strategii.

Payroll RPA w akcji

ZAP można wykorzystywać do różnych celów związanych z płacami.

Zarządzanie obecnością, które może automatycznie śledzić godziny pracy pracowników i odpowiednio dostosowywać zarobki bez konieczności angażowania człowieka.

Szacuje się, że firma zatrudniająca 50 pracowników może zaoszczędzić co najmniej 20 000 USD rocznie, wdrażając RPA w swoich systemach czasu i obecności.

Oprócz tego masz zautomatyzowaną administrację płac, przetwarzanie, potrącenia i inne.

Wiele z tych procesów jest uważanych za mało owocne — innymi słowy, wspólne, zautomatyzowane procesy w przepływie pracy, które można stosunkowo łatwo rozwiązać, a korzyści z których firma szybko realizuje.

6. Przechowywanie informacji

Big data to ogromny aspekt współczesnego biznesu.

Małe i średnie firmy zarządzają teraz większą ilością danych niż kiedykolwiek wcześniej, a ich ilość rośnie wykładniczo.

Z tego powodu umiejętność skutecznego sortowania gór danych ma kluczowe znaczenie.

ZAP jest nieoceniony dla organizacji, ponieważ może przeszukiwać duże ilości danych bez wytchnienia, bez błędów i przez całą dobę.

W tym miejscu automatyzacja RPA jest najlepsza — może usprawnić proces, który zajmie człowiekowi znacznie więcej czasu i pozwoli mu zrobić coś, co wymaga ludzkiego dotyku.

Taka automatyzacja jest najbardziej skuteczna w sytuacjach, w których zadanie jest przewidywalne i ręczne, ponieważ boty mogą być specjalnie przypisane do wykonania tego jednego prostego zadania.

Ponieważ ilość danych w małych i średnich firmach z czasem będzie wzrastać, firmy będą musiały wykorzystywać takie metody, jak RPA, które pomogą zorganizować ten napływ informacji i szybko przechowywać je w centralnym repozytorium bez ryzyka wystąpienia błędu, który jest powszechny w przypadku ludzie.

Zarządzanie danymi jest kluczowym wyzwaniem, które firmy chcą rozwiązać, ponieważ 80% analityków danych i liderów Big Data w ankiecie odpowiedziało, że jest to dla nich bardzo ważne.

Ten przypadek użycia do wymiany danych jest również przydatny dla wewnętrznego działu IT, ponieważ RPA może pomóc w poprawie monitorowania urządzeń sieciowych.

Na przykład w przypadku firmy z dużą liczbą pracowników zdalnych — co jest obecnie powszechnym zjawiskiem — automatyzacja procesów będzie dostarczać i przechowywać istotne informacje oraz sygnalizować wszelkie problemy, o których dział IT powinien wiedzieć.

To sprawia, że ​​rozwiązywanie problemów dla dziesiątek, a czasem setek urządzeń, jest znacznie prostszym i skuteczniejszym zadaniem niż było to możliwe do tej pory. Wykorzystanie RPA w rozwiązaniach do zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM) może ogromnie pomóc tam, gdzie przetwarzanie wsadowe jest konieczne dla dużych zbiorów danych.

7. Analityka

Usunięcie elementu ludzkiego ze zbierania danych jest również ważne, jeśli chodzi o zapewnianie analizy i wglądu w dane.

Ilość danych w biznesie daje ogromne możliwości uzyskania cennych informacji na temat tego, co można ulepszyć w ramach swoich procesów.

Dla decydentów ważnym narzędziem są dane jakościowe. Niestety, z powodu błędu ludzkiego, ci liderzy biznesu mogą mieć do czynienia z danymi o niskiej jakości.

Dzięki RPA mogą nie tylko niestrudzenie przeglądać ogromne ilości danych, ale także można je zaprogramować tak, aby wykrywać informacje przydatne dla ludzi.

Boty doskonale się w tym sprawdzają i zapewniają, że dane, które posiadasz, są wysokiej jakości i są zdefiniowane przez reguły, które sam ustaliłeś — co oznacza, że ​​otrzymujesz tylko dokładnie to, czego potrzebujesz.

Tak więc, jeśli chodzi o trałowanie dużych zbiorów danych, RPA nie ma sobie równych w wykonywaniu tych zadań.

I to też nie jest błahostka — firmy opierają się teraz na danych bardziej niż kiedykolwiek, niezależnie od tego, czy chodzi o badania rynku, czy ocenę wyników swoich pracowników.

Na wynos

• Oprogramowanie do automatyzacji RPA ma wiele zastosowań dla małych i średnich firm.
• Rynek RPA znacznie wzrósł w ciągu ostatnich pięciu lat dzięki bardziej przystępnym kosztom.
• Korzyści są wieloaspektowe, a ZAP poprawia wydajność i produktywność poprzez usprawnienie zadań wykonywanych ręcznie i bardziej efektywne wykorzystanie siły roboczej.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów pomaga firmom osiągnąć i utrzymać przewagę konkurencyjną w ich branży. Dzięki wykorzystaniu dostępnych narzędzi, które zwiększają produktywność personelu i obniżają koszty — firmy mogą cieszyć się wyższą wydajnością operacyjną, zapewniając jednocześnie lepsze wrażenia klientów.

ZAP to tylko jeden z aspektów cyfrowej transformacji, który zmienia sposób, w jaki małe firmy działają w dzisiejszym, stale zmieniającym się krajobrazie. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możesz zmodernizować swoją organizację, zapoznaj się z naszą ofertą Robotic Process Automation.