Objaśnienie obiegu dokumentów cyfrowych

Definicja cyfrowego obiegu dokumentów: Znaczenie zarządzania dokumentami i digitalizacji odnosi się głównie do metod i procesów stosowanych do tworzenia obiegu dokumentów w firmie, które opierają się wyłącznie na środkach cyfrowych. Będzie to zazwyczaj obejmowało technologię chmury i automatyzację w celu poprawy wydajności procesów związanych z dokumentami.

Cyfrowy obieg dokumentów jest aspiracją małych i średnich firm od wielu lat.

Przyczyny tego stały się bardziej widoczne, ponieważ organizacje zaczynają dostrzegać korzyści płynące z cyfrowej transformacji swoich procesów pracy.

Obecnie istnieje lista rozwiązań i technologii cyfrowych, które CIO próbują włączyć do swoich strategii, aby wykorzystać konkurencyjne korzyści płynące z cyfryzacji.

Trzy czwarte małych i średnich firm zgadza się, że technologia cyfrowa zmieniała krajobraz biznesowy, a 48% szuka dodatkowych sposobów na dodanie środków transformacyjnych do zakresu swojej działalności

Przekształcanie przepływów pracy to ważny trend cyfrowy, który ma wyjątkowy priorytet w Ameryce Północnej.

Powiązane studium przypadku: Nowa procedura zarządzania dokumentami pomaga firmie ubezpieczeniowej w reorganizacji AP i roszczeń

Przedsiębiorstwa w regionie zużywają prawie dwukrotnie więcej papieru niż ich europejskie odpowiedniki.

Chociaż cyfrowa transformacja przepływów pracy nie polega tylko na zastąpieniu procesów papierowych, nie ma wątpliwości, że czas i pieniądze poświęcone na przestarzałe procesy robocze są kluczowym czynnikiem napędzającym firmy.

Dzisiaj przyjrzymy się, co Twoja firma może uzyskać z wysokiej jakości cyfrowego obiegu dokumentów i jakich korzyści można się spodziewać.

Zarządzanie dokumentami i cyfryzacja Znaczenie

Znaczenie zarządzania dokumentami i digitalizacji: Zarządzanie dokumentami i digitalizacja odnosi się do tych samych procesów, które składają się na cyfrowy obieg dokumentów.

Zarządzanie dokumentami i digitalizację można traktować jako rozwiązanie wykorzystywane przez organizacje do przechwytywania, śledzenia i przechowywania dokumentów — niezależnie od tego, czy są to pliki PDF, czy pliki papierowe.

Kiedy mówimy o cyfrowym obiegu dokumentów, możemy myśleć o zarządzaniu dokumentami i digitalizacji jako głównym elemencie w tym zakresie.

Problemy słabego obiegu dokumentów cyfrowych

Pracownicy spędzają zbyt dużo czasu na dostępie do informacji

Jak zawsze, jeśli chodzi o transformację cyfrową, kluczową kwestią jest produktywność.

Niezależnie od tego, czy jest to produkcja, czy hotelarstwo, firmy z każdej branży wykorzystują strategie transformacji cyfrowej w celu usprawnienia operacji biznesowych i poprawy wydajności.

Pracownicy spędzają średnio 1,8 godziny każdego dnia na wyszukiwaniu i gromadzeniu danych — to 9 godzin tygodniowo, które w innym przypadku można by poświęcić na coś bardziej wartościowego.

Kiedy weźmiesz pod uwagę, ile danych jest obecnie w firmach, kluczowe znaczenie ma poprawa środków, za pomocą których można je przetwarzać i udostępniać. Aby spojrzeć na to z odpowiedniej perspektywy, 90% wszystkich danych na świecie zostało wygenerowanych w ciągu ostatnich dwóch lat.

Tak więc stale rośnie ilość informacji, które pracownicy muszą nieustannie przesiewać. W organizacji, która jeszcze nie korzysta z rozwiązań cyfrowych, oznacza to dużo czasu zmarnowanego przez pracowników poszukujących tego, czego potrzebują.

Informacje nie są łatwo dostępne dla pracowników

Te problemy dodatkowo pogłębia fakt, że w wielu małych i średnich firmach pracownicy mają trudności z dostępem do danych, które nie są dla nich od razu dostępne przy prawidłowym obiegu dokumentów.

Może to wynikać z różnych powodów, ale najczęściej dzieje się tak dlatego, że działy w firmie mają różne systemy zarządzania danymi — zazwyczaj starsze systemy, które są odcięte od reszty firmy.

Oznacza to, że pobieranie danych z innego działu przez kogoś z jednego działu może być praktycznie niemożliwe, ponieważ nie ma do nich dostępu.

Organizacje oparte na danych mają 23 razy większe szanse na pozyskanie klientów, 6 razy większe prawdopodobieństwo zatrzymania klientów i 19 razy większe prawdopodobieństwo, że w rezultacie będą rentowne

Nazywa się to silosem danych i są one głównym czynnikiem nieefektywności w biznesie.

Jest to problem, jeśli chodzi o produktywność, a szacunki wskazują, że działy IT spędzają 80% czasu pracując nad problemami bezpośrednio lub pośrednio spowodowanymi przez silosy danych.

Powiązane doświadczenie klienta: Roboty programowe zapewniają zaawansowaną produktywność w biurze produkcyjnym

Niezadowolenie z ciągłego wykonywania służebnych zadań

Badanie wykazało, że 22% czasu pracownika przeznacza się na powtarzalne zadania. W ciągu roku możesz sobie wyobrazić, ile pieniędzy marnują pracownicy poświęcający czas na ręczne zadania, które można teraz zautomatyzować

Rutynowe, ręczne zadania są powszechne wśród firm, które jeszcze nie wprowadziły cyfrowej transformacji obiegu dokumentów.

Zadania te zazwyczaj będą krążyć wokół wprowadzania danych lub rutynowej obsługi danych.

Na przykład możesz znaleźć pracownika w dziale HR ręcznie wprowadzającego dane dotyczące świadczeń pracowniczych lub możesz ręcznie wprowadzać wszystkie faktury i pokwitowania klientów.

Są to przypadki, w których firmy przyzwyczaiły się do przyjmowania tych służebnych zadań jako po prostu części swojej działalności biznesowej.

Powiązany eBook: 5 powodów, dla których Twoja firma musi wykorzystać automatyzację procesów biznesowych

Prawda jest jednak taka, że ​​często można ich całkowicie uniknąć ze względu na cyfrowy obieg dokumentów.

Efektem końcowym jest to, że pracownicy są sfrustrowani, ponieważ ich cyfrowe obiegi dokumentów (lub ich brak) nie poprawiają ich produktywności.

Skutecznie wykonują pracę, którą można by zdigitalizować, w takim przypadku mieliby możliwość skupienia swojej energii na czymś, co wymaga ludzkiego dotyku, takim jak zapytania klientów.

Niskostandardowe obiegi dokumentów cyfrowych kosztują Twoją firmę i czas Twoich pracowników.

Przyczyny złego obiegu dokumentów cyfrowych

Silosy danych

Silosy danych to grupy danych, które zostały skutecznie odcięte od reszty firmy, ponieważ znajdują się w odłączonych lokalizacjach cyfrowych.

Może to być celowe, ale prawie zawsze jest niezamierzone, często w wyniku zmiany systemów przez różne działy przez długi czas.

Efektem końcowym jest to, że dane firmowe są nieustrukturyzowane i trudne do wykorzystania – co ma kluczowe znaczenie dla nowoczesnego MŚP.

87% organizacji ma niską dojrzałość analityki i analizy biznesowej, co oznacza, że ​​dane nie są wykorzystywane

Cyfrowa transformacja żyje i umiera dzięki płynnemu przepływowi informacji i właśnie tym należy się zająć, jeśli firma ma problemy z zarządzaniem obiegiem dokumentów.

Powiązany post: Rozkładanie silosów danych: ujednolicaj dane biznesowe

Każda firma, która toleruje silosy danych, ogranicza własną produktywność.

Oto tylko kilka przykładów problemów związanych z silosem danych, które wynikają ze słabego obiegu dokumentów cyfrowych:

• Analiza danych: silosy oznaczają, że informacje są przechowywane w różnych miejscach, często w niespójnych formatach plików. To znacznie utrudnia analizę decyzji biznesowych.
• Dostęp: Uprawnienia i problemy z dostępem są powszechne w przypadku silosów. W rezultacie pracownicy nie mogą wystarczająco szybko uzyskać potrzebnych im danych, co znacznie spowalnia procesy robocze.
• Niepotrzebna praca: Ograniczona widoczność w całej firmie często oznacza, że ​​różne zespoły wykonują tę samą pracę w tandemie, podczas gdy współdzielony dostęp i usuwanie silosów oszczędziłyby czas i energię.

Słaba komunikacja

Słaba komunikacja w organizacji i brak cyfrowego obiegu dokumentów idą w parze.

Powiązany post: Dlaczego komunikacja między departamentami jest niezbędna dla Twojego DX-a

Gdy cyfrowe obiegi dokumentów nie są w pełni wykorzystywane, zazwyczaj można zauważyć, że nie tylko dane są silosowane, ale także kultura.

Działy w firmie zaczynają pracować samodzielnie, z własnymi danymi i procesami.

Raz po raz w Impact widzieliśmy, jak ważne jest, aby transformacja cyfrowa miała silną kulturę zapewniającą sukces, zarówno z naszymi klientami, jak i z nami.

Zaniedbując obieg dokumentów, bardzo łatwo wpaść w pułapkę, w której kultura jest niespójna, a podziały działają ze zbyt dużą autonomią.

Czasochłonne procesy papierkowe

Rozmawialiśmy o tym, jak często pracownicy są krępowani koniecznością wykonywania służebnych, manualnych zadań.

Są to często zadania związane z ręcznym wprowadzaniem danych, ale procesy papierowe są kolejnym częstym przestępcą.

Podobnie jak żmudne wprowadzanie danych, które kosztuje cię robociznę, papier jest również podwójną wadą.

W firmach, które działają głównie w oparciu o procesy papierowe, pracownicy muszą poświęcać cenny czas na obsługę fizycznych dokumentów.

To dodatek do dużych sum wydanych na sam papier.

Przeciętny pracownik biurowy przegląda 10 000 arkuszy papieru rocznie

Takie firmy często działają kosztem doskonałego cyfrowego obiegu dokumentów, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Ile kosztuje słaby obieg dokumentów?

Jak zauważyliśmy w przypadku niektórych z powyższych problemów, które pojawiają się z powodu złego zarządzania dokumentami, wiele z nich można opisać jako „ukryte” koszty, z których wiele jest w dużej mierze niezauważanych przez firmy, ponieważ mają one tendencję do ich akceptowania jako stała.

Najlepszym tego przykładem jest zużycie papieru, przy czym zwyczaje związane z drukowaniem przeciętnego pracownika kosztują firmy 725 USD rocznie.

Powiązana infografika: Ile papier kosztuje Twoją firmę?

Biorąc pod uwagę, że zużycie papieru wzrasta średnio o 22% rocznie, koszt papieru podwaja się mniej więcej co 3,3 roku.

Dla większości firm tego rodzaju wydatki stają się coraz mniej wykonalne, zwłaszcza gdy istnieją łatwo dostępne cyfrowe alternatywy, które mogą drastycznie obniżyć koszty samego zużycia papieru.

Jeśli weźmie się również pod uwagę wpływ słabego obiegu dokumentów na koszty pracy — a mianowicie fakt, że pracownicy spędzają znacznie więcej czasu na znajdowanie i dostęp do potrzebnych im dokumentów — wówczas argument za cyfrowym systemem zarządzania dokumentami staje się o wiele bardziej jasny.

Obieg dokumentów: statystyki kosztów drukowania, które powinieneś znać

Pamiętaj o tych statystykach drukowania, gdy zastanawiasz się, czy musisz wdrożyć technologię do zarządzania dokumentami.

Druk jest powszechnym drenażem zasobów firmy, co pogarsza fakt, że znaczna część — prawie jedna piąta — materiałów drukarskich jest nieprzeczytana i niewykorzystana przez pracowników.

• 90% firm nie śledzi kosztów druku
• Firmy, które wykorzystują zgadywanie do określenia kosztów drukowania średnio o 40%
• Działy IT spędzają średnio 15% czasu na naprawie problemów związanych z drukiem
• W ciągu ostatnich 20 lat zużycie papieru w USA wzrosło z 92 mln ton do 208 mln ton
• 17% drukowanych dokumentów pozostaje nieprzeczytanych

Źródło

Rozwiązanie problemu słabego obiegu dokumentów cyfrowych

Automatyzacja

Zastosowanie zrobotyzowanej automatyzacji procesów rośnie wśród wszystkich typów przedsiębiorstw.

Na przykład Deloitte poinformował, że prawie dwie trzecie organizacji inwestuje w RPA, aby reagować na przestarzałe procesy ujawnione przez pandemię.

Powody tego są całkowicie jasne: wykorzystanie automatyzacji pozwala zaoszczędzić wiele straconego czasu i zasobów.

Oto niektóre z zadań, do których można wykorzystać RPA:

• Ekstrakcja danych: można przełowić duże ilości danych, aby z łatwością znaleźć to, czego potrzebujesz
• Zarządzanie danymi: agregacja i przechowywanie danych
• Działalność operacyjna: Wsparcie logistyczne i operacyjne
• Procure-to-pay: przetwarzanie i raportowanie faktur
• Zapasy i łańcuch dostaw: kategoryzacja i zarządzanie

Krótko mówiąc, firmy, które nawet w niewielkim stopniu wykorzystują automatyzację, mogą zauważyć radykalną poprawę w obiegu dokumentów cyfrowych.

Chmura

Ujednolicenie danych Twojej firmy w chmurze to ważny krok w cyfrowych strategiach wielu organizacji.

W ubiegłym roku światowy rynek usług chmury publicznej wyniósł 182 miliardy dolarów, do 2022 będzie wart 331 miliardów dolarów

Wykorzystanie chmury do usprawnienia obiegu dokumentów cyfrowych i poprawy dostępu w całej firmie to stosunkowo prosty i skuteczny sposób na modernizację procesów.

Historyczne obawy dotyczące bezpieczeństwa serwerów w chmurze zostały w ostatnich latach rozwiane.

Wynika to głównie z ogromnej poprawy, jaką odnotowały centra danych.

W szczególności centra danych Tier IV są tak samo bezpieczne, a nawet bezpieczniejsze niż serwery lokalne.

Zalety obiegów pracy digitalizacji dokumentacji

Jak zauważyliśmy w tym poście na blogu, istnieje wiele problemów, które wynikają ze słabego przetwarzania informacji i danych w dokumentach cyfrowych.

Rozwiązanie tych problemów zaczyna się od zrozumienia, że ​​tworzenie dokumentów jest kluczową funkcją biznesową, a sposób, w jaki to tworzenie dokumentów jest obsługiwane — pod względem przechwytywania, przechowywania i przepływu pracy — ma kluczowe znaczenie dla uświadomienia sobie korzyści i zalet dokumentacji cyfrowej.

Oto kilka z tych zalet:

Zmniejszenie zależności od dokumentów papierowych

Nie ignorujemy faktu, że dla firmy może być dużą zmianą rezygnacja z procesów opartych na papierze.

Dla wielu jednak konieczna jest zmiana, aby w pewnym stopniu objąć cyfrowe obiegi dokumentów.

Korzystanie z korporacyjnego systemu zarządzania treścią (ECM) może znacznie zwiększyć wydajność przepływów pracy.

Pozwoli to zaoszczędzić czas i materiały w porównaniu z fizycznymi odpowiednikami papierowymi.

Zapewni to również znacznie większą widoczność i kontrolę nad dokumentami i danymi, które przechodzą przez Twoją firmę, umożliwiając dyktowanie przepływu pracy, a nie na odwrót.

Lepiej spędzony czas

Mniej czasu poświęcanego na wyszukiwanie, przechowywanie i obsługę danych i informacji, pracownicy mogą lepiej wykorzystać swój czas, gdy wdrożone są procedury automatyzacji przepływu dokumentów i zarządzania dokumentami wysokiej jakości.

Zapewnia to korzyści firmie i pracownikowi — personel marnuje mniej czasu, podczas gdy pracodawca nie płaci pracownikom za spędzanie nadmiernej ilości czasu na poszukiwaniu dokumentów, do których mają teraz natychmiastowy dostęp.

Przygotowanie do zgodności

Czy ci się to podoba, czy nie, zgodność jest dziś poważnym obszarem rozważanym przez firmy.

Dzięki przepisom, takim jak CCPA, SHIELD i przepisom branżowym, takim jak HIPAA, organizacje szybko stają się koniecznością organizowania posiadanych informacji w sposób, który ułatwia im zachowanie zgodności z pojawiającymi się przepisami.

Dla firm, które przechowują ważne informacje o klientach, szczególnie dane wrażliwe lub identyfikujące, wdrożenie obiegu digitalizacji dokumentów, który bezpiecznie przechowuje informacje w skuteczny sposób, jest mądrą inwestycją.

Na wynos:

• Słabe obiegi dokumentów cyfrowych prowadzą do wydajności i niezadowolenia
• Są one spowodowane wyciszonymi danymi, słabą komunikacją i czasochłonnymi procesami papierowymi
• Automatyzacja, chmura i zmniejszenie zależności od papieru w Twojej organizacji mogą znacznie poprawić procesy operacyjne i wydajność.

Subskrybuj nasz blog, aby otrzymywać więcej informacji na temat technologii biznesowych i być na bieżąco z nowościami i trendami w zakresie marketingu, cyberbezpieczeństwa oraz innymi nowinkami technicznymi i trendami (nie martw się, nie będziemy Cię niepokoić).