Dlaczego zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie jest niezbędne dla Twojej firmy

Rozwiązanie Enterprise Content Management pomaga firmom digitalizować, kontrolować i automatyzować nieustrukturyzowane informacje, takie jak listy przewozowe i faktury, życiorysy, dokumenty podatkowe, wiadomości e-mail i notatki ze spotkań.

System ECM będzie przechwytywać, odczytywać i indeksować informacje w celu zwiększenia ich zrozumiałości; dać personelowi możliwość edytowania lub opisywania informacji; oraz zapewnić kompleksowe narzędzia przepływu pracy i automatyzację, aby zapewnić, że właściwe informacje trafią we właściwe ręce w odpowiednim czasie.

W ramach tego systemu dokumenty mogą być tworzone, zarządzane, przetwarzane i archiwizowane w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami dotyczącymi zgodności.

88% pracowników biurowych twierdzi, że potrzebuje niezawodnej, ujednoliconej platformy wyszukiwania danych, która pomogłaby im lepiej wykonywać swoją pracę.

Mogą być dostępne dla wszystkich pracowników, zarówno mobilnych, jak i wewnętrznych, a dostęp do dokumentów, zmiany i ruchy są rejestrowane w celu lepszej organizacji i analizy śledczej.

Cała komunikacja — w tym z klientami, dostawcami i podwykonawcami — jest inteligentnie zarządzana i można ją łatwo odzyskać w celu lepszego przepływu pracy i ciągłego doskonalenia procesów.

Dlaczego rozwiązanie do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie ma kluczowe znaczenie

Nowoczesne firmy są bardziej niż kiedykolwiek skoncentrowane na procesach cyfrowych i wdrażaniu cyfrowej transformacji, która napędza sukces.

Nawał postępu technologicznego, w tym technologii chmury, możliwości mobilnych, uczenia maszynowego i automatyzacji, pobudza zmiany i stwarza nowe możliwości.

Pojawiają się nowe formy treści, ponieważ platformy mediów społecznościowych, audio i wideo tworzą więcej nieustrukturyzowanych danych, z którymi firmy mogą sobie poradzić, oprócz gór danych, z którymi firmy muszą sobie radzić od klientów i procesów pracy.

Do 2020 roku globalna ilość danych tworzonych codziennie osiągnie 44 biliony gigabajtów, a większość z tych danych będzie nieustrukturyzowana

System zarządzania treścią w przedsiębiorstwie zapewnia rozwiązanie, które pomaga firmom radzić sobie z tymi szybkimi i obfitymi zmianami, zapewniając sposoby organizowania informacji w sposób, który optymalizuje wydajność i minimalizuje błędy.

Ponadto eskalacja oszustw i cyberataków oznacza, że ​​zarządzanie danymi i zgodność z przepisami są bardziej krytyczne niż kiedykolwiek.

ECM pozwala na efektywne zarządzanie danymi i – co ważne – integrację z bieżącą analityką biznesową w celu ochrony informacji przed utratą.

Wreszcie, na coraz bardziej konkurencyjnym rynku firmy muszą wykorzystać siłę produktywności, aby zachować przewagę.

81% pracowników wskazuje na potrzebę mobilnego dostępu do dokumentów firmowych

ECM zapewnia bezpieczny i logicznie zorganizowany sposób archiwizowania krytycznych informacji, dzięki czemu jest dostępny w celu usprawnienia przepływów pracy i zwiększenia wydajności z danymi.

Rozkładanie: co to jest zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie?

Mówiąc najprościej, ECM (nowoczesne rozwiązania to zazwyczaj ECM w chmurze) to wielofunkcyjne systemy używane do katalogowania i przechowywania nieustrukturyzowanych informacji do celów biznesowych.

Jednak jest wiele rzeczy, które dotyczą ich składu, funkcji i korzyści, które należy jasno zrozumieć, aby rozpoznać prawdziwą wartość, jaką wnoszą do procesów, produktywności i rentowności firmy.

Składniki rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie

Istnieje pięć podstawowych elementów zarządzania treścią w przedsiębiorstwie: przechwytywanie, zarządzanie, przechowywanie, przechowywanie i dostarczanie.

Zdobyć

Aby przechwytywać zarówno informacje cyfrowe, jak i drukowane, moduł ECM musi mieć zarówno funkcje skanowania, jak i optycznego rozpoznawania znaków (OCR).

Niektórzy mogą nawet wykorzystywać technologię rozpoznawania odcisków dłoni (HCR), formę inteligentnego rozpoznawania znaków (ICR), która umożliwia łatwą interpretację i przechwytywanie odręcznego tekstu.

Pomaga to zautomatyzować zadania wprowadzania danych, aby zmniejszyć liczbę błędów ludzkich i umożliwić śledzenie dużych ilości danych.

Kierownictwo

Narzędzia do zarządzania będą się różnić w zależności od wymagań każdej firmy. Zazwyczaj obejmują:

• Narzędzia umożliwiające współpracę nad treścią
• Narzędzia workflow do zarządzania procesami biznesowymi
• Narzędzia do zarządzania archiwami i plikami ułatwiające indeksowanie, przechowywanie i czyszczenie

Inne narzędzia mogą obejmować zarządzanie treścią WWW lub narzędzia do zarządzania dokumentami.

Magazynowanie

Istnieją trzy podstawowe elementy rozwiązań pamięci masowej w rozwiązaniu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie:

Pierwszy; istnieje repozytorium do gromadzenia plików.

Drugi; narzędzie biblioteczne, które pobiera pliki, które przeszły przez sekwencję przechwytywania i zarządzania.

Wreszcie; sprzęt — taki jak serwery, pamięć masowa w chmurze, dyski optyczne i inne — który przechowuje pliki i oprogramowanie do pobrania.

Ochrona

W przeciwieństwie do krótkoterminowego repozytorium komponentu pamięci, zachowywanie zapewnia długoterminowe przechowywanie lub archiwizację krytycznych plików.

Istnieje wiele możliwości wyboru nośników, które mogą zapewnić odpowiednią archiwizację, jednak ważne jest, aby zapewnić zgodność typów nośników z rozwijającymi się technologiami do długotrwałego użytkowania.

Dostawa

Aby móc przenosić zawartość do odpowiednich użytkowników w całym systemie, będziesz potrzebować oprogramowania pośredniczącego, które pomoże przenosić informacje z aplikacji do aplikacji.

Proces dostarczania może obejmować dystrybucję mediów, do których użytkownicy końcowi mają dostęp za pośrednictwem stron internetowych, mediów społecznościowych, intranetu, a nawet dokumentów drukowanych.

Bezpieczeństwo ma kluczowe znaczenie na tym etapie procesu, więc nieautoryzowane edycje i dostęp są zabronione, gdy dane są przenoszone z miejsca na miejsce.

Jak działa ECM

Podstawowy proces ECM obejmuje wszystkie pięć komponentów ECM pracujących w tandemie w celu organizowania i rozpowszechniania kluczowych informacji o procesach biznesowych przez cały cykl życia danych. W skrócie:

• Dane są przechwytywane
• Informacje są publikowane wewnętrznie lub na firmowej stronie internetowej
• Informacje są automatycznie i bezpiecznie archiwizowane
• Stare, nieaktualne lub nieużywane informacje są okresowo usuwane, aby zaoszczędzić miejsce

Aby rozpocząć korzystanie z ECM, firmy zazwyczaj identyfikują każdy rodzaj treści używanych w organizacji i przypisują je do procesu biznesowego, a nawet do poszczególnych członków personelu.

Następnie oprogramowanie ECM celuje w duplikaty treści, aby zmniejszyć nadmiarowość pamięci masowej, a następnie organizuje informacje w centralnym repozytorium wraz z metadanymi, które umożliwiają szybki i wydajny dostęp do nich osobom, które ich potrzebują.

Zatwierdzeni użytkownicy mogą korzystać z wyszukiwania pełnotekstowego w celu zlokalizowania niezbędnej zawartości, którą mogą następnie przeczytać, edytować lub wydrukować.

Użytkownicy mogą również używać słów kluczowych lub fraz do wyszukiwania dokumentów, skracając czas wyszukiwania i zwiększając wydajność.

Te proste, ale potężne narzędzia pozwalają działom — lub całym firmom — na:

• Zmniejsz zależność od papieru
• Usprawnij przepływy pracy
• Zmniejszyć ryzyko
• Zwiększ produktywność
• Zapewnij wyjątkową obsługę klienta

Łatwy dostęp do najważniejszych informacji pomaga firmom podejmować lepsze decyzje, szybciej realizować projekty i bez wysiłku współpracować w celu zwiększenia wydajności.

W jaki sposób ECM przynosi korzyści Twojej firmie

Ponieważ system zarządzania treścią w przedsiębiorstwie zapewnia ujednoliconą platformę do rozpowszechniania, przechowywania i zarządzania danymi, może on pomóc firmom w obsłudze danych w sposób, który spełnia wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności dotyczące wyjątkowego zarządzania ryzykiem.

Inne korzyści obejmują:

• Możliwości audytu, w tym zameldowanie/wymeldowanie i nadzór nad przepływem pracy
• Usprawniony dostęp i zmniejszone wąskie gardła informacyjne dzięki kontroli wersji
• Zmniejszone zapotrzebowanie na przechowywanie, papier i wysyłkę w celu zminimalizowania kosztów ogólnych
• Zoptymalizowane bezpieczeństwo
• Niższe koszty — i ryzyko błędów — dzięki automatyzacji procesów ręcznych
• Lepsza obsługa klienta dzięki widoczności w czasie rzeczywistym

Dostęp ECM do złożonych narzędzi zapewnia niezawodną funkcjonalność procesów biznesowych.

Na przykład eksploracja danych staje się prostsza i dokładniejsza dzięki wykorzystaniu narzędzi dostarczanych przez system ECM, które umożliwiają określenie parametrów i zakresów wyszukiwania w celu szybszego i dokładniejszego wyszukiwania.

Idąc dalej, systemy ECM nadal ewoluują i zmieniają się, ponieważ są ukierunkowane na potrzeby firm, które poszukują większej elastyczności, integracji i przewagi konkurencyjnej w szybko zmieniającym się świecie.

Wraz ze wzrostem tempa cyfrowego, ECM nadal dodają funkcje i wykorzystują ewoluujące technologie, takie jak uczenie maszynowe i sztuczna inteligencja, aby zmaksymalizować skuteczność.

A firmy — duże i małe — czerpią korzyści z tych systemów, aby umocnić swoją pozycję na rynku.

Jakie bóle łagodzi ECM?

Zgodność

W przypadku wielu organizacji, zwłaszcza tych, które mają do czynienia ze złożonymi przepisami dotyczącymi zgodności w branżach, takich jak dystrybucja żywności, produkcja i opieka zdrowotna, ECM może ogromnie pomóc w zarządzaniu dokumentacją.

Korzystając z ECM, firmy mogą znacznie łatwiej zachować zgodność. Na przykład w przypadku audytu użycie ECM do przechowywania danych biznesowych oznacza, że ​​w razie potrzeby można zapewnić bezpieczny zdalny dostęp do informacji, co znacznie przyspiesza koszty obowiązkowych audytów i zapewnia firmom spokój ducha.

Oprócz tego zasady i właściwe zarządzanie danymi, które zbierasz i przechowujesz, znacznie ułatwiają zgodność z przepisami również na inne sposoby.

Na przykład nie trzeba już ręcznie usuwać informacji — można ustanowić automatyczne mechanizmy kontrolne, aby ECM zadbał o zgodność danych, podczas gdy Ty możesz kontynuować swoją działalność.

Kontrola

Tak jak kontrola jest niezwykle ważna dla zapewnienia zgodności, odgrywa również dużą rolę w ogólnych operacjach biznesowych, a ECM może odegrać dużą rolę w zapewnieniu kontroli nad informacjami.

Bez ECM i centralnego repozytorium danych firmy często mają zdecentralizowane i niezorganizowane dane.

Co to oznacza w sensie praktycznym?

Może to oznaczać pracowników korzystających z różnych wersji dokumentów o znaczeniu krytycznym dla firmy; może to oznaczać przedstawiciela korzystającego z nieaktualnej umowy sprzedaży lub formularza zamówienia.

W ankiecie Nintex 39% ankietowanych twierdziło, że zaobserwowało uszkodzony proces tworzenia dokumentów w ich organizacji:

• 49% stwierdziło, że nie może łatwo zlokalizować dokumentów
• 43% twierdziło, że zmaga się z udostępnianiem dokumentów i proszeniem o zatwierdzenie dokumentu
• 33% miało problem z wersjonowaniem dokumentów

Dzięki centralnemu repozytorium informacji i ECM do organizowania danych, udokumentowane przepływy pracy mogą pokazać, kto jest wysyłany; kto podpisał polisę, a kto nie; kto potrzebuje dokumentu, który nie został do niego wysłany — masz pomysł.

Aktualizowanie, dystrybucja i śledzenie danych o znaczeniu krytycznym dla firmy może być znacznie efektywniejsze dzięki scentralizowanemu systemowi danych i ECM w jego rdzeniu.

Wydajność

Jednym z głównych powodów, dla których firmy chcą wdrażać systemy zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, jest wyłącznie produktywność.

Firmy często dostrzegają brak istniejących procesów zarządzania dokumentami.

Według ankiety AIIM łączny średni czas spędzony na wyszukiwaniu informacji i zarządzaniu nimi wynosi 45 minut, czyli około 8% dnia roboczego.

Przy przestarzałych metodach zarządzania danymi pracownicy spędzają więcej czasu niż powinni na podstawowe zadania, takie jak szukanie dokumentu.

To nie tylko frustruje pracowników, którzy muszą marnować czas na szukanie czegoś, do czego powinni mieć natychmiastowy dostęp z dowolnego miejsca, ale także kosztuje firmy w przypadku złego wykorzystania siły roboczej.

Przyjęcie ECM pomaga złagodzić to marnotrawstwo i poprawić produktywność całej działalności biznesowej.

IHS twierdzi, że ECM może obniżyć koszty związane z niemożnością znalezienia dokumentów na użytkownika miesięcznie z około 200 USD do 10 USD dla średnich firm (100–999 pracowników).

Efektywność

Oczywiście poprawa wydajności Twoich operacji idzie w parze z prowadzeniem wydajniejszego procesu obiegu dokumentów.

Kiedy mówimy o wdrożeniu systemów ECM, obieg dokumentów jest bliski szczytu programu.

Powiązany post: Objaśnienie obiegu dokumentów cyfrowych

42% pracowników wiedzy przyznało, że przepływy pracy oparte na papierze sprawiają, że ich codzienne zadania są mniej wydajne, droższe i mniej produktywne.

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie jest niezwykle przydatnym narzędziem do poprawy efektywności biznesowej, nie tylko dlatego, że pomaga przełamać silosy danych.

Silosy danych, które odnoszą się do oddzielnych repozytoriów danych, które powstają w organizacji — często między działami korzystającymi z systemów, które nie są zintegrowane — są dużym wąskim gardłem, jeśli chodzi o wydajność.

Ten problem można znacznie złagodzić, ujednolicając dane biznesowe we wszystkich działach za pomocą ECM i zapewniając ogólnofirmowy dostęp do danych tam, gdzie jest to konieczne i korzystne.

Odpady papierowe

Jednym z bardziej oczywistych problemów, które rozwiązuje rozwiązanie ECM, jest kwota wydana przez firmy na papier, a także związane z tym kwestie środowiskowe.

Korzyści dla środowiska wynikające z rezygnacji z papieru to godny podziwu, jeśli nie całkowicie przekonujący z biznesowego punktu widzenia, powód do wdrożenia ECM.

Jest to jednak aspekt, którego nie należy lekceważyć. Jednym z ciekawszych wydarzeń, które wyłoniły się z pandemii, był zwiększony nacisk, jaki konsumenci zaczęli kłaść na wrażenia klientów – tak bardzo, że jest to obecnie kluczowy element wyróżniający konkurencyjne firmy; nawet plasując się wyżej niż cena i jakość.

Mając to na uwadze, rzeczywiście korzystne jest dążenie do ECM i zmniejszenie polegania na papierze, aby zademonstrować klientom swoje stanowisko w określonych kwestiach. Jeśli klienci określonej firmy w dużym stopniu dbają o ekologię, stosowanie podejścia wyłącznie cyfrowego może w rzeczywistości funkcjonować jako kluczowe narzędzie marketingowe dla firmy.

Według IBM, 81% konsumentów na całym świecie należy do jednego z dwóch segmentów kupujących: konsumenci zorientowani na wartość (41%), którzy chcą dobrej wartości oraz konsumenci zorientowani na cel (40%), którzy poszukują produktów i usług zgodnych z ich wartościami.

Oczywiście, jeśli chodzi o marnotrawstwo papieru, istnieją pilne obawy dotyczące firm, klientów lub ich braku — oznacza to po prostu, że firmy drukują dziś więcej niż kiedykolwiek, a koszty związane z papierem rosną w przypadku małych i średnich firm.

Powiązana infografika: Ile papier kosztuje Twoją firmę?

Spójrz na niektóre z tych statystyk z połączonej infografiki, aby zobaczyć, ile papieru kosztuje przeciętne MŚP:

1. Zwyczaje związane z drukowaniem przeciętnego pracownika kosztują firmy 725 USD rocznie
2. Pracownicy drukują średnio 34 strony dziennie, z czego 17% pozostanie nieprzeczytane
3. 90% firm nie śledzi kosztów druku
4. Firmy, które wykorzystują zgadywanie do określenia kosztów drukowania średnio o 40%
5. Działy IT spędzają średnio 15% czasu na naprawie problemów związanych z drukiem
6. W ciągu ostatnich 20 lat zużycie papieru w USA wzrosło z 92 mln ton do 208 mln — wzrost o 126%
7. Zużycie papieru w przeciętnej firmie rośnie co roku o 22%, co oznacza, że ​​za niecałe trzy i pół roku Twoje zużycie podwoi się

Kiedy umieścisz to w tym kontekście, jasne jest, że koszty drukowania rosną i staną się – jeśli już nie są – niezrównoważone dla firm.

Z tego powodu inwestowanie w system ECM, aby złagodzić ten kosztowny problem, jest dobrym sposobem dla organizacji na skuteczne radzenie sobie z tym marnotrawstwem i niepotrzebnymi wydatkami.

Gdzie można zastosować zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie w firmie?

Większość firm wdraża ECM dla określonych procesów biznesowych w swojej organizacji. Przyjrzyjmy się niektórym typowym zastosowaniom ECM.

Zarządzanie umowami

Jeśli masz do czynienia z wieloma umowami, wiesz, że zarządzanie nimi może być uciążliwe, a rozwiązanie ECM może naprawdę pomóc w tego rodzaju przepływach pracy.

ECM pozwala upewnić się, że umowy są sprawdzane przez odpowiednie osoby we właściwym czasie, wykorzystując automatyzację do dostarczania umów do niezbędnych interesariuszy, gdy nadejdzie ich kolej na przeglądanie lub edycję dokumentu.

Automatyzacja zasobów ludzkich

Wszystkie etapy rekrutacji i onboardingu można zautomatyzować, aby stworzyć znacznie bardziej usprawniony proces HR niż wcześniej.

Formularze online mogą służyć do przechwytywania wniosków, które są następnie wysyłane do menedżerów ds. rekrutacji za pośrednictwem zautomatyzowanego przepływu pracy.

Tę samą zasadę można zastosować do wielu innych aspektów HR, takich jak zarządzanie polityką i procedurami, zgodność z I-9 i gotowość na wypadek katastrof (utrzymywanie informacji chronionych w chmurze zamiast ich fizycznego przechowywania), by wymienić tylko kilka.

Automatyzacja rozrachunków z dostawcami i należnościami

AP i AR można znacznie poprawić dzięki wdrożeniu ECM.

AP i AR to dwa z najbardziej wymagających papierowych procesów w organizacjach. To, jak szybko i skutecznie można przetwarzać faktury i rozliczenia, określi, jak wydajne są Twoje działania w tych obszarach.

Dzięki ECM, AP i AR mogą być całkowicie zdigitalizowane, a przechwytywanie, przechowywanie, dostęp i zarządzanie są znacznie bardziej uproszczone niż tradycyjne metody papierowe.

Na wynos

• Rozwiązanie do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie przechwytuje, odczytuje i indeksuje informacje; dać personelowi możliwość edycji lub komentowania; i zapewnić kompleksowe narzędzia przepływu pracy i automatyzację.
• Istnieje pięć podstawowych elementów ECM: wychwytywanie, zarządzanie, przechowywanie, konserwacja i dostarczanie.
• System zarządzania treścią w przedsiębiorstwie to rozwiązanie, które pomaga firmom obsługiwać dane w sposób, który spełnia wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności dotyczące wyjątkowego zarządzania ryzykiem.
• Inne korzyści obejmują możliwości audytu, usprawniony dostęp i zmniejszenie ilości informacji, mniejsze zapotrzebowanie na pamięć masową, papierową i pocztową w celu zminimalizowania kosztów ogólnych, zoptymalizowane bezpieczeństwo, zmniejszenie wydatków długoterminowych

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie dla małych firm: dostawcy usług MSP zapewniają narzędzia i wiedzę fachową, które pomagają kierować transformacją, niezależnie od tego, czy chodzi o wdrażanie usług w chmurze, czy też wielu nowych technologii. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak systemy zarządzania drukiem i dokumentami mogą Ci pomóc, pobierz nasz eBook „ Klucze do wydajnych przepływów pracy”. Jeśli potrzebujesz doradztwa w zakresie zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, skontaktuj się z ekspertem Impact, a my możemy Ci pomóc.