Jak Kofax może zrewolucjonizować Twoje procesy związane z dokumentami

Wraz ze wzrostem wysiłków związanych z transformacją cyfrową, ponieważ nowe oprogramowanie staje się bardziej przystępne cenowo, a w wielu przypadkach jest to konieczność, wielu decydentów zastanawia się, jak mogą wdrożyć rozwiązania RPA, takie jak Kofax, w swoich organizacjach.

Całkowita wartość rynku RPA w 2018 roku wyniosła 597 milionów dolarów. Do roku 2025 ta liczba ma wzrosnąć do prawie 4 miliardów dolarów. To znaczący wzrost jak na branżę, która zaczęła nabierać rozpędu dopiero w 2015 roku.

Przyjęcie ZAP

Szybkość przyjęcia technologii RPA staje się coraz bardziej centralnym aspektem planów rozwoju DX w wielu firmach — 92% decydentów IT uważa, że ​​technologie automatyzacji będą kluczem do zaspokojenia pojawiających się potrzeb w miarę postępującej cyfryzacji organizacji.

Rozwiązania takie jak Kofax odnotowały wzrost w przypadku małych i średnich firm, które chcą wykorzystać automatyzację w operacjach biznesowych; czy to obsługa klienta, usprawnienie procesów przepływu pracy i obniżenie kosztów operacyjnych, czy zaawansowane monitorowanie i analityka procesów biznesowych.

Dzisiaj przyjrzymy się, w jaki sposób Kofax może usprawnić obiegi i procesy związane z dokumentacją dzięki automatyzacji.

Interakcje z klientami

Poprawa obsługi klienta za pomocą technologii cyfrowej jest jednym z głównych celów małych i średnich firm.

Można to osiągnąć za pomocą wielu metod, wdrażając cyfrową transformację w firmie — dobra obecność w Internecie i na urządzeniach mobilnych jest prawdopodobnie najbardziej oczywistym sposobem, w jaki organizacja może poprawić swoje interakcje z konsumentami.

Automatyzacja to kolejny sposób, w jaki można osiągnąć lepsze wrażenia.

Jedna trzecia decydentów jako oczekiwany wynik wdrożenia rozwiązań automatyzacji przedsiębiorstw wyraźnie wskazuje na poprawę koncentracji na obsłudze klienta.

Małe firmy coraz lepiej rozumieją, że usprawnienie i automatyzacja wielu czasochłonnych zadań, które są częścią typowej podróży klienta, jest ważnym krokiem w utrzymaniu konkurencyjności firmy.

Na przykład wykorzystanie technologii przechwytywania i przekształcania dokumentów może radykalnie poprawić sposób, w jaki firma przetwarza procesy i dostarcza informacje o klientach do właściwych systemów, bez opóźnień i przy niewielkim ręcznym wprowadzaniu danych, co spowalnia obecnie tak wiele interakcji z klientami.

Procesy związane z dokumentami klientów przyspieszone dzięki Kofax

Aplikacje klientów

Aplikacje papierowe mogą zająć tygodnie i są bardzo czasochłonne.

Aplikacje cyfrowe są znacznie szybsze, ale zautomatyzowane rozwiązania, takie jak Kofax Capture, mogą jeszcze bardziej przyspieszyć czas, ucząc się, jak otrzymywać i pozyskiwać informacje, które firma otrzymuje od klientów, oszczędzając pracowników przed powtarzającymi się ręcznymi zadaniami samodzielnego wprowadzania danych.

Przelew automatyczny

W przypadku firm, które mogą otrzymywać dokumenty przelewu online od klientów, często używane są różne formaty plików, takie jak PDF, DOCX i XLSX.

RPA może wyodrębniać i przekształcać różne pliki w celu ujednolicenia, a następnie automatycznie wysyłać je do systemu ERP w celu przechowywania.

Zarządzanie fakturami

Jest to kluczowy aspekt każdej relacji między biznesem a klientem.

Dzięki automatyzacji faktury można skanować, kategoryzować i dodawać do przepływów pracy w celu zatwierdzenia przez pracowników.

Przyspiesza to czas potrzebny na zapłatę i pomaga utrzymać solidne relacje.

Wdrażanie klientów

Klienci rutynowo muszą mieć poświadczoną jakąś formę identyfikacji podczas składania wniosku.

Zautomatyzowana certyfikacja przyspiesza ten proces, wykorzystując oprogramowanie identyfikujące do weryfikacji tożsamości, często na podstawie materiału tak prostego jak zdjęcie telefonu, co skraca proces z dni do minut.

Aspekty przechwytywania informacji

Przyjrzeliśmy się, jak zautomatyzowane procesy mogą poprawić dynamikę między dostawcą a klientem.

Digitalizacja procesu obsługi dokumentów w organizacji jest jednym z kilku powodów, dla których decydenci przyjmują mapy drogowe transformacji cyfrowej dla swoich firm.

Przyjrzyjmy się teraz procesowi tworzenia dokumentów, które przechwytywanie informacji może znacznie usprawnić dzięki zastosowaniu rozwiązań RPA.

Przechwytywanie poznawcze

Jest to centralny element dobrego systemu przechwytywania dokumentów. Mianowicie możliwość przechwytywania i przetwarzania wszystkich rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy jest to odręczna faktura, czy dokument cyfrowy z niewłaściwym rozszerzeniem pliku.

Przechwytywanie wielokanałowe

Ważne jest nie tylko przyspieszenie procesu obsługi przychodzących dokumentów, ale także dystrybucja i przechowywanie danych.

Boty mogą pobierać dane z wielu źródeł w całej organizacji i szybko i skutecznie sortować informacje, przesyłając je do innych części firmy i zapobiegając silosowaniu.

Cyfrowa kancelaria pocztowa

Odnosi się to zasadniczo do wyeliminowania powolnego i pracochłonnego procesu ręcznej oceny dokumentów przez pracowników.

Zazwyczaj oczekuje się od nich:

• Przeglądanie dokumentów cyfrowych i papierowych
• Wprowadź dane z dokumentów
• Klasyfikuj i zatwierdzaj dokumenty
• Dokumenty trasy

Jeśli zainstalujesz bota, który wykona wszystkie te zadania za Ciebie, zaoszczędzisz czas swoich pracowników i pozwolisz im wykonywać inne zadania, które ich potrzebują.

Nauczanie maszynowe

Boty mogą samodzielnie dostosowywać się i uczyć nowych procesów.

Na przykład, po przetworzeniu próbki konkretnych dokumentów, system użyje sztucznej inteligencji do automatycznego rozpoznawania interakcji z każdym polem dokumentu w przyszłości bez wskazówek.

Zastępując te ręczne procesy przechwytywania automatyzacją, firmy przyspieszają przepływy pracy i poprawiają wydajność operacyjną.

Nie tylko pracownicy są zwolnieni z samodzielnego wykonywania tych zadań, ale boty mogą je wykonywać szybciej i bezbłędnie, 24 godziny na dobę.

Inteligencja i analityka procesów

Wraz z transformacją cyfrową zdolność kadry kierowniczej do podejmowania decyzji w oparciu o analizę opartą na danych jest kluczową przewagą nad konkurencją, która nie wprowadziła jeszcze rozwiązań cyfrowych do swojej organizacji.

90% wszystkich danych, które istnieją na świecie, powstało tylko w ciągu ostatnich dwóch lat. To zadziwiająca ilość pracy. Ponieważ firmy muszą przetwarzać więcej danych niż kiedykolwiek, pełne zrozumienie i całkowity wgląd w czasie rzeczywistym w duże ilości danych przesyłanych do i z systemów są niezbędne.

Kofax Analytics oferuje firmom możliwość:

• Uzyskaj wgląd we wszystkie krytyczne procesy przechwytywania wielokanałowego i automatyzacji dokumentów dzięki prawie 100 wstępnie zdefiniowanym metrykom i ponad 100 rekordom
• Filtruj liczbę partii i dokumentów według klasy partii lub typu dokumentu, aby zidentyfikować wąskie gardła
• Monitoruj operatorów, procesy biznesowe i wydajność oprogramowania
• Zastosuj ustawienia bezpieczeństwa oparte na rolach użytkowników i prawach do danych kontekstowych w celu ochrony poufnych informacji
• Uzyskaj zdalny dostęp do informacji na różnych urządzeniach

Pełna kontrola nad zautomatyzowanymi systemami jest ważnym krokiem w procesie tworzenia dokumentacji.

Analytics umożliwia kompleksową widoczność, monitorowanie pod kątem zgodności, mniejsze ryzyko i natychmiastowy wgląd w dane dokumentów.

Zastanawiasz się nad automatyzacją procesów związanych z dokumentami? Automatyzacja to tylko jeden z aspektów cyfrowej transformacji, który można osiągnąć poprzez wdrożenie rozwiązań chmurowych w Twojej organizacji. Aby dowiedzieć się więcej o tym, co chmura może dla Ciebie zrobić, pobierz nasz e-book „Która opcja chmury jest odpowiednia dla Twojej firmy?”