Zarządzanie drukiem: Wyprzedź konkurencję

Wdrożenie zarządzania drukiem w Twojej organizacji może nie być w tej chwili priorytetem, ale być może powinno być.

W końcu większość z nas pracuje w domu, a ze względu na obecne okoliczności możemy nie widzieć naszych biur pracy przez tygodnie, a nawet miesiące.

Jeśli obecny klimat nam coś pokazał, to to, że potrzeba ograniczania niepotrzebnych wydatków nigdy nie była ważniejsza.

Kiedy firmy powrócą do biznesu jak zwykle, środowisko będzie zupełnie inne – małe i średnie firmy będą cierpieć, a finansowe konsekwencje wybuchu COVID-19 będą odczuwalne przez długi czas. Zarządzanie drukiem może być znaczącą pomocą w zmniejszeniu tych niepotrzebnych kosztów, gdy są one najbardziej potrzebne.

Odpady w druku

Większość liderów biznesu prawdopodobnie niejasno zdaje sobie sprawę, że ich nawyki związane z drukowaniem kosztują ich więcej, niż chcieliby wydawać.

Jednak prawdziwe koszty mogą być naprawdę szokujące. Oto siedem statystyk drukowania, które pokazują, jak dużym problemem powinno być marnotrawstwo:

1. Zwyczaje związane z drukowaniem przeciętnego pracownika kosztują firmy 725 USD rocznie
2. Pracownicy drukują średnio 34 strony dziennie, z czego 17% pozostanie nieprzeczytane
3. 90% firm nie śledzi kosztów druku
4. Firmy, które wykorzystują zgadywanie do określenia kosztów drukowania średnio o 40%
5. Działy IT spędzają średnio 15% czasu na naprawie problemów związanych z drukiem
6. W ciągu ostatnich 20 lat zużycie papieru w USA wzrosło z 92 mln ton do 208 mln — wzrost o 126%
7. Zużycie papieru w przeciętnej firmie rośnie co roku o 22%, co oznacza, że ​​za niecałe trzy i pół roku Twoje zużycie podwoi się

Najważniejsze jest to, że jeśli nie znasz nawyków związanych z drukowaniem w swojej organizacji, istnieje znaczna szansa, że ​​wydajesz dużo więcej, niż chcesz — konsekwencje tego są spotęgowane, biorąc pod uwagę obecne środowisko biznesowe .

Wpływ środowiska

Ponadto wpływ odpadów drukarskich na środowisko jest ogromny.

Proces produkcji papieru, który polega na spalaniu kory w celu wytworzenia użytecznego włókna, uwalnia toksyczne gazy cieplarniane, ciężkie zanieczyszczenie, które miało drastyczne konsekwencje dla planety.

40% światowego komercyjnie ściętego drewna jest wykorzystywane do produkcji papieru, a ponad 30 milionów akrów lasów jest niszczonych co roku w celu uzupełnienia tej produkcji.

Udoskonalenia technologiczne i produkcyjne zwiększyły produkcję papieru, wzrosła też konsumpcja.

Jest to niezrównoważone, a firmy każdej wielkości prędzej czy później będą musiały zająć się kwestią zrównoważonego rozwoju w swoich organizacjach.

Wpływ na produktywność

Wpływ drukowania na produktywność pracowników może nie być na pierwszy rzut oka widoczny.

Kiedy podążasz tą samą strukturą przez lata, a nawet dekady, może być trudno określić problem, który z czasem narasta powoli — nawet jeśli dotyka Cię na co dzień.

Produkcja, hotelarstwo, prawo — niezależnie od branży, małe i średnie firmy stale borykają się z tymi samymi problemami związanymi z wydajną siłą roboczą w wyniku niezarządzanego drukowania.

Pracownicy spędzają mnóstwo czasu na szukaniu potrzebnych informacji — łącznie 1,8 godziny dziennie lub 9,3 godziny tygodniowo.

Stwarza to podwójną przyjemność dla małych i średnich firm; nie tylko tracisz pieniądze na koszty drukowania, ale tracisz pieniądze na utraconej pracy, ponieważ pracownicy próbują nadrobić zaległości i przebrnąć przez nieefektywne procesy zarządzania dokumentami związane z drukowaniem.

90% danych na świecie powstało tylko w ciągu ostatnich dwóch lat.

Z każdym rokiem ilość istniejących danych rośnie wykładniczo — dzięki wzrostowi liczby danych big data.

Oznacza to, że zużywa się więcej papieru, aby pomieścić ten napływ danych, aw konsekwencji więcej czasu (i pieniędzy) jest marnowane.

Co to jest zarządzanie drukowaniem i jak może pomóc?

Zarządzanie drukiem oznacza współpracę z firmą zewnętrzną w zakresie Twoich potrzeb związanych z drukowaniem.

W praktyce oznacza to, że firma zewnętrzna oceni Twoje potrzeby, określi sprzęt, do którego najlepiej się nadajesz, i długoterminowo dostarczy Ci części i materiały eksploatacyjne do tego sprzętu.

Będą używać oprogramowania do śledzenia wykorzystania i trzymania się celu budżetowego.

Powiązany post: 6 korzyści z usług zarządzania drukiem dla małych i średnich firm

Rozwiązania przepływu pracy

Partnerzy serwisowi i konsultanci często wykorzystują zarządzanie drukiem jako pierwszy krok w szerszej strategii transformacji cyfrowej.

Powodem tego jest to, że drukowanie jest czymś w rodzaju nisko wiszącego owocu i może zapewnić znaczny zwrot z inwestycji dla małych i średnich firm, które są szczególnie świadome swoich zysków.

Jeśli firma jeszcze nie poradziła sobie z drukowaniem, często jest to kosztowne, nieefektywne i nieprzygotowane na przyszłość.

Rozwiązania obiegu dokumentów mogą znacznie usprawnić Twoje operacje dzięki wprowadzeniu floty drukarek wielofunkcyjnych (w razie potrzeby) oraz oprogramowania do obiegu dokumentów, które usprawnia procesy związane z dokumentami.

Na przykład, zamiast codziennie drukować stosy i stosy papieru, możesz zamiast tego zeskanować dokument i natychmiast udostępnić go każdemu, kto ma dostęp przez chmurę.

Gdy Twoje dane i dokumenty są skutecznie zorganizowane, zaoszczędzisz sobie wiele kłopotów. Wcześniejszy problem z pracownikami spędzającymi blisko dwie godziny na szukaniu dokumentów? Teraz nie będą mieli problemów ze znalezieniem tej jednej kluczowej informacji ukrytej pod górą papieru, ponieważ jest ona przechowywana w formie cyfrowej i jest łatwo dostępna.

To znacznie poprawi produktywność Twoich pracowników, zmniejszy wydatki na papier, a w konsekwencji poprawi wynik finansowy.

Uzupełnianie dostaw i widoczność

Jeśli masz partnera nadzorującego Twoją flotę drukarek, użyje on narzędzi do analizy i oceny Twoich wydatków i wykorzystania.

Tam, gdzie wcześniej nie było widoczności, teraz masz partnera, który może ci dokładnie powiedzieć, czego używasz. Czy przekraczasz swój budżet? Będą wiedzieć i będą w stanie pomóc ci to powstrzymać.

Będą również w stanie powiedzieć, kiedy wyczerpujesz się zapasów i ile potrzebujesz, aby je uzupełnić.

Krótko mówiąc, znacznie lepiej zrozumiesz, ile używasz i czy jest to zgodne z Twoimi celami, w przeciwieństwie do całkowitej ciemności i wydawania pieniędzy na to, co chcesz, kupując więcej, niż potrzebujesz .

Co więcej, jeśli coś pójdzie nie tak, dostawca usług wysokiej jakości będzie natychmiast na miejscu, aby rozwiązać problem w ramach umowy serwisowej.

Konsultacja

Doświadczony dostawca usług zarządzanych będzie w stanie zapewnić wsparcie w każdym aspekcie zarządzania drukowaniem.

To nie jest – i nie powinieneś się na to zadowolić – po prostu proces kupowania drukarki, a następnie dzwonienia do niej na jeden dzień.

Twój partner powinien pomóc ci w umieszczeniu drukarki, przeprowadzając wywiady z członkami personelu; czy istnieje nierównowaga w użyciu między różnymi drukarkami? Czy są na stanowiskach, które zmaksymalizują produktywność? Jakie są obecne nawyki Twoich pracowników i jak wpływa to na Twoją strategię?

Są to wszystkie kluczowe aspekty zarządzania drukowaniem, które pomogą Ci zaoszczędzić pieniądze i zwiększyć wydajność.

Zielone inicjatywy

Twój partner powinien być w stanie zaoferować Ci ekologiczne inicjatywy, które pomogą Twojej firmie zmniejszyć ślad węglowy.

Może to być pozyskiwanie zielonego papieru ze Stanów Zjednoczonych, tak jak robimy to w Impact, z programów recyklingu tonera lub z programów takich jak PrintReleaf, które pozwalają wnieść swój wkład w wysiłki związane z ponownym zalesianiem.

Kiedy poddajesz recyklingowi papier, możesz „pozostawić” ekwiwalent zużycia papieru, a nawet mieć możliwość wyboru miejsca, w którym chcesz je posadzić.

Dolna linia

Głównym wnioskiem jest to, że nowoczesne środowiska drukowania zmieniły się o wiele bardziej niż większość firm, które nie dotrzymują kroku — często z powodu zwykłego braku informacji bardziej niż czegokolwiek innego.

Inwestując w partnerstwo, możesz znacznie zmniejszyć marnotrawstwo i niechciane wydatki (z których wiele możesz nawet nie wiedzieć) i pomóc Ci przygotować się na przyszłość.

Wdrożenie zarządzania drukowaniem teraz może zdziałać cuda, gdy wrócimy do normalności — odciągnie od Ciebie kolejną małpę, usprawni Twój biznes i przygotuje Cię do dalszej cyfrowej implementacji, jeśli zdecydujesz się na to.

Zarządzanie drukiem jest ważnym elementem redukcji kosztów dla wielu małych i średnich firm, które dbają o budżet i szukają sposobów na ograniczenie wydatków i wpływu na środowisko. Aby uzyskać więcej informacji na temat możliwości zarządzania drukowaniem, zajrzyj na naszą stronę Usługi zarządzania drukowaniem i dowiedz się, co możesz uzyskać dzięki partnerstwu z dostawcą usług zarządzanych.