Co to jest pakiet zwiększający wydajność i jak może pomóc Twojej firmie?

Wdrażanie pakietów produktywności

Wspomnieliśmy wcześniej o tym, jak ważne jest wdrożenie planu tworzenia kopii zapasowych i ciągłości biznesowej oraz upewnienie się, że polityka bezpieczeństwa pracy zdalnej jest zgodna z niezbędnymi standardami, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.

W tym tygodniu przyjrzymy się, jak sprawić, by Twoi pracownicy działali najlepiej, jak potrafią, poprzez wdrożenie pakietu zwiększającego produktywność.

Porozmawiamy o tym, czym jest pakiet zwiększający wydajność, dlaczego są one ważne dla wydajności pracowników i jak mogą zapewnić elastyczność operacyjną, aby skutecznie reagować w trudnych czasach.

Co to jest pakiet zwiększający wydajność?

Pakiet biurowy to zestaw aplikacji, który zawiera aplikacje, takie jak edytor tekstu, aplikacja do prezentacji i aplikacja do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych — te trzy aplikacje są zazwyczaj podstawą każdego pakietu biurowego.

Większość ludzi zna dwa największe pakiety produktywności na rynku; Google G Suite i Office 365 (który został przemianowany na Microsoft 365).

Oczywiście ludzie od lat używają Microsoft Word i Excel - być może masz nawet instalację Word 2003 kręcącą się na jednym z twoich komputerów.

88% pracowników biurowych twierdzi, że potrzebuje niezawodnej, ujednoliconej platformy wyszukiwania danych, która pomogłaby im lepiej wykonywać swoją pracę.

To, co definiuje pakiet biurowy, polega na tym, że zazwyczaj:

• Działa na zasadzie subskrypcji, co oznacza brak jednorazowych zakupów
• Automatycznie aktualizuj do najnowszej wersji, co oznacza, że ​​nigdy nie będziesz mieć przestarzałego oprogramowania
• Zunifikuj wszystkie aplikacje w jeden spójny interfejs
• Tworzy kopię zapasową danych w chmurze i zapewnia każdemu użytkownikowi przydzieloną ilość pamięci online

Pakiety produktywności zyskują na popularności

Chociaż początek nowej dekady był ogromnym wyzwaniem dla małych i średnich firm w całym kraju, pakiety produktywności są rozwiązaniem, które odnotowało ogromny wzrost zainteresowania ze strony firm.

G Suite dodał do swojej bazy klientów o milion nowych firm, która wzrosła z 5 do 6 milionów tylko w okresie od lutego do marca 2020 roku.

Tymczasem oczekuje się, że Microsoft wyjdzie z pandemii COVID-19 silniejszy niż weszli, a jego aplikacja Teams — odpowiedź firmy Microsoft na Slack, stała się najpopularniejszą aplikacją do komunikacji biznesowej na świecie, ponad dwukrotnie zwiększając liczbę aktywnych użytkowników dziennie z 20 mln w listopadzie 2019 r. do 44 mln w marcu 2020 r., a następnie do ogromnych 115 mln DAU w październiku 2020 r.

Dlaczego Microsoft i Google odnotowują tak zwiększony popyt na swoje pakiety produktywności?

Odpowiedź jest dość prosta: epidemia spowodowała masowy exodus z powierzchni biurowych, a pracownicy potrzebują niezawodnego rozwiązania w chmurze, które zawiera potrzebne im aplikacje i pozwala im kontynuować pracę z domu, tak jakby nigdy nie wychodzili.

Podczas gdy wielu pracowników wróciło od tego czasu do biura, znacznie więcej nadal pracuje w domu lub w niepewnych okolicznościach. To właśnie ta niepewność, przed którą firmy chcą chronić w przyszłości.

Zespoły pracujące wspólnie spędzają na zadaniu 64% więcej czasu niż te pracujące w pojedynkę

Jeśli jednak myślisz, że małe i średnie firmy otrzymują te rozwiązania tylko z powodu bieżących wydarzeń; pomyśl jeszcze raz.

Pakiety zwiększające produktywność od wielu lat zyskują na popularności; na długo przed kryzysem.

W rzeczywistości wiele organizacji, które do tej pory czekały z inwestycją, prawdopodobnie przekonałoby się, że i tak zainwestowałyby w dół.

Jak pakiet Productivity Suite pomaga mojej firmie?

Dobrze jest mówić o tym, jak inne firmy reagują, kupując subskrypcje pakietu produktywności, ale tak naprawdę chcesz wiedzieć, dlaczego go potrzebujesz.

Istnieją dwa główne powody, dla których firma powinna wdrożyć pakiet produktywności; wydajność i współpraca.

Efektywność

W przypadku organizacji, które nie mają żadnego pakietu zwiększającego produktywność, ich pracownicy będą prawdopodobnie wykorzystywać starsze aplikacje do wykonywania swojej pracy.

Nie ma nic złego w starszych aplikacjach samych w sobie, ale mają one dobrze udokumentowaną tendencję do tworzenia silosów danych w środowiskach biznesowych, co znacznie obniża wydajność pracowników.

Silos danych występuje, gdy dane są przechowywane przez jedną osobę lub dział i są niedostępne dla innych.

Jest to ogromny problem dla nowoczesnego biznesu i coś, czego należy unikać za wszelką cenę.

Silosy danych marnują czas, pieniądze i wydajność.

Na przykład; ktoś używa starszego systemu i chce przenieść plik do kogoś innego; próbują wysłać go do nich e-mailem, ale rozmiar pliku jest zbyt duży — jeśli ograniczą się do umieszczenia go na pamięci USB i fizycznego przetransportowania go do osoby, to jest to ogromna strata zasobów w czasie i pracy.

Jeśli masz pakiet biurowy, taki jak Office 365, wszystkie dane z powiązanych aplikacji mogą być udostępniane dowolnej osobie w firmie w jednej chwili, dzięki czemu możesz zrobić o wiele więcej w ciągu dnia roboczego.

Co więcej, możesz korzystać z tych aplikacji i uzyskiwać do nich dostęp na dowolnym urządzeniu, niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, czy nie — jest to szczególnie przydatne, jeśli masz pracowników zdalnych.

Współpraca

Większość decydentów będzie wiedziała, jak ważna jest współpraca i komunikacja w ich firmie.

Jednym z najważniejszych aspektów każdej strategii transformacji cyfrowej jest pozbycie się barier w komunikacji — aplikacje, z których korzystają różne działy, muszą zostać zunifikowane, aby przełamać te bariery.

69% dyrektorów finansowych stwierdziło, że ukrywanie informacji w działach jest największym lub najczęstszym błędem finansowym, jaki popełniają dziś firmy

Bezproblemowa komunikacja jest kluczowym elementem realizacji tego.

Pakiet biurowy to nie tylko uzyskanie dla całej firmy subskrypcji najnowszej wersji pakietu Office; równie ważne są aplikacje komunikacyjne, które łączą Twoich pracowników.

Jak już pokrótce wspomnieliśmy, aplikacja Microsoft Teams gwałtownie wzrosła od zeszłego roku, napędzana głównie przez firmy, które potrzebują aplikacji do komunikacji i współpracy, aby pomóc swoim pracownikom.

Dzięki usłudze Teams możesz między innymi:

• Komunikatory indywidualne i grupy
• Udostępniaj pliki
• Połączenie konferencyjne wideo i audio
• Nagrywaj rozmowy

Jak możesz sobie wyobrazić, aplikacje, które umożliwiają użytkownikom wykonywanie tych czynności za pośrednictwem jednego interfejsu, są popularne nie bez powodu, a firmy domagają się ich zainstalowania.

Termin branżowy dla tego rodzaju aplikacji to Unified Communications-as-a-Service lub UCaaS.

Powiązany post: Co to jest ujednolicona komunikacja jako usługa?

UCaaS cieszy się niezwykłą popularnością wśród organizacji w ciągu ostatnich kilku lat, które starają się zmniejszyć nieefektywność komunikacji i poprawić współpracę w swoich firmach.

Jest to również niezwykle przydatne do łączenia pracowników zdalnych, ponieważ pozwala im zachować całą komunikację w jednym miejscu — koniec z używaniem Facebook Messenger lub WhatsApp do kontaktowania się ze współpracownikami.

W szczególności zespoły są poszukiwane ze względu na kompleksowe szyfrowanie, którego nie ma większość innych platform komunikacyjnych, takich jak Slack i Google Hangouts.

Teraz masz dedykowaną platformę komunikacji biznesowej, która działa na różnych urządzeniach z dowolnego miejsca.

Dolna linia

Rozwiązania oparte na chmurze były dobrodziejstwem dla małych i średnich firm w ostatniej połowie ostatniej dekady i na początku tej.

Rozwiązania te okazały się bardzo przydatne dla bezpieczeństwa, ciągłości biznesowej i innych aspektów operacji biznesowych; i pakiety produktywności są również częścią tego składu.

Korzystanie z pakietu biurowego, takiego jak Microsoft 365, zapewnia narzędzia i elastyczność, dzięki którym Twoi pracownicy mogą pracować w domu tak, jakby byli w biurze.

Nie musisz się już martwić, czy mają dostęp do tej lub innej aplikacji, ani martwić się, że starsze oprogramowanie zostanie zmarnowane na komputerze biurowym.

Na czas trwania tego kryzysu, w normalnych warunkach pracy oraz w przyszłych wyzwaniach pakiet zwiększający produktywność znacznie ułatwi Twoje operacje.

Pakiety produktywności są nieodzowną częścią nowoczesnego biznesu, umożliwiając pracownikom efektywne wykonywanie ich pracy, a firmom elastyczność w reagowaniu w trudnych sytuacjach, takich jak wzrost liczby pracowników pracujących zdalnie.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak chmura może zapewnić Twojej firmie dobrą kondycję na przyszłość, pobierz nasz e-book „Która opcja chmury jest odpowiednia dla Twojej firmy?”