6 kwestii związanych z pracą zdalną dla małych i średnich firm

Epidemia koronawirusa zachęca do bezprecedensowego eksperymentu w zakresie pracy zdalnej

Wybuch koronawirusa wywołał coś w rodzaju rewolucji w pracy zdalnej, a wiele firm podejmuje bezprecedensowy ruch, prosząc swoich pracowników o wykonywanie pracy z domu.

Podczas gdy telepraca ogólnie wzrosła w ciągu ostatnich kilku lat, pracownicy ci stanowią zaledwie 3,4% całej siły roboczej w USA.

Patrząc na biznes jako całość, tylko 7% pracodawców w USA oferuje opcje pracy z domu większości lub wszystkim swoim pracownikom.

Mając to na uwadze, istnieje wiele organizacji w całym kraju, które będą musiały bardzo szybko nauczyć się, jak działać w ramach nowego modelu biznesowego.

Czy dysponujesz zasobami i środkami, aby sprostać temu nieoczekiwanemu wyzwaniu?

Dzisiaj przyjrzymy się niektórym z kluczowych kwestii, które należy wziąć pod uwagę, przygotowując pracowników do dłuższego okresu pracy zdalnej.

Kluczowe kwestie dotyczące pracy zdalnej dla małych i średnich firm

1. Jakiego sprzętu potrzebują pracownicy?

Firmy, które już prowadzą politykę pracy z domu, prawdopodobnie będą mieć pod ręką sprzęt i dobrze rozumieją, czego potrzebują ich pracownicy, aby móc wykonywać swoją pracę poza biurem.

Ci, którzy są w tym nowi, nie będą mieli takiego luksusu i mogą nie być pewni, jak najlepiej podejść do tego problemu.

Większość pracowników będzie potrzebować laptopa, aby kontynuować pracę w domu, ale pamiętaj, aby wziąć pod uwagę specjalistów, których sprzęt jest integralną częścią ich życia zawodowego.

Na przykład dla analityka danych osobisty laptop lub nawet standardowy laptop firmowy może nie wystarczyć do korzystania z aplikacji intensywnie korzystających ze sprzętu.

Podobnie profesjonaliści w dziedzinach kreatywnych często polegają na określonych markach i specyfikacjach sprzętu, aby uruchomić to, czego potrzebują do wykonywania swojej pracy.

Dokładnie oceń potrzeby wszystkich pracowników, którzy będą pracować w domu, i upewnij się, że mają odpowiednie narzędzia do pracy — możesz nastawić ich na niepowodzenie, nie będąc dokładnym.

2. Jak będą korzystać z oprogramowania roboczego?

Konfiguracja biurowa Twojej organizacji będzie zupełnie inna niż konfiguracja domowa pracowników, gdzie mogą oni mieć dostęp tylko do laptopa i połączenia internetowego.

Pracownicy będą mieli ustalone oczekiwanie, że będą mieli dostęp do całego potrzebnego oprogramowania na swoich zwykłych komputerach stacjonarnych lub laptopach.

Jednak odesłanie do domu to inna sprawa — nie będą mieli dostępu do lokalnie zainstalowanego oprogramowania na swoich komputerach i mogą nie być pewni, jak uzyskać dostęp do potrzebnych aplikacji poza biurem.

Firmy muszą zastanowić się, w jaki sposób pracownicy mogą przejść do środowiska pracy z domu i nadal korzystać ze wszystkich potrzebnych im aplikacji.

Pomyśl o licencjonowaniu oprogramowania dla używanych aplikacji.

Większość rozwiązań programowych opartych na chmurze umożliwia użytkownikom logowanie się z dowolnego urządzenia, ale starsze starsze aplikacje często muszą być instalowane na poszczególnych urządzeniach.

Powiązany post: Czy potrzebujesz MSP dla swoich aplikacji Software as a Service?

Czy jesteś na to przygotowany? Czy musisz dostosować liczbę posiadanych licencji, aby Twoi zdalni pracownicy mogli korzystać z tego, czego potrzebują?

Zastanów się, czy skalowanie licencji na oprogramowanie jest konieczne, aby pracownicy mogli efektywnie pracować w domu.

3. Czy pracownicy zdalni muszą korzystać z VPN?

Jeśli pracownicy zdalni potrzebują dostępu do sieci wewnętrznej firmy, pomyśl o użyciu VPN, aby zapewnić bezpieczeństwo danych organizacji.

Chociaż firmy mogą zarządzać bezpieczną firmą ze wszystkimi w ramach jednej sieci, praca w domu oznacza, że ​​wielu pracowników uzyskuje dostęp do cennych danych firmy z szerokiej gamy sieci o różnym poziomie bezpieczeństwa.

Wirtualna sieć prywatna oznacza, że ​​możesz skutecznie stworzyć bezpieczny pomost między siecią wewnętrzną a urządzeniami pracowników zdalnych.

Tylko osoby z prawidłowymi danymi uwierzytelniającymi mogą uzyskać dostęp, a zatem gdy korzysta z nich pracownik zdalny, nikt z zewnątrz nie może „zobaczyć” sieci, tak jak zwykłe połączenie Wi-Fi, a ważne dane biznesowe nie będą podatne na kradzież.

Dodatkową korzyścią jest to, że pracownicy mogą korzystać z publicznego WiFi, co w innym przypadku byłoby niezwykle ryzykowne.

Po własnych domach drugim najczęstszym miejscem wykonywania pracy zdalnej przez pracowników są kawiarnie – 37% ankietowanych wskazuje, że z nich korzysta

Dopóki są połączeni z VPN, ich dane są szyfrowane i zabezpieczone przed atakiem.

Jeśli przewidujesz, że pracownicy zdalni będą musieli uzyskać dostęp do wewnętrznych danych firmy, zdecydowanie rozważ skorzystanie z VPN, aby uniknąć ryzyka naruszenia.

4. Czy masz wytyczne i procedury?

Dla wielu pracowników może to być pierwsze doświadczenie pracy w domu.

Upewnij się, że dokładnie rozumieją, czego się od nich oczekuje, i że podczas dalszej pracy nie mają tylko niejasnych wskazówek.

Przenoszenie pracowników z biur do ich domów jest głębokie, a organizacje powinny dołożyć należytej staranności, określając zasady, których mają przestrzegać, gdy są poza biurem.

Może to obejmować dowolną liczbę rzeczy, ale zazwyczaj będzie dotyczyć godzin pracy, oczekiwań komunikacyjnych i obowiązków.

63% działów firmy ma co najmniej jedną osobę, która pracuje zdalnie przez znaczną ilość czasu, ale 57% firm nie ma formalnych zasad dotyczących pracy z domu

Nie tylko przyniesie to korzyści firmie i pracownikom w krótkim okresie, ale także zapewni podstawę na przyszłość, w której praca zdalna jest już coraz bardziej popularnym wyborem dla wielu.

Praca zdalna odnotowała wzrost o 91% w ciągu ostatniej dekady, trend, który prawdopodobnie utrzyma się, gdy wrócimy do normy, więc dla wielu opracowanie polityki będzie dobrą praktyką

5. Jak utrzymać dobrą komunikację między pracownikami?

Oczywiście jedną z największych przeszkód do pokonania ze zdalną siłą roboczą jest utrzymanie ich wzajemnej komunikacji.

Nie trzeba dodawać, że jest to znacznie trudniejsze, gdy pracownicy nie znajdują się w tym samym pomieszczeniu, ale istnieją sposoby na złagodzenie tego.

Zapewnij swoim pracownikom dostęp do wiadomości, wideokonferencji i platform czatu, takich jak Teams i Slack , aby nadal komunikowali się ze sobą tak płynnie, jak to możliwe.

Powiązany wpis: Co to jest Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Nie zapominaj ani nie zaniedbuj społecznego aspektu komunikacji .

Pracownicy będą przyzwyczajeni do osobistych rozmów i spotkań towarzyskich ze swoimi kolegami, a po ich odebraniu może to prowadzić do samotności.

W ankiecie samotność okazała się największą walką dla pracowników zdalnych, a 21% z nich wymieniło ją jako problem.

Aby pracownicy byli zadowoleni w tym niepewnym czasie, zachęcaj ich do jak największej komunikacji i współpracy oraz daj im odpowiednie oprogramowanie.

6. Szkolenie w zakresie świadomości bezpieczeństwa

Możesz być najbardziej przyszłościowym biznesem na świecie; możesz zastosować każdy środek bezpieczeństwa, jaki można sobie wyobrazić, a mimo to zostać cofniętym, ponieważ pracownicy zdalni nie mają wiedzy, jak chronić się przed zagrożeniami cybernetycznymi.

To niefortunna rzeczywistość, że ludzkie błędy są w taki czy inny sposób odpowiedzialne za większość naruszeń bezpieczeństwa danych.

Błąd ludzki jest główną przyczyną naruszeń danych w wyniku cyberataków, a 52% incydentów jest bezpośrednio z nimi związanych

Mając wszystkich pracowników pod jednym dachem, zabezpieczenie sieci może być dość proste, ale w przypadku pracowników zdalnych często polegasz na ich zdolności do samodzielnego zarządzania danymi biznesowymi.

Teraz, bardziej niż kiedykolwiek, organizacje — w szczególności małe i średnie firmy — są zagrożone przez rosnącą liczbę przestępców, którzy chcą wykorzystać niczego niepodejrzewające ofiary.

Powiązany post: Oszustwa związane z koronawirusem: pytania i odpowiedzi z dyrektorem Impact ds. Usług bezpieczeństwa MIT

Wystarczy jedno naruszenie, aby zbankrutować firmę, więc nie pozostawiaj kamienia na głowie , aby zapewnić, że pracownicy są dobrze przygotowani do radzenia sobie ze wszystkim, co stanie im na drodze, zwłaszcza z atakami typu phishing lub ransomware.

W świetle ostatnich wydarzeń wiele organizacji zaczęło nadrabiać zaległości, próbując wdrożyć prowizoryczne rozwiązania cyfrowe, aby nadrobić utracony grunt, podczas gdy ich pracownicy przechodzą na pracę zdalną w najbliższej przyszłości.

Impact Networking pomaga małym i średnim firmom od ponad 20 lat, a nasze rozwiązania do pracy zdalnej są z powodzeniem wykorzystywane przez naszych klientów każdego dnia. Dowiedz się więcej o pracy zdalnej, zapoznając się z naszą ofertą pakietu Productivity Suite.