Robotic Process Automation: Droga do wdrożenia dla małych i średnich firm

Jeśli słyszysz słowo „roboty”, jaka jest pierwsza rzecz, która przychodzi ci na myśl?

Prawdopodobnie chodzący, mówiący, humanoid, a może nawet syntetyczny partner do ping-ponga. Roboty, o których dzisiaj mówimy, jednak nie są. Oczywiście odnosimy się do robotów programowych lub RPA; w stanie wykonywać proste i złożone zadania w miejscu pracy, które znacznie ułatwiają pracę wszystkim.

Ale czym jest ZAP? A jak oprogramowanie RPA może pomóc w rozwoju firmy? To pytanie na ustach każdego decydenta oceniającego swoje możliwości potencjalnej strategii transformacji cyfrowej. Mówiąc prościej, RPA wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatyzacji szeregu procesów, od wprowadzania danych po zapytania klientów.

Ponieważ wdrażanie systemów RPA staje się coraz bardziej powszechnym elementem dla małych i średnich firm, chcieliśmy podzielić drogę do RPA dla biznesu, jakie są cele i jak wkroczyć na drogę, która zmieni sposób funkcjonowania Twojej organizacji.

Wzrost RPA w małych i średnich firmach

Wraz ze wzrostem wyrafinowania technologii sztucznej inteligencji, ich zastosowanie i przyjęcie w świecie biznesu dramatycznie wzrosło w ostatnich latach. Jego początkowe wdrożenie było propagowane głównie wśród dużych korporacji, które tradycyjnie miały środki na opłacenie rachunku za kosztowne oprogramowanie; teraz jest to prawnie realna opcja dla małych i średnich firm, ponieważ koszty spadły do ​​przystępnej stawki.

Świadomość rynku i głównego nurtu RPA w środowisku biznesowym znacznie wzrosła; właśnie ze względu na jego dostępność dla małych i średnich firm. Dla wielu możliwość zautomatyzowania powtarzalnych, ręcznych procesów i wykorzystania zaoszczędzonej siły roboczej do bardziej złożonych zadań jest atrakcyjną perspektywą. Ponadto poprawa możliwości rozbudowy działów IT stała się kluczowym celem, a RPA pełni rolę kluczowego elementu w osiąganiu celów technologicznych.

Branża dostawców RPA sama w sobie jest szybko rozwijającą się branżą, dzięki spadającym kosztom i przystępnej cenie oraz powszechnemu wykorzystaniu technologii. Sprzedawcy rozpoczęli marketing swoich rozwiązań dla małych i średnich firm, odnosząc do tej pory szeroki sukces. Nie jest to zbyt zaskakujące, biorąc pod uwagę , że rynek wzrósł z 271 milionów dolarów w 2016 r. i oczekuje się, że osiągnie 3 miliardy dolarów w 2022 r.

Etapy wdrażania ZAP w miejscu pracy

1. Oceń procesy, które mogą zostać zautomatyzowane

Pierwszym etapem każdego procesu wdrażania ZAP jest audyt istniejących dotychczasowych przepływów pracy w celu określenia, które procesy są odpowiednie do automatyzacji. Procedura audytu jest absolutnie kluczowa i nie należy jej unikać.

Wdrażanie oprogramowania do automatyzacji, którego nie potrzebują, jest częstym i kosztownym błędem firm, które tylko po to, by przekroczyć budżet i opóźnić terminy.

Szacuje się, że 30-50% początkowych projektów RPA kończy się niepowodzeniem na wczesnych etapach wdrażania. Nie jest to oskarżenie o skuteczność systemu RPA, ale wskazanie, że procesy i przepływy pracy firmy nie zostały prawidłowo (lub w ogóle) audytowane.

To zasadniczo składa się na nieprawidłową „diagnozę”, prowadzącą do wdrożenia niepotrzebnego oprogramowania. W Impact rozumiemy, jak ważne jest posiadanie pełnego obrazu systemów biznesowych i przepływów pracy, poprzez formalną ocenę, przed zaangażowaniem się we wdrożenie RPA.

2. Ustal priorytety, które elementy najbardziej chciałbyś, aby zmieniły się RPA

Zbuduj listę priorytetów i określ, który aspekt Twojej firmy najbardziej potrzebuje automatyzacji. Może to być jeden z wielu powodów, dla których ZAP jest ważnym celem rozwoju Twojej firmy:

• Koszt/przychód : Poprawa możliwości zwiększenia zysków
• Procesy przepływu pracy : zyskaj więcej korzyści dzięki złagodzeniu powtarzalnych i czasochłonnych obciążeń pracowników
• Bezbłędne : boty są w stanie wykonywać wiele procesów 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu z doskonałymi wynikami. Nie męczą się i nigdy nie popełniają błędów, dzięki czemu są idealnymi kandydatami do rutynowego sortowania i wprowadzania dużych ilości danych
• Skalowalność : Boty mogą pracować w nieregularnych godzinach i mogą skalować się w górę iw dół, w zależności od obciążenia pracą. W przypadku ludzi konieczność pracy przy szczytowym lub niskim zapotrzebowaniu na procesy może być bardzo niewygodna — dla bota nie ma takiego problemu

3. Współpracuj z odpowiednim dostawcą dla Twoich potrzeb

Dobry sprzedawca powinien rzetelnie ocenić Twoje potrzeby, szanując Twoje ograniczenia. Jak wie każdy decydent w małym i średnim przedsiębiorstwie, budżetowanie wydatków na technologię jest trudnym zadaniem i często kosztownym rozważaniem.

Posiadanie jasnej mapy drogowej na drodze do wdrożenia ZAP jest niezbędnym sposobem zapobiegania niepowodzeniu. Decydenci często czują się pod presją konkurencji w branży, aby zagłębić się w plan, którego nie potrzebują i nie są w stanie zrealizować, co nieuchronnie spowoduje problemy. Współpraca z zaufanym partnerem z doświadczeniem takim jak Impact może pomóc w ustaleniu oczekiwań i realizacji długoterminowych celów.

4. Rozwijaj, wdrażaj i oceniaj

Gdy masz już jasne ramy do dalszego rozwoju, możesz rozpocząć proces programowania i wdrażania systemu RPA najlepiej dopasowanego do Twoich potrzeb i celów. Niezależnie od tego, czy odbywa się to wewnętrznie, u dostawcy, czy u MSP, zależy od tego.

Zalecamy współpracę z partnerem, który ma wiedzę specjalistyczną, która pomoże Ci na każdym etapie okresu wdrożenia i poza nim. Prawdopodobieństwo jest takie, że coś pójdzie nie tak, nawet jeśli jest to tylko drobny problem, więc upewnij się, że masz przygotowany plan, kiedy będziesz potrzebować pomocy.

W okresie wdrożenia ważne jest, aby proces był prowadzony od góry i aby wszystkie działy, na które będzie miała wpływ nowa technologia, były na pokładzie i rozumiały zmiany wprowadzane w ich przepływach pracy. Niezbędne jest stworzenie pozytywnej kultury dla nowych procesów.

Upewnij się, że masz solidne KPI w celu oceny postępów systemu RPA. Będzie to ważny element planu wdrożenia i nie tylko, aby mieć pewność, że otrzymujesz to, czego chcesz od RPA.

Kluczowe wskaźniki efektywności RPA mogą obejmować:

• Zaoszczędzony czas podczas wykonywania przypisanych procesów
• Obciążenie pracą dla ludzi
• Szybkość wykonywania rutynowych zadań

Wyzwania związane z obsługą hybrydowej siły roboczej botów i ludzi

Wraz z wdrożeniem systemów RPA w miejscu pracy prawie na pewno pojawi się jakaś forma oporu ze strony pracowników. Niezależnie od tego, czy jest to z powodu niechęci do odejścia od ustalonych praktyk, czy też z obawy o bezpieczeństwo pracy, konieczne jest poinformowanie pracowników o korzyściach płynących z ZAP.

Stworzenie pozytywnego środowiska dla zmian znacznie ułatwi pracownikom wprowadzenie zmian. Jeśli będziesz odpowiednio pielęgnowany od pozycji lidera w dół, możesz przekazać wiadomość, że ZAP ułatwi im pracę i poprawi wydajność.

Kiedy firma zaczyna pozycjonować swoich pracowników jako hybrydę botów i ludzi, udane wdrożenia są często determinowane wysiłkiem włożonym w zapewnienie odpowiedniej struktury miejsca pracy, a siła robocza ma wystarczającą wiedzę, aby zaangażować się w ten proces.

Przyszłość ZAP dla MŚP i dokąd zmierza

Ponieważ ZAP staje się bardziej przystępne cenowo, będzie to powszechny atut dla małych i średnich firm, które wejdą w przyszłość, ponieważ będą nadal zwiększać swoje wydatki na boty. Według Deloitte, 53% firm już rozpoczęło proces wdrażania RPA, a liczba ta ma wzrosnąć do 72% w ciągu dwóch lat.

W tym celu zrozumienie, jak powinna wyglądać podróż RPA i jak powinny do niej podejść małe i średnie firmy, stanie się podstawową kwestią dla dostawców, dostawców usług internetowych i firm. Dla wielu decydentów w przyszłości posiadanie niezawodnego partnera, który może zapewnić im solidną mapę drogową rozwoju, instalacji i konserwacji, będzie nieodzowne dla przyszłych celów automatyzacji firmy.

Dowiedz się więcej o tym, co ZAP oznacza dla przyszłości

Zrobotyzowana automatyzacja procesów pomaga firmom osiągnąć i utrzymać przewagę konkurencyjną w ich branży. Dzięki wykorzystaniu dostępnych narzędzi, które zwiększają produktywność personelu i obniżają koszty — firmy mogą cieszyć się wyższą wydajnością operacyjną, zapewniając jednocześnie lepsze wrażenia klientów.

ZAP to tylko jeden z aspektów cyfrowej transformacji, który zmienia sposób, w jaki małe firmy działają w dzisiejszym, stale zmieniającym się krajobrazie. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak zmodernizować swoją organizację, skontaktuj się z naszym Zarządzanym zespołem IT i porozmawiaj z jednym z naszych ekspertów już dziś!