6 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania pracownikami zdalnymi
Opublikowany: 2020-04-15Zarządzanie pracownikami zdalnymi to wyzwanie, do którego wiele firm musiało się przyzwyczaić w ciągu ostatnich kilku lat.
Teraz, gdy COVID-19 zmusił dużą część populacji pracującej do prowadzenia codziennego życia zawodowego we własnych domach, absolutnie niezbędne jest, aby organizacje nauczyły się skutecznie zarządzać zdalnymi pracownikami z daleka.
63% działów firmy ma co najmniej jedną osobę, która pracuje zdalnie przez znaczną ilość czasu, ale 57% firm nie ma formalnych zasad dotyczących pracy z domu
Ponieważ wiele organizacji nie ma planów dotyczących pracy zdalnej, liderzy biznesowi musieli starać się wprowadzić zasady dla swoich pracowników, aby zapewnić, że ich działalność nie zostanie znacząco przerwana.
Oto nasze 6 wskazówek, które pomogą upewnić się, że robisz wszystko, co musisz, aby Twoje zespoły osiągały sukcesy w tych niepewnych czasach.
1. Ustaw oczekiwania
Jeśli Twoja firma zazwyczaj nie zatrudnia pracowników zdalnych lub ma ich bardzo niewielu, możesz nie mieć żadnej formalnej umowy dotyczącej tego, czego oczekujesz od pracowników poza biurem.
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, zarządzając pracownikami zdalnymi, jest określenie jasnych oczekiwań wobec nich i dla Ciebie:
- Czy godziny pracy są takie same lub elastyczne?
- Jak szybko pracownicy powinni odpowiadać na wiadomości e-mail, które nie mają określonych terminów?
- Jakie są ich cele i jak są rozliczani?
2. Upewnij się, że mają niezbędne zasoby
Ponieważ pracownicy są teraz w domu, jedną z bardziej oczywistych przeszkód w nawigacji dla firm jest upewnienie się, że każdy ma niezbędne zasoby, których potrzebuje do wykonywania swojej pracy.
Chodzi przede wszystkim o sprzęt i oprogramowanie, na przykład:
- Czy ich laptop jest wystarczająco wydajny, aby uruchomić oprogramowanie, którego potrzebują?
- Czy mają dostęp do oprogramowania, którego potrzebują?
- Jeśli potrzebują VPN dla bezpieczeństwa, czy mają do niego dostęp?
Zastanów się również, czy mogą potrzebować dodatkowego wyposażenia, aby było im wygodniej — na przykład ergonomicznego krzesła, monitora lub innych urządzeń peryferyjnych, których nie mają jeszcze w domu.
Powiązany post: 6 kwestii związanych z pracą zdalną dla małych i średnich firm
3. Spotykaj się regularnie
W typowym środowisku biurowym będziesz mieć możliwość zameldowania się z kimkolwiek zechcesz w ciągu pierwszych kilku godzin po przybyciu na miejsce.
Praca zdalna z definicji całkowicie eliminuje te interakcje. Chociaż może mieć sens mieć tygodniki w biurze, potrzebujesz więcej komunikacji, aby utrzymać ją poza biurem.
Samotność, wraz z komunikacją i współpracą, jest podstawową walką pracowników zdalnych, a 20% z nich podaje ją jako problem
Zastanów się nad zaplanowaniem codziennych meldunków ze swoim zespołem lub osobami, nawet jeśli ma to na celu szybkie nadrobienie zaległości w projektach dnia przez kilka minut. Izolacja i samotność są powszechne w tym środowisku i jest to prosty i skuteczny sposób na rozwiązanie tego problemu.
4. Włącz swoje kamery!
Oprócz regularnych spotkań zachęcaj do korzystania z wideokonferencji jako metody komunikacji między zespołami.
Podczas gdy połączenia konferencyjne audio są od lat normą, włączenie kamer ogromnie pomaga w interakcjach z pracownikami.
Język ciała i komunikacja niewerbalna są ważnymi aspektami interakcji, które są całkowicie usunięte w przypadku konferencji audio, a dzięki podejściu wideo-first zyskasz również inne korzyści.
Obejmuje to dawanie ludziom dobrego powodu do ubierania się i przygotowania oraz zniechęcanie ich do dołączania do rozmowy i milczenia w tle podczas wykonywania innych czynności – o wiele prostsze na spotkaniu wyłącznie audio. To może wydawać się proste, ale wielu pracowników będzie miało trudności z dostosowaniem się, więc zrobienie wszystkiego, co w Twojej mocy, aby wprowadzić ich w tryb pracy, ma kluczowe znaczenie.
82% użytkowników wideo jest mniej skłonnych do wielozadaniowości (w porównaniu z samym dźwiękiem)
5. Zainwestuj, jeśli potrzebujesz
Nie zakładaj, że ludzie, którzy pracowali w biurze od lat, być może dziesięcioleci, nagle przeniosą się do pracy z domu i od razu poczują się komfortowo.
Upewnij się, że pracownicy wiedzą, czego używać i jak z niego korzystać, i staraj się nie komplikować ani nie mylić spraw, mając do dyspozycji pomieszaną gamę różnych rozwiązań, z których mogą korzystać.
Skuteczne zarządzanie pracownikami zdalnymi oznacza, że przejście jest jak najbardziej płynne — oczywiście nic nie będzie dokładnie takie jak w prawdziwym biurze, ale dzięki odpowiednim narzędziom możesz się zbliżyć.
Co ważniejsze, nie zakładaj, że technologia, której używasz, jest koniecznie do wykonania zadania.
Czy wiesz na przykład, że ani Google Hangouts, ani Slack nie mają pełnego szyfrowania?
Dla wielu przedsiębiorstw najważniejsza jest pewność, że ich bezpieczeństwo danych jest wodoszczelne, więc inwestowanie w odpowiednie rozwiązania nie byłoby złym pomysłem, mówiąc lekko.
6. Angażuj zespoły
Samotność jest emocjonalna, izolacja jest strukturalna.
Wielu pracowników znajduje się obecnie w narzuconej strukturze całkowitej izolacji i to od pracodawców zależy, aby złagodzić ten stan tak bardzo, jak to tylko możliwe.
Ta przestrzeń biurowa, w której spędziłeś miesiące, upewniając się, że jest to idealna przestrzeń do współpracy? To zniknęło.
Zamiast tego musisz użyć dostępnych narzędzi i ludzi, aby zgromadzić swoich zdalnych pracowników w projektach — w końcu współpraca jest niezbędna do zwiększania wydajności w miejscu pracy.
Zespoły pracujące wspólnie spędzają na zadaniu 64% więcej czasu niż te pracujące w pojedynkę
Zajmuje to dużo czasu i uwagi, więc upewnij się, że regularnie sprawdzasz ludzi, aktualizujesz ich harmonogramy i celowo angażuj pracowników w projekty wymagające współpracy.
Jest to szczególnie ważne, jeśli masz kogoś nowego w swoim zespole lub kogoś, kto nie jest przyzwyczajony do pracy zdalnej. Głównym celem jest tutaj uniknięcie silosowania za wszelką cenę.
Tak jak kładziemy tak duży nacisk na unikanie silosowania działów, teraz to samo wyzwanie pojawiło się na poziomie indywidualnym.
W świetle ostatnich wydarzeń wiele organizacji zaczęło nadrabiać zaległości, próbując wdrożyć prowizoryczne rozwiązania cyfrowe, aby nadrobić utracony grunt, podczas gdy ich pracownicy przechodzą na pracę zdalną w najbliższej przyszłości.
Impact Networking pomaga małym i średnim firmom od ponad 20 lat, a nasze rozwiązania do pracy zdalnej są z powodzeniem wykorzystywane przez naszych klientów każdego dnia. Dowiedz się więcej o tym, jak rozwiązania chmurowe mogą Ci pomóc, czytając nasz e-book „Która opcja chmury jest odpowiednia dla Twojej firmy?”