Usługi BnB Clean oszczędzają czas i pieniądze dzięki śledzeniu czasu, planowaniu i nie tylko (studium przypadku)

Od około 1998 roku Cathy jest związana z branżą sprzątania, specjalizując się w nieruchomościach mieszkalnych i komercyjnych, a nawet w usługach przeprowadzkowych. W zeszłym roku natknęła się na kilku właścicieli Airbnb, dzięki którym wszystko zatoczyło koło w jej rozwijającej się firmie sprzątającej BnB Clean Services.

BnB Clean Services oferuje usługi sprzątania dla kadry zarządzającej Airbnb, nieruchomości mieszkalnych i komercyjnych; ze swoim znakiem firmowym oferowania wszystkich uroczych niezbędnych rzeczy, takich jak ręczniki i cukierki. Do tej pory BnB Clean Services utrzymuje około 100 nieruchomości dla swoich klientów. I jak każda firma świadcząca usługi sprzątania, napotkała pewne wyzwania – od braku nadzoru po ręczne planowanie za pomocą Kalendarza Google, bałagan w komunikacji i tak dalej.

Dopiero gdy firma BnB Clean Services odkryła aplikację Connecteam do sprzątania, wspólne wyzwania, przed którymi stanęli, odeszły w przeszłość.

Poprosiliśmy Cathy i Olivię z BnB Clean Services, aby wirtualnie usiadły z nami, aby porozmawiać o swoich doświadczeniach z aplikacją do usług sprzątania Connecteam oraz o tym, w jaki sposób ich działalność biznesowa korzysta z rozwiązania typu „wszystko w jednym”. Oto, co mieli do powiedzenia własnymi słowami:

Czego używałeś do codziennych operacji przed Connecteam?

Kalendarz Google! [Cudowny śmiech!] Jeśli chodzi o harmonogram, korzystaliśmy z kalendarza i udostępnialiśmy kalendarze naszym pracownikom. Ale musieliby utworzyć konta Gmail, a ponieważ się rozwijaliśmy, to po prostu nie działało dla nas. Kalendarz nie zawsze był zgodny z każdym telefonem lub pocztą e-mail.

Co więcej, nie mieliśmy możliwości śledzenia czasu naszych pracowników i wysłaliśmy zdecydowanie za dużo e-maili i SMS-ów. Po prostu nam to nie wychodziło.

Kiedy przyglądaliśmy się rozwiązaniom do planowania i śledzenia czasu, mieliśmy listę rzeczy, których potrzebowaliśmy. Nie mogliśmy znaleźć żadnego, który zawierałby wszystkie potrzebne nam rzeczy, dopóki nie znaleźliśmy Connecteam.

Opowiedz nam o funkcjach, z których korzystasz najczęściej i o tym, jak są one pomocne dla Twojej firmy i pracowników.

Efektywne planowanie zadań:

Prawdopodobnie najbardziej pomocny jest dla nas harmonogram pracy, ponieważ jednym z problemów, z którymi mieliśmy do czynienia wcześniej, było to, że każda praca miała inną lokalizację, opis, szczegóły wpisu i tak dalej. Nie było sposobu, aby to wszystko połączyć. Musiałem kopiować i wklejać dla każdej zmiany inny opis, co było bardzo czasochłonne. Ale dzięki Connecteam możemy mieć wszystkie te zadania gotowe do użycia z szablonami, więc nie muszę za każdym razem kopiować i wklejać, informacje już tam są.

Używamy również formularzy dostępności i zapytań , aby nasi pracownicy mogli dać nam znać, kiedy są dostępni na zmianę, i po prostu dodają swoje informacje w sobie, abyśmy nie śledzili tego przez cały czas. Jeśli chcą poprosić o urlop lub zwolnienie lekarskie, robią to w aplikacji w swoim czasie, więc nie musimy się martwić o zapisanie tego i zapamiętanie, że nie są w tym czasie dostępni. Mamy teraz pełny wgląd w harmonogramy naszych sprzątaczy.

Śledzenie czasu wspomagane przez GPS:

Wcześniej nasi pracownicy ręcznie zapisali swoje godziny pracy na wydrukowanym grafiku i przesłali nam jego zdjęcie. Dosłownie drukowalibyśmy karty czasu pracy, a nasi pracownicy musieliby je wypełniać, takie jak data, gdzie byli i jak długo tam byli. Nie mieliśmy możliwości sprawdzenia, czy wszystkie te informacje są dokładne. Teraz wszystko jest w aplikacji, dzięki czemu możemy łatwo śledzić godziny pracy, dzięki czemu wiemy, kiedy dotarli na miejsce i kiedy opuścili. Również ze względów bezpieczeństwa wiemy, że nie wpuszczamy nikogo innego do obiektu, gdy przebywają tam nasi pracownicy. Ponadto łatwo jest szybko wyeksportować karty czasu pracy do integracji Connecteam QuickBooks Online i Gusto w celu uzyskania 100% dokładnej listy płac.

Ukierunkowana komunikacja:

Dość często korzystamy z aktualizacji, aby podnieść morale, wymieniać się pomysłami i sugestiami (na przykład, jak usunąć plamę z wina), dzielić się pozytywnymi recenzjami klientów, doceniać pracowników, którzy dali z siebie wszystko, ale pomaga to również w logistyce. Na przykład, jeśli ktoś jest przytłoczony w obiekcie, wyślemy aktualizację, jeśli ktoś jest w pobliżu i może pomóc. Nie musimy wysyłać 20 różnych wiadomości tekstowych do 20 różnych osób, zamiast tego wszystko odbywa się za jednym dotknięciem.

Notatki zmiany:

Kontrolujemy zapasy w tych obiektach Airbnb, takich jak papier toaletowy i kawa, a pracownicy mogą dodawać notatki do zmiany, więc jeśli coś się wyczerpuje i wymaga wymiany, jest to odnotowywane na zmianie. To naprawdę pomaga usprawnić operacje i procesy.

Czytaj więcej: Najlepsze aplikacje do planowania pracowników w 2022 r

Jakiego zwrotu z inwestycji doświadczyłeś?

Connecteam naprawdę pomógł nam skrócić czas poświęcony na nadzór, ponieważ spędzaliśmy około 75% naszego czasu na śledzeniu rzeczy.Na przykład robimy zdjęcia każdej nieruchomości i lokalizacji, nawet nie możesz sobie wyobrazić, ile zdjęć jest robionych. Jednak dzięki Connecteam pracownicy przesyłają zdjęcia tej konkretnej nieruchomości do harmonogramu danego dnia, więc nie musimy tracić czasu na przeszukiwanie tysięcy zdjęć, wszystko tam jest, można je przeszukiwać i łatwo znaleźć: po prostu idziemy do dowolnej nieruchomości, którą potrzebujesz, w określonym dniu, a wszystkie zdjęcia są właśnie tam.

Kolejną kwestią, o której warto wspomnieć, jest to, że nasze karty czasu pracy są dostępne, więc lista płac jest łatwa do przetworzenia i zajmuje znacznie mniej czasu.

Jakie są Twoje wrażenia z procesu wdrażania?

Wcale nie trwało to długo. Szczerze mówiąc, na początku wyglądało to onieśmielająco, wygląda na bardziej skomplikowane niż jest w rzeczywistości. Nasi użytkownicy odbierają to dość szybko, co najwyżej w ciągu jednego dnia.

W rzeczywistości za każdym razem, gdy dodajemy nowego użytkownika do aplikacji, wielu z nich jest pod wrażeniem Connecteam. Oni to naprawdę kochają.

Czy poleciłbyś Connecteam swoim współpracownikom? Dlaczego?

Zdecydowanie polecam, ponieważ jest po prostu usprawniony. Mieliśmy około pięciu, sześciu różnych systemów, a teraz wszystko jest w jednym miejscu. To taka ulga. Poleciłbym Connecteam każdemu biznesowi, który opiera się na procesach podobnych do naszego. Usprawnienie i oszczędność czasu są bardzo duże.

Co Cię zaskoczyło w Connecteam?

Obsługa klienta jest niesamowita. Otrzymujemy dość szybkie odpowiedzi, co jest świetne. Kiedy prowadzisz czat online, zawsze jest strzał w ciemno, jeśli ktoś szybko się z Tobą skontaktuje, ale w Connecteam nigdy nie było to problemem.

Idąc dalej, co chciałbyś osiągnąć dzięki Connecteam?

Chcielibyśmy dodać filmy szkoleniowe, aby ulepszyć nasze szkolenia i wdrażanie. Jesteśmy szybko rozwijającą się firmą i myślę, że Connecteam sprawi, że wdrażanie nowych środków czyszczących będzie szybkie i wydajne, a także przyspieszy ich wdrażanie.

Czy chciałbyś coś jeszcze dodać o swoich doświadczeniach z Connecteam?

To ogromny ciężar z naszych barków i duża oszczędność czasu, a czas jest dla nas ogromny, czas to pieniądz w naszej branży.Często mamy wąskie gardła i biegamy 7 dni w tygodniu, więc wszystko, co zaoszczędzi nam choćby minutę czasu, jest dla nas ogromne. Connecteam sprawia, że ​​jesteśmy bardziej wydajni, dzięki czemu możemy obsługiwać więcej firm i więcej lokalizacji – czas to pieniądz. Znalezienie Connecteam było dla nas wielką sprawą, znacznie ułatwia mi pracę. Mieliśmy do czynienia z wieloma innymi aplikacjami, które nie miały wszystkiego, czego potrzebowaliśmy lub oferowały rzeczy, których nie potrzebowaliśmy, i często występowały pewne problemy. Ale kiedy znaleźliśmy Connecteam, nigdy nawet nie rozważaliśmy zmiany na inne rozwiązanie, podczas gdy w przypadku innych rozwiązań zdecydowanie myśleliśmy o zmianie. Dzięki Connecteam nie czuliśmy potrzeby szukania gdziekolwiek.