Podstawy księgowości dla nowych właścicieli firm

Większość ludzi ma tendencję do bycia mistrzami w jednej lub dwóch dziedzinach, a nie we wszystkim, do czego wkładają rękę. Możesz być ekspertem, jeśli chodzi o wymyślanie kreatywnych pomysłów lub artystą, jeśli chodzi o urzeczywistnianie tych pomysłów. Możesz mieć świetne umiejętności obsługi ludzi lub być geniuszem we wszystkich kwestiach technicznych. Więc jeśli jesteś naturalnym przedsiębiorcą, a nie potrafisz wymienić trzech ważnych dokumentów finansowych, nie jesteś sam. Według SCORE, doradców amerykańskich małych firm, wielu właścicieli małych firm oblałoby podstawową księgowość.

Jako nowy właściciel firmy nie oczekuje się od Ciebie, że będziesz czarodziejem księgowości — zatrudniasz specjalistów, którzy zrobią to za Ciebie, abyś mógł skoncentrować się na prowadzeniu i rozwijaniu swojej firmy. Pamiętaj jednak o dwóch powodach, dla których powinieneś mieć podstawową wiedzę na temat księgowości: aby IRS był szczęśliwy i aby pomóc Ci zarządzać firmą. Oto, co musisz wiedzieć: ### Wspólna terminologia Pewne słowa i terminy staną się Ci znajome z czasem, ale poniższa jest najczęstszą terminologią, którą musisz zrozumieć: * **Bilans** to sprawozdanie finansowe który pokazuje przegląd finansów firmy. Aby zbilansować księgi, zastosuj następujący wzór: **Aktywa = Pasywa + Kapitał** * **Aktywa** to zasoby, czyli to, co posiada firma, np. gotówka, zapasy, sprzęt i pojazdy. * **Zobowiązania** to kwoty, które firma jest winna innym, w tym rachunki wobec dostawców, salda kart kredytowych i wszelkie zaciągnięte pożyczki. * **Kapitał własny** to wszystkie pieniądze zainwestowane w firmę przez jej właścicieli. * Sposób księgowania: * **Rachunkowość kasowa** ma miejsce wtedy, gdy rejestrujesz transakcje tylko po dokonaniu płatności. * **Rachunkowość memoriałowa** to sytuacja, w której rejestrujesz transakcje w momencie ich wystąpienia, niezależnie od tego, czy otrzymałeś już zapłatę. * **Rachunek zysków i strat** to sprawozdanie finansowe, które przedstawia przegląd działalności finansowej firmy w określonym przedziale czasu. Aby ocenić, gdzie jesteś, postępuj zgodnie z następującym wzorem: **Zysk lub strata netto = Przychody – Koszt sprzedanych towarów – Wydatki** * **Zysk lub strata netto** – Liczba dodatnia oznacza, że ​​Twoja firma zarobiła pieniądze, a liczba ujemna oznacza, że ​​straciłeś pieniądze. * **Przychody** – Pieniądze zarobione na sprzedaży towarów i usług. * **Cost of Goods Sold** – Pieniądze wydane na produkcję towarów i usług. * **Wydatki** – Pieniądze wydane na prowadzenie firmy, bez kosztów sprzedanych towarów. * **Konta płatne** to konto, z którego płacisz rachunki. * **Należności** to konto, na które wpłacasz pieniądze ze sprzedaży lub innych faktur. ### Umiejętność podstawowa – zachowaj profesjonalizm Stowarzyszenie Small Business Association (SBA) twierdzi, że małe firmy powinny praktykować wysyłanie czystych, profesjonalnych faktur.

Lepszy sposób na zarządzanie finansami

Dzięki Hiveage możesz wysyłać klientom eleganckie faktury, akceptować płatności online i zarządzać zespołem — wszystko w jednym miejscu.

Wypróbuj ZA DARMO

#### Jak to zrobić: Upewnij się, że faktura Twojej firmy zawiera Twoje logo i inne istotne informacje biznesowe, takie jak adres, numer telefonu, numer faksu oraz, jeśli taki posiadasz, numer licencji. Pamiętaj również o podaniu numeru faktury, aby zarówno Ty, jak i Twój klient mogli lepiej śledzić rachunek. Chodzi o to, aby klient mógł jak najłatwiej płacić. Spraw, aby warunki płatności były przejrzyste, za pomocą oświadczeń takich jak „Płatność wymagalna za 30 dni”. ### Podstawowa umiejętność – Śledź swoje faktury Nie ma sposobu na obejście faktu, że zbyt wiele spóźnionych i niezapłaconych rachunków może zrujnować Twój biznes. Po wysłaniu faktury upewnij się, że wiesz, kiedy należy ją zapłacić. Jeśli jest przeterminowany, jesteś odpowiedzialny za upewnienie się, że klientowi przypomniano o jego obowiązku zapłaty. #### Jak to zrobić: Jeśli nie masz czasu, wyznacz wewnętrznego pracownika do wystawiania i odbierania faktur. Na każdej fakturze należy podać, kiedy faktura jest przeterminowana i jakie są kary. Nie licz na to, że klient automatycznie zapłaci każdą fakturę na czas; Twoim obowiązkiem jest sprawdzenie i otrzymanie należnych pieniędzy. Jeśli nie masz wyznaczonego księgowego, rozważ skorzystanie z usługi rozliczeń i fakturowania online, takiej jak Hiveage. Będziemy grać „złego gliniarza” Twojemu „dobremu gliniarzowi” i wysyłać faktury, przypomnienia, podziękowania i wszelką inną korespondencję związaną z fakturami, abyś mógł dalej robić to, co robisz najlepiej: prowadzić i rozwijać swój biznes. ### Umiejętność podstawowa – Starannie chroń depozyty Jako właściciel firmy masz do zrobienia około 1000 rzeczy w danym momencie. Nie można zaprzeczyć, że jesteś zajęty. Nie powinno to jednak uniemożliwiać upewnienia się, że depozyty są prawidłowo rozliczane. #### Jak to zrobić: Stwórz system, w którym wszystko będzie proste. Możesz użyć prostego notatnika, arkusza kalkulacyjnego Excel lub oprogramowania online. Niezależnie od tego, który system wybierzesz, zachowaj spójność. Nie czekaj na wpłaty. Bez względu na to, skąd pochodzą pieniądze – czy są to przychody ze sprzedaży, gotówka od krewnego, wynajem nieruchomości, czy kredyt bankowy – muszą zostać natychmiast zdeponowane i zarejestrowane. Problem z tym, że tego nie zrobisz, jest dwojaki. Po pierwsze, grasz w niebezpieczną grę o zdrowie swojej firmy, jeśli nie wiesz, gdzie są pieniądze lub ich oryginalne źródło. Po drugie, jeśli nie zarejestrujesz odpowiednio, skąd pochodzi każda kwota pieniędzy, możesz zapłacić więcej podatków niż to konieczne. Załóżmy na przykład, że przelałeś 5000 USD z osobistych oszczędności na konto firmowe. Jeśli w Twoich rejestrach nie ma jasno określonego faktu, Ty lub Twój księgowy możecie uznać to za dochód, powodując, że zapłacicie Państwo podatek od pieniędzy, od których już został opodatkowany. ### Podstawowa umiejętność – odkładanie pieniędzy na podatki Jednym z najtrudniejszych aspektów budowania biznesu z trakcji jest fakt, że pieniądze mogą być napięte. Choć jest to kuszące, unikaj pułapki wydawania każdego zarobionego grosza. Wujek Sam też chce trochę tych pieniędzy. #### Jak to zrobić: Przyzwyczajaj się, jak mycie zębów. Systematycznie odkładaj pieniądze przez cały rok na podatki, które będą należne od Twoich dochodów. Jeśli dokonujesz kwartalnych płatności na rzecz Urzędu Skarbowego, zaznacz je w swoim kalendarzu i przygotuj na czas, aby przygotować te formularze podatkowe. Bez względu na to, co robisz, nie zagłębiaj się w potrącenia pracownicze, aby przetrwać przestój. IRS nie tylko patrzy na to z góry, ale znajdziesz jeszcze jedną finansową dziurę, z której możesz się wykopać. Wiesz na początku roku, że będą należne podatki, więc upewnij się, że są tam fundusze, nawet jeśli oznacza to ograniczenie w innym obszarze. ### Umiejętność podstawowa – Planuj duże wydatki Jest to ważne, ponieważ planując, masz mniejsze szanse na szaloną walkę o pożyczkę, gdy uderzą nieoczekiwane wydatki. Ponadto, jeśli masz gotówkę, możesz łatwo wykorzystać pojawiające się okazje biznesowe. #### Jak to zrobić: spójrz w dół na wydatki, które na pewno poniesiesz, takie jak modernizacja systemu komputerowego, wymiana starego dachu w budynku biurowym (jeśli go posiadasz), zakup nowych pojazdów firmowych lub naprawa, i płacenie podatków. Nie masz kryształowej kuli i nie możesz przewidzieć przyszłości, ale możesz zgadywać. Nawet jeśli nauczysz się tylko podstaw, to wystarczy, aby uzyskać ocenę sytuacji finansowej Twojej firmy. Poświęć więc trochę czasu na skonfigurowanie prostego systemu księgowego lub zatrudnij profesjonalnego księgowego, aby móc dalej rozwijać swoją firmę w sposób pewny i przejrzysty. _Czy masz więcej sugestii dla nowych właścicieli firm, jak zarządzać swoimi finansami? Podziel się nimi w komentarzach!_