Automatyzacja procesów biznesowych – korzyści, zastosowania, przykłady i kroki do automatyzacji

Aby upewnić się, że pracownicy nie powtarzają niepotrzebnie zadań, nie porzucają zadań przed ich ukończeniem, nie przeoczają szczegółów ani nie pomijają kroków w przepływach pracy, firmy ustanawiają standaryzowane procesy. Te procesy biznesowe zapewniają zgodność i zgodność w sposobie działania firmy. Dlatego procesy biznesowe muszą pozostać spójne w przypadku powtarzających się realizacji. W tym miejscu w grę wchodzi automatyzacja procesów biznesowych (BPA).

BPA koncentruje się na automatyzacji codziennych procesów IT i funkcji biznesowych w celu maksymalizacji wydajności, obniżenia kosztów i zapewnienia płynnego działania. Zgodnie z raportem Markets and Markets , oczekuje się, że globalna wielkość rynku automatyzacji procesów biznesowych osiągnie 19,6 miliarda USD do 2026 r. z 9,8 miliarda USD w 2020 r., przy wzroście CAGR wynoszącym 12,2%.

Różne czynniki, takie jak przedsiębiorstwa planujące migrację swojej infrastruktury IT do chmury , zwiększenie ciągłości biznesowej i usprawnienie operacji biznesowych doprowadziły do ​​szerokiego przyjęcia BPA w organizacjach.

W poniższym artykule omówimy korzyści płynące z metodologii automatyzacji procesów biznesowych wraz z krokami do wdrożenia automatyzacji w procesach biznesowych.

Ale zanim do tego przejdziemy, najpierw zrozummy różnice między automatyzacją procesów biznesowych a automatyzacją procesów zrobotyzowanych, aby uzyskać większą jasność koncepcji.

Więc bez zbędnych ceregieli, zanurzmy się!

BPA vs RPA – jaka jest różnica?

Automatyzacja procesów biznesowych jest często mylona z automatyzacją procesów zrobotyzowanych, ale obie są różne na swój sposób. Jednak uzupełniają się nawzajem i mogą pomóc w bezproblemowym wdrożeniu cyfrowej transformacji całej firmy.

Dzięki automatyzacji procesów zrobotyzowanych użytkownicy oprogramowania tworzą roboty programowe lub boty , które mogą uczyć się, naśladować, a następnie wykonywać procesy biznesowe oparte na regułach. Automatyzacja RPA umożliwia użytkownikom tworzenie botów poprzez obserwację cyfrowych działań człowieka. Każdy bot jest przeznaczony do jednego konkretnego zadania.

Na przykład można utworzyć bota, który loguje się do systemu, kopiuje dane, a następnie wkleja je do arkusza kalkulacyjnego.

Z kolei BPA to holistyczne podejście do optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych od początku do końca. BPA to kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji całych procesów biznesowych, a RPA jest uzupełnieniem solidnego podejścia BPA. Dodatkowo BPA oferuje szereg możliwości niespotykanych w RPA. Należą do nich funkcje, które usprawniają współpracę oraz dostarczają danych i wglądu w wydajność procesu.

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się kluczowym różnicom między RPA i BPA, przyjrzyjmy się dalej, w jaki sposób BPA przynosi korzyści firmom i dlaczego jest to idealne podejście do automatyzacji procesów ręcznych.

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

W tej sekcji omówimy kluczowe zalety automatyzacji w biznesie oraz to, jak może ona poprawić ogólną wydajność Twojej organizacji.

Obniżone koszty

Gdy procesy biznesowe są wykonywane ręcznie, znaczna ilość zasobów jest marnowana i istnieje większe prawdopodobieństwo wystąpienia nieefektywności. Jak wynika z raportu , organizacje tracą co roku 20-30% swoich przychodów z powodu nieefektywnych procesów. Przejście z procesów ręcznych na zautomatyzowane pozwala na minimalizację błędów. W ten sposób nie trzeba tracić czasu i pieniędzy na rozwiązywanie problemów. Ponadto zasoby są optymalnie wykorzystywane, a marnotrawstwo jest eliminowane.

Generali, wiodący europejski ubezpieczyciel, to jeden z najlepszych przykładów automatyzacji procesów biznesowych . Przeszła z procesów papierowych, które kosztowały ich czas i pieniądze, na zautomatyzowane procesy biznesowe. Skróciło to czas gwarantowania złożonych zadań o połowę i pozwoliło zaoszczędzić do 90% dzięki procesom wielokrotnego użytku.

Lepsze wrażenia klientów

Jedną z najbardziej ekscytujących zalet BPA jest jego pozytywny wpływ na Twoich klientów , ich doświadczenia z Twoją firmą i sposób, w jaki im służysz.

Dzięki BPA możesz skutecznie i szybciej odpowiadać klientom, szanując czas klientów i jednocześnie skutecznie odpowiadając na ich prośby i zapytania.

To, co kiedyś zajmowało kilka godzin, a nawet dni, teraz zajmuje tylko kilka minut. Można to oczywiście zastosować do dowolnej liczby interakcji z klientem, w tym przetwarzania zamówień.

Poprawi to reputację Twojej firmy wśród odbiorców dzięki pozytywnym przekazom szeptanym i silniejszym opiniom online.

Poprawiona wydajność operacyjna

Wdrożenie oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych niesie ze sobą szereg korzyści operacyjnych. Po pierwsze, zautomatyzowane procesy są w dużej mierze wykonywane bez użycia rąk, co oznacza, że ​​nie musisz osobiście upewniać się, że jedno zadanie w procesie przechodzi do następnego.

Dodatkowo automatyzacja procesów biznesowych umożliwia również identyfikowanie i korygowanie błędów i wąskich gardeł w przepływach pracy. Przyczynia się to do wyższej ogólnej wydajności procesu.

Na przykład Adidas wdrożył oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych, aby ujednolicić swoje procesy i zautomatyzować różne działy, w tym finanse, marketing, eCommerce i handel detaliczny. Ta bardzo udana inicjatywa skróciła czas wprowadzania na rynek o dwie trzecie w porównaniu z tradycyjnym rozwojem wewnętrznym i zwiększyła wydajność operacyjną o 60%.

Widoczność i przejrzystość

Dzięki automatyzacji widoczność procesów w całej organizacji można poprawić za pomocą konfigurowalnych pulpitów nawigacyjnych. Ustalone kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) można łatwo śledzić dla wielu procesów. Dogłębne raporty dotyczące wydajności procesów mogą dostarczyć cennego wglądu w obszary, które wymagają poprawy.

Automatyzacja ułatwia również przejrzystość procesów biznesowych. Pomaga to zespołom być na bieżąco z przydzielonymi zadaniami i zachęca do odpowiedzialności.

Na przykład Insight Investment, globalna firma zarządzająca aktywami, chciała dokumentować, odkrywać i cyfryzować procesy biznesowe w celu budowania przejrzystości. Korzystając z konfigurowalnych pulpitów nawigacyjnych do wizualizacji danych, stworzyli podstawę systemu raportowania, który zmniejsza złożoność, zapewnia wgląd w kierownictwo wyższego szczebla i sprawia, że ​​przekazywanie pracy jest bardziej niezawodne.

Poprawa morale pracowników

Kluczową zaletą metodologii automatyzacji procesów biznesowych jest wyższe morale pracowników. Dzięki automatyzacji pracownicy bezproblemowo wykonują swoją pracę. Zatwierdzanie jest szybsze, co oznacza, że ​​zespoły nie muszą tracić czasu na czekanie i przypominanie menedżerom.

Przejrzystość procesów pomaga wysoko wydajnym firmom zdobyć uznanie, na jakie zasługują. Przepustowość uwolniona przez automatyzację może motywować pracowników do wprowadzania innowacji i ulepszania sposobu wykonywania pracy.

Teraz, gdy zrozumieliśmy, czym jest automatyzacja procesów biznesowych i omówiliśmy główne korzyści wraz z przykładami automatyzacji procesów biznesowych, nadszedł czas, aby zagłębić się w kluczowe przypadki użycia automatyzacji procesów korporacyjnych .

Kluczowe zastosowania automatyzacji procesów biznesowych

Przypadki użycia automatyzacji procesów biznesowych mogą obejmować szeroki zakres obszarów operacyjnych, od zatrudniania po zatwierdzanie budżetów oraz sprzedaż i marketing. Przyjrzyjmy się bliżej kilku z nich.

Rekrutacja i HR

Rekrutacja i HR to kluczowe obszary wymagające automatyzacji ze względu na ilość procesów i formalności, którymi trzeba zarządzać.

Onboarding i rekrutacja to często żmudny i czasochłonny proces. Jednak wraz z wdrożeniem automatyzacji można zautomatyzować ręczne sposoby pracy, takie jak wydawanie ogłoszeń o pracę lub sprawdzanie zgodności dla nowych pracowników.

HR to kolejny dział, który wymaga wielu ręcznych zadań papierkowych – wiele z nich można zautomatyzować. Niektóre z tych zadań obejmują śledzenie grafików pracowników, wywiady końcowe, zarządzanie wydajnością i inne. Czas zaoszczędzony dzięki automatyzacji procesów pomoże pracownikom HR skoncentrować się na ważniejszych zadaniach. Zespoły HR mogłyby skuteczniej zarządzać szkoleniami, kulturą i dobrym samopoczuciem pracowników.

Przetwarzanie faktury

Śledzenie policzalnych faktur może być wyczerpujące i powodować błędy przy ręcznej obsłudze. Dzięki BPA możesz zautomatyzować przetwarzanie faktur i zapewnić terminowe płatności dla swoich dostawców. Zmniejszy to również błędy ludzkie i niedokładność w procesie płatności.

Dzięki automatyzacji możesz zaoszczędzić dużo czasu zespołowi ds. kont, który może skoncentrować się na zadaniach o wysokim priorytecie, takich jak podejmowanie decyzji budżetowych i prognozowanie.

Zlecenia kupna

Zamówienia zakupu odgrywają kluczową rolę w całym procesie zakupowym. Umożliwiają organizacjom nabywanie towarów i usług, których potrzebują do działania. Jednak proces ten jest utrudniony przez fizyczne formularze i ręczne wprowadzanie danych. Pracownicy spędzają większość czasu każdego tygodnia na powtarzalnych zadaniach, takich jak wypełnianie tych samych zamówień.

Za pomocą oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych możesz bez wysiłku usprawnić cały proces. Możesz zdigitalizować formularze zamówień zakupu, a nawet połączyć je z bazą danych SQL, aby pobrać informacje o klientach.

Koszty roszczenia

Ręczne zarządzanie raportowaniem wydatków wydłuża czas przetwarzania i naraża organizację na oszustwa związane z wydatkami. Na przykład pracownicy mogą zawyżać lub składać fałszywe roszczenia. Dzięki BPA tworzysz zautomatyzowany przepływ pracy, który może usprawnić każdy krok i zmniejszyć ryzyko błędu ludzkiego.

Pracownicy mogą szybko wypełniać elektroniczne formularze, a nawet dołączać paragony. Po przesłaniu wniosku o zwrot kosztów formularz jest automatycznie kierowany do kierownika, który może go od razu przejrzeć.

W trakcie tego procesu pracownicy mogą śledzić swoje roszczenia dotyczące wydatków. Zautomatyzowany proces zapewnia również, że pracownicy otrzymują zwrot pieniędzy na czas i ogranicza oszustwa związane z wydatkami, ponieważ istnieje wyraźny ślad.

Zatwierdzenia budżetu

Zatwierdzenia budżetu to niezbędne dokumenty, jeśli chodzi o planowanie finansowe. Umożliwiają organizacjom efektywne zarządzanie budżetami i planowanie na przyszłość. Jednak ręczne zarządzanie zatwierdzaniem budżetów może być żmudne i czasochłonne, zwłaszcza dla zespołu finansowego, który musi je przeglądać i zatwierdzać.

Korzystając z oprogramowania do automatyzacji, możesz łatwo tworzyć niestandardowe formularze do zatwierdzania budżetów. Możesz również użyć oprogramowania do utworzenia zautomatyzowanego przepływu pracy, który kieruje wszystkie formularze do odpowiednich osób zatwierdzających.

Sprzedaż i marketing

Innym ważnym obszarem, który odniósłby ogromne korzyści z rozwiązań automatyzacji procesów biznesowych, jest sprzedaż i marketing. Jeśli przedstawiciele handlowi i rozwiązania BPA działają w połączeniu, mogą poprawić alokację zasobów, prognozę sprzedaży, zadania administracyjne i nie tylko. Przedstawiciele handlowi mogą bardziej skoncentrować się na kliencie, wydłużając czas kontaktu z klientem i zwiększając jego zadowolenie .

Rozwiązania do automatyzacji procesów biznesowych, zastosowane w działach marketingu, mają ogromny potencjał w e-mail marketingu i zarządzaniu potencjalnymi klientami. Oferuje efektywność kosztową i zapewnia pożądane rezultaty biznesowe. Pomaga również w pielęgnowaniu leadów, przechwytywaniu leadów, kwalifikacjach leadów i ocenianiu leadów. Co więcej, pomaga również w automatycznych odpowiedziach/obsłudze klienta.

Wnioski o czas wolny

Pracownicy mogą składać wnioski o urlop z powodu osobistych nagłych wypadków lub choroby. Obsługa tych żądań może być dość trudna w przypadku fizycznych formularzy lub wiadomości e-mail. Dzięki BPA możesz usprawnić ten proces i ułatwić pracownikom składanie wniosków o urlop. Zapewnia to wgląd w proces, a tym samym przyspiesza zatwierdzanie.

Ponadto, posiadanie procesu składania wniosków urlopowych jest ważne dla menedżerów, aby odpowiednio wynagradzać pracowników.

Oferty cenowe

Kiedy potencjalni klienci proszą o wycenę, oznacza to, że są bardzo zainteresowani współpracą z Tobą. Ale nadal potrzebują szczegółowych informacji o cenach, aby pomóc im podjąć świadomą decyzję. Każde opóźnienie w tym procesie może potencjalnie kosztować potencjalnego klienta.

Twój zespół sprzedaży może szybko sporządzić oferty cenowe za pomocą oprogramowania BPA i automatycznie wysłać je do menedżera do przeglądu.

Automatyzacja ofert cenowych może pomóc wywrzeć świetne pierwsze wrażenie na klientach. Wszystko, co musisz zrobić, to po prostu wysłać link do oferty cenowej swoim klientom, a oni mogą od razu podpisać dokument — nie musisz zajmować się e-mailami w obie strony.

Kroki do wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych

Według ankiety 75% organizacji uważa, że ​​BPM i technologie pomogły ich organizacji osiągnąć ich cele. Ponadto 73% zgłasza, że ​​w ciągu ostatnich kilku lat poziom zainteresowania BPM w ich organizacji wzrósł umiarkowanie lub gwałtownie.

Te statystyki pokazują, w jaki sposób organizacje na całym świecie przechodzą na automatyzację, aby poprawić swoją produktywność i usprawnić procesy biznesowe.

W tej sekcji wymieniliśmy kilka kroków, które pomogą Ci pomyślnie wdrożyć automatyzację procesów korporacyjnych w Twojej organizacji.

Więc przejdźmy od razu do tego.

Zidentyfikuj powtarzające się zadania

Pierwszym krokiem przy wyborze usług automatyzacji procesów biznesowych jest zidentyfikowanie powtarzających się zadań i obszarów w Twojej firmie, które mogą mieć możliwości poprawy.

Aby zidentyfikować takie obszary i problemy, kluczowe jest głębokie zrozumienie biznesu. Najlepszą opcją byłoby wizualne przedstawienie bieżącego przepływu pracy za pomocą diagramów przepływu. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć Twój biznes i zidentyfikować powtarzalne zadania.

Jest to ważny krok, który należy wykonać w ścisłej współpracy z rzeczywistymi użytkownikami procesu i kluczowymi interesariuszami.

Należy również rozważyć korzyści netto z automatyzacji procesów biznesowych pod kątem efektywnych oszczędności kosztów i zaoszczędzonego czasu. Pomoże to przedstawić jasne uzasadnienie biznesowe wspierające automatyzację tych procesów biznesowych.

Określ swoje cele

Następnym krokiem jest zdefiniowanie celów biznesowych i zadań przy użyciu aktualnego przepływu pracy jako punktu odniesienia. Twoim celem może być automatyzacja codziennych zadań, takich jak tworzenie i wysyłanie e-maili, powiadamianie członków zespołu lub aktualizowanie statusów zadań.

Możesz również chcieć, aby Twoi pracownicy bardziej koncentrowali się na analizie i optymalizacji procesów, zamiast spędzać dużo czasu na wprowadzaniu danych.

Może to być cokolwiek, ale powinieneś być w stanie uzasadnić, w jaki sposób Twoje cele zostaną osiągnięte za pomocą automatyzacji oraz w jaki sposób będziesz je mierzyć i śledzić swoje wyniki.

Wybierz odpowiednie rozwiązanie automatyzacji

Nie musisz wydawać milionów dolarów na niestandardowe oprogramowanie do kodowania, aby zautomatyzować procesy biznesowe. Na rynku dostępnych jest mnóstwo usług automatyzacji procesów biznesowych i usług analizy danych , które mogą pomóc firmom w projektowaniu i automatyzacji procesów biznesowych. Wybierz oprogramowanie lub zdobądź oprogramowanie na zamówienie, które będzie idealnie pasować do Twojej organizacji. Poproś o demonstrację i dowiedz się, jak narzędzia automatyzacji mogą wspierać cele biznesowe.

W oparciu o swoje konkretne potrzeby możesz utworzyć krótką listę od trzech do pięciu dostawców, a następnie przeprowadzić analizę porównawczą, aby wybrać najlepszego. Upewnij się, że wybrane oprogramowanie jest proste i przyjazne dla użytkownika oraz łatwe do dostosowania przez użytkowników.

Szkolenie użytkowników

Po wdrożeniu narzędzia automatyzacji w swojej organizacji następnym krokiem będzie przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z nowego oprogramowania.

Każda nowa zmiana wprowadzona przez kierownictwo zwykle spotyka się z oporem pracowników, ponieważ uważają ją za niepotrzebną. Dlatego konieczne jest uwzględnienie użytkowników końcowych już na pierwszym etapie. Włącz ich do dyskusji, aby mogli lepiej zrozumieć proces i podzielić się swoimi pomysłami i opiniami.

Zapewnienie jasnej ścieżki przejścia od istniejącego procesu ręcznego do nowego zautomatyzowanego systemu i zapewnienie im odpowiedniego szkolenia znacznie przyczyniłoby się do pomyślnego przejścia.

Śledź swoje postępy

Po uruchomieniu nowego zautomatyzowanego systemu ważne jest, aby śledzić wskaźniki KPI i ulepszać system przepływu pracy.

Twoi użytkownicy dostarczą cennych informacji zwrotnych na temat procesu; pamiętaj o wdrożeniu tej opinii, aby rozwiązać problemy i poprawić bieżący przepływ pracy.

Ciągłe monitorowanie i pomiar zautomatyzowanego przepływu pracy pomoże zidentyfikować wąskie gardła i zasugerować obszary wymagające poprawy. Ciągła ocena nowo zaktualizowanego przepływu pracy pomoże Twojemu zespołowi stać się bardziej wydajnym.

Końcowe przemyślenia

Automatyzacja procesu biznesowego może pomóc firmie przejść od liniowego do szybszego wzrostu. Od zarządzania zapasami po wdrażanie pracowników i cyfryzację podstawowych procesów — przekonasz się, że usprawnione zautomatyzowane systemy ograniczają ręczne przetwarzanie na rzecz sprawnych i bezbłędnych operacji.

Jeśli chcesz obniżyć koszty niezręcznych procesów ręcznych i usprawnić procesy biznesowe, możesz skontaktować się z renomowaną firmą zajmującą się tworzeniem oprogramowania AI, taką jak Appinventiv. Appinventiv doskonale radzi sobie ze wszystkimi złożonymi technologiami wymaganymi do efektywnej automatyzacji procesów biznesowych.

Na przykład niedawno pomogliśmy globalnemu bankowi zautomatyzować procesy bankowe za pomocą sztucznej inteligencji i technologii uczenia maszynowego. Nasze rozwiązania do automatyzacji biznesu pomogły im w obsłudze złożonych zadań, takich jak rozpatrywanie reklamacji klientów w czasie rzeczywistym oraz zgłaszanie przypadków kradzieży kart kredytowych.

Automatyzacja doprowadziła do wzrostu wskaźnika retencji klientów o 20% i redukcji procesów ręcznych o 35%.

Jeśli więc potrzebujesz pomocy w automatyzacji procesów biznesowych, możesz skontaktować się z nami . Nasi eksperci zaoferują kompleksowe rozwiązanie, które jest przystępne cenowo i łatwe w użyciu. Przeprowadzą Cię również przez ważne funkcje automatyzacji procesów biznesowych, które możesz uwzględnić w swoim oprogramowaniu.