12 typowych problemów z harmonogramem pracowników i ich rozwiązania

Planowanie pracowników to jedno z najtrudniejszych zadań, z jakimi muszą się zmierzyć menedżerowie i właściciele firm. Pomiędzy koniecznością żonglowania personelem z różnymi potrzebami dotyczącymi planowania, wnioskami o urlop i różnymi zestawami umiejętności, planowanie może być niezwykle czasochłonne.

Nic dziwnego, że wielu menedżerów ma trudności ze stworzeniem sprawiedliwego i zrównoważonego harmonogramu pracy. Planowanie zmian jest dość trudnym zadaniem do utrzymania.

Zwłaszcza jeśli nadal ręcznie tworzysz harmonogram pracowników, otwierasz się na problemy z planowaniem, błędy i niezadowolenie pracowników.

Planowanie ręczne, według badań, powoduje:

• 20% czasu menedżera marnuje się na tworzenie harmonogramu pracy
• O 174% więcej obrotów występuje z powodu błędów wynikających z ręcznego tworzenia harmonogramu
• 140 godzin rocznie marnuje się tworząc ręczny harmonogram prac

Morał tej historii? Korzystaj z rozwiązania cyfrowego, takiego jak oprogramowanie do planowania pracowników.

Automatyzując planowanie, możesz dostarczać spójne wyniki, doświadczać mniejszej liczby błędów, zmniejszać koszty, maksymalizować produktywność pracowników i zwiększać ogólną satysfakcję pracowników.

Korzyści z automatycznego planowania

• Pełny wgląd w dostępność każdego pracownika
• Unikaj nadgodzin i ograniczeń
• Usprawnij komunikację
• Bardziej efektywne planowanie
• Oszczędzaj czas i pieniądze
• Bezstresowe delegowanie zadań
• Mniejsza rotacja
• Usprawnione codzienne operacje

Do tej pory prawdopodobnie nauczyłeś się, że tworzenie odpowiedniego, sprawiedliwego harmonogramu, który zapewnia satysfakcję Tobie i Twoim pracownikom, to praca na cały etat.

Zrozumiałe jest, że wielu właścicieli i menedżerów jest ze stratą, ale dla każdego problemu istnieje rozwiązanie.

Planowanie w ostatniej chwili

Pozostawianie rzeczy na ostatnią chwilę nigdy nie jest dobrym pomysłem. Według Forbesa menedżer powinien jak najszybciej udostępnić listę pracowników, ponieważ „może to wprawić pracowników w kłopoty, musząc wybierać między osobistymi obowiązkami a pracą. Inne firmy w mgnieniu oka zmienią harmonogramy, co również może przysporzyć pracownikom wiele problemów”. Menedżerowie muszą brać pod uwagę równowagę między życiem zawodowym a prywatnym swoich pracowników.

Upewnij się, że planujesz swoje zmiany z dużym wyprzedzeniem, aby dać każdemu szansę (włącznie z menedżerami) na przetrawienie grafiku i upewnienie się, że są dostępni do pracy. Zaleca się co najmniej 2 tygodnie wcześniej i upewnij się, że jesteś konsekwentny. Aby uniknąć dalszych problemów z harmonogramem, sprawdź, czy Twój stan ma przepisy dotyczące tworzenia harmonogramów z wyprzedzeniem, aby zapewnić zgodność.

Planowanie z dużym wyprzedzeniem może powodować bóle głowy, ale nie tak wiele bólów głowy, jak konieczność całkowitej zmiany już opublikowanego harmonogramu.

Aby to maksymalnie uprościć, użyj szablonu harmonogramu, który wystarczy dostosować do potrzeb firmy i dostępności pracowników.

Brak odpowiedniej technologii

Menedżerowie, którzy wciąż używają pióra i papieru do tworzenia i rozpowszechniania listy pracowników, nie tylko milion razy utrudniają im życie, ale są też podatni na problemy z planowaniem i nieporozumienia. Co gorsza, mnóstwo połączeń i wiadomości w obie strony jest czasochłonne, nieefektywne i może prowadzić do innych problemów, takich jak nieodpowiednie wiadomości i brak separacji między życiem zawodowym a prywatnym.

Jest XXI wiek, a technologia znacznie ułatwiła życie menedżerom. Dzięki potężnemu i łatwemu w użyciu oprogramowaniu do planowania pracowników, takiemu jak Connecteam, możesz uprościć problemy z planowaniem i usprawnić komunikację.

• Twórz w pełni konfigurowalne harmonogramy pracowników w ciągu kilku minut dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak przeciąganie i upuszczanie, cykliczne zmiany, planowanie alertów o konfliktach, nadgodziny, alerty o ograniczeniach itp.
• Menedżerowie mają pełny nadzór nad planowaniem i mogą zapewnić pracownikom otrzymywanie i przeglądanie harmonogramu za pomocą automatycznych alertów i powiadomień.
• Pracownicy mogą dzielić się swoją dostępnością, oszczędzając menedżerom mnóstwo czasu.
• Potwierdź, że pracownicy wiedzą dokładnie, co robić po przybyciu na zmianę, korzystając z notatek, lokalizacji i załączonych plików na zmianę.
• Ustaw ograniczenia zamiany zmian i zezwól tylko niektórym pracownikom na wybieranie określonych zmian w oparciu o ich kwalifikacje.
• Zezwalaj pracownikom na odbieranie otwartych zmian i otrzymywanie automatycznych powiadomień, aby zapewnić pokrycie wszystkich zmian.
• Komunikacja w aplikacji ogranicza nieporozumienia, połączenia w tę i z powrotem oraz zamieszanie.
• Menedżerowie mają nadzór w czasie rzeczywistym nad tym, kto przeczytał lub nie przeczytał wiadomości w aplikacji; minęły czasy nieodebranych wiadomości lub połączeń.
• Wysyłaj ukierunkowane wiadomości 1:1 lub twórz grupy, aby łatwo kontaktować się z zespołem lub działem.

Te funkcje i możliwości zwiększają organizację miejsca pracy i kończą planowanie problemów, zanim jeszcze się pojawią. Ważne jest, aby Twoja firma odniosła sukces, inwestując w oprogramowanie do planowania pracowników. Zapewni sprawne zarządzanie siłą roboczą.

Zamieszanie pracowników

Zamieszanie wśród pracowników, jeśli chodzi o zmiany, może wystąpić z wielu powodów, w tym nieprzewidywalności zmian i zmian w ostatniej chwili.

Jeśli nie ma spójności lub ludzie zmieniają się z powodu kaprysu, a nie ma systemu, który by to wszystko śledził, może to siać spustoszenie w miejscu pracy.

Najlepszym rozwiązaniem jest unikanie tych problemów z planowaniem, więc przyjrzyjmy się, jak to zrobić.

1. Spójność : używaj szablonu harmonogramu jako harmonogramu cyklicznego i wprowadzaj korekty tylko wtedy, gdy pracownicy potrzebują czasu wolnego lub firma musi wprowadzić zmiany kadrowe. W ten sposób pracownicy będą mieli znaczne powiadomienie o nadchodzących zmianach, a jeśli zajdzie potrzeba wprowadzenia zmian, ich obowiązkiem jest zapewnienie pokrycia zmiany.
2. Zamiana zmian : Zamiana zmian niekoniecznie stanowi problem, ale śledzenie zmian może być skomplikowane, więc pracownicy nie wiedzą, kto jest faktycznie zaplanowany na końcu. Użyj oprogramowania do planowania pracowników, aby wyeliminować ten problem z planowaniem. Upewnij się, że pracownicy mogą wymieniać zmiany tylko z innymi wykwalifikowanymi pracownikami i wymagają zatwierdzenia przez kierownika, a harmonogram zostanie automatycznie zaktualizowany po zatwierdzeniu zamiany.

Zarówno tworzenie spójnego harmonogramu, jak i korzystanie z oprogramowania do harmonogramowania zapewnia, że ​​pracownicy nie są już zdezorientowani, dzięki czemu pojawiają się we właściwym miejscu i we właściwym czasie.

Clopen

„Clopen” to termin ukuty od słów „zamknij” i „otwórz”. W praktyce oznacza to, że Twój pracownik ma ostatnią zmianę dnia i pierwszą zmianę następnego dnia. Może to oznaczać, że Twój pracownik może pracować na dwie zmiany z rzędu bez możliwości powrotu do domu, aby się przymknąć. Zdarza się to często w szpitalach, restauracjach i innych całodobowych placówkach.

Jak więc zapewnić, że Twoi pracownicy unikną przerażającego clopen? Sprowadza się do zarządzania harmonogramem.

Posiadanie oprogramowania do zarządzania harmonogramem do wykrywania problemów związanych z harmonogramem, takich jak sprzeczne zmiany lub te, które są zbyt blisko siebie. W przeciwnym razie oznacza to, że zaangażowany menedżer musi zwracać uwagę na clopen podczas ostatnich pokazów harmonogramu.

Clopen może również wystąpić, jeśli różni menedżerowie są odpowiedzialni za różne części harmonogramu (być może jest kierownik nocnej zmiany, a drugi na dzień). Aby uniknąć tego problemu z harmonogramem i zapewnić zadowolenie pracowników, ważne jest, aby menedżerowie współpracowali ze sobą, aby zapewnić pracownikom przerwę, na którą zasługują. Ponownie, zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania może pomóc firmie wykryć te problemy.

Nadgodziny wymykają się spod kontroli

Czy Twoi pracownicy nadal są wydajni podczas pracy w godzinach nadliczbowych? Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, to nie ma potrzeby zmiany status quo.

Jednak nadgodziny często mogą stanowić problem i negatywnie wpływać na produktywność. Jest to również dodatkowy koszt dla firmy, dlatego należy go unikać, gdy tylko jest to możliwe.

Jeśli firma wymaga nadgodzin, pamiętaj o ograniczeniu liczby zatwierdzonych godzin nadliczbowych, aby pracownicy nie korzystali z korzyści za nadgodziny. Można to zrobić za pomocą aplikacji do planowania. Zatwierdź ustaloną ilość nadgodzin; zapewnia to również zgodność rządu, ponieważ hrabstwa wymagają różnych kwot wynagrodzenia w zależności od ilości nadgodzin.

Planowanie na telefon

Zapotrzebowanie klientów może być nieprzewidywalne, dlatego niektóre firmy wolą mieć pracowników w gotowości lub na wezwanie. Ta praktyka polega na tym, aby pracownicy dzwonili przed rozpoczęciem zmiany, aby ustalić, czy są potrzebni.

Jeśli zmiana ma być spokojna, pracownicy mogą zostać poinformowani, aby nie przychodzili na swoją zmianę.

Ta praktyka jest frustrująca dla pracowników, ponieważ nie mogą oni planować, a regulatorzy coraz bardziej sprzeciwiają się tej koncepcji.

Sieć kawiarni Starbucks i detaliści Gap i Abercrombie & Fitch (A&F) to tylko niektóre firmy, które zobowiązały się do rezygnacji z tej praktyki.

Dostępne są rozwiązania problemów z planowaniem dyżurów — menedżerowie potrzebują danych, aby móc zrozumieć przeszłe trendy i przewidywać harmonogramy. Dostępne jest oprogramowanie do planowania pracy, które pomaga w tym dokładnie, eliminując potrzebę planowania na telefon i zwiększając satysfakcję pracowników.

Nierówny rozkład zmian

Często polega się na kilku wybranych pracownikach do wykonywania określonych zadań, takich jak zamykanie lub otwieranie sklepu. Zawsze będą ulubieni pracownicy, nawet jeśli starasz się być obiektywny.

Ale jeśli nie będziesz ostrożny, możesz wysłać niewłaściwą wiadomość, na przykład, że faworyzujesz Susan Smith nad innymi pracownikami lub że uważasz, że John McDonald nie jest w stanie być tam, gdy nadejdzie czas na zarobienie pieniędzy.

Jeśli masz odpowiedni system oprogramowania rota, możesz całkowicie uniknąć tych scenariuszy. Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania ułatwi planowanie i zapewni zgodność z przepisami prawa pracy.

Jako właściciel małej firmy zauważysz ogromne zmiany w zadowoleniu pracowników, gdy zoptymalizujesz harmonogram, aby Twoi pracownicy mieli preferowane zmiany, jednocześnie biorąc pod uwagę doświadczenie, co ostatecznie zwiększa zyski.

Brudna zamiana przesunięć

Zezwalanie pracownikom na zamianę zmian ma swoje plusy i minusy.

Pozwolenie pracownikom na zarządzanie własnym czasem może oznaczać dla Ciebie mniejszą odpowiedzialność, ale jeśli zmiany nie zostaną odpowiednio zakomunikowane, może to spowodować problemy z planowaniem, w tym chaos i zamieszanie wśród pracowników.

Zamiana może spowodować, że pracownicy zapomną o swoich nowych zmianach lub możesz znaleźć się w sytuacji, w której wykwalifikowany pracownik zamieni się z młodszym pracownikiem, a na służbie zabraknie doświadczonych pracowników.

Istnieje kilka prostych rozwiązań, które pozwalają uniknąć niechlujnej wymiany zmian.

1. Możesz wprowadzić procedurę, która wymaga od pracowników, którzy chcą zamienić się zmianami, skontaktowania się z kierownictwem w celu zatwierdzenia zamiany zmian.
2. Korzystaj z niezawodnego oprogramowania do planowania pracowników, w którym możesz nadzorować wymianę zmian.

Oprogramowanie do planowania, takie jak Connecteam, umożliwia pracownikom zamianę zmian, ale tylko z innymi wykwalifikowanymi pracownikami i wymaga zgody kierownika. Po zatwierdzeniu zmiany zmiany harmonogram jest aktualizowany, dzięki czemu wszyscy są świadomi zmian, a jeśli ktoś zapomni o swojej zmianie, będziesz wiedział, z kim się skontaktować.

Niedobór pracowników

Problemy z planowaniem są nieuniknione, jeśli nie masz wystarczającej liczby pracowników na zmiany.

Potrzebujesz nie tylko wystarczającej liczby pracowników, aby pokryć zmiany, ale także osłaniać pracowników, gdy ktoś zachoruje lub wyjedzie na wakacje.

Jeśli masz za mało personelu, klienci otrzymają gorszą obsługę, a pracownicy będą czuli się przepracowani i niezadowoleni.

Rozwiązanie tego problemu na papierze jest raczej proste, zatrudnij więcej pracowników etatowych lub niepełnoetatowych. Ale życie nie zawsze jest takie proste. Z wielu powodów może to nie być opłacalna opcja. Pracując z tym, co masz, musisz znaleźć sposób na zadowolenie klientów i zadowolenie pracowników.

Możesz użyć oprogramowania, aby zoptymalizować siłę roboczą, której obecnie potrzebujesz, aby zrobić lemoniadę z cytryn. Optymalizacja zarządzania personelem pomaga zautomatyzować procesy, zachować zgodność i rozwiązywać podstawowe problemy biznesowe.

Nieobecności pracowników w ostatniej chwili

Wszyscy jesteśmy ludźmi i czasami pojawiają się rzeczy, które uniemożliwiają dotarcie do pracy.

Forbes zauważa, że ​​„średnio 3% pełnoetatowych pracowników jest regularnie nieobecnych w dniach pracy. Podczas gdy 2,1% jest nieobecnych z powodu choroby lub urazu, 0,9% jest nieobecnych z innych powodów”.

Nie mówimy, że częste nieobecności pracowników powinny być tolerowane, ale jeśli pracownik z jakiegokolwiek powodu nie może dotrzeć do pracy, powoduje to problemy z planowaniem.

Jak więc łatwo rozwiązać problem nieobecności pracowników w ostatniej chwili? Istnieje kilka rozwiązań tego problemu z harmonogramem.

1. Możesz również upewnić się, że podręcznik dla pracowników zawiera jasne zasady, procedury i konsekwencje nieobecności pracowników, dzięki czemu możesz uniknąć jak największej liczby nieobecności w ostatniej chwili. Jednak te zasady nie pomogą Twojej firmie, gdy pracownik jest chory i niezdolny do pracy. Zasady sprawią, że pracownicy będą bali się dzwonić, co może stworzyć sytuację, w której nie ma połączenia lub nie pojawi się.
2. Możesz upewnić się, że każda zmiana ma co najmniej jednego pracownika zapasowego, który jest dostępny do pracy, jeśli pracownik jest niedostępny w ostatniej chwili. Jeśli potrzebny jest pracownik zapasowy, możesz skorzystać z oprogramowania, które automatycznie powiadomi go o przyjściu do pracy.

Dzięki oprogramowaniu do planowania pracowników pokrycie nieobecności pracowników w ostatniej chwili będzie mniej trudne. Członkowie zespołu będą wdzięczni za wsparcie ze strony menedżerów i współpracowników, zamiast radzić sobie z byciem jednym człowiekiem w dół.

Brak kontroli lub nadzoru

Brak kontroli lub nadzór nad planowaniem może powodować poważne bóle głowy dla menedżera HR lub osoby odpowiedzialnej za tworzenie listy pracowników. Wielu menedżerów polega na swoich osobistych telefonach do przekazywania wiadomości i aktualizacji pracownikom. Te połączenia i wiadomości mogą pozostać nieodebrane lub nieobejrzane, pozostawiając menedżerom niewielką lub żadną kontrolę.

Jakie jest szybkie rozwiązanie tych problemów z harmonogramem?

1. Możesz określić jasne zasady i procedury firmy, których pracownicy muszą przestrzegać, jeśli mają problem z harmonogramem. Na przykład zamiast wysyłania wiadomości możesz wymagać od pracowników, aby dzwonili, jeśli potrzebują kogoś na zmianę lub jeśli się spóźnią. Jeśli kierownik nie odpowiada, są zobowiązani do stawienia się do pracy.
2. Możesz wymagać, aby pracownik sam znalazł zastępcę na zmianę, a jeśli nie może znaleźć zastępcy, będzie musiał stawić się na zmianę.
3. Zainwestuj w oprogramowanie do planowania pracowników, aby sobie z tym poradzić. Oprogramowanie takie jak Connecteam zapewnia menedżerom pełny nadzór i kontrolę harmonogramu. Menedżerowie mogą publikować harmonogramy, umożliwiać pracownikom zgłaszanie otwartych zmian i zatwierdzać zamiany zmian. Powiadomienia w czasie rzeczywistym są przekazywane do kierownika w celu zatwierdzenia lub odrzucenia zmiany, a po podjęciu decyzji pracownik jest powiadamiany, a harmonogram aktualizowany. Ograniczenia można ustawić tak, aby zezwalać tylko wykwalifikowanym pracownikom na zgłaszanie roszczeń lub zamianę zmian z innymi pracownikami.

Brak możliwości zarządzania harmonogramem pracy w podróży

Często zdarza się, że menedżerowie są w ruchu. Nawet menedżerowie będący w ruchu muszą radzić sobie z problemami z harmonogramem, konfliktami i aktualizacjami.

Aby zarządzać tą sytuacją tak płynnie i wydajnie, jak to możliwe, ważne jest, aby menedżerowie mieli dostęp do harmonogramów i informacji o pracownikach z dowolnego miejsca.

Rozwiązanie tych typowych problemów z planowaniem jest łatwe: użyj oprogramowania do planowania pracowników. Dzięki Connecteam możesz łatwo i szybko edytować lub tworzyć nowe zmiany w podróży. Menedżerowie mogą również przeglądać informacje o zmianie i komunikować się z odpowiednimi pracownikami za pośrednictwem czatu w aplikacji, a wszystko to bezpośrednio za pomocą urządzeń mobilnych, z dłoni.

Ostatnie słowo na temat problemów z harmonogramem pracowników

Chociaż problemów z planowaniem nie da się w 100% uniknąć, można sobie z nimi poradzić. W końcu wszystko sprowadza się do komunikacji i organizacji.

Gorąco polecamy oprogramowanie do planowania, które pozwala tworzyć, zmieniać i publikować harmonogramy jednym kliknięciem. Dni niekończących się arkuszy kalkulacyjnych Excela już minęły. Korzystanie z aplikacji do planowania pracowników pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu, dzięki czemu możesz skupić się na rzeczach, które naprawdę mają znaczenie w Twojej firmie.