10 typowych błędów w fakturowaniu (i jak ich uniknąć)

Każdy popełnia błędy, ale to nie znaczy, że nie powinieneś starać się ich unikać. Dotyczy to zwłaszcza fakturowania online. Błędy, takie jak nieoptymalne terminy płatności, mogą prowadzić do utraty przychodów i problemów z przepływem środków pieniężnych, a nawet gorszych scenariuszy.

Jak w większości dziedzin życia, najlepszą obroną przed tymi błędami w rozliczeniach jest wiedza i przygotowanie. Zrozumienie, jakie błędy są prawdopodobne, sprawi, że będziesz mieć się na baczności. Ponadto posiadanie planu zapobiegania błędom (lub radzenia sobie z nimi, jeśli się pojawią) pomoże zminimalizować ich wpływ.

W tym artykule omówimy dziesięć najczęstszych błędów w fakturowaniu, takich jak opóźnienia w wystawianiu faktur, brak dalszych czynności lub wysyłanie przypomnień o płatnościach oraz zaskakujące opłaty. Omówimy również, jakie kroki możesz podjąć, aby się ich nie powtarzać. Spójrzmy!

1. Niespójne fakturowanie klientów

Niekonsekwentne wysyłanie faktur – na przykład poprzez ich opóźnianie lub wysyłanie w innym terminie każdego miesiąca – jest łatwym do popełnienia błędem. To zrozumiałe, bo daty miesięczne nie wypadają tego samego dnia tygodnia. Wielu po prostu wybierze poniedziałek rano lub piątkowe popołudnie i zabierze się do pracy.

Może to jednak powodować problemy zarówno dla Twoich klientów, jak i dla Ciebie. Klienci prawie nie będą mieli pojęcia, kiedy spodziewać się faktury, co może prowadzić do opóźnień w płatnościach. Rozwiązaniem jest praca z kalendarza i ustawianie okresu fakturowania na regularną datę każdego miesiąca. Zwykle jest to pierwszy lub ostatni dzień, chociaż punkt środkowy może zapewnić równie dużą spójność. W przyszłości Twoi klienci będą mieli więcej czasu na przygotowanie się do płatności, ponieważ Twój cykl rozliczeniowy będzie przewidywalny.

2. Nie ściganie dłużników na niezapłaconych fakturach

Wystawianie faktur to jedno, ale praca nie kończy się po naciśnięciu Wyślij. W rzeczywistości ściganie niezapłaconych faktur to znacznie więcej niż tylko zamknięcie miesięcznej pracy. Zaniechanie tego może poważnie utrudnić ci rozwój.

Na podstawowym poziomie naprawą tego błędu jest lepsza organizacja. Po wysłaniu faktur możesz ustawić przypomnienie w swojej ulubionej aplikacji kalendarza, aby pamiętać o dochodzeniu długów. Kiedy nadejdzie ten czas, e-mail do każdego klienta powinien wystarczyć, aby zachęcić go do działania.

Jednak użytkownicy Hiveage mogą również korzystać ze śledzenia statusu faktur i raportu o wiekowaniu kont, który zapewnia kompleksową ścieżkę audytu, która pomaga zarządzać bieżącym statusem każdej płatności.

Ponadto większość programów do fakturowania, takich jak Hiveage, zawiera automatyczne przypomnienia dla całej bazy klientów, co oznacza, że ​​ściganie starszych dłużników może stać się znacznie prostszym zadaniem.

3. Niejasne warunki płatności

Można by pomyśleć, że osoby wyznaczone do obsługi Twoich faktur będą zaznajomione z różnymi terminami i żargonem związanym z księgowością. Oczywiście żadnemu pracownikowi finansowemu wartemu swojej soli nie brakowałoby podstawowej wiedzy o branży. Jednak podanie niejasnych warunków płatności może nadal zakłócić proces płatności.

Na przykład data płatności: zastanów się, ile firm oferuje warunki płatności „netto 15”. Oznacza to, że płatność jest należna w ciągu 15 dni od wystawienia faktury. Jest to jednak na tyle niejasne przesłanie, że może zostać źle zrozumiane w całym łańcuchu finansowym.

Na przykład, czy „netto 15” obejmuje tylko dni robocze i czy wyklucza dni weekendowe, kiedy firma jest nadal otwarta dla biznesu? Oferowanie jasnego, stałego terminu, takiego jak „15 dni roboczych”, ma więcej sensu i jest na tyle bezpośrednie, aby każdy mógł je zrozumieć. Na szczęście Hiveage umożliwia ustawienie konkretnego terminu płatności faktury, dzięki czemu można na dobre uniknąć tych pomyłek.

4. Dołączanie błędów rozliczeniowych do faktury

Jeśli jesteś sumienny, świadomie nie zawierałbyś błędów w żadnym ze swoich rezultatów. Co więcej, z pewnością sprawdzasz, czy Twoja praca jest na odpowiednim poziomie przed jej przesłaniem.

Taką samą ostrożność należy zachować przy fakturach, zwłaszcza jeśli chcesz otrzymywać płatności na czas. W przeciwnym razie to z pieniędzmi i biznesem swoich klientów popełniasz błędy. Widząc wyszczególnienie lub (co gorsza) rozbieżności pieniężne na fakturze, krzyczy o braku dbałości i uwagi. Oczekiwanie, że klienci zaniepokojeni takimi błędami w fakturowaniu będą szukać alternatywnego dostawcy, nie jest niczym nadzwyczajnym.

Aby utrzymać zaufanie klientów, musisz starannie tworzyć faktury. Chociaż Hiveage domyślnie zawiera funkcje śledzenia czasu, nic nie zastąpi wprowadzenia poprawnych danych w pierwszej kolejności. Podobnie jak w przypadku pracy, którą wykonujesz, podwójne sprawdzenie faktur przed ich wysłaniem może mieć ogromne znaczenie.

5. Utrudnienie Twoim klientom płatności

Możesz zrobić wszystko inne dobrze, ale jeśli nie zapewnisz swoim klientom płynnego sposobu płacenia, prawdopodobnie wielu z nich dołączy do Twojej listy dłużników w podeszłym wieku. Prostym sposobem na uniknięcie tego jest oferowanie wielu opcji płatności.

Nie powinniśmy tutaj sprzedawać ci korzyści. Krótko mówiąc, cały proces fakturowania powinien być nastawiony na to, aby płatność była najłatwiejszym zadaniem, które Twoi klienci muszą wykonać przez cały miesiąc. Istnieje bezpośrednia korelacja między zawiłym procesem płatności obejmującym złożone instrukcje i szczegóły a opóźnioną płatnością.

Chociaż istnieje wiele sposobów radzenia sobie z tym problemem, jesteśmy raczej dumni z naszego systemu płatności cyklicznych:

Dzięki tej funkcji możesz ustawić automatyczne wystawianie faktur o tej samej porze każdego miesiąca i wybrać określoną liczbę „wystąpień”. Co więcej, istnieje wiele różnych opcji płatności, które możesz uwzględnić, a wszystkie są dostępne za jednym kliknięciem bezpośrednio z wysłanej faktury.

6. Nieużywanie marki firmy na fakturze

Następnie przyjrzymy się elementowi fakturowania, który często ma niski priorytet, mimo że może mieć znaczący wpływ. Branding jest ważny w praktycznie każdym aspekcie Twojej firmy związanym z klientem, w tym w przypadku faktur.

Z praktycznego punktu widzenia oznakowanie faktur oznacza, że ​​klient od razu wie, kim jesteś i, miejmy nadzieję, rozumie, czego dotyczy faktura. Używanie atrakcyjnego logo i wyraźnego ogólnego brandingu pomaga zapewnić, że Twoje faktury zostaną zauważone w stosie, co oznacza, że ​​Twoi klienci rzadziej je pomijają. Co więcej, w markowej fakturze tkwi profesjonalizm, który może poprawić Twoją rozpoznawalność i pozycję.

Na szczęście Hiveage ma funkcje potrzebne do tworzenia niestandardowych szablonów faktur i dodawania elementów brandingowych w oparciu o Twoje specyficzne wymagania:

Praktycznie każdy element można dostosować do własnych upodobań. Daje to doskonałą bazę do pracy i kolejną szansę na zwiększenie rozpoznawalności marki.

7. Brak przejrzystości i wyszczególniania

Budowanie bazy klientów nieuchronnie spowoduje pewien stopień rotacji. Mimo to prawdopodobnie będziesz mieć długoterminowych klientów i istnieje niebezpieczeństwo, że Twoje fakturowanie może stać się „luźniejsze”, im dłużej są oni w Twoich księgach. Ostatecznie ta znajomość może oznaczać, że po prostu wysyłasz fakturę z sumą lub niejasnym opisem tego, co zostało ukończone.

Jest to zrozumiałe, głównie dlatego, że oboje wiecie, jakie prace zostały wykonane i ile to będzie kosztowało. Jednak utrzymanie jasności na wysokim poziomie i wyszczególnienie każdej pracy utrzymuje relację klient-biznes na profesjonalnym poziomie. Jest to szczególnie ważne w przypadku małych firm, w których otrzymywanie wynagrodzenia za pracę po pracy oznacza więcej niż dla dużej organizacji. Ponadto, z większym poziomem szczegółowości każdej faktury jako modus operandi, zmniejsza się pole do pojawiania się zapytań.

Naszym zdaniem jest to kwestia organizacji. Upewnienie się, że wyraźnie opisujesz wykonaną pracę i wyszczególniasz każdy aspekt, zaczyna się od samego początku projektu. Zalecamy wybranie frazy (na przykład „Redesign strony głównej”) i stałe odwoływanie się do niej. Obejmuje to używanie go jako tematu wiadomości e-mail, w dowolnej dokumentacji wewnętrznej, a co najważniejsze, jako wpisu na fakturze klienta.

8. Wysyłanie faktur do niewłaściwej osoby

Będziemy tu szczerzy i powiemy, że wysyłanie faktur do niewłaściwej osoby jest prawdopodobnie jednym z największych błędów w fakturowaniu, jakie możesz popełnić, zwłaszcza biorąc pod uwagę potencjalne wyniki.

Pomyśl o tym z punktu widzenia klienta. Poświęciłeś czas na realizację projektu, ale nie możesz nawet wysłać informacji o płatności do właściwej osoby. Jeśli popełniłeś tak rażący błąd przy tym mniejszym zadaniu, będą się zastanawiać, jakie inne problemy mogą pojawić się w Twojej pracy. Podobnie jak wiele innych błędów w fakturowaniu z tej listy, prosty błąd może mieć drastyczne konsekwencje.

Dla użytkowników Hiveage ten problem należy już do przeszłości. Każdy z Twoich klientów ma swój własny profil, który jest połączony z ustawionym przez Ciebie adresem e-mail. Z tego powodu nie ma usprawiedliwienia dla wysyłania faktur do niewłaściwej osoby. To dobra wiadomość, ponieważ dostarczenie ich we właściwe miejsce oznacza, że ​​potencjalnie możesz otrzymać płatność znacznie szybciej.

9. Nie tworzenie kopii zapasowych faktur

Jeśli czytałeś jakikolwiek artykuł na temat zarządzania witryną, prawdopodobnie natkniesz się na porady dotyczące tworzenia kopii zapasowych treści przy każdej okazji. Jest to niezbędne, ponieważ witryna, która ulega awarii bez możliwości jej przywrócenia, to pieniądze wyrzucone w błoto.

Faktury są tak samo ważne do tworzenia kopii zapasowych, nie tylko dlatego, że (w zależności od jurysdykcji) będziesz prawnie zobowiązany do przechowywania ich w aktach przez określony czas. Ponadto możliwość dostarczenia archiwum faktur klienta na żądanie pokazuje, że prawidłowo zarządzasz jego kontami.

Na szczęście Hiveage oferuje opcję automatycznego tworzenia kopii zapasowych przy użyciu nadmiarowej przestrzeni dyskowej, aby upewnić się, że Twoje pliki są bezpieczne. Ponieważ kopie zapasowe są wykonywane codziennie, Twoje informacje będą bezpieczne bez względu na wielkość Twojej firmy i częstotliwość fakturowania.

10. Uwzględnianie ukrytych lub zaskakujących opłat na fakturze

Ten ostatni z naszych błędów w fakturowaniu jest tym, któremu będziesz chciał zapobiec jeszcze przed przejściem do etapu płatności. Nikt nie lubi ukrytych kosztów, a uwzględnienie ich na fakturze jest złą formą, która może kosztować cię dużo biznesu.

Jeśli kiedykolwiek padłeś ofiarą zaskakujących opłat, będziesz wiedział, skąd pochodzą Twoi klienci. Nieoczekiwane oskarżenie przypięte do całości śmierdzi oszustwem, mówiąc wprost. Przynajmniej teraz w grę wchodzi kwestia zaufania. Zwykle kończy się to tym, że klient udaje się do jednego z twoich konkurentów, aby nigdy nie wrócić, i po drodze obraża cię.

Odpowiedzią jest po prostu poinformowanie klienta o wszystkich opłatach z góry. To rozwiązanie, które wydaje się zwodniczo proste. Musisz szczegółowo opisać nie tylko koszty projektu, ale także wszelkie „opłaty za zabicie”, dodatki, podatki i nie tylko:

Jeśli chodzi o podatki, Hiveage zawiera nawet elastyczną funkcję, która pomaga wyszczególnić koszty i zapisać konkretną konfigurację dla każdego klienta. Może to znacznie przyspieszyć proces fakturowania.

Wniosek: unikaj błędów w procesie fakturowania

Fakturowanie jest centralną częścią prowadzenia działalności, zwłaszcza dla freelancerów i małych zespołów. Otrzymywanie płatności na czas może być różnicą między dobrym a złym miesiącem, więc upewnienie się, że proces fakturowania jest szczelny, ma kluczowe znaczenie.

W tym artykule przyjrzeliśmy się, jak rzekomo drobne błędy w fakturowaniu, takie jak wysłanie ich do niewłaściwej osoby lub rezygnacja z brandingu, mogą utrudnić Ci uzyskanie zapłaty. Rozwiązaniem jest wybór wydajnego rozwiązania do fakturowania online, takiego jak Hiveage, i powrót do tego, co robisz najlepiej.

Czy popełniłeś jakieś błędy w fakturowaniu, które przeoczyliśmy na tej liście? Opowiedz nam o swoich doświadczeniach w sekcji komentarzy poniżej!