10 wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji w miejscu pracy

Praktycznie każda praca w dzisiejszych czasach polega na dzieleniu się informacjami i komunikowaniu się z innymi. 97% pracowników twierdzi, że komunikacja wpływa na ich zadania (i zdolność do wykonywania pracy) każdego dnia , niezależnie od tego, czy chodzi o przekazywanie pracownikom informacji zwrotnych o wydajności, odbieranie telefonu, uczestnictwo w spotkaniu zespołu czy wysyłanie wiadomości e-mail o aktualizacjach firmy .

Czym więc jest skuteczna komunikacja i jak może wyglądać w Twoim miejscu pracy? Dobra komunikacja polega na połączeniu i upewnieniu się, że odpowiednie informacje docierają do właściwych członków zespołu we właściwym czasie. Chodzi o upewnienie się, że wszyscy czują się w stanie zadawać pytania i skutecznie komunikować się, aby wykonać swoją pracę, a także zapewnić pracownikom poczucie wsparcia.

Dlaczego warto poprawić komunikację w miejscu pracy?

Skuteczna komunikacja w miejscu pracy może wzmocnić kulturę firmy poprzez zapewnienie, że informacje przepływają płynnie, a wszyscy czują się zaangażowani i mają zasoby, których potrzebują do wykonywania swojej pracy. Może to przełożyć się na lepsze wyniki biznesowe: korzystając z technologii społecznościowych, miejsca pracy, które poprawiają komunikację, mogą odnotować wzrost wydajności nawet o 25%.

Jakie są przeszkody w doskonałej komunikacji w zespole?

Tylko 7% ankietowanych pracowników w USA zgodziło się, że komunikacja w ich organizacji jest otwarta, terminowa i niezawodna. Problemy z komunikacją mogą wynikać z kilku czynników, w tym:

• Zmieniające się miejsca pracy: Miejsce pracy po 2020 r. kładzie większy nacisk na pracowników bez biurka, hybrydowych i zdalnych. Obecnie około 9% pracowników pracuje w dużej mierze zdalnie, a 11% jest w pełni zdalna. 2,7 miliarda pracowników, czyli około 80% światowej siły roboczej, nie ma biurka. Pracownicy ci mają różne potrzeby komunikacyjne. Mogą być bardzo niezależni podczas pracy nad zadaniami i mogą potrzebować więcej informacji — być może dostarczonych asynchronicznie — aby wykonać swoją pracę.
• Różne potrzeby komunikacyjne między członkami zespołu: Menedżerowie mogą preferować pocztę elektroniczną, podczas gdy niektórzy pracownicy mogą preferować rozmowy osobiste. Niektórzy pracownicy mogą chcieć uzyskać bardziej spersonalizowane informacje zwrotne, podczas gdy inni mogą chcieć uzyskać bardziej ogólne informacje na temat oczekiwań związanych z pracą. Niektórzy członkowie zespołu chcą dużo komunikacji, podczas gdy inni wolą minimalny kontakt, a informacje dostarczane są na zasadzie „potrzeby wiedzy”. Preferencje komunikacyjne w zespole mogą się różnić w zależności od osobowości, wieku, pochodzenia, kultury i innych czynników i może być trudno zadowolić wszystkich przez cały czas.
• Potrzeba trudnych rozmów: Jednym z wielkich wyzwań w komunikacji w miejscu pracy jest sytuacja, w której kierownik lub lider musi przeprowadzić trudną rozmowę. Niezależnie od tego, czy mówi pracownikowi, że jego ocena wyników wskazuje na potrzebę poprawy, czy też komunikuje potrzebę zmniejszenia zatrudnienia, rozmowy ze złymi wiadomościami mogą spowodować, że pracownicy poczują się niezaangażowani lub zdenerwowani. Gdy ten rodzaj komunikacji nie jest traktowany z wyczuciem, pracownicy mogą być niezadowoleni, a nawet chcieć opuścić organizację.

Jeśli bardziej interesują Cię problemy z komunikacją, które mogą wystąpić w miejscu pracy, Connecteam ma przewodnik rozwiązywania problemów, który pomoże Ci znaleźć rozwiązania.

Przyjrzyjmy się teraz, w jaki sposób możesz zbudować silne praktyki komunikacyjne w swojej firmie.

Jak stworzyć świetną komunikację w zespole?

Skuteczna komunikacja w miejscu pracy polega na stworzeniu środowiska pracy, w którym pracownicy czują się wspierani i gdzie informacje i pomysły przepływają prawidłowo. Istnieje dziesięć sposobów na rozwijanie tego rodzaju komunikacji w pracy:

1. Twórz jasne, proste trasy komunikacyjne

Jeśli ktoś z Twojego zespołu potrzebuje konkretnej informacji, czy wie, dokąd się udać lub do kogo się zwrócić, aby ją znaleźć? Dobra komunikacja zaczyna się od zdefiniowania wszystkich sposobów, w jakie współpracujesz ze swoim zespołem, czy to przez czat, e-mail, prezentacje, spotkania, przeglądy wyników, czy cokolwiek innego. Następnie zastanów się, co musisz przekazać. Czy musisz pomóc członkom zespołu zrozumieć ich harmonogramy i zmiany? Czy musisz oferować szkolenia i listy kontrolne, aby pomóc pracownikom w wykonywaniu ich pracy?

Są szanse, że dobra komunikacja w Twojej firmie obejmuje wiele rodzajów interakcji. Pomocne może być sporządzenie listy wszystkich informacji, które musisz udostępnić w swojej organizacji oraz sposobu, w jaki się obecnie komunikujesz. Jeśli korzystasz z wielu narzędzi i platform komunikacyjnych, usprawnienie może być pomocne. Rozwiązanie takie jak Connecteam pozwala na przykład opracowywać harmonogramy, oferować szkolenia, rozmawiać z pracownikami w bezpiecznej aplikacji i nie tylko, a wszystko to na jednej platformie, do której można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca, w którym Twoi pracownicy mają komputer lub urządzenie mobilne. W ten sposób Twoi pracownicy zawsze wiedzą, że w jednym miejscu mogą uzyskać wszystkie potrzebne im informacje. Jeden system lub minimalna liczba systemów oznacza, że ​​mniej rzeczy się gubi, a pracownicy mają większą jasność co do tego, gdzie mogą się zwrócić.

Pomocne może być również utworzenie grafiki lub arkusza zasobów, w którym pracownicy mogą sprawdzić, gdzie znaleźć określone rodzaje informacji. W ten sposób istnieje wyznaczone miejsce, do którego Twój zespół może się zwrócić, jeśli musi ustalić, gdzie znaleźć formularz HR, konkretny zasób szkoleniowy online lub z kim powinien porozmawiać na temat konkretnego problemu.

2. Zachęcaj do dwukierunkowej komunikacji

Najlepszą formą komunikacji jest dzielenie się i słuchanie. Nawet jeśli masz pracowników zdalnych lub pracujących bez biurka, poświęć trochę czasu, aby poprosić o opinię i spotkać się osobiście lub za pośrednictwem wideokonferencji.

Kiedy komunikujesz się ze swoim zespołem, zaangażuj się w aktywne słuchanie. Pomysł ten został po raz pierwszy opracowany w 1957 roku przez Carla Rogersa i Richarda Farsona i polega na zwracaniu uwagi w sposób ucieleśniony, pozytywny iw pełni obecny. Dzięki aktywnemu słuchaniu możesz zwiększyć zaangażowanie pracowników, pokazując członkom zespołu, że podchodzisz do komunikacji z koncentracją, szacunkiem i otwartym umysłem. Możesz ćwiczyć aktywne słuchanie razem jako zespół. Ta metoda obejmuje:

• Odrzucenie wszelkich zakłóceń przed nawiązaniem dwustronnej komunikacji.
• Zwracanie pełnej uwagi i słuchanie osoby, która mówi.
• Wstrzymywanie osądów i unikanie przerywania lub mówienia, dopóki mówca nie przestanie mówić.
• Poczekaj chwilę, zanim odpowiesz.
• Sprawdzenie swojego ciała, aby zobaczyć, czy podczas rozmowy masz jakieś reakcje, takie jak napięcie ramion. To może powstrzymać cię od reaktywności. Jeśli zauważysz, że twoje ciało napina się, daj sobie dodatkową chwilę na oddech, a następnie pracuj, aby komunikacja była przyjemna i profesjonalna.
• Podsumowanie i wyjaśnienie tego, co zostało powiedziane, poprzez powtórzenie tego własnymi słowami, aby mieć pewność, że rozumiesz, co zostało ci przekazane.
• Przedstawianie własnych pomysłów i odpowiedzi dopiero wtedy, gdy poczujesz, że zrozumiałeś idee i perspektywy mówcy.

Jeśli masz pracowników bez biurka lub pracowników zdalnych, dwustronna komunikacja opiera się na dostępie. Bezpieczna aplikacja, taka jak Connecteam Chat, umożliwia pracownikom kontaktowanie się z Tobą w razie potrzeby i pozwala ćwiczyć aktywne słuchanie w internetowych czatach jeden na jednego i czatach grupowych.

3. Zamelduj się regularnie

Skuteczna komunikacja to nie tylko sposób komunikowania się, ale także częstotliwość . Chcesz zachować równowagę, aby komunikować się wystarczająco często, aby pracownicy czuli się wysłuchani, wspierani i zaangażowani, ale nie tak często, aby pracownicy czuli się zirytowani, ponieważ ich zadania w pracy są przerywane częstymi spotkaniami. Aby skutecznie komunikować się w odpowiednim czasie, warto skonfigurować kilka rodzajów kanałów komunikacji:

• Kanały asynchroniczne: W przypadku codziennych informacji, szkoleń, aktualizacji i dokumentów, których Twój zespół potrzebuje do wykonywania swojej pracy, miej jedno miejsce online lub osobiście, w którym każdy może łatwo znaleźć to, czego potrzebuje, kiedy tego potrzebuje. Każdy przedmiot powinien być wyraźnie oznaczony i skutecznie zorganizowany, aby Twoi pracownicy mogli z łatwością znaleźć to, czego potrzebują. Wycofaj lub zarchiwizuj starsze, nieaktualne materiały, aby Twój zespół zawsze miał pod ręką tylko to, czego potrzebuje.
• Komunikacja i współpraca w czasie rzeczywistym: spotkania firmowe, spotkania zespołu i spotkania indywidualne mogą być potrzebne, aby wszyscy byli na bieżąco, aby ogłaszać duże zmiany, współpracować przy projektach lub przekazywać informacje zwrotne na temat wydajności. Możesz planować spotkania w czasie rzeczywistym co kwartał, co miesiąc lub częściej, w zależności od wielkości zespołu i Twoich potrzeb.
• Komunikacja wrażliwa na czas: Czasami potrzebna jest pilna komunikacja w sprawie awarii, nagłego terminu lub warunków pogodowych, które mogą mieć wpływ na pracę. Pośpiech może wywołać stres, więc jeśli to możliwe, staraj się ograniczyć liczbę wiadomości wymagających natychmiastowej odpowiedzi. Jeśli potrzebujesz wysłać coś wymagającego czasu, rozważ system komunikacji w czasie rzeczywistym, taki jak aplikacja do czatu, i wyślij wiadomość wieloma kanałami, takimi jak e-mail i wiadomości push, aby upewnić się, że dotrze ona do każdego, kto potrzebuje ważnych informacji .

4. Uzyskaj informacje zwrotne na temat komunikacji firmy

Budując swoje umiejętności komunikacyjne jako organizacja, uzyskaj informacje zwrotne na temat potrzeb i stylów komunikacji. Zapytaj swój zespół o to, co może chcieć zobaczyć — więcej zameldowań, mniej zameldowań? Zapytaj, czy są określone rodzaje informacji lub komunikacji, których potrzebują, ale nie widzą. Czy wszyscy są zadowoleni ze stylu komunikacji, czy nadal istnieją problemy do rozwiązania? Chociaż możesz nie być w stanie odpowiedzieć na obawy wszystkich, jeśli zauważysz wyłaniający się wzorzec, możesz wprowadzić zmiany.

Przede wszystkim będziesz chciał regularnie mierzyć komunikację w zespole. Czy widzisz mniej pomyłek, mniej frustracji i większą wydajność? Czy przez szczeliny wypada mniej informacji? Aby dokonać prawidłowej oceny, przeczytaj nasz przewodnik dotyczący pomiaru komunikacji w Twojej firmie.

5. Uczyń style komunikacji ludźmi na pierwszym miejscu

Jednym ze sposobów skuteczniejszego komunikowania się jest wyeliminowanie żargonu i sprawienie, by komunikacja, zarówno osobista, jak i tekstowa, była bardziej osobista. Zamiast używać wypunktowań i fragmentarycznych fraz, używaj pełnych zdań. Zamiast używać żargonu, takiego jak „zmiana paradygmatu” lub „zatoczenie wstecz”, użyj prostszego i jaśniejszego języka, takiego jak „zmiana” lub „przedyskutuj ponownie”. Jeśli musisz użyć akronimów, najpierw je przeliteruj, a następnie dołącz akronim, na przykład: „Różnorodność, równość i włączenie (DEI)”. Pisanie z myślą o słuchaczach i używanie języka, którego używałbyś podczas kontaktu z profesjonalistami, może sprawić, że Twój dźwięk będzie cieplejszy i bardziej angażujący. Może również sprawić, że Twoja wiadomość stanie się wyraźniejsza.

Komunikując się z osobami lub zespołami, nadaj swoim wiadomościom osobisty charakter, kontaktując się najpierw z osobą, z którą się kontaktujesz. Na przykład, jeśli rozpoczynasz spotkanie z członkiem zespołu, zacznij od prawdziwego pytania „Jak się masz?” i w pełni słuchając odpowiedzi. Budowanie relacji z autentyczną troską o swój zespół może ułatwić komunikację, gdy poznasz swoich odbiorców i ich potrzeby.

6. Pracuj nad umiejętnościami osobistymi razem jako zespół

Wspólna praca nad umiejętnościami, takimi jak inteligencja emocjonalna, umiejętności mówienia i umiejętności pisania, może pomóc w skuteczniejszym dzieleniu się pomysłami i informacjami jako zespół. Możesz zatrudnić trenerów, aby poprowadzili sesje mające na celu poprawę twoich umiejętności komunikacyjnych i ustalenie wytycznych do wspólnej komunikacji. Aplikacje szkoleniowe dla pracowników umożliwiają tworzenie kursów skoncentrowanych na umiejętnościach komunikacyjnych, a nawet śledzenie uczestnictwa.

7. Twórz inkluzywną komunikację

Zgodnie z Tytułem I Ustawy o Niepełnosprawnych Amerykanach (ADA) pracodawcy w Stanach Zjednoczonych są zobowiązani do dokonywania racjonalnych dostosowań dla pracowników żyjących z niepełnosprawnością, co oznacza, że ​​możesz mieć obowiązek udostępnienia swojej komunikacji. Możesz oferować napisy kodowane w nagraniach ze spotkań i oferować pisemne notatki online po przemówieniach lub komunikacji werbalnej, aby wszyscy pracownicy mieli dostęp do informacji. Organizacja Narodów Zjednoczonych ma przewodnik online pełen dodatkowych pomysłów na włączenie komunikacji, a ADA ma przegląd skutecznej komunikacji.

8. Zajmij się wszystkimi sposobami komunikacji

Możesz również pomyśleć o włączającej i skutecznej komunikacji w miejscu pracy, biorąc pod uwagę cztery główne rodzaje komunikacji:

Komunikacja werbalna, w tym rozmowy telefoniczne, prezentacje i rozmowy interpersonalne

Możesz ćwiczyć rozmowy i prezentacje z wyprzedzeniem i przeglądać je, aby upewnić się, że żaden język nikogo nie wyklucza. Zaproponuj slajdy lub pisemną wersję prezentacji, aby wszyscy pracownicy mogli ponownie zapoznać się z informacjami lub odwołać się do nich w razie potrzeby.

Komunikacja pisemna, w tym e-maile, listy i raporty

Pisząc, pamiętaj o dobrej etykiecie pisania: unikaj na przykład wersalików lub nadmiernych wykrzykników. Zawsze sprawdzaj swój materiał przed wysłaniem, aby upewnić się, że nie zawiera błędów ani żadnych wyrażeń, które mogą być kłopotliwe dla niektórych odbiorców. Na przykład unikaj używania terminów takich jak „pow-wow” i „dziadek w”, ponieważ mają one korzenie w uprzedzeniach rasowych i mogą sprawić, że niektórzy ludzie poczują się wykluczeni. Bądź czujny na wszelkie sformułowania, które mogą być rasistowskie, ableistyczne, ageistyczne lub w inny sposób szkodliwe. Ponieważ język ciągle się zmienia, warto skorzystać z przewodnika podczas pisania; Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne ma przydatny przegląd języka włączającego. Jeśli to możliwe, poproś kogoś, aby przejrzał Twój materiał pisemny pod kątem jakichkolwiek problemów, zanim go udostępnisz.

Wysyłając informacje słowem pisanym, zastanów się, w jaki sposób może uzyskać do nich dostęp osoba z wadami wzroku. Czy istnieje oprogramowanie lub aplikacja, z której mogą korzystać pracownicy, która odczytuje na głos zapisane notatki? Może to pomóc nie tylko osobom z wadami wzroku, ale także innym członkom zespołu. Dzięki wielu sposobom uzyskiwania dostępu do informacji pracownicy mogą wybrać sposób, który działa najlepiej i jest dla nich najwygodniejszy.

W razie potrzeby twórz żywe dokumenty, w których pozwalasz innym komentować, dodawać lub edytować tekst. Pozwala to na asynchroniczną informację zwrotną, która daje każdemu szansę wzięcia udziału i zapewnia członkom zespołu inną opcję komunikacji.

Komunikacja wizualna, w tym filmy i zdjęcia

Udostępniając zdjęcia i materiały wizualne, zastanów się, czy obraz nie może urazić. Czy jakieś żarty kosztem kogoś innego? Jeśli jest to zdjęcie lub film przedstawiający wszystkich członków zespołu, czy masz pozwolenie na ich udostępnienie?

Udostępniając komunikację wizualną, używaj napisów kodowanych lub opisów nieruchomych zdjęć, aby pomóc osobom z wadami wzroku. Pomaga to również każdemu, kto korzysta z wolniejszego połączenia internetowego i nie może łatwo przeglądać obrazów, które wolno się ładują.

9. Odpowiadaj na sygnały komunikacji niewerbalnej

Komunikacja niewerbalna, w tym twoja postawa, język ciała i mimika, stanowi 55% wiadomości, a tylko 7% składa się ze słów, których używasz. Jednak bardzo niewielu profesjonalistów zdaje sobie sprawę z wrażenia, jakie mogą wywierać.

Za zgodą innych uczestników możesz nagrywać spotkania i prezentacje na wideo, aby ocenić ton głosu, tonację, gesty i język ciała. Uzyskaj informacje zwrotne od trenera lub innych członków zespołu. Czy Twoja komunikacja niewerbalna utrudnia zrozumienie lub zaangażowanie się w Twój przekaz?

Praca z trenerem może sprawić, że będziesz bardziej efektywnym mówcą. Trener medialny może również pomóc w opanowaniu mowy ciała, wyrazu twarzy i pewności siebie w celu lepszej komunikacji werbalnej i niewerbalnej.

10. Bądź świadomy swojej własnej komunikacji wewnętrznej

Komunikacja wewnętrzna nie jest często omawiana, gdy mówimy o komunikacji firmowej, ale może mieć wpływ na to, jak wchodzisz w interakcje z innymi, czasami w sposób, którego możesz nie być świadomy. Wszyscy mamy tendencję do tworzenia „historii” o tym, czego doświadczamy. Na przykład, jeśli ktoś ma zamknięte ramiona, możemy zinterpretować to jako zdenerwowanie, nawet jeśli tak nie jest. Możesz przyjąć to założenie, nie będąc tego świadomym, a twoja podświadoma interpretacja może mieć wpływ na twoją interakcję z drugą osobą.

Potrzeba trochę praktyki, aby uświadomić sobie, kiedy opowiadasz sobie historie. Dobrym nawykiem w komunikacji z kimkolwiek jest częste (i po cichu) zadawanie sobie kilku pytań:

• Jakie są fakty dotyczące tej sytuacji?
• Czy to naprawdę fakty, czy założenia?
• Jaką historię opowiadam sobie o tej sytuacji?
• Czy historia, którą sobie opowiadam, jest prawdziwa, czy istnieje inne możliwe wytłumaczenie?

Jeśli przyłapiesz się na opowiadaniu sobie historii, zamiast trzymać się faktów, przydatne może być przyjęcie najlepszych intencji od innych, a następnie wyjaśnienie. Czasami, jeśli zauważysz, że w ten sposób schodzisz ze ścieżki, możesz sprawdzić, mówiąc coś takiego: „Jeśli dobrze cię słyszę, masz na myśli. . .ale uważam, że interpretuję rzeczy jako . . . Czy możemy wyjaśnić, proszę, aby upewnić się, że jestem na tej samej stronie? To bezpośrednie podejście może zmniejszyć nieporozumienia, dlatego warto nauczyć cały zespół, jak je stosować.

Ostatnie słowo

Większość dnia prawdopodobnie spędzasz na otrzymywaniu informacji lub dzieleniu się nimi z innymi. Zdarzają się skrzyżowania, zerwane połączenia i błędne interpretacje, ale dzięki skutecznym technikom komunikacji w Twojej organizacji możesz stać się miejscem pracy, w którym członkowie zespołu będą mieli jasność, dostęp do aktualnych informacji i niezawodne zasoby, gdy ich potrzebują.