Zgodne śledzenie czasu: jak to zrobić dobrze dzięki zegarom czasu

„Pamiętaj, że czas to pieniądz” , napisał Benjamin Franklin w swoim eseju w 1748 roku. Dotyczy to zwłaszcza świata biznesu;strata czasu oznacza utratę pieniędzy, pokonanie konkurencji i pozostawienie w tyle. Płace to największy pojedynczy wydatek większości firm, ponieważ większość pracowników jest opłacana godzinowo.

Szybko do przodu od czasu, gdy Ben Franklin napisał swój esej, jest rok 2021, a fala technologiczna osiągnęła swój szczyt. Nadszedł czas, aby w końcu wymienić kartę czasu pracy na papierze na inteligentne oprogramowanie do śledzenia czasu. W rzeczywistości wiele firm, takich jak Twoja, dokonuje zmiany. Nie brakuje technologii śledzenia czasu; od aplikacji mobilnych po przenośne systemy biometryczne z integracją systemów płacowych.Chociaż wybór odpowiedniego dla Twojej firmy może być zniechęcający, nie chodzi tylko o dopasowanie rozwiązania do potrzeb biznesowych.

Jeśli chodzi o zarządzanie czasem i frekwencją, musisz upewnić się, że Twoja firma przestrzega wszystkich rządowych zasad i przepisów. Ponadto mówimy tutaj o ludziach, więc wybrane rozwiązanie musi być łatwe w użyciu i wygodne, a także kompatybilne z istniejącymi systemami.

Zanim omówimy wiele zastosowań (i kilka wyzwań) systemów śledzenia czasu, warto zrozumieć, co skłania firmy do przyjęcia tego rozwiązania zamiast alternatyw.

Dlaczego potrzebujesz zegara czasu w swojej firmie

Ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA) wymaga od firm prowadzenia dokładnych rejestrów godzin pracy pracowników, ale pozwala właścicielom wybrać własną metodę pomiaru czasu.

„Pracodawcy mogą korzystać z dowolnej metody rozliczania czasu pracy. Na przykład mogą używać zegara, mieć chronometrażystę do śledzenia godzin pracy pracownika lub nakazać swoim pracownikom zapisywanie własnego czasu w aktach. Każdy plan pomiaru czasu jest akceptowalny, o ile jest kompletny i dokładny”. – DOL

Zasady zgodności FLSA wymagają przechowywania dokumentacji śledzenia czasu pracy przez co najmniej dwa lata i musi ona być łatwo dostępna do wglądu przedstawicieli rządu.Jasne, możesz używać papierowych grafików lub kart perforowanych, ale pamiętaj, że nie tylko powodują one wiele problemów administracyjnych, ale można je łatwo zgubić lub zgubić lub zawierać błędy.

„Dokumenty, na których oparte są obliczenia płac, powinny być przechowywane przez dwa lata, tj. karty czasu pracy i karty pracy na akord, tabele stawek płac, harmonogramy pracy i czasu pracy oraz rejestry dodatków lub potrąceń z wynagrodzeń. Zapisy te muszą być otwarte do wglądu dla przedstawicieli Wydziału, którzy mogą poprosić pracodawcę o dokonanie rozszerzeń, obliczeń lub transkrypcji. Akta mogą być przechowywane w miejscu zatrudnienia lub w centralnym biurze ewidencji.” – DOL

Ponadto, jeśli pracujesz na kontrakcie rządowym, DCAA (Agencja Audytu Kontraktu Obronnego) jest zobowiązana do zapewnienia, że ​​Twoja firma przestrzega niezbędnych zasad rozliczania czasu i księgowości, zwanych wymaganiami DCAA. Jest to znane jako zgodność z DCAA.

Nie chcesz się dowiedzieć, że straciłeś wszystkie rejestry czasu pracy pracowników z ostatniego roku w wyniku powodzi ścieków lub sprawić, by niezadowolony pracownik po prostu spalił wszystkie karty perforowane swoich współpracowników (tak, to też się zdarza). Oprócz niedogodności związanych z utratą danych, tego rodzaju sytuacja może sprawić wiele kłopotów, gdy agenci rządowi zdecydują się wpaść na niespodziewany audyt.

Według FLSApracownicy muszą otrzymywać wynagrodzenie w wymiarze półtora za godziny przepracowane powyżej 40 tygodniowo .Otrzymują wynagrodzenie za ten czas w postaci zwykłej stawki godzinowej i dodatkowej połowy normalnej stawki wynagrodzenia. Brak rozliczenia i zapłaty za nadgodziny może być bardzo szkodliwy dla Twojej firmy, nawet jeśli rząd nie zapuka. Wystarczy jeden niezadowolony pracownik, który uważa, że ​​zapłaciłeś mu niesprawiedliwie. To wcale nie jest rzadkie; według badań przeprowadzonych przez NERA,42% spraw sądowych dotyczących wynagrodzeń i godzin dotyczy nadgodzin, więc staraj się nie być pozywanym.

Przepisy FLSA wymagają płacenia za nadgodziny, nawet jeśli nie są one dozwolone, co może być bardzo kosztowne. System, który ostrzega o pracownikach pracujących w nieuprawnionych nadgodzinach, może potencjalnie zaoszczędzić sporo pieniędzy. Dysponując odpowiednimi danymi na wyciągnięcie ręki, możesz nawet odkryć, że bardziej opłacalne jest zatrudnienie kolejnego pracownika niż płacenie za nadgodziny już zatrudnionym .

Dlaczego potrzebujesz zegara czasu w swojej firmie

Chociaż ręczne śledzenie czasu nadal istnieje i jest używane w niektórych częściach świata, technologie znacznie ewoluowały i zostały dostosowane, aby przezwyciężyć najpopularniejsze problemy z mierzeniem czasu, a zwłaszcza wyzwania i błędy związane z płacami.

Śledzenie płatnych godzin pracowników za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub (nie daj Boże!) papieru może wystarczyć, jeśli masz lokalną małą firmę i zasoby do zainwestowania w zarządzanie obliczeniami grafiku, kiedy nadejdzie czas wypisywania czeków.

Chociaż napisanie ich zdecydowanie też zajmuje trochę czasu. Według Score.org 17% małych firm poświęca 6-10 godzin miesięcznie na listy płac, a 11% spędza ponad 10 godzin miesięcznie.

A teraz wyobraź sobie, że kiedy Twoja siła robocza rośnie w tempie wykładniczym, ponieważ Twoja firma odnosi tak skandaliczne sukcesy, nie chcesz przerywać obchodów, aby usiąść z dziesiątkami (lub setkami) raportów obecności i kalkulatorem na kolanach.

Ponieważ jesteś typem menedżera, który dąży do sukcesu i planuje przyszłość, prawdopodobnie chcesz wypróbować proste, ale skalowalne rozwiązanie, zanim stanie się ono pilne.

Zazwyczaj możesz określić, ile będziesz musiał zapłacić swoim pracownikom na koniec miesiąca (lub tygodnia), patrząc na harmonogramy pracy i wykonując obliczenia. Ale co się stanie, gdy nagła epidemia każdego dnia wyrzuci przypadkową liczbę pracowników, zmuszając ich współpracowników do pracy w nadgodzinach? Ile będziesz musiał zapłacić za nadgodziny i zwolnienie chorobowe, może zmieniać się co godzinę, gdy pracownicy zgłaszają chorobę .

Inteligentne oprogramowanie zegarowe może pomóc w obliczaniu wydatków na wynagrodzenia pracowników w czasie rzeczywistym i automatycznie obliczać tygodniowe lub miesięczne sumy — dzięki czemu można odpowiednio dostosować budżet i uniknąć niechcianych niespodzianek, gdy nadejdzie czas płacenia lub przepłacania przez błąd.

Więcej niż rejestrowanie wejść i wyjść

Dzisiejsze rozwiązania do śledzenia czasu nie są zegarem dziurkacza twojego dziadka na hali produkcyjnej. Dzisiejsze systemy obejmują różnorodne funkcje i możliwości, których celem jest ułatwienie pracownikom dokładnego raportowania godzin pracy oraz łatwiejsze monitorowanie obecności i wydajności oraz zarządzanie nimi.

Dowiedz się, jakie są 15 najlepszych rozwiązań do śledzenia czasu.

Zanim wybierzesz rozwiązanie do wdrożenia w swojej firmie, weź pod uwagę potrzeby swojej firmy i charakter jej relacji z pracownikami.Na przykład, jeśli masz stosunkowo mały zespółoddanych i uczciwych pracowników, wdrożenie biometrycznego systemu zegara byłoby ogromną stratą pieniędzy, mimo że wygląda fajnie i futurystycznie .

Niektóre funkcje są warte rozważenia w przypadku większości firm, niezależnie od zgodności lub konkretnych potrzeb biznesowych.

Jedną z głównych zalet aplikacji do pomiaru czasu jest to, że pracownicy są bardziej skłonni do dokładnego rejestrowania godzin pracy, gdy robią to w czasie rzeczywistym. Ale co się dzieje, gdy masz pracowników w terenie, pracowników bez biurek lub pracowników zdalnych, którzy nie mogą ustawić się w kolejce do zegara uderzeniowego w biurze?

Wiele oferowanych obecnie rozwiązań z zegarem czasu pozwala na bezpieczny międzykanałowy dostęp do systemów śledzenia czasu, umożliwiającpracownikom rejestrowanie i wylogowywanie z urządzenia mobilnegolub komputera stacjonarnego (jeśli taki posiada). Niektóre oferują nawet geofencing, dzięki czemu wiesz nie tylko, kiedy pracownik zarejestrował się, ale może to zrobić tylko z wyznaczonej lokalizacji.

Nawet jeśli zdarzy ci się użyć fizycznego zegara uderzeniowego, zdalny dostęp do systemu jest pomocny. Pracownicy mogą korzystać z aplikacji, aby wyrejestrować się, jeśli o tym zapomnieli, a menedżerowie mogą sprawdzić w czasie rzeczywistym, którzy pracownicy są aktualnie zarejestrowani. Ponadto większość zegarów czasu online oznacza również lokalizację GPS pracownika, dzięki czemu możesz mieć pewność, że naprawdę był na miejscu, kiedy rejestrował się i wychodził, zamiast łapać kawę w Starbucks oddalonym o około 5 mil.

Jeśli chodzi o zarządzanie rosnącą siłą roboczą, priorytetem staje się maksymalna automatyzacja procesu płacowego.Płynne połączenie między zegarem czasu pracy a innymi systemami kadrowymi to oszczędność czasu i pieniędzy , ale nie tylko.Zapewnienie płynnego przepływu informacji i jasnego zdefiniowania procesów w systemie może zapobiec utracie danych, powielaniu rekordów i możliwym manipulacjom pracowników.

Poza tym brak konieczności ścigania pracowników w celu oddania ich kart czasu pracy brzmi jak spełnienie idealnego marzenia. Korzystanie z aplikacji zegara czasu sprawia, że ​​cały proces jest szybszy, dokładniejszy i mniej czasochłonny.

Wiele oferowanych obecnie rozwiązań do śledzenia czasu pozwala na wysyłanie automatycznych powiadomień do pracowników i/lub menedżerów pod określonymi warunkami. Na przykładkierownik może zostać powiadomiony, jeśli pracownik przepracował w tym tygodniu ponad 40 godzin, a teraz ma nadgodziny.Pracownicy mogą zostać powiadomieni, jeśli zostaną zarejestrowani poza wyznaczonym czasem zmiany .

Powiadomienia te mogą być dostarczane za pośrednictwem poczty e-mail, powiadomień w aplikacji mobilnej lub wiadomości tekstowych i mogą potencjalnie zapobiegać rozbieżnościom i błędom podczas liczenia przepracowanych godzin.

Jak wspomniano, nowoczesne zegary czasu wykraczajądaleko poza systemy kart perforowanych .Niektóre rozwiązania oferują śledzenie czasu oparte na zadaniach, co pozwala płacić różne wynagrodzenia za różne zadania, mierzyć wydajność pracowników i optymalizować siłę roboczą.

Zarządzanie czynnikiem ludzkim

Technologiczne czy nie, głównym źródłem problemów z czasem i frekwencją są ludzie. My, ludzie, jesteśmy z natury niedoskonali, niespokojni, a czasami nieuczciwi. Jasne, dajesz z siebie wszystko i nigdy nie idziesz na kompromis w sprawie swoich pracowników. Mimo to istnieją pewne typowe przeszkody na drodze do integracji inteligentnego zegara czasu.

Ludzie nie lubią czuć się szpiegowani. Pracownicy, którzy są przyzwyczajeni do raportowania własnego czasu pracy lub po prostu nie lubią poczucia, że ​​ich wartość dla miejsca pracy jest mierzona godzinowo, mogą wykazywać opór wobec nowo wprowadzonego zegara czasu. Ponadto, ponieważ zegary czasu są zwykle postrzegane jako bardziej korzystne dla pracodawcy niż dla pracownika, wielu pracowników uważa je za niepotrzebne. Istnieje kilka sposobów radzenia sobie z tym problemem.

Najpierw utwórz zasady dotyczące zegara czasu dla swojej firmy i poproś pracowników o przeczytanie i podpisanie ich w ramach procesów wdrażania. Ponadto spróbuj złagodzić obawy pracowników, informując o korzyściach, jakie oferuje im inteligentny system śledzenia czasu.

Wreszcie, co najważniejsze, sprawdź, jak robią to duże firmy. Jednym z największych wyzwań dla dużych firm zatrudniających tysiące pracowników jest wdrożenie zmiany międzyorganizacyjnej. Nic dziwnego, w jaki sposób zamierzasz zmusić tysiące pracowników do zmiany sposobu, w jaki robią różne rzeczy?

W rzeczywistości cała dyscyplina zwana zarządzaniem zmianą została opracowana w celu stworzenia najlepszych praktyk promowania zmian organizacyjnych.Najważniejsze jest to, że jeśli chcesz wprowadzić swoich pracowników na pokład z nowym zegarem lub jakąkolwiek zmianą w tym zakresie, musisz najpierw zaangażować pracownikówisprawić, by poczuli się zainwestowaniw Twoją firmę i jej cele . Zaangażowani pracownicy są bardziej wydajni i szczęśliwsi.

Tyle zdrowego rozsądku. Jednak zaangażowani pracownicy mogą również stać się „ambasadorami zmian” i pomóc w promowaniu zmian organizacyjnych.

Taka jest logika popularności Facebooka. Gdy wszyscy Twoi znajomi byli już na pokładzie nowych mediów społecznościowych, nie chciałeś zostać w tyle.Jeśli uda Ci się pozyskać wstępną grupę pracowników, Twoich ambasadorów zmian, nowe oprogramowanie do pomiaru czasu i obecności nie zostanie pozostawione w tyle przez resztę Twoich pracowników.

W ten sposób skutecznie wprowadzisz nowy zegar czasu dla swoich pracowników:

1. Przedstaw nowy zegar czasowy próbce swoich pracowników, którzy Twoim zdaniem będą reagowali.
2. Poproś ich o przetestowanie zegara czasu na krótki okres próbny.
3. Wyciągnij wnioski z wersji próbnej.
4. Stwórz oczekiwanie na nowy zegar z resztą pracowników, którzy nie zostali „wybrani” do pierwszego pilotażu.
5. Uruchom nowy zegar czasu dla wszystkich swoich pracowników.

Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, a gwarantujemy, że Twoi pracownicy zaadoptują nowe rozwiązanie z zegarem czasu.

Jeśli nigdy nie spotkałeś pracowników oszukujących w raportowanych godzinach pracy, możesz pomyśleć, że „bicie kumpla” to kryptonim „Klubu walki”. Tak nie jest, ale podobnie jak w „Fight Club”,pierwszą zasadą „bicia kumpla” jest to, że pracownicy nie rozmawiają o uderzaniu kumpla i innych technikach kradzieży czasu.

Istnieje wiele sposobów walki z praktyką wbijania i wybijania pięścią współpracownika w celu dosłownie cię okraść:

1. Możesz wymagać autoportretów do taktowania, aby upewnić się, że imię i nazwisko na znaczniku czasu i twarz na zdjęciu pasują do siebie.
2. Możesz rozważyć geofencing lub śledzenie geograficzne na żywo jako część rutyny śledzenia czasu.
3. Można posunąć się nawet do stosowania biometrycznych zegarów z dziurkaczem.
4. Wprowadź zegary do noszenia, aby zapobiec kradzieży godzin.

Z naszego doświadczenia wynika,że ​​najlepsze rozwiązanie nie jest techniczne, ale kulturowe. Jasna definicja zabronionych praktyk śledzenia czasu, takich jak uderzanie kumpla w zasady śledzenia czasu podpisane przez pracowników, oraz politykazerowej tolerancji dla obecności iwszelkiego rodzaju kradzieży czasu, to najlepszy sposób.

Należy jednak pamiętać, że aplikacja z zegarem czasu może oznaczyć lokalizację pracownika, gdy rejestruje się i wychodzi, a ponadto aplikacja nie zaokrągla w górę sekundy ani minuty. Godziny są obliczane od sekundy, w której Twój pracownik zarejestrował się, do sekundy, w której się wyrejestrował.

Dobrzy pracownicy są bardziej zainteresowani jakością swojej pracy niż precyzją raportowania czasu pracy. Nic więc dziwnego, że nawet najbardziej oddani pracownicy czasami zaniedbują wbijanie lub wybijanie, nawet jeśli wiedzą, że jest to wymagane przez firmową politykę zegarową. Może to być kłopotliwe, gdy proces rejestracji wejścia i wyjścia nie jest wystarczająco płynny lub łatwy do pominięcia, masz dużą liczbę pracowników, a szanse, że ktoś zapomni uderzyć w zegar, są wysokie…

Nazywa się to „wyciekiem czasu” i w rzeczywistości jest to ogromny problem dla wielu firm – ponad 38% potencjalnych podlegających rozliczeniu przychodów zostało utraconych z powodu nieśledzonego czasu spędzonego na e-mailach, spotkaniach i opóźnieniach w wypełnianiu kart czasu pracy, firmy, które mogą temu zaradzić problem i rozwiązać go, może sporo zyskać dzięki wzrostowi przychodów nawet o 61%.

Większość rozwiązań do śledzenia czasu online umożliwia menedżerom i/lub pracownikom logowanie się do systemu w celu aktualizacji i zmiany zapisów (oczywiście zgodnie z uprawnieniami), gdy jest to konieczne. Systemy te zwykle przechowują również historyczny zapis takich zmian w celu zapewnienia zgodności.

Dodatkowo aplikacja z zegarem czasu umożliwia wysyłanie powiadomień push do pracowników na pół godziny lub o dowolnej godzinie, zanim powinni się zarejestrować, aby przypomnieć im o tym!

Potężne i solidne rozwiązanie do śledzenia czasu, takie jak Connecteam, zapewnia właścicielom firm możliwość śledzenia pracowników, którzy są taktowani przez cały dzień dzięki śledzeniu geograficznemu Breadcrumbs na żywo i minimalnemu wpływowi na ich plan transmisji danych lub żywotność baterii. Zapewnia to pracownikom, którzy są w ruchu, zapasową siatkę bezpieczeństwa, jeśli coś im się stanie w ciągu dnia, oraz zapewnia menedżerom i właścicielom firm pełny nadzór nad tym, gdzie (i kiedy) znajdują się ich pracownicy.

Konkluzja dotycząca zgodnego śledzenia czasu

To prawda (i całkiem oczywiste), że różne firmy mają różne wymagania. Niektóre mają pracowników, którzy pracują w terenie i zdalnie rejestrują wejścia i wyjścia. Inni chcą zrezygnować z kolejki do zegara ponczowego pod koniec dnia pracy, kiedy pracownicy czekają na swoją kolej, aby zakończyć pracę.

Jest kilka innych rzeczy, o których musisz pamiętać przed wyborem zegara. Ważne jest, aby pamiętać, że musisz przestrzegać przepisów, zwłaszcza jeśli pracujesz na podstawie kontraktu rządowego. Ponadto solidny zegar czasu będzie mógł rejestrować nadgodziny, a nawet powiadamiać kierowników, jeśli pracownik zbliża się do nadgodzin. Możesz nawet wysyłać swoim pracownikom powiadomienia push w czasie rzeczywistym, aby przypominały im o wyrejestrowaniu się, zanim pójdą w nadgodziny. Wybierając odpowiedni zegar, łatwiej będzie wydajniej i szybciej przetwarzać karty czasu pracy i listy płac, zwłaszcza dzięki integracji QuickBooks Online i Gusto firmy Connecteam. Ponadto nie będzie niespodzianek, ponieważ będziesz mógł cyfrowo naliczać godziny pracy pracowników w czasie rzeczywistym. Zmniejsza to liczbę ręcznych błędów związanych z długopisem i papierem lub utraconych arkuszy czasu pracy.

Potężny zegar czasu pozwoli również kierownictwu śledzić czas, który pracownik spędził na zadaniach, dostarczając kierownictwu cennych informacji o tym, jak pracownicy spędzają czas na zegarze. Dzięki odpowiedniemu zegarowi czasu możesz całkowicie znieść bicie kumpla i kradzież czasu. W ten sposób oszczędzasz firmie mnóstwo pieniędzy na skradzionym czasie.

Jeśli pracownikom trudno jest wskoczyć na pokład nowego systemu śledzenia czasu, przejrzyj powyższe kroki, aby upewnić się, że Twoi pracownicy będą podekscytowani i nie mogą się doczekać nowej zmiany, która będzie miała miejsce. Wypróbuj nowy system z zaledwie kilkoma pracownikami, stwórz szum i oczekiwanie na nową technologię, a następnie uruchom nowy zegar czasu dla wszystkich swoich pracowników.

Pamiętaj, że nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, ale nawet jeśli nie szukasz wodotrysków i dodatkowych funkcji w wybranych rozwiązaniach do śledzenia czasu, nadal musisz przestrzegać federalnych przepisów prawa pracy. Zadanie stało się znacznie łatwiejsze dzięki rozwiązaniom zegara czasu online.

Zacznij dokładnie śledzić godziny pracy pracowników z Connecteam już dziś!

14-dniowy bezpłatny okres próbny, karta kredytowa nie jest wymagana.

Rozpocznij darmowy okres próbny