Skaluj swoją firmę sprzątającą dzięki wiodącej aplikacji usług sprzątania

Założenie firmy sprzątającej może być lukratywną decyzją, ponieważ jest dużo pracy z dużym popytem, ​​a także niskie koszty ogólne i brak zwykłych kosztów operacyjnych. Zarządzanie firmą sprzątającą wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami. Od zatrudniania i szkolenia najlepszego zespołu, planowania i zakłócania efektywnego harmonogramu, dokładnego śledzenia czasu w celu łatwej listy płac, utrzymywania zdrowej komunikacji wewnętrznej, angażowania stałych klientów i zapewniania satysfakcji klientów, a lista może się dłużyć.

Wielu właścicieli firm sprzątających odkryło, że poleganie na ołówku i papierze, a nawet arkuszach kalkulacyjnych Excel z niekończącymi się wiadomościami tekstowymi i niechlujnymi grupami WhatsApp nie działa. To po prostu nie tnie! Biorąc pod uwagę postęp technologiczny, przejście na rozwiązanie cyfrowe do zarządzania codziennymi operacjami jest oczywiste.

Setki firm sprzątających używa Connecteam do radzenia sobie z codziennymi wyzwaniami związanymi z prowadzeniem firmy sprzątającej. W związku z tym stworzyliśmy przewodnik oparty na ich zastosowaniu, aby zapewnićnajlepsze praktyki umożliwiające sprostanie wyzwaniom i skalowanie Twojej firmy sprzątającej.

Wyzwania, przed którymi stanęły firmy sprzątająceprzed Connecteam

• Raporty z terenu są często mylone

„Kiedy sprzątaczka musi wysłać raport, na przykład formularz potwierdzenia sprzątania, zwykle, jeśli mam szczęście, dostaję go dopiero później tego samego dnia. A jeśli popełnili błąd lub zapomnieli podpisać formularz, muszę gonić za nimi, aby uzyskać te informacje, więc przetworzenie informacji zajmuje mi dwa razy więcej czasu”.

„Czasami moi pracownicy wysyłają mi potwierdzenia SMS-em, który jest trudny do wyśledzenia i powoduje bałagan!”

• Godziny śledzenia mogą prowadzić do błędów

„Monitorowanie czasu pracy i listy płac mogą zająć mi cały dzień lub dwa, ponieważ muszę przeglądać setki arkuszy Excela lub bazgrołów na papierze, a czasami zdarzają się błędy. Wcale nie jest wydajny”.

„To tylko niekończąca się gra w ping ponga z moimi pracownikami, jeśli złapię błąd lub potrzebuję, aby nadrobili godziny”.

• Przypisywanie zmian zajmuje godziny

„Jeśli zwolni się zmiana, muszę szukać zastępstwa, a żonglowanie tyloma pracownikami i lokalizacjami sprawia, że ​​to zadanie jest obowiązkiem, którego naprawdę chcę uniknąć”.

• Onboarding jest długi i czasochłonny

„Potrzebuję nowych sprzątaczy, aby tego samego dnia byli gotowi do pracy, ale zamiast tego jesteśmy uwięzieni w pokoju i tracimy cały dzień na przeglądaniu drobnych rzeczy, takich jak to, co jest w podręczniku pracownika. To kompletna strata, kiedy połowa moich nowych pracowników odchodzi w ciągu pierwszego miesiąca”.

• Komunikacja wewnętrzna jest chaotyczna

„Kiedy muszę wysłać pilną aktualizację, albo dzwonię pojedynczo do wszystkich moich sprzątaczy, albo organizuję telekonferencję, albo wysyłam SMS-y, ale nie mam pojęcia, kto je otrzymał lub nawet zadał sobie trud, aby je przeczytać”.

„Moi sprzątacze czasami mają trudności ze skontaktowaniem się ze mną, ponieważ jestem tak zajęty zarządzaniem tuzinem różnych zadań, że zanim do nich wrócę, jest to już nieistotne”.

• Zapewnienie najlepszej obsługi klienta może być trudne

„Istnieje duża konkurencja i naprawdę chcę mieć przewagę nad konkurencją, ale potrzebuję narzędzia, które pomoże mi zarządzać wszystkim, abym mógł skupić się na szerszym obrazie”.

Dopiero gdy znaleźliśmy aplikację do sprzątania Connecteam, nasze największe wyzwania stopniowo odeszły w przeszłość! – Usługi czystości BnB

Przeczytaj więcej o doświadczeniach BnB Clean Service z aplikacją usług sprzątania Connecteam tutaj.

Jak Connecteam pomaga menedżerom ds. sprzątania w radzeniu sobie z wyzwaniami w miejscu pracy

1. Zautomatyzuj codzienne listy kontrolne, raporty i formularze

Codzienne operacje są podstawową funkcją efektywnego zarządzania firmą sprzątającą, dlatego listy kontrolne i raporty są powszechnie stosowane w celu zmniejszenia problemów związanych z codziennymi czynnościami, automatyzacji przepływu informacji, skrócenia czasu reakcji i budowania nadzoru.

Poniżej przedstawiono przykłady list kontrolnych i formularzy tworzonych regularnie przez firmy sprzątające:

• Formularz potwierdzenia czyszczenia
• Listy kontrolne codziennego sprzątania
• Cotygodniowe listy kontrolne sprzątania
• Miesięczne listy kontrolne sprzątania
• Inspekcja miejsca lub obiektu
• Zwrot sprzętu i zamówienie sprzętu
• Bilet zlecenia naprawy
• Zgłoś problem
• Lista kontrolna inwentaryzacji
• Formularz zamówienia zapasów (artykuły i ilość)
• Formularz zwrotu zapasów
• Zatwierdzenie obsługi klienta
• Raport powypadkowy
• Zwrot kosztów
• Przegląd wydajności pracowników

Wszystkie listy kontrolne, raporty i formularze są rejestrowane cyfrowo, można je łatwo udostępniać w formacie PDF lub eksportować do programu Excel. Ponadto nie ma ograniczeń co do liczby przechowywanych dokumentów, a liczba zgłoszeń nie wpływa na cenę.

Co więcej, możesz podzielić się nimi ze swoimi klientami, aby czuli się lepiej, że ich potrzeby są zaspokajane.

2. Dokładnie śledź godziny

Śledzenie czasu pracy jest dostępne na smartfonie pracownika, więc śledzenie czasu pracy i arkusze płac są znacznie łatwiejsze do dokładnego zarządzania.

• Prosty zegar do iz ze stemplem lokalizacji GPS
• Wysyłanie automatycznych przypomnień, aby upewnić się, że pracownicy przychodzą i wychodzą na czas
• Wykorzystując tagi, załączniki zmian i notatki, aby dokładnie wiedzieć, ile czasu przydzielono każdemu klientowi lub rodzajowi pracy
• Aby zarządzać i zatwierdzać wnioski urlopowe i czasowe
• Eksport arkuszy płac, na zmianę lub łącznie.
• Integracja z QuickBooks Online i Gusto w celu łatwego i prostego przetwarzania listy płac

3. Łatwe przypisywanie zmian i wezwań serwisowych

W celu wysyłania i zarządzania połączeniami użytkowników usług, firmy sprzątające polegają na funkcji planowania zadań Connecteam, aby łatwo dostarczać sprzątaczom wszystkie istotne informacje z jednego miejsca:

• Przydzielanie sprzątaczy do usług w oparciu o różne wymagania
• Dostarczanie wszystkich istotnych informacji, w tym czasu, adresu i specjalnych instrukcji dla każdej lokalizacji i klienta.
• Wysyłanie przypomnień i powiadomień, aby upewnić się, że sprzątacze dotrą na czas, a także powiadomić kierownika, jeśli ktoś się spóźni.
• Prowadzenie rejestrów czasu i miejsca wejścia i wyjścia z pracy oraz umożliwienie notatek i komentarzy dotyczących zmian, gdy potrzebne są dodatkowe informacje.
• Dowiedz się, kiedy pracownicy rejestrują się i kończą zmianę – dodatkowo, jeśli to konieczne, pracownicy mogą dodawać zdjęcia i komentarze dotyczące każdej zmiany.
• Umożliwienie pracownikom akceptowania lub odrzucania zmian (opcjonalnie – można wyłączyć).

4. Zapewnij zgodność na wszystkich poziomach

Zgodność jest koniecznością dla większości firm sprzątających, dlatego formularze „Przeczytaj i podpisz” oraz okresowe kursy przypominające są na porządku dziennym. Wszystkie dokumenty są rejestrowane i automatycznie wysyłane jako kopie PDF na predefiniowane adresy e-mail za pośrednictwem aplikacji, a każdy formularz można dostosować, a raporty podsumowujące można wyeksportować w dowolnym momencie.

• Potwierdzenie podręcznika pracownika
• Używanie materiałów niebezpiecznych
• Zdrowie i bezpieczeństwo
• Jednolita umowa
• Polityka dotycząca molestowania seksualnego
• Raport z ustaleń incydentu
• Inne czytać i podpisywać dokumenty.

5. Skutecznie wdrażaj i szkol swój personel

Firmy sprzątające często borykają się z wysokim wskaźnikiem rotacji i muszą oferować najwyższy poziom usług dla każdego zadania, dlatego ważne jest, aby korzystać z Connecteam w celu usprawnienia procesu wdrażania. Dzięki aplikacji wszystko jest wydajniejsze i szybsze.

• Oficjalny list powitalny na pokładzie
• Lista kontrolna nowego pracownika
• Formularz danych osobowych
• Formularze zgodności sprawdzania przeszłości i bezpieczeństwa
• Wzór zamówienia i umowy o uniform pracowniczy
• Umowa o zachowaniu poufności
• Deklaracja wcześniej zarezerwowanych wakacji
• Przeczytaj i podpisz odpowiednie formularze

Oprócz wdrażania, ważne jest, aby szkolić swoich sprzątaczy zawsze, gdy jest to konieczne, aby nie było luk w wiedzy. Firmy sprzątające używają Connecteam do śledzenia postępów pracowników i tworzenia materiałów szkoleniowych dotyczących takich rzeczy jak:

• Szkolenie BHP
• Szkolenie dotyczące prawidłowego korzystania z materiałów niebezpiecznych
• Szkolenie z molestowania seksualnego
• Użytkowanie i konserwacja sprzętu
• Testy i quizy.

Dowiedz się więcej o skutecznym szkoleniu personelu sprzątającego.

6. Popraw komunikację wewnętrzną

Komunikacja wewnętrzna nie jest łatwa do osiągnięcia, gdy pracownicy są rozproszeni i nie siedzą w jednym miejscu. Dlatego Connecteam ułatwia pokonanie tego wyzwania, włączając takie funkcje jak:

• Katalog pracowników: łatwo jest znaleźć dane kontaktowe pracownika lub klienta, wyszukując tylko imię i nazwisko, lokalizację, tytuł i inne.
• Grupy i kanały czatu: utwórz wewnętrzną grupę dla miejsc pracy lub małego zespołu, aby ułatwić wszystkim pozostawanie w kontakcie.Pracownicy mogą informować się nawzajem, czy droga jest zamknięta lub czy brakuje im produktu, a w pobliżu jest ktoś, kto może pomóc.
• Powiadomienia push i aktualizacje w czasie rzeczywistym : zarówno formalne, jak i nieformalne ogłoszenia, takie jak aktualizacje HR, list od dyrektora generalnego, uznanie pracowników lub aktualizacje polityki firmy i tym podobne.Pójdź o krok dalej i wyślij niesamowitą informację zwrotną od klienta do wszystkich swoich pracowników, aby podnieść morale.

7. Łatwy dostęp do protokołów firmowych

Aby zapewnić zgodność we wszystkich dziedzinach, posiadanie wszystkich protokołów firmowych dostępnych za jednym kliknięciem jest koniecznością. Ponadto, gdy aktualizujesz protokół, wystarczy to zrobić tylko raz w aplikacji usług sprzątania cyfrowego, a wszyscy mają zaktualizowaną wersję. Koniec z drukowaniem dziesiątek fizycznych kopii i niepokojeniem pracowników.

• Standardowe procedury operacyjne (SOP)
• Protokoły bezpieczeństwa i awaryjne
• Procedury czyszczenia dywanów
• Podręcznik pracownika
• Kodeks etyczny
• Polityka dotycząca molestowania seksualnego
• Jednolita polityka

8. Popraw bezpieczeństwo w miejscu pracy

Firmy sprzątające podnoszą swoje standardy bezpieczeństwa i budują świadomość „bezpieczeństwo przede wszystkim”, umożliwiając pracownikom raportowanie w czasie rzeczywistym, udostępnianie informacji dotyczących bezpieczeństwa i komunikowanie tematów związanych z bezpieczeństwem. Niektóre z najlepszych praktyk obejmują:

• Szybkie i łatwe raportowanie: w czasie rzeczywistym pracownicy mogą łatwo wysyłać raporty o zagrożeniach lub incydentach, a odpowiedni przełożony natychmiast otrzymuje raport do dalszej oceny.
• Cyfrowe zasoby bezpieczeństwa: zapewnienie, że wszystkie protokoły bezpieczeństwa, wskazówki i zasoby są dostępne jednym kliknięciem, wraz z „wyciągniętymi wnioskami”, wynikami incydentów i okresowymi wskazówkami dotyczącymi bezpieczeństwa.
• Bieżące szkolenia w zakresie bezpieczeństwa: regularne wysyłanie materiałów szkoleniowych do pracowników, aby upewnić się, że nie ma luk w wiedzy i że pracownicy są świadomi pewnych aktualizacji, a także łatwo wysyłać quizy, aby upewnić się, że treść została zrozumiana.Administrator może śledzić postępy i może wysłać przypomnienie o ukończeniu szkolenia.
• Komunikacja na pierwszym miejscu: za pomocą jednego kliknięcia możesz rozpowszechniać i przekazywać aktualizacje i protokoły związane z bezpieczeństwem, takie jak raporty o wykrywaniu incydentów, aktualizacje i przewodniki dotyczące korzystania z niebezpiecznych materiałów i sprzętu, aktualizacje w czasie rzeczywistym i nie tylko.

9. Usprawnij potrzeby w zakresie zasobów ludzkich

Zespoły HR i kadra kierownicza wolą automatyzować procesy i uzyskiwać lepszą kontrolę nad kwestiami związanymi z personelem poprzez:

• Poleć znajomemu: łatwo jest polecić znajomym stanowisko w firmie, aby zwiększyć zasięg rekrutacji.
• Zarządzanie wnioskami o urlop lub zwolnienie chorobowe: pracownicy otrzymują natychmiastową aktualizację, jeśli wniosek został zatwierdzony lub odrzucony.
• Formularz danych osobowych: podczas przyjmowania nowych pracowników łatwo jest uzyskać dane osobowe, dane kontaktowe, kontakt w nagłych wypadkach, dokumenty, takie jak formularze podatkowe, dokument tożsamości ze zdjęciem i inne.
• Aktualizowanie informacji kontaktowych: natychmiast otrzymuj aktualizację informacji o pracowniku, takich jak imię i nazwisko, adres, konto bankowe i inne.
• Ankiety satysfakcji pracowników lub oceny wydajności.

Connecteam to prawdziwie kompleksowe rozwiązanie do zarządzania, które obejmuje liczne możliwości skalowania Twojej firmy. Ponadto ceny nie wypalają dziury w tylnej kieszeni. Rozpocznij swój bezpłatny plan już dziś!