Korzystanie z funkcji komunikacji i zaangażowania Connecteam, aby dotrzeć do całego zespołu

Jeśli jesteś HR lub managerem ds. komunikacji wewnętrznej, prawdopodobnie zawsze patrzysz na swoich współpracowników i to, czego możesz się od nich nauczyć – w końcu doświadczenia specjalistów z innych firm to świetny sposób na rozwijanie swoich metod. Jak wiesz, skuteczna komunikacja i zaangażowanie są ważne w codziennym środowisku pracy. Nie ma znaczenia, czy Twoi pracownicy znajdują się w tym samym budynku, pracują z domu, czy są rozproszeni po całym kraju, skuteczna komunikacja wewnętrzna ma bezpośredni i natychmiastowy wpływ na sukces Twojej organizacji.

Zebraliśmy przykłady najlepszych praktyk wiodących firm na rynku, które korzystają z aplikacji Connecteam do komunikacji z pracownikami, aby pomóc Ci określić, co może być istotne dla Twojej firmy – sprawdź to!

Jeśli chodzi o komunikację i zaangażowanie, typowe przypadki użycia często wykorzystują kombinację wielu możliwości, aby jak najlepiej zaspokoić potrzeby organizacji. Poniżej przedstawiono niektóre z kluczowych narzędzi i konkretne przykłady ich wykorzystania w kontekście organizacyjnym:

1. Wiadomości, aktualizacje i ogłoszenia
2. Dobre samopoczucie i korzyści
3. Czat w aplikacji
4. Ankiety i ankiety
5. Pudełko z sugestiami
6. Bezpośrednie kanały do ​​HR / kierownictwa wyższego szczebla
7. Katalog pracowników
8. Polecenia pracowników
9. Ogłaszanie i rejestracja wydarzeń
10. Często zadawane pytania

Cechą nr 1, jeśli chodzi o komunikację i zaangażowanie, jest korzystanie z „Aktualizacji”. Aktualizacje to sposób na dystrybucję informacji za pomocą powiadomień push do całego zespołu lub jego części. Może zawierać dowolne media i jest w pełni śledzący, abyśmy wiedzieli, jak daleko dotarła nasza wiadomość.

Charakterystyka i możliwości

1. Ukierunkowana komunikacja

Pozwala to wybrać dokładną grupę docelową, niezależnie od tego, czy jest to jednostka, czy grupa. Zapewnienie każdemu pracownikowi spersonalizowanego doświadczenia – pokazanie mu tylko tego, co ma zobaczyć.

2. Mierzalna komunikacja

Wysłałeś aktualizację, teraz nadszedł czas, aby dokładnie zrozumieć, kto ją widział, a kto nie, komu się podobała, kto ją skomentował i ile razy.

3. Konkretne działania następcze

Możesz łatwo wskazać członków zespołu, którzy jeszcze nie widzieli aktualizacji, i skontaktować się tylko z nimi, w przeciwieństwie do ponownego wysyłania e-maili w całej firmie, spamując wszystkich, którzy już otrzymali informacje.

4. Zaplanuj na później

Przygotuj się teraz i zaplanuj na później, dzięki temu możesz być bardziej efektywny w sposobie pracy i lepiej ukierunkować czas wysokiej uwagi (HAT) użytkowników, który zwykle przypada wczesnym rankiem lub tuż przed obiadem, kiedy są bardziej dostrojeni do swoich telefonów komórkowych.

5. Automatyczne przypomnienia

Dostałeś ważną wiadomość? Wstępnie ustawione i zautomatyzowane działania następcze. W ten sposób użytkownik automatycznie otrzyma powiadomienie uzupełniające, jeśli nie przejrzy Twojej aktualizacji.

6. Wciągająca treść

Używaj filmów, obrazów, plików GIF, plików PDF. załączniki do plików, lokalizacje i wszystko, czego potrzebujesz, aby komunikacja była interesująca. Możesz wybrać, czy chcesz pozwolić ludziom na polubienie/komentowanie, czy nie – aby odróżnić bardziej „komunikację formalną” od „komunikacji nieformalnej”.

Typowe przypadki użycia:

1. Wiadomości i biuletyny

Zespoły używają funkcji aktualizacji do wysyłania biuletynów firmowych, udostępniania wiadomości firmowych, odpowiednich linków do relacji w mediach i nie tylko.

2. Komunikacja kierownicza

Często kadra kierownicza wyższego szczebla wykorzystuje możliwość osobistego zwracania się do każdego pracownika firmy. Jest to najbardziej powszechne wśród dyrektorów generalnych, którzy dzielą się listem wykonawczym z zespołem.

3. Ogłoszenia firmowe

Niektóre przykłady takich ogłoszeń mogą obejmować ogłoszenie o otwarciu nowej lokalizacji lub kampusu, zdobyciu nowego klienta lub transakcji, osiągnięciu kluczowego kamienia milowego, zbliżającym się wydarzeniu firmowym itp.

4. Świętowanie sukcesu

Świętowanie sukcesu pozwala zespołowi polubić komentowanie, angażować się i być częścią sukcesu. Niektóre przykłady obejmują udostępnienie wspaniałego listu z opinią na temat wydajności, pracownika, który zapewnił wyjątkowy poziom usług, pozytywne relacje w mediach, jakie otrzymała firma i nie tylko.

5. Uznanie pracowników

Jedną z najczęstszych praktyk firm, które chcą poprawić zaangażowanie pracowników, jest umieszczenie pracownika w centrum poprzez uznanie pracowników. Aby wymienić tylko kilka przykładów:

– Publikacje w centrum uwagi pracowników
– Uznanie pracownika miesiąca
– Obchody rocznic pracowniczych
– Życzenia urodzinowe i noworodkowe
– Powitanie nowych członków zespołu w zespole
– Ogłaszanie promocji

Warto wspomnieć, że odbywa się to na poziomie firmy, ale także lokalnie przez menedżerów średniego szczebla w swoich zespołach.

6. Komunikacja operacyjna

W zależności od branży możesz łatwo udostępniać aktualizacje operacyjne, takie jak drastyczny alert pogodowy, promocja nowej kolekcji, zamknięta droga, zmiana przepisów i wiele innych. Po raz kolejny skorzystanie z ukierunkowanej, mierzalnej komunikacji.

Wiele firm inwestuje wiele zasobów w ułatwianie solidnych programów odnowy biologicznej i świadczeń dla swoich zespołów. Specjaliści HR często wykorzystują Connecteam do podnoszenia świadomości na temat aktualnych programów, korzyści i nie tylko. Może to obejmować:

1. Dostarczanie informacji o istniejących programach i planach
2. Linki w aplikacji służące jako łatwa brama do strony logowania do programu odnowy biologicznej.
3. Formularze rejestracyjne i odpowiedzi na nadchodzące plany i powiązane wydarzenia
4. Ogłoszenie o nowych benefitach/planach wellness
5. Przesyłanie książeczki zdrowia/świadczeń pracowniczych, udostępniając ją zespołom jednym kliknięciem.

W dzisiejszym świecie czat jest powszechnym i ważnym środkiem komunikacji. W większości organizacji pracownicy korzystają z prywatnego czatu w sprawach związanych z pracą, takich jak WhatsApp lub Facebook Messenger.

Firmy wolą korzystać z funkcji czatu w aplikacji Connecteam z kilku kluczowych powodów:

1. Oddzielenie pracy od życia

Dzięki czatowi w aplikacji nie ma już potrzeby korzystania z „prywatnego czatu” do celów służbowych, a pełne oddzielenie kanałów pracy i życia zmniejsza stres i poprawia wrażenia pracowników.

2. Samoutrzymujące się grupy

Tworzysz grupę czatu dla swojego nowojorskiego zespołu – wszyscy członkowie zespołu są do niej automatycznie przypisywani. Jeśli ktoś opuści zespół w Nowym Jorku lub do niego dołączy, system automatycznie doda/usunie go z grupy, więc nie będziesz już musiał utrzymywać tych grup.

3. Kontrola wulgaryzmów

Aby spełnić potrzeby Twojej organizacji, w przeciwieństwie do aplikacji do przesyłania wiadomości prywatnych, możesz ograniczyć rozmowy jeden na jeden, a nawet usunąć nieodpowiednie wiadomości, jeśli to konieczne.

4. Przechowywanie danych

Korzystanie z czatu w aplikacji zapewnia kontrolę nad informacjami wymienianymi na czacie. Jeśli więc ktoś odchodzi z firmy, wszystkie dane udostępniane na czacie nie są zapisywane na telefonie pracownika, tak jak w przypadku komunikatorów prywatnych, gdzie nie można odmówić pracownikowi dostępu do danych.

Najlepsze praktyki korzystania z czatu w aplikacji obejmują:

1. Czaty jeden na jednego: umożliwiające członkom zespołu łatwą i szybką komunikację między sobą.
2. Kanały zespołu: jednostronna komunikacja od administratorów grupy do członków kanału.Dotyczy to głównie bardzo dużych grup, gdy tylko kilka osób może wysyłać aktualizacje do reszty zespołu
3. Grupy zespołowe: grupy zespołowe to najczęściej używane grupy na czacie.Niezależnie od tego, czy chodzi o menedżerów i ich zespoły, o konkretną placówkę czy grupę międzyfirmową, grupy zespołowe cieszą się dużą popularnością.
4. Grupy rówieśnicze: wiele zespołów tworzy grupy, które przecinają organizację, aby umożliwić komunikację między filarami.Niektóre typowe przykłady to „kierownictwo wyższego szczebla”, „HR”, „Finanse”, „Zespół produkcyjny”, „Sklep X” i wiele innych.
5. Grupy tematyczne: niezależnie od tego, czy chodzi o dzielenie się aktualizacjami dotyczącymi bezpieczeństwa, debatowanie nad przygotowaniami do nadchodzącej imprezy, czy o wspólne korzystanie z samochodu, zespoły lubią tworzyć grupy związane z ich projektami, wydarzeniami itp.

Posłuchaj, jak firma świadcząca usługi terenowe, zatrudniająca ponad 200 pracowników, wykorzystuje Connecteam do codziennej komunikacji wewnętrznej i zaangażowania!

Większość organizacji wykorzystuje ankiety w taki czy inny sposób. Korzystanie z narzędzia do ankiet w aplikacji nie tylko ułatwia przeprowadzanie tradycyjnych ankiet, ale także ułatwia tworzenie „mikro ankiet”, prostych szybkich ankiet, aby uzyskać szybką informację zwrotną przy niewielkim wysiłku ze strony naszych pracowników. Miałeś trenera wprowadzającego i chcesz wiedzieć, jak mu poszło? Wyślij ankietę z pojedynczym pytaniem oceniającą instruktora w skali 1-5

Charakterystyka i możliwości

1. Wysyłaj ukierunkowane ankiety do określonych grup lub osób
2. Przeprowadzaj anonimowe ankiety
3. Uzyskaj wgląd w ogólne rankingi i statystyki wyników ankiety
4. Przejrzyj każdy wpis z osobna
5. Eksportuj wyniki do dalszego przetwarzania lub dokumentacji

W niektórych przypadkach firmy chcą wykorzystać swoje już istniejące ankiety, takie jak „Survey Monkey”, w takich przypadkach można łatwo rozpowszechniać je jako osadzone łącze w aplikacji, które wygląda i wydaje się naturalne dla użytkownika.

Powszechną praktyką stosowaną przez wiele firm jest korzystanie z wirtualnej „skrzynki sugestii”. Użytkownicy mogą łatwo dzielić się pomysłami i przemyśleniami, a po opublikowaniu pomysłu jest on automatycznie dostarczany na predefiniowany adres e-mail i jest rejestrowany na platformie, co ułatwia korzystanie z danych i przeglądanie sugerowanych pomysłów w czasie.

Firmy stosujące politykę „otwartych drzwi” lub firmy, które chcą umożliwić pracownikom kontakt z działem HR i kierownikami wyższego szczebla, często tworzą bezpośrednią skrzynkę kanałów, umożliwiającą pracownikowi przesłanie zapytania/myśli, która trafia jako podsumowanie w formacie PDF bezpośrednio na adres e-mail wyznaczona osoba, niezależnie od tego, czy jest to dyrektor generalny firmy, czy specjalista HR.

Posiadanie informacji kontaktowych zespołu jest bardzo przydatne. Firmy korzystają z katalogu pracowników, aby informacje kontaktowe były dostępne i łatwe do przeszukiwania, dzięki czemu członkowie zespołu mogą szybko i łatwo znaleźć potrzebne kontakty.

Kilka rzeczy, o których warto pamiętać korzystając z katalogu pracowników:

1. Szybkie działania: łatwo dzwoń, czatuj, wysyłaj SMS-y lub e-maile do członków zespołu jednym kliknięciem, bez konieczności zapisywania ich numeru telefonu.
2. Wypełniany automatycznie: konfiguracja katalogu pracowników odbywa się za jednym kliknięciem.Nie musisz wprowadzać danych, ponieważ są one już częścią Twojej aplikacji.
3. W pełni przeszukiwalne: niezależnie od tego, czy patrzysz na kogoś, używając jego tytułu, nazwiska lub lokalizacji, wszystkie informacje w katalogu można przeszukiwać, co ułatwia znalezienie potrzebnej osoby.
4. Dostosowane pod kątem prywatności: w przypadku organizacji o określonych potrzebach w zakresie prywatności można wybrać, jakie informacje mają być wyświetlane, ukrywać określone osoby lub ukrywać określone informacje o osobach.Możesz więc łatwo wybrać, czy chcesz prezentować numery telefonów komórkowych, czy nie i jakie informacje chcesz udostępnić o CEO.
5. Dodatkowe kontakty służbowe: oprócz pracowników możesz dodać odpowiednie kontakty służbowe, takie jak numery biura, kawiarni lub osoby trzecie, z którymi często pracujesz – ułatwiając zespołom znajdowanie potrzebnych informacji.

Rekrutacja pracowników to zawsze duża inwestycja dla firmy. Twoja aplikacja pracownicza jest bardzo potężnym narzędziem, jeśli chodzi o pozyskiwanie rekomendacji dla potencjalnych kandydatów od już istniejącej siły roboczej. Powszechna najlepsza praktyka pozyskiwania poleceń pracowników obejmuje:

1. Udostępnianie informacji o programie motywacyjnym poleceń
2. Publikowanie formularza „Rekomendacja pracownicza”, dzięki któremu pracownicy mogą polecać rodzinę i znajomych
3. Publikowanie linków/informacji o otwartych stanowiskach w celu rozpowszechniania informacji w całej organizacji.

Jeśli chodzi o wydarzenia, dzięki aplikacji pracowniczej możesz powiadamiać ludzi o nadchodzących wydarzeniach i umożliwiać im wstępną subskrypcję, dzięki czemu będziesz wiedzieć, kto ma uczestniczyć.

Korzystanie z FAQ nie jest niczym nowym, ale możliwość udostępnienia go swoim zespołom jednym kliknięciem to potężne narzędzie. W ten sposób wiele frustracji i ciągłej komunikacji można rozwiązać szybko i skutecznie. Wiele razy firmy decydują się na utworzenie sekcji FAQ w aplikacji, aby odpowiedzieć na pytania dotyczące urlopów i zwolnień lekarskich, protokołów, dobrego samopoczucia i świadczeń i wielu innych.