5 przypadków użycia zarządzania treścią w przedsiębiorstwie do rozważenia

Zebraliśmy pięć przypadków użycia zarządzania treścią, o których warto pomyśleć, zastanawiając się, czy zainwestować w rozwiązanie do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).

Cztery z nich zostały udostępnione dzięki uprzejmości firmy DocuWare, jednego z partnerów technologicznych Impact Networking. Aby przeczytać więcej studiów przypadku DocuWare, kliknij ten link.

Dlaczego zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie?

Dlaczego dziś organizacje potrzebują systemu ECM do swojej działalności?

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie pomaga firmom cyfryzować, kontrolować i automatyzować przepływy pracy dla uporządkowanych i nieustrukturyzowanych informacji, takich jak faktury, życiorysy, dokumenty podatkowe, e-maile i inne.

Jak możesz sobie wyobrazić lub już wiesz, możliwość skutecznego i wydajnego zarządzania tymi informacjami za pomocą scentralizowanego rozwiązania jest ważna dla nowoczesnej organizacji skoncentrowanej na poprawie swoich możliwości cyfrowych.

Wraz z ilością danych obecnych nawet w małych firmach, konieczność odpowiedniego zarządzania nimi rośnie, a zapotrzebowanie na przepływy pracy, które są usprawniane dzięki rozwiązaniom takim jak ECM, staje się z roku na rok coraz bardziej widoczne.

Powiązany post: Dlaczego zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie jest niezbędne dla Twojej firmy

Przypadek użycia nr 1: Avance (non-profit)

Avance ma siedzibę w San Antonio i prowadzi około 30 ośrodków edukacji dla dzieci w San Antonio i innych miastach.

Te centra edukacyjne muszą zamawiać dużą ilość artykułów (czy to mleka, pieluch czy mebli), w wyniku czego istnieje wiele zamówień, które należy śledzić.

Przed wdrożeniem ECM organizacja opierała się wyłącznie na procesach papierowych, które, jak przyznają, powodowały powolny i nieefektywny proces zatwierdzania i pozyskiwania.

Te papierowe procesy, głównie dotyczące papierowych formularzy zamówień zakupu, musiałyby być wysyłane pocztą międzybiurową lub przez FedEx — obie niezwykle czasochłonne praktyki.

Po digitalizacji tych procesów za pomocą systemu zarządzania treścią, do zliczania i raportowania wszystkich zaległych zakupów użyto skryptu automatyzacji, co pozwoliło organizacji mieć dokładny, aktualny obraz oczekujących zamówień i pozostałych środków z dotacji.

Zaoszczędzili również znaczną ilość miejsca fizycznego po usunięciu wielu nowo zbędnych szafek na dokumenty, z korzyścią dla ich miejsc pracy i pracowników, którzy z nich korzystają.

Przypadek użycia nr 2: Kredyt Advantage (finanse)

Advantage Credit oferuje usługi raportowania kredytowego dla kredytodawców hipotecznych, brokerów i banków.

Przed cyfryzacją, podobnie jak Avance, firma była mocno uzależniona od procesów papierowych.

Z tego powodu organizacja miała ogromne trudności z utrzymaniem pracowników, ponieważ nie była w stanie zaoferować pracownikom żadnej elastyczności w zakresie pracy zdalnej.

Skutkiem tego był problematyczny poziom rotacji pracowników, który po ponad dekadzie w branży pogorszył się, a wielu dojrzewających pracowników pragnie elastyczności.

Aby rozwiązać te problemy pracowników, poszukiwano strategii transformacji cyfrowej, a wprowadzenie systemu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie było jej centralnym aspektem.

Firma Advantage potrzebowała rozwiązania do zarządzania dokumentami, które byłoby bezpieczne i zdolne do digitalizacji dokumentów papierowych w celu wyszukiwania, udostępniania i współpracy.

Po wdrożeniu systemu ECM firma była w stanie osiągnąć wszystkie te cele, dzięki czemu była w stanie zaoferować pracownikom możliwość pracy zdalnej.

Advantage Credit udało się przenieść 90% swoich pracowników do pracy zdalnej, zmniejszając koszty wynajmu biura o 65%, poprawiając produktywność o 50% i, co najważniejsze, poprawiając retencję pracowników o 100%.

Przypadek użycia nr 3: Ewart-Ohlson (produkcja)

Firma Ewart-Ohlson Machine Company pracuje na maszynach sterowanych numerycznie (CNC), produkując części dla przemysłu lotniczego, energetycznego, stalowego i motoryzacyjnego.

Firma została założona w 1942 roku i przez wiele lat przestrzegała przepisów zgodności AS9100 dotyczących swoich danych i informacji.

Ponieważ wszystkie dokumenty przed digitalizacją były pozyskiwane ręcznie, musiały być przechowywane i zabezpieczane w fizycznej lokalizacji — zazwyczaj w szafce na akta na miejscu.

Gdy pracownicy musieli odwołać się do dokumentu, na przykład w celu kontroli jakości lub na żądanie klienta, wyszukiwanie dokumentów było pracochłonne i powolne.

Ponieważ każdego tygodnia trzeba składać aż 300 stron dokumentów, łatwo zrozumieć, dlaczego ten problem urósł do rangi problemu, który wymagał rozwiązania raczej wcześniej niż później.

Po wdrożeniu systemu zarządzania treścią Ewart-Ohlson mógł teraz zapewnić znacznie efektywniejszy dostęp do niezbędnej dokumentacji nie tylko pracownikom, ale także klientom. Krótko mówiąc, praca trwająca 30 minut zajmuje teraz mniej niż jedną.

Oprócz tego ECM był w stanie przestrzegać niezbędnych przepisów, dzięki czemu informacje mogły być przetwarzane, udostępniane i udostępniane przy zachowaniu zgodności.

Przypadek użycia nr 4: Miasto Oakfield (rząd)

Oakfield to miasto w stanie Nowy Jork, zarządzane przez urząd miasta Oakfield.

Przed przystąpieniem do planu transformacji cyfrowej miasto Oakfield polegało na ręcznym przechowywaniu wszystkich oficjalnych dokumentów w swoich biurach.

Prowadzenie wyłącznie dokumentacji papierowej oznaczało, że biuro musiało stale dodawać fizyczną przestrzeń do ich przechowywania, a za dodanie pomieszczenia do przechowywania dokumentacji w tym celu podano cenę 300 000 USD.

Wiedząc, że jest to sytuacja, która w przyszłości będzie wymagała jedynie większych nakładów i rozbudowy, miasto Oakfield zdecydowało się na alternatywny kurs cyfryzacji.

Po wdrożeniu rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie samorząd miejski był w stanie przechowywać ponad 40 000 istniejących dokumentów w chmurze.

Każdego miesiąca do systemu skanowanych jest około 300 nowych dokumentów, a teraz dzięki systemowi przechowywania w chmurze biuro rządowe miasta Oakfield może z łatwością bezpiecznie archiwizować i uzyskiwać dostęp do wrażliwych i niewrażliwych danych.

Przypadek użycia nr 5: Watertech of America

Watertech of America zapewnia programy uzdatniania wody w Wisconsin, Minnesocie, Iowa i północnym Illinois.

Watertech kładzie duży nacisk na to, co nazywa „praktycznym ekologiem”, który łączy zrównoważony rozwój z wydajnością dla swoich klientów.

Niestety, systemy dokumentacji firmy Watertech nie były trwałe i wkrótce ich małe biuro mieściło około 40 szafek wypełnionych papierowymi dokumentami.

To powodowało duży stopień nieefektywności w procesach operacyjnych firmy, dlatego poszukiwano systemu zarządzania treścią, który złagodziłby ten problem.

Po przeprowadzeniu przez Impact Networking audytu wykrywania i sformułowaniu odpowiednich zaleceń w celu wdrożenia strategii zarządzania dokumentami firmy Watertech, wdrożono ECM i zdigitalizowano procesy dokumentowania firmy.

Umożliwiło to organizacji odejście od korzystania wyłącznie z procesów papierowych na rzecz wydajniejszego i bezpieczniejszego repozytorium cyfrowego do przechwytywania i przechowywania danych i informacji.

Bez wątpienia uważam, że wdrożenie DocuWare z Impact to jedna z najlepszych rzeczy w ciągu 12 lat mojej pracy w firmie. – Jon Tiegs, wiceprezes Watertech of America.

Dolna linia

Istnieje kilka przypadków użycia, które mogą wpłynąć na decyzję firmy o wdrożeniu strategii wdrożenia zarządzania treścią w przedsiębiorstwie.

Podstawowym i najbardziej oczywistym zastosowaniem jest redukcja papierowych, ręcznych i czasochłonnych zadań, które rutynowo kosztują firmy czas i pieniądze.

ECM może nie tylko poprawić wydajność procesów operacyjnych poprzez ich cyfryzację, ale także dodać procesy automatyzacji, aby pójść jeszcze dalej, a dzięki nowoczesnym rozwiązaniom można łatwo osiągnąć standardy zgodności danych.

Co więcej, przypadki użycia poza zmniejszaniem zależności od procesów ręcznych, takich jak zwiększona elastyczność obsługi danych, oznaczają, że organizacje wdrażające systemy ECM mogą cieszyć się strukturą procesu przepływu pracy, która jest usprawniona i wydajna.

Mamy nadzieję, że te przypadki użycia zarządzania treścią pozwoliły zrozumieć, dlaczego firmy wdrażają ECM, i zachęcamy do odwiedzenia naszego partnera, DocuWare, w celu uzyskania większej liczby przypadków użycia zarządzania treścią.

Subskrybuj nasz blog , aby otrzymywać comiesięczne informacje na temat technologii biznesowej i być na bieżąco z informacjami dotyczącymi marketingu, cyberbezpieczeństwa oraz innymi nowościami i trendami technologicznymi.