Twój plan awaryjny: co to jest i jak go zrobić

Jako właściciel firmy nie masz pojęcia, co czeka za rogiem. Może to być totalna ruina finansowa (mam nadzieję, że nie), a nawet coś w rodzaju globalnej pandemii!

Bez względu na katastrofę sytuacja firmy może się diametralnie zmienić, całkowicie wykolejając jej działalność.

I dlatego potrzebny jest plan awaryjny.

Czyli plan awaryjny na każdą ewentualność.

Wyjaśnijmy dokładnie, czym jest plan awaryjny, jakie są jego zalety i jak używać odpowiednich narzędzi do tworzenia własnego planu.

Definicja planu awaryjnego

Krótko mówiąc, plan awaryjny to dobrze przemyślany plan obejmujący wszystkie obszary Twojej firmy.

Ma na celu naprawianie stosunkowo niewielkich błędów, zanim przerodzą się one w poważne katastrofy.

Jasne, prawdopodobnie już słyszałeś o terminie „plan B”. I to jest dokładnie to. Plan „awaryjny” to termin fachowy.

Prawidłowo wykonany plan awaryjny pomaga Twojej firmie szybko stanąć na nogi. Nie tylko to, ale ma również na celu zapobieganie ponownemu występowaniu podobnych problemów.

Dlaczego plan awaryjny jest ważny?

Klasyczne nieporozumienie firm jest następujące: jeśli popełnisz błąd, możesz go po prostu naprawić i już nigdy się to nie powtórzy. Jednak rzeczywistość jest taka, że ​​to samozadowolenie oznacza, że ​​problem będzie powracał w kółko. Jeśli nie zostanie to właściwie rozwiązane, te powtarzające się problemy mogą mieć druzgocące konsekwencje, w tym zamknięcie firmy.

Jak pokazały ostatnie lata, życie zawodowe i osobiste może zmieniać się bardzo szybko, a firmy wciąż mogą nie być na te zmiany gotowe. Badania pokazują, że aż 39% specjalistów HR nie miało planu awaryjnego na wypadek COVID-19 na początku pandemii. To, wraz z różnymi innymi powodami, pokazuje, jak ważne jest szybkie myślenie i posiadanie planów awaryjnych.

• Pomaga ograniczyć szkody biznesowe – plan awaryjny daje firmom przewagę na starcie, minimalizując potencjalne szkody. Na przykład, jeśli pracujesz w handlu detalicznym i produkt wymaga wycofania, plan awaryjny zapewni, że nie wszyscy kierownicy sklepów będą musieli sobie z tym poradzić. Załóżmy, że trzech klientów skarży się na ten sam przedmiot. Kierownicy sklepów muszą po prostu usunąć dany artykuł i poinformować klientów o jego usunięciu. Ten plan awaryjny ostatecznie ochroni reputację sklepu.
• Twoja firma szybciej wraca do formy – nie da się ukryć, że pandemia zaskoczyła nas wszystkich. Ponieważ firmy ucierpiały, odzyskały i przeprojektowały różne przepływy pracy w erze postpandemicznej, mają plany awaryjne na wypadek, gdyby zdarzenie na taką skalę kiedykolwiek się powtórzyło. Dotyczy to praktycznie wszystkich scenariuszy. Gdy już opracujesz procedurę, jej wdrożenie następnym razem będzie szybsze.
• Pracownicy nabierają pewności siebie – plany awaryjne zapewniają, że nawet najnowszy pracownik jest przygotowany na potencjalny problem. Pracownicy mogą po prostu przyjechać do pracy bez obaw, ponieważ będą już wiedzieć, jak radzić sobie z różnymi sytuacjami. Na przykład, jeśli pracujesz na budowie i masz plan awaryjny na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa, Twój zespół już wie, jak sobie z nim poradzić w przyszłości, aby nikt inny nie był na niego narażony.

5 kroków do stworzenia planu awaryjnego

Prawdę mówiąc, opracowanie planu awaryjnego nie jest łatwe. To wymaga czasu i jest wynikiem szczegółowych badań i burzy mózgów. Oto kilka podstawowych kroków, które wszyscy menedżerowie powinni wykonać podczas tworzenia planu awaryjnego.

Po pierwsze, ważne jest, aby usiąść jako zespół i zdecydować, jakie Twoim zdaniem mogą być potencjalne wyzwania, przed którymi stoisz jako firma. Jako menedżer rzeczy, które uważasz za wyzwania, mogą różnić się od tych, z którymi na co dzień mierzą się Twoi pracownicy. Angażując ich w proces burzy mózgów, wszyscy członkowie zespołu mogą być na tej samej stronie. Jeśli wszyscy członkowie zespołu nie mogą uczestniczyć w spotkaniu, zawsze możesz otworzyć pole sugestii, aby upewnić się, że głos wszystkich zostanie wysłuchany w taki czy inny sposób.

Upoważnij personel do przedstawiania sugestii dotyczących planu awaryjnego

Ucz się więcej

Po zidentyfikowaniu kluczowych wyzwań/ryzyk możesz zacząć rozumieć, dlaczego się pojawiają. Następnie możesz przeprowadzić burzę mózgów, aby rozwiązać te problemy, aby więcej się nie powtórzyły. Przygotowując się na wszelkie przyszłe incydenty, zapisz kontakty w nagłych wypadkach, do których pracownicy powinni zadzwonić. Możesz również zanotować procedury planu awaryjnego i zasoby, których możesz potrzebować dla każdego z nich.

Po sporządzeniu listy procedur planu awaryjnego należy je uporządkować według ważności. Niezależnie od branży, bezpieczeństwo powinno zawsze znajdować się na szczycie listy. Na przykład, jeśli pracujesz na budowie, musisz zdecydować, jak rozmieścić rusztowanie. Jeżeli rusztowanie jest niewłaściwie zbudowane, procedura bezpieczeństwa zostanie wykonana zgodnie z planem awaryjnym. Ostrzeżenie pracowników z wyprzedzeniem zapobiegnie narażeniu ich na niebezpieczeństwo, potencjalnie ratując życie w procesie.

Aby Twój plan awaryjny był jak najbardziej skuteczny, nadszedł czas, aby pozbyć się wielkich segregatorów, które zajmują menedżerom godziny na znalezienie odpowiednich procedur. Aplikacje takie jak Connecteam mają wszystko, czego potrzebujesz, aby Twoi pracownicy mieli łatwy dostęp do procedur awaryjnych i ostrzegali innych członków zespołu, zanim pojawią się potencjalne wyzwania.

• Członkowie zespołu mogą skorzystać z pola sugestii, aby przesłać pomysły dotyczące planu awaryjnego, zwiększając zaangażowanie pracowników.
• Dzięki centrum wiedzy Connecteam możesz przesyłać wszystkie swoje procedury wraz ze zdjęciami, filmami itp. Pomoże to Twojemu zespołowi dokładnie wiedzieć, co robić, gdy wystąpi sytuacja. Pracownicy mogą wizualnie zobaczyć, co mają zrobić, bez konieczności kontaktowania się z menedżerami przez telefon. W przeciwnym razie mogą skontaktować się ze swoim przełożonym za pomocą komunikacji wewnętrznej (1:1 lub czat grupowy).

• Użyj zarządzania zadaniami, aby umożliwić członkom zespołu wykonanie planu awaryjnego zgodnie z procedurami.
• Wysyłaj aktualizacje, aby poinformować cały swój zespół, że plan awaryjny jest gotowy do przeczytania i wykonania w razie potrzeby. Pracownicy muszą przeczytać każdą stronę przed przejściem dalej, upewniając się, że wszyscy ją przeczytali i zrozumieli.
• Planowanie zmianowe usuwa obciążenie psychiczne i możliwość błędu ludzkiego. Na przykład ta funkcja automatycznie ostrzega pracowników o konfliktach. Menedżerowie mogą zobaczyć, kto jest dostępny/niedostępny w najgorszym przypadku i upewnić się, że wszystkie niezbędne zmiany są obsadzone.
• Korzystaj z formularzy/list kontrolnych, aby upewnić się, że wszystko jest wcześniej sprawdzane, minimalizując potencjalne błędy ludzkie. Z łatwością wysyłaj pracownikom formularze oceny ryzyka. Jest to szczególnie korzystne dla pracowników ochrony i służby zdrowia.

Nawet gdy plan awaryjny jest gotowy do wydania, ważne jest, aby ponownie go przejrzeć i upewnić się, że jest tak skuteczny i wydajny, jak to tylko możliwe. Wraz z rozwojem firmy rozwija się również plan awaryjny. Jest to praca w toku, która z czasem będzie musiała zostać oceniona i zredagowana.

Na przykład klęski żywiołowe i globalne pandemie mogą wymagać od kierowników zmiany procedur zgodnie z protokołem BHP.

Konkluzja planów awaryjnych

Kiedy wszystko jest już powiedziane i zrobione, plan awaryjny nie musi być czymś, do czego pracownicy potrzebują godzin szkolenia. Nie wymaga też skupienia wszystkich pracowników w jednym pokoju, co może być szczególnie trudne dla pracowników bez biurek.

Prawda jest taka, że ​​nie będziesz musiał drukować planu awaryjnego na stosie arkuszy. Zamiast tego po prostu użyj uniwersalnej aplikacji, aby wprowadzić swój plan w życie i wprowadzać odpowiednie zmiany w miarę postępów.

Gdy zaczniesz korzystać z Connecteam, nie będziesz już zadawać sobie pytania, czym jest plan awaryjny ani jak rozwiązać szeroki wachlarz przyszłych problemów. Zadasz sobie pytanie: „Dlaczego nie stworzyłem go wcześniej?”