Jak stworzyć program PTO (płatnego czasu wolnego) dla swojej firmy

Zanim zatrudnisz nowego pracownika, powinieneś już mieć wdrożoną politykę płatnego urlopu. Polityka ta odgrywa ogromną rolę w przyciąganiu nowych pracowników, zwiększaniu zaangażowania i produktywności oraz jest osadzona w kulturze firmy. Teraz nie musisz oferować płatnego czasu wolnego, jednak ponad 60% pracowników małych firm ma dostęp do PTO (płatnego czasu wolnego) na wakacje, wakacje i chorobę – ale w zależności od tego, w jakim jesteś stanie, zasady i zasady mogą się różnić.

Nie jest tajemnicą, że PTO może być trudne do zmapowania, dlatego odpowiadamy na najbardziej palące pytania dotyczące PTO. Na tym blogu zagłębiamy się w to, czym jest PTO, jakie są zalety i wady, jakie są różne zasady w poszczególnych stanach oraz jak stworzyć program PTO, który najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie i Twoich pracownikach.

Co to jest PTO?

Płatny czas wolny lub czas wolny osobisty (PTO) łączy dni chorobowe, dni urlopu i dni osobiste, które pracownicy mogą wykorzystać według własnego uznania, potrzeby lub pragnienia. Ilekroć pracownik potrzebuje lub chce wziąć wolne, polityka PTO pozwala mu wykorzystać pewną liczbę godzin jako płatnych godzin i to od pracownika zależy, czy wykorzysta ten czas tak, jak chce. Od odebrania dzieci, wpuszczenia mechanika, pójścia do lekarza i tak dalej. Sposób, w jaki pracownik wykorzystuje ten czas, nie jest sprawą pracodawcy.

Jaka jest różnica między WOM a wakacjami?

Najczęściej, gdy pracownik bierze wolne od pracy, robi to z wakacjami. Teraz urlop jest płatnym czasem wolnym, który jest brany bezwarunkowo, co oznacza, że ​​wynagrodzenie jest należne z powodu przepisów stanowych lub polityki pracodawcy, a także pracownik ma swobodę co do tego, kiedy urlop jest brany iz jakiego powodu.

Z drugiej strony PTO to czas, w którym pracownik otrzymuje wynagrodzenie, gdy nie pracuje. Zasadniczo jest to dowolny płatny urlop. PTO jest znacznie szersze niż wakacje, ponieważ wakacje są w zasadzie przykładem PTO, ale PTO nie jest dokładnie wakacjami. Niewakacyjny PTO obejmuje urlop macierzyński, obowiązki ławnika, zwolnienie chorobowe lub wynagrodzenie urlopowe.

Czy pracodawca musi oferować PTO jako świadczenie pracownicze?

Zupełnie nie. Na poziomie federalnym pracodawcy nie są zobowiązani do oferowania PTO swoim pracownikom. Mając to na uwadze, twój stan, hrabstwo i miasto mogą mieć ustalone wymagania dotyczące urlopu i zwolnienia chorobowego. Należy pamiętać, że przepisy te stale się zmieniają, dlatego należy sprawdzać stanową witrynę internetową Departamentu Pracy oraz witryny hrabstwa i miasta, aby być na bieżąco z zasadami, które mogą mieć zastosowanie do Twojej firmy.

Pracownik i Pracodawca są chronieni

Przed PTO Twoi pracownicy mogli kłamać na temat tego, jak wykorzystywali swój czas wolny. Na przykład zabrali swoje dzieci do lekarza lub musieli wpuścić mechanika na cały dzień, ale uznali to za dzień chorobowy. Dzięki PTO Twoi pracownicy mają większą elastyczność w tworzeniu zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i nie czują presji, by wymyślać historie, zamiast tego mogą uczciwie gospodarować swoim czasem.

Menedżerowie muszą upewnić się, że mają jasne wytyczne dotyczące ich polityki PTO. Uwzględnij to w podręczniku pracownika, aby Twój zespół mógł w razie potrzeby zapoznać się z polityką PTO. Wytyczne wyjaśnią proces, na przykład wniosek o PTO należy złożyć dwa dni wcześniej, chyba że pracownik jest poważnie chory.

Przed wdrożeniem polityki PTO upewnij się, że Twoi pracownicy rozumieją, dlaczego jest to nowa polityka, i wyjaśnij proces myślowy, który za nią stoi, aby nie opierali się nowej polityce. Ten poziom przejrzystości pomaga zapewnić płynne przyjęcie.

Czy mogę oferować różne zasady PTO różnym pracownikom?

Tak, pracodawcy mogą oferować różne zasady płatnego urlopu dla różnych pracowników. Jednak powodem NIE MOŻE być dyskryminacja (rasa, płeć, religia itp.) Ponadto pamiętaj, że każdy stan ma swoje własne ograniczenia i może nie zezwalać na określone zasady płatnego urlopu, więc sprawdź, co jest, a czego nie dozwolony.

Poniżej znajdują się najczęstsze scenariusze potrzeby lub chęci oferowania różnych zasad płatnego czasu wolnego różnym pracownikom:

• Kadencja: PTO może być inny dla pracowników, którzy przepracowali dłużej w firmie.Na przykład nowy pracownik może otrzymać tylko 14 dni PTO w pierwszym roku. Natomiast pracownikowi, który jest w firmie od ponad trzech lat przysługuje 21 dni PTO.
• Awanse: Więcej starszych pracowników lub pracowników, którzy niedawno awansowali, może otrzymać więcej dni PTO.
• Pracownicy zatrudnieni w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin: jeśli chodzi o zatrudnienie pracowników w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin, liczba PTO może się różnić.Na przykład pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze godzin może zacząć od 14 dni, podczas gdy pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin zaczyna od 10 dni na rok.

Jakie są przepisy stanowe dotyczące PTO i czasu urlopu?

Jeśli chodzi o wakacje, istnieje wiele przepisów stanowych. Obejmują one na przykład:

• Wynagrodzenie zarobione: niektóre stany uznają nabyty urlop za zarobione wynagrodzenie i wymagają od pracodawcy wypłacenia go, gdy pracownik zostanie zwolniony.
• Wykorzystaj lub strać: niektóre stany pozwalają, aby polityka urlopowa miała „datę wygaśnięcia”.
• Połączenie tych dwóch.

Stany nie wymagają od pracodawcy zwolnienia płatnego urlopu dla swoich pracowników, jednak większość z nich reguluje PTO. Większość stanów ma politykę płatnego urlopu, która dotyczy tylko zarobionego urlopu.

Nawet jeśli twój stan wymaga naliczonej wypłaty urlopowej, czy nie, musisz zająć się tym w zasadach firmy. Oznacza to, że możesz wybrać polisę, która najlepiej odpowiada Tobie i Twoim pracownikom, jeśli chodzi o rozliczanie naliczonego czasu.

Jakie są przepisy PTO w poszczególnych stanach?

Kalifornia

Pracodawcy nie mogą wdrażać zasady „wykorzystuj lub strać”, jednak mogą wprowadzić ograniczenie rozliczeń międzyokresowych. Pracodawcy są zobowiązani do wypłacenia pracownikom, którzy zostali zwolnieni z urlopu naliczonego, w ramach ich ostatniego wynagrodzenia. W Kalifornii wynagrodzenie urlopowe jest formą wynagrodzenia, którą pracodawca może zaoferować pracownikom.

Kalifornijskie prawo dotyczące czasu naliczonego ma zastosowanie do czasu urlopu lub czasu urlopu, który jest połączony z czasem choroby zgodnie z polityką PTO.

Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę internetową stanu Kalifornia.

Kolorado

W Kolorado pracodawcy muszą płacić swoim pracownikom za nabyty urlop, gdy są zwalniani. Wynagrodzenie urlopowe jest uważane za formę wynagrodzenia w Kolorado. Ponadto prawo to dotyczy tylko czasu urlopu, a nie czasu choroby.

Aby uzyskać więcej informacji, przejrzyj witrynę internetową stanu Kolorado.

Illinois

Pracodawcy nie mogą stosować zasad „wykorzystuj lub strać” w Illinois. Jest to jednak uregulowane. Pracodawcy mogą wymagać od swoich pracowników wykorzystania urlopu w określonym terminie, ale tylko wtedy, gdy pracownik otrzyma rozsądną ilość czasu.

Ponadto prawo stanu Illinois wymaga od pracodawców oferowania wypłaty PTO pracownikom, którzy zostali zwolnieni.

Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź witrynę internetową stanu Illinois.

Indiana

W stanie Indiana pracodawcy są zobowiązani do płacenia swoim pracownikom za nabyty urlop, gdy pracownik zostaje zwolniony. Jednak polityka urlopowa pozostaje w gestii pracodawców, a pracodawcy mogą określić warunki, które pracownicy muszą spełnić, aby otrzymać wynagrodzenie urlopowe.

Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę internetową stanu Indiana.

Luizjana

Luizjana nie zezwala pracodawcom na płacenie pracownikom za nabyty czas wolny. Zamiast tego wymaga od pracodawców, którzy zapewniają płatny urlop, wypłacenia naliczonego czasu, gdy pracownik zostaje zwolniony.

Aby uzyskać więcej informacji, przejrzyj zasady obowiązujące w Luizjanie.

Maryland

W Maryland pracodawcy nie są zobowiązani do płacenia pracownikom za nabyty czas wolny. Jednak pracodawcy są zobowiązani do płacenia pracownikom za niewykorzystany urlop, jeśli pracodawca nie ma polityki przepadku, która stanowi inaczej.

Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę internetową stanu Maryland.

Massachusetts

W Massachusetts pracodawcy nie są w stanie zmusić swoich pracowników do stracenia zarobionego czasu, mogą ustalać zasady „wykorzystuj go lub strać”. Pracodawcy mogą określić datę wygaśnięcia naliczonego urlopu, jednak musi to być uzasadnione. Ponadto pracodawcy mogą ograniczyć liczbę urlopów, które pracownicy naliczają lub zarabiają.

Pracodawcy w Massachusetts muszą również zapewnić naliczone wynagrodzenie urlopowe pracownikom, którzy zwolnili firmę.

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z zasadami stanu Massachusetts.

Montana

W Montanie pracodawcy, którzy zapewniają swoim pracownikom płatny urlop, nie mogą również mieć zasad „wykorzystaj lub strać”. Mogą jednak ograniczyć limit, ile pracownik może naliczyć. Ponadto pracodawcy muszą płacić pracownikom za wszelkie naliczone urlopy, gdy są zwalniani z firmy.

Aby uzyskać więcej informacji, przejdź do strony internetowej stanu Montana.

Nebraska

Pracodawcy z Nebraski nie mogą ustanowić polityki „wykorzystuj lub strać”. Pracownikom zwolnionym należy się wynagrodzenie za zarobiony i niewykorzystany urlop.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Nebraski.

Nowy Jork

W Nowym Jorku pracodawcy nie są zobowiązani do płacenia pracownikom za nabyty czas wolny. Jednak pracodawcy są zobowiązani do płacenia pracownikom za naliczone urlopy, gdy są zwalniani z firmy, chyba że mają politykę stanowiącą inaczej.

Aby uzyskać więcej informacji, przejrzyj witrynę internetową Nowego Jorku.

Karolina Północna

W Północnej Karolinie pracodawcy nie są zobowiązani do płacenia pracownikom za nabyty czas wolny. Ponadto pracodawcy są zobowiązani do płacenia pracownikom za naliczone urlopy, gdy pracownik zostaje zwolniony z firmy, jeśli polityka firmy nie reguluje tego, co się z nim dzieje.

Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę internetową stanu Karolina Północna.

Północna Dakota

Prawo Dakoty Północnej stanowi, że pracownicy mają prawo do niewykorzystanego wynagrodzenia urlopowego, gdy są zwalniani z firmy, jednak istnieją pewne wyjątki.

Pracodawcy zatrudniający pracowników, którzy dobrowolnie odchodzą z firmy, mogą wstrzymać naliczone wynagrodzenie urlopowe, jeśli:

• Pracodawca przekazał pracownikowi pisemne zawiadomienie o warunkach wypłaty POT.
• Pracownik pracował u pracodawcy krócej niż rok.
• Pracownik dał pracodawcy mniej niż pięć dni wypowiedzenia.

Aby uzyskać więcej informacji, przejrzyj stanową witrynę Dakoty Północnej.

Oregon

W Oregonie pracodawcy są zobowiązani do uwzględnienia naliczonego urlopu w ostatecznym wynagrodzeniu pracownika, jeśli polityka jest otwarta na interpretację.

Aby uzyskać więcej informacji, przejrzyj witrynę internetową stanu Oregon.

Wisconsin

Pracodawcy w Wisconsin mogą określić, czy będą wypłacać naliczone wynagrodzenie urlopowe, gdy pracownik zostanie zwolniony z firmy. Jednak pracodawcy, którzy nie mają pisemnej polityki przepadku, są zwykle odpowiedzialni za opłacenie pracownikowi bezpłatnego urlopu.

Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej stanu Wisconsin.

Wyoming

W Wyoming pracodawcy nie są zobowiązani do płacenia pracownikom za nabyty czas wolny. Pracodawcy muszą również płacić pracownikom, którzy zostali zwolnieni z powodu naliczonego urlopu, jeśli nie mają pisemnej polisy przepadku, która została potwierdzona przez pracownika.

Aby uzyskać więcej informacji, przejdź do strony internetowej stanu Wyoming.

Korzyści z oferowania polisy PTO

Jeśli chodzi o oferowanie polityki płatnego czasu wolnego, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy odnoszą korzyści.

Korzyści PTO dla pracowników:

• Pracownicy mogą korzystać z PTO według własnego uznania i nie są bombardowani nadzorem, co buduje zaufanie i szczęście.
• Pracownicy mogą zaplanować swoją pracę z wyprzedzeniem, co pomaga menedżerom w zapewnieniu, że ich zmiana zostanie obsłużona z wyprzedzeniem.
• Pracownicy mogą korzystać z PTO wtedy, gdy jest to najbardziej potrzebne, na przykład podczas opieki nad chorym dzieckiem, wizyty u lekarza lub po prostu w domu, aby się zrelaksować.

Korzyści PTO dla pracodawców:

• Pracodawcy nie są stawiani w niewygodnej sytuacji, by „pilnować” swoich pracowników, jeśli chodzi o zgłaszanie, w jaki sposób wykorzystali płatny czas wolny.
• Pracodawcy mają większą kontrolę nad nieplanowanymi nieobecnościami, co pomaga obniżyć koszty i zapewnia satysfakcję klientów.
• Pracodawcy mogą poradzić sobie z obecnością pracowników z tymi, którzy nadużywają systemu lub mają problemy. Zamiast ścisłych zasad, mogą zajmować się pojedynczymi problemami. Na przykład niektóre aplikacje ze śledzeniem geograficznym wykorzystują technologię Breadcrumbs. Zasadniczo zbiera to losowe punkty lokalizacji podczas zmiany pracownika, upewniając się, że menedżerowie dobrze rozumieją lokalizację pracownika podczas rejestracji – zapobiegając kradzieży czasu w tym procesie.

Przeczytaj więcej o najlepszych aplikacjach do śledzenia czasu pracy pracowników

Wady oferowania zasad płatnego czasu wolnego

Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy również doświadczają niedogodności związanych z PTO.

Wady PTO dla pracowników:

• Pracownicy uważają PTO za korzyść i faktycznie wykorzystają cały czas wolny, podczas gdy w przeszłości nie wykorzystywaliby tego czasu na dni osobiste, dni chorobowe i urlopy.
• Pracownicy mogą traktować czas PTO jako czas urlopu i będą przychodzić do pracy nawet wtedy, gdy są chorzy. Według ankiety przeprowadzonej przez Glassdoor, przeciętny Amerykanin bierze tylkopołowęswojego urlopu, a kiedy bierze płatny urlop, 61% twierdzi, że pracuje.

Wady PTO dla pracodawców:

• Pracodawcy, którzy oferują płatne urlopy, będą oferować swoim pracownikom mniej dni niż wcześniej. Oznacza to również, że nowi pracownicy akumulują PTO wolniej.

Obecnie badania pokazują, że kiedy pracownicy biorą wolne, są znacznie bardziej produktywni, ponieważ mają mnóstwo czasu na regenerację. Nie oferuj tylko PTO i urlopu, zachęć swoich pracowników do wzięcia urlopu! W końcu bardziej produktywny, wypoczęty i szczęśliwy pracownik jest lepszy dla wyników finansowych. Niektóre firmy oferują nawet zachęty dla pracowników, aby poświęcili potrzebny czas.

Najwyżej oceniane firmy włączają te zasady do swoich zasad PTO

Średnie polisy PTO

Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) przeprowadziło w 2016 r. ankietę na temat polityki płatnych urlopów w różnych firmach i oto, co odkryli:

„Większość organizacji oferowała pracownikom plany PTO (87%) i płatne urlopy (91%) na podstawie ich stażu pracy w organizacji. W przypadku planów PTO średnie dni urlopu przyznawane rocznie na podstawie stażu pracy pracownika wahały się od 13 do 26 dni i od 8 do 22 dni w przypadku płatnych planów urlopowych”.

Według stowarzyszenia WorldatWork pracodawcy oferowali swoim pracownikom następującą średnią liczbę dni PTO:

• Mniej niż rok pracy: 16 dni
• 1-2 lata służby: 18 dni
• 3-4 lata służby: 19 dni
• 5-6 lat służby: 22 dni
• 7-8 lat służby: 23 dni
• 9-10 lat służby: 24 dni
• 11-15 lat służby: 26 dni
• 16-19 lat służby: 27 dni
• 20+ lat służby: 28 dni

Teraz Bureau of Labor Statistics poinformowało, że przeciętny pracownik w Stanach Zjednoczonych otrzymywał 10 dni płatnego urlopu rocznie po ukończeniu pierwszego roku. Czas ten nie obejmował jednak dni chorobowych i urlopów. Liczba PTO rośnie i spada, w zależności od branży i regionu, jednak 10 to średnia krajowa.

Im dłużej pracownik pozostaje w firmie, tym więcej dni PTO nalicza. Ponadto większość firm zezwala pracownikom na gromadzenie dodatkowego czasu, ale ogranicza liczbę dni, które można zarobić podczas zatrudnienia.

Które branże dają najwięcej dni urlopu w USA?

Pracownicy, którzy chcą jak najwięcej urlopu w roku, powinni pracować w sektorze non-profit/fundacji – tutaj średnio jest to 17,5 dnia płatnego urlopu rocznie. Podczas gdy pracownicy rządowi i wojskowi zajmują drugie miejsce z wynikiem 17,3 dnia. Najniżej notowanym sektorem pracy jest marketing i public relations, ponieważ bardzo nieliczni otrzymują choćby jeden dzień wolny w roku.

Stwórz własną politykę PTO

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe informacje, stworzenie własnej polityki płatnego urlopu może wydawać się przytłaczające. Jednak nie martw się! Stworzyliśmy darmowy szablon, który można pobrać, aby proces był łatwy. (Zalecamy, aby radca prawny zapoznał się z polityką PTO, aby upewnić się, że jest ona zgodna z wymogami prawa stanowego i kultury firmy).

POBIERZ NASZ BEZPŁATNY SZABLON PTO, ABY ROZPOCZĄĆ

(Dodatkowo, dzięki naszej uniwersalnej aplikacji do zarządzania biznesem i pracownikami, możesz łatwo i bezproblemowo wdrożyć program WOM za pomocą QuickBooks… wszystko, co musisz zrobić, to upewnić się, że Twoi pracownicy rejestrują się i wychodzą, a my zajmiemy się resztą!)

Dolna linia polityki płatnego czasu wolnego

Wdrożenie polityki PTO w Twojej firmie jest koniecznością w przyszłości. Twoi pracownicy będą tego oczekiwać, zwłaszcza że na rynek pracy dołącza coraz więcej pracowników z pokolenia milenialsów i pokolenia Z. Ponadto, jak wspomnieliśmy, polityka płatnego czasu wolnego pomaga zwiększyć zaangażowanie, przyciąga największe talenty do dołączenia do Twojej firmy i poprawia wyniki finansowe. To naprawdę nie do pomyślenia! Wykorzystaj wszystkie informacje zaznaczone powyżej, aby opracować idealną politykę płatnego urlopu dla swojej firmy i pracowników. Miłego tworzenia!