Jak tworzyć karty czasu pracy w programie Excel

Pełne ujawnienie, nigdy nie musiałem tworzyć grafiku w Excelu. Do teraz. I powiem wam coś, po 10 minutach miałam ochotę wyrwać sobie włosy!

Tak, to prawda, że ​​dokładne śledzenie godzin pracy pracowników i tworzenie kart czasu pracy jest niezbędną częścią zarządzania firmą, a Excel wydaje się logicznym wyborem, biorąc pod uwagę, że jest bezpłatny.

Jednak to, że program Excel jest bezpłatny, nie czyni go najlepszym narzędziem do tworzenia kart czasu pracy pracowników i obliczania listy płac. Nie jest to prosta metoda śledzenia czasu. Oto dlaczego.

Dlaczego nie powinieneś używać grafiku programu Excel do tworzenia grafików i obliczania listy płac

Używanie programu Excel do tworzenia grafików może być początkowo dobrym rozwiązaniem, ale na dłuższą metę nie jest wydajnym grafikiem.

Istnieje kilka poważnych wad podczas tworzenia grafiku w programie Excel…

1. Ich utworzenie zajmuje dużo czasu, zwłaszcza jeśli nie znasz programu Excel.
2. Ponieważ godziny muszą być wprowadzane ręcznie, mogą być pełne pomyłek i pomyłek. Co prowadzi tylko do wysokich grzywien w dół drogi od IRS.
3. Bez nadzoru pracownicy mogą manipulować godzinami, znanymi również jako kradzież czasu.
4. Formuły muszą być używane do liczenia zwykłych przepracowanych godzin, całkowitej liczby przepracowanych godzin i przepracowanych godzin nadliczbowych. Formuły muszą być również używane do obliczania listy płac z tych kart czasu pracy na koniec miesiąca.
5. Tworzenie raportów jest trudne, ponieważ Excel nie został stworzony jako narzędzie do raportowania.

To tylko kilka przykładów wad tworzenia grafików w programie Excel. W końcu używanie Excela do tworzenia kart czasu pracy może potencjalnie kosztować Twoją firmę tysiące dolarów z powodu głupich, nieostrożnych błędów.

Uwolnij pełny potencjał swojej firmy dzięki kompleksowemu oprogramowaniu do zarządzania Connecteam —

Korzystanie z aplikacji do śledzenia czasu pracy pracowników to naprawdę najlepszy wybór. Dzięki aplikacji do śledzenia czasu pracy pracowników, takiej jak Connecteam, właściciele firm mogą dokładnie śledzić godziny pracy pracowników i tworzyć karty czasu pracy za pomocą aplikacji cyfrowego zegara czasu pracy. Nigdy więcej ręcznych procesów, żadnych błędów i kradzieży czasu.

Zautomatyzuj i uprość proces rozliczania czasu pracy i płac dzięki Connecteam już dziś!

14-dniowy bezpłatny okres próbny, karta kredytowa nie jest wymagana.

Rozpocznij darmowy okres próbny

Jak utworzyć szablon grafiku w programie Excel

Tworzenie grafiku w programie Excel jest dość łatwe, jeśli korzystałeś z niego wcześniej. Zawiera większość szczegółów, które można zobaczyć na normalnym grafiku, takie jak informacje o pracownikach, data, wykonane zadania, godzina rozpoczęcia i zakończenia, regularne przepracowane godziny, przepracowane nadgodziny i nieobecności.

Po dodaniu wszystkich szczegółów, które mają być wypełnione przez pracowników w grafiku programu Excel, należy umieścić formuły w komórce zwykłych godzin przepracowanych, przepracowanych godzin nadliczbowych i łącznej liczby przepracowanych godzin; aby program Excel mógł obliczyć wprowadzone godziny.

Ponadto należy sformatować komórki, które mają godziny wejścia i wyjścia zegara w formacie czasu, a łączną liczbę przepracowanych godzin w okresie rozliczeniowym, zwykłe przepracowane godziny i nadgodziny w formacie liczbowym. Ponadto każda komórka zawierająca „zarobioną kwotę” musi mieć format księgowy.

Należy pamiętać, że jeśli wartości wpisane przez pracowników są nieprawidłowe, może dojść do znacznego przepłacania lub niedopłacania wynagrodzeń pracowników, gdy nadejdzie czas na listę płac.

Jak obliczyć całkowitą liczbę przepracowanych godzin w programie Excel

Tutaj sprawa się nieco komplikuje. Aby program Excel mógł obliczyć łączną liczbę przepracowanych godzin, należy wpisać formułę „=(czas zakończenia – czas rozpoczęcia*24)” przy użyciu odpowiednich komórek tego pracownika.

Jak obliczyć regularne godziny pracy w programie Excel

Obliczanie regularnych przepracowanych godzin wymaga ustalenia, ile regularnych godzin mogą pracować Twoi pracownicy, zanim zamieni się to w nadgodziny. Aby to zrobić, wprowadź formułę „=JEŻELI(całkowita liczba godzin >= (maksymalna liczba regularnych godzin), (maksymalna liczba regularnych godzin), (maksymalna liczba regularnych godzin). W tym przykładzie normalny regularny czas pracy wynosi 9.

Jak obliczyć nadgodziny w programie Excel

Aby obliczyć nadgodziny w programie Excel, należy również wprowadzić inną formułę. Aby to zrobić, wprowadź formułę „=if(całkowita liczba godzin <= maksymalna liczba regularnych godzin, 0, (całkowita liczba godzin – maksymalna liczba regularnych godzin)).

Jak obliczyć listę płac za pomocą formuł programu Excel

Możesz także użyć Excela do obliczenia listy płac. Bardzo ważne jest, aby pamiętać, że jeśli godziny wprowadzone przez Twoich pracowników są nieprawidłowe, Twoja lista płac również będzie błędna.

Najpierw musisz obliczyć całkowitą liczbę przepracowanych godzin, w tym nadgodziny. Formuła do obliczenia całkowitej liczby godzin to „suma(pierwszy:ostatni wiersz)”. Następnie musisz użyć tej samej formuły, aby obliczyć wszystkie nadgodziny. Aby obliczyć wynagrodzenie, wystarczy pomnożyć stawkę godzinową przez liczbę przepracowanych godzin.

W tym przykładzie użyjemy stawki godzinowej w wysokości 15,00 USD za godzinę.

Powtórz ten proces dla godzin nadliczbowych i godzin całkowitych, aby obliczyć listę płac i upewnij się, że wprowadzono prawidłową stawkę godzinową dla pracowników, którzy pracują w nadgodzinach. Następnie musisz dodać sumę zarobionej kwoty i zarobionych nadgodzin, aby obliczyć całkowite zarobione wynagrodzenie.

Dlaczego ważne jest, aby zablokować swoje karty czasu pracy

Możliwość zablokowania kart czasu pracy jest niezbędna, jeśli chodzi o udostępnianie kart czasu pracy pracownikom i tworzenie dokładnych kart czasu pracy dla listy płac. Karty czasu pracy, które się nie blokują, można zmieniać lub manipulować, co spowoduje błędy w liście płac.

Dzięki Excel możesz zablokować swoje karty czasu pracy, zezwalając tylko niektórym pracownikom na dostęp do arkusza kalkulacyjnego Excel. Możesz również wyłączyć udostępnianie o określonej porze dnia, po tym, jak pracownicy zakończą wprowadzanie swoich godzin, aby pracownicy nie mogli później zmieniać ani dodawać godzin.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​nie musisz tego robić. Istnieją niesamowite rozwiązania programowe do śledzenia czasu pracy pracowników, które mogą tworzyć karty czasu pracy i eksportować je do listy płac za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Jak zautomatyzować proces za pomocą rozwiązania cyfrowego: Connecteam

Excel ma kilka wad…

1. Zajmuje to dużo czasu i wysiłku, jeśli nie znasz programu Excel.
2. To nie jest zorganizowane.
3. Formuły mogą się zepsuć i wpłynąć na obliczenia.
4. Niemożliwe jest łatwe komunikowanie się z pracownikami na temat ich kart czasu pracy za pośrednictwem programu Excel.
5. Wszystkie godziny należy wprowadzić ręcznie.
6. Program Excel nie jest online, co sprawia, że ​​współpraca jest prawie niemożliwa.

Jeśli tworzenie arkuszy czasu pracy w programie Excel jest dla Ciebie tak trudne jak dla mnie, z przyjemnością dowiesz się, że istnieje sposób na zautomatyzowanie całego tego procesu bez korzystania z programu Excel! Oprogramowanie do zarządzania pracownikami, takie jak Connecteam, pozwala robić wszystko, co robi Excel, i wiele więcej.

Dzięki Connecteam możesz dokładnie śledzić godziny pracy pracowników na następujące sposoby:

1. Zegar czasu zasilany śledzeniem GPS umożliwia pracownikom rejestrowanie wejść i wyjść bezpośrednio z urządzenia mobilnego.
2. Całkowicie konfigurowalne karty czasu pracy.
3. Oszczędzaj czas, przeglądając i zatwierdzając karty czasu pracy bezpośrednio na pulpicie administratora.
4. Z łatwością blokuj karty czasu pracy, aby pracownicy nie mogli zmieniać godzin bez zatwierdzenia i ograniczaj kradzież czasu pracowników.
5. Zapobiegaj także problemom z płacami, takim jak kradzież czasu i wybijanie kumpli, korzystając z technologii geofence, tworząc wirtualne granice, z których pracownicy mogą rejestrować wejścia i wyjścia.
6. Ustawiaj okresy płacowe i automatycznie powiadamiaj pracowników, kiedy nadejdzie czas na przejrzenie ich kart czasu pracy.
7. Z łatwością eksportuj karty czasu pracy do oprogramowania płacowego, takiego jak integracja Connecteam z QuickBooks Online i Gusto, aby uzyskać 100% dokładną listę płac.
8. Automatyczne powiadomienia ostrzegają menedżerów o nadgodzinach, ograniczeniach czasowych, podwójnym czasie pracy i nie tylko.
9. Menedżerowie mogą łatwo kontaktować się z pracownikami w sprawie ich grafiku za pośrednictwem czatu w aplikacji i rozwiązywać wszelkie problemy lub rozbieżności.

Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników, takie jak Connecteam, sprawia, że ​​tworzenie kart czasu pracy jest łatwe i wydajne. Dzięki Connecteam nie ma potrzeby ręcznego tworzenia grafiku w Excelu ani wprowadzania mylących formuł. Wszystko jest zautomatyzowane, dokładne i proste.

Konkluzja: jak tworzyć karty czasu pracy w programie Excel i dlaczego nie powinieneś

Jak wspomniano wcześniej, jeśli nie wiesz, jak korzystać z programu Excel, tworzenie grafików może być trudne i zająć dużo czasu.

Nie wspominając już o tym, że mogą być pełne pomyłek lub pomyłek — kosztują cię pieniądze, gdy przychodzi czas na obliczenie listy płac.

Jest światełko w tunelu! Możesz teraz zautomatyzować ten proces za pomocą rozwiązania cyfrowego, takiego jak Connecteam. Pozbądź się bólu głowy związanego z tworzeniem ręcznych grafików w Excelu i zacznij dokładnie śledzić godziny pracy pracowników, tworzyć karty czasu pracy w ciągu kilku minut i eksportować je do listy płac.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj