Wszystko, co musisz wiedzieć o wyjątkach dostawy w eCommerce

1) Przegląd wyjątków doręczania przesyłek w handlu elektronicznym

Jako właściciel firmy eCommerce dotrzymywanie oczekiwanej daty dostawy przez klientów jest prawdopodobnie jedną z najważniejszych i najtrudniejszych rzeczy, z którymi musisz się zmierzyć. Możesz dołożyć wszelkich starań, aby przekazać zamówione produkty kupującym dokładnie za dokładnym ETA, ale zawsze istnieje niewielka możliwość, że coś pójdzie nie tak, co może prowadzić do nieoczekiwanego opóźnienia. W terminologii handlu elektronicznego taka sytuacja nazywana jest wyjątkiem dostawy lub wysyłki.

Wyjątek dostawy dostawy ma miejsce, gdy z jakiegoś nieoczekiwanego powodu produkt nie może dotrzeć do klienta na czas, a termin dostawy zostaje przesunięty. To frustruje zarówno kupującego, jak i właściciela firmy, którzy zwykle nie mogą od razu zrobić wiele z całą sytuacją. Jednak w końcu klienci zwracają się o pomoc do firmy i bardzo ważne jest, aby firma była przygotowana do radzenia sobie z sytuacją w tym czasie.

Jeśli zdarzyło Ci się stawić czoła natłokowi zapytań klientów z powodu wyjątku dotyczącego wysyłki w Twojej firmie zajmującej się handlem elektronicznym, informacje zawarte w tym artykule mogą Ci pomóc. W tym miejscu zamierzamy zbadać, czym dokładnie jest wyjątek dostawy przesyłki, jaka jest jego pierwotna przyczyna, jakie są jego skutki i co firma powinna zrobić, gdy utknie w wyjątku dostawy.

2) Co oznacza wyjątek dostawy przesyłki?

Wyjątek dotyczący wysyłki lub dostawy powstaje, gdy data doręczenia przesyłki zostaje zmieniona w ostatniej chwili z powodu nieprzewidzianych sytuacji. Jest to powiadomienie otrzymane przez klienta, że ​​wystąpił problem z jego paczką, która jest w drodze. Niezależnie od tego, jak zaawansowana jest nowoczesna technologia i procesy związane z wysyłką lub logistyką , firmy kurierskie prędzej czy później będą miały problemy z niektórymi przesyłkami podczas transportu.

Teraz, mimo że takie opóźnienie pojawia się nieumyślnie, jest to zrozumiałe dla klienta bardzo frustrujące. W związku z tym firma eCommerce musi podjąć wszelkie niezbędne środki, aby pomimo opóźnień zamówione artykuły dotarły do ​​​​klientów tak szybko, jak to możliwe. Biorąc to pod uwagę, czasami paczki mogą dotrzeć do miejsca przeznaczenia na czas, nawet po napotkaniu wyjątku dotyczącego wysyłki. Jednak takie przypadki są dość rzadkie.

3) Jakie są główne przyczyny wyjątków dotyczących wysyłki?

Większość klientów otrzymuje produkty, które zamawiają online na czas, jednak niewielki odsetek z nich może doświadczyć niedogodności związanych z wyjątkiem dostawy. Jeśli tak się stanie z Twoimi klientami, jako właściciel firmy powinieneś wiedzieć, dlaczego nie otrzymali na czas produktów, które zamówili z Twojego e-sklepu. Tylko wtedy, gdy sam zrozumiesz sytuację, możesz udzielić satysfakcjonujących odpowiedzi na rozmowy WISMO i inne zapytania klientów?

Poniżej wymieniono kilka typowych przyczyn wyjątków dotyczących wysyłki w handlu elektronicznym: –

3.1) Niestandardowe opóźnienia

Wszystkie rodzaje procesów wysyłkowych wiążą się z własnymi, unikalnymi wyzwaniami, a wysyłka międzynarodowa nie jest inna. W takim przypadku paczki są czasami przetrzymywane w urzędzie celnym przez dłuższy czas niż oczekiwano. Może to często prowadzić do pominiętych i opóźnionych terminów dostawy. Upewnij się, że Twoje przesyłki mają odpowiedni kod taryfowy w SKU, ponieważ może to ułatwić proces wysyłki.

3.2) Święta federalne

W czasie świąt państwowych, czy to w kraju docelowym, czy w kraju nadania, paczki mogą ucierpieć z powodu opóźnień w dostawie. Jeśli jest to święto federalne, przewoźnicy nie będą działać, co może spowodować opóźnienie przesyłki w transporcie. Najczęściej wysyłka jest dodatkowo opóźniona ze względu na istniejące zaległości świąteczne.

3.3) Warunki pogodowe

W przypadku problemów z pogodą lub klęskami żywiołowymi, takimi jak tornada, powodzie, pożary lub burze śnieżne, dostarczenie przesyłek na czas jest prawie niemożliwe. Takie opóźnienia są całkowicie nieprzewidywalne i nie podlegają niczyjej kontroli.

Niemniej jednak, jeśli korzystasz z więcej niż jednego centrum realizacji, Twoja przesyłka może zostać dostarczona w inne miejsce i poza niebezpieczeństwem. Bezpieczeństwo i obsługa klienta są najwyższym priorytetem dla wszystkich dostawców usług przewozowych, dlatego większość z nich będzie miała plan awaryjny i dołoży wszelkich starań, aby dostarczyć przesyłkę z minimalnym opóźnieniem.

3.4) Uszkodzone/brakujące etykiety

Uszkodzone etykiety wysyłkowe, nieczytelne adresy dostawy i kody kreskowe, których nie można zeskanować, to niektóre z powodów, dla których paczki mogą być nieoczekiwanie opóźnione. Gdy tych ważnych szczegółów nie można zeskanować, dostawa nie może zostać zrealizowana, a zatem kwalifikuje się to jako wyjątek dotyczący wysyłki. Podobnie, jeśli adres dostawy jest błędny, nierozpoznawalny lub niekompletny, wówczas przesyłka jest uważana za zaangażowaną w wyjątek dostawy.

3.5)Klient nie może odebrać paczki

Niektóre paczki muszą być podpisane przez klienta przy odbiorze, a jeśli nie są one dostępne osobiście, aby odebrać dostawę, agent dostawy ponawia próbę dostawy następnego dnia. Jeśli tak się nie stanie, wówczas sytuacja jest uważana za wyjątek dostawy. Właściciele firm eCommerce radzą, że jeśli klienci przewidują, że nie będą mogli odebrać zamówionych paczek w domyślnym czasie dostawy, powinni skorzystać z odpowiednich narzędzi oferowanych przez sprzedawców lub przewoźników, aby zdecydować, jaki czas zmieści się w ich harmonogramie.

4) Wyniki ze względu na wyjątek

W przypadku wystąpienia któregokolwiek z wyżej wymienionych zdarzeń, dostawa eCommerce jest uważana za wyjątkową. Należy jednak pamiętać, że nadal można uniknąć drastycznego opóźnienia, jeśli produkt zostanie dostarczony przed zamknięciem okna dostawy. Poniżej wymieniono trzy skutki, które mogą mieć miejsce w takim przypadku.

4.1) Dostawa odbywa się na czas

Dość często wyjątek dotyczący dostawy może być po prostu proaktywnym powiadomieniem, że Twoja paczka może zostać opóźniona z różnych powodów, ale w rzeczywistości jest ona dostarczana na czas.

4.2) Dostawa następuje z opóźnieniem

Opóźnienia w przypadku wyjątku dotyczącego wysyłki są zazwyczaj krótkie. Najczęściej produkty w takich sytuacjach docierają następnego dnia, szczególnie w przypadkach, gdy nikogo nie było w domu, aby odebrać przesyłkę.

4.3) Produkt zostanie zwrócony

Jeśli z powodu nieprawidłowego adresu lub uszkodzenia etykiety przewoźnik nie może dostarczyć paczki, jest ona odsyłana na pierwotny adres nadawcy lub sprzedawcy.

5) Co zrobić w przypadku wyjątku dostawy?

W zależności od przyczyny wyjątku dotyczącego wysyłki będziesz musiał podjąć działania w celu złagodzenia konsekwencji. Oto lista działań, które właściciele firm mogą podjąć, gdy zauważą prawdopodobieństwo wystąpienia wyjątku podczas transportu ich paczek.

5.1) Skontaktuj się z przewoźnikiem

Niezależnie od skali Twojej firmy, jeśli umożliwiasz zamawianie produktów i ich dostawę, musi istnieć sposób na śledzenie przesyłek i sprawdzanie przyczyn niekompletnych dostaw.

Co więcej, powinieneś również umożliwić klientowi to zrobić. Ze swojej strony przewoźnik może być w stanie udzielić Ci przydatnych informacji, post, w którym możesz dowiedzieć się, jak poradzić sobie z sytuacją. Na przykład, jeśli wyjątek powstał z powodu nieprawidłowego adresu, możesz podać swoim dostawcom prawidłowe dane.

5.2)Skontaktuj się z klientem

Jeśli przyczyną wyjątku jest nieprawidłowy adres wysyłki, możesz skontaktować się z klientem, aby zweryfikować poprawność adresu i wprowadzić niezbędne poprawki. W przypadku, gdy wyjątek powstał z innych powodów, takich jak złe warunki pogodowe, najlepiej poinformować klienta o opóźnieniu i jego przyczynie. Wyślij e-mailem i przeproś osoby dotknięte chorobą i nie zapomnij podziękować im za cierpliwość. Każda szansa na przekształcenie niedoskonałej sytuacji w pozytywną podróż zakupową dla klienta zostanie zapamiętana.

5.3) wyślij ponownie paczkę lub dokonaj zwrotu pieniędzy!

Jeśli paczka jest uszkodzona w transporcie lub nie można jej dostarczyć, musisz porozmawiać z klientem o ponownym wysłaniu produktu lub zaoferowaniu zwrotu pieniędzy. Jeśli przesyłka została uszkodzona podczas transportu, koszt można pokryć poprzez ubezpieczenie przesyłki, jeśli takie istniało.

6) Jak firmy mogą lepiej reagować na wyjątki dotyczące wysyłki?

Wszyscy właściciele firm eCommerce w pewnym momencie życzą sobie, aby odbiór zamówionych produktów był opcją, którą mogliby dać swoim klientom, ale niestety nie jest to możliwe. Oto lista rzeczy, które możesz zrobić, aby zamiast tego zminimalizować ryzyko wystąpienia wyjątku:

• Skontaktuj się z dostawcą usług kurierskich w sprawie wytycznych dotyczących pakowania i etykietowania.
• Jeśli korzystasz z metody wysyłki, która jest naliczana na podstawie wagi/rozmiaru paczek, upewnij się, że jesteś dokładny. Nieprawidłowa waga/rozmiar może spowodować wyjątek.
• Korzystaj z etykiet odpornych na warunki atmosferyczne lub przykryj etykiety plastikiem/taśmą, aby chronić je przed uszkodzeniem.
• Upewnij się i zweryfikuj, że adres dostawy jest w 100% dokładny.
• Daj swoim klientom numer śledzenia ich paczek. W ten sposób mogą być w domu, aby odebrać przesyłkę, gdy nadejdzie.
• Skorzystaj z oprogramowania do wysyłki wielu przewoźników, aby uprościć proces drukowania etykiet.
• Jeśli oferujesz wysyłkę międzynarodową, upewnij się, że jesteś przygotowany i pobierasz odpowiednią opłatę.

7) Wniosek końcowy

Jak szczegółowo omówiono w tym artykule, wiele może się zdarzyć przesyłce podczas tranzytu i chociaż wyjątek dotyczący wysyłki/dostawy jest nieoczekiwany i często poza kontrolą, może być dość frustrujący dla wszystkich zaangażowanych stron. Najlepszym sposobem na poradzenie sobie z nimi dla właścicieli firm eCommerce jest posiadanie systemu i ustalenie procedur zarządzania wyjątkami dotyczącymi wysyłki oraz uspokojenie klientów w oczekiwaniu, aż zamówione produkty dotrą do nich.

8) Często zadawane pytania dotyczące wyjątków dotyczących wysyłki

8.1) Jak długo trwa wyjątek dotyczący wysyłki?

Czas trwania wyjątku dotyczącego wysyłki zależy od pierwotnej przyczyny opóźnienia, jednak większość wyjątków dotyczących wysyłki jest rozwiązywana w ciągu siedmiu dni roboczych.

8.2) Co oznacza „wyjątek bez próby”?

To szczególne powiadomienie pojawia się, gdy przewoźnik nie podjął próby dostarczenia przesyłki. Może się to zdarzyć z kilku powodów, takich jak pogoda, błąd kierowcy, każdy inny osobisty problem, z którym boryka się kierownik dostawy.