Dlaczego nie łączysz się ze swoimi pracownikami bez biur i rozproszonymi

Szczerze mówiąc, komunikacja z pracownikami bez biurka nigdy nie była łatwa. Technologia bardzo pomogła, ale nawet gdy nasza kultura pracy w coraz większym stopniu przesuwa się w kierunku mobilności, telepracy i ekonomii freelancerów, wyzwania komunikacyjne również ewoluowały, mnożyły się i stały się bardzo złożone.

Aby nie przesadzać, mała firma może z łatwością pokonać te przeszkody komunikacyjne, o ile unikniesz tych 10 bardzo powszechnych pułapek:

Aby lepiej komunikować się z pracownikami bez biurka, musisz ich najpierw zrozumieć. Kelnerzy, sprzedawcy, pracownicy budowlani, pracownicy służby zdrowia, kierowcy i wykonawcy to tylko niektóre z zawodów, które nie wymagają biurka. (Także superbohaterów.)

Tym, co wyróżnia pracowników bez biurek, są ich procesy pracy, które mają bezpośredni wpływ na preferowany przez nich sposób komunikacji .Mogą one drastycznie różnić się od pracowników stacjonarnych. Pracownicy bez biurek często wykonują wiele zadań w ruchu, działają poza godzinami pracy i muszą doskonale zarządzać sobą, ponieważ w wielu przypadkach nie są bezpośrednio nadzorowani przez większą część dnia.

Dlatego zdecydowaliśmy się stworzyć podstawowy proces zrozumienia potrzeb pracowników bez biurek, a także dostarczyć rozwiązanie:

• Zdefiniuj, kim są Twoi pracownicy bez biurka.
• Odpowiedz, czym różnią się od reszty pracowników.
• Zaplanuj dostępne opcje komunikacji (a także te niedostępne – zastosuj tutaj nieszablonowe myślenie).
• Zaproponuj rozwiązanie
• Zaproponuj niezbędne kroki wstępne

Nie łączysz się i nie komunikujesz z odległymi krewnymi, tak jak to robisz z bezpośrednimi członkami rodziny, którzy mieszkają z tobą w tym samym domu. Podobnieta sama wiadomość i medium, których używasz do łączenia się z pracownikami przy biurku, niekoniecznie będzie działać dla pracownika bez biurka .

Pracownicy bez biurek nie siedzą przy telefonie, czekając na Twój telefon, ani nie mają czasu na czytanie długich plików PDF. Niektórzy z nich nie mają nawet firmowego adresu e-mail ani dostępu do zasobów firmy. Dlatego do Ciebie należy znalezienie kanałów, formatów i procesów komunikacji, które będą działać z pracownikami bez biurka.

Każdy pracownik ma swoje preferencje w komunikacji. Ty też. Niektórzy wolą rozmowy telefoniczne, inni polegają na rozmowach twarzą w twarz, gdy przekazują ważne lub poufne informacje. Jeśli chodzi o pracowników bez biurka, należy wziąć pod uwagę ich potrzeby i preferencje jako grupę.

Na przykład młodsi pracownicy mogą nie zawsze sprawdzać swoje wiadomości e-mail, nawet jeśli mają konto, i rzadko korzystają z treści związanych z pracą na komputerze .Z drugiej strony mają swoje ukochane telefony komórkowe i sprawdzają je mniej więcej 46 razy dziennie, często w godzinach pracy, czy im się to podoba, czy nie. Aby więc nawiązać kontakt z pracownikami bez biurek, Twoja strategia komunikacji musi opierać się przede wszystkim na urządzeniach mobilnych.

Opracowując komunikację wewnętrzną i notatki dotyczące całej firmy, weź pod uwagę pracowników bez biurek. Jeśli informacje, które dołączasz i dostarczasz, nie są dla nich istotne, po prostu marnujesz ich cenny czas. Podobnie jak my wszyscy, pracownicy bez biurka są zalewani treściami i wiadomościami ze wszystkich kierunków. Tym, co wyróżnia pracowników bez biurka, jest to, że ich zdolność do konsumowania i trawienia treści jest dodatkowo ograniczona.

Ale nie tylko to, podczas gdy Twoi pracownicy przy biurku mają zapewnione stosunkowo sterylne środowisko, w większości wolne od zewnętrznych zakłóceń, Twoi pracownicy bez biurek muszą również radzić sobie z dużo większą liczbą bodźców zewnętrznych.Jeśli bombardujesz ich zbyt dużą ilością informacji, które nie dostarczają im wartości – przestaną zwracać na to uwagę .Tak naprawdę nie mają wyboru, jeśli chcą pozostać w miarę skuteczni. Nazywamy to efektem „płaczącego wilka” i powinieneś zrobić wszystko, aby go uniknąć.

Kiedy firmy używają aplikacji do czatowania klasy konsumenckiej, takich jak iMessage lub Whatsapp, do komunikacji wewnętrznej, mieszają pracę z przyjemnością w sposób, który może obniżyć wydajność pracy i stworzyć poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa firmy i jej pracowników. Świetnym sposobem na uniknięcie tego jest zbudowanie „ogrodu otoczonego murem” w postaci aplikacji pracowniczej, w której pracownicy bez biurek (i wszyscy inni w organizacji) mogą współpracować i komunikować się bez zewnętrznych zakłóceń.

Jeśli potrzebujesz więcej informacji o tym, jak wybrać aplikację do komunikacji wewnętrznej w firmie, sprawdź: Jak wybrać aplikację do komunikacji wewnętrznej w firmie.

Efekt „płaczącego wilka” pojawia się nie tylko wtedy, gdy treść jest nieistotna.Dzieje się tak również wtedy, gdy jest nudno .Na przykład osobiste wprowadzenie do nowego systemu oprogramowania i sesje szkoleniowe w biurze zwykle nie są odpowiednie dla pracowników bez biurka. Kiedy więc wysyłana jest komunikacja wewnętrzna, musi ona być odpowiednia dla pracowników bez biurek lub musisz podzielić pracowników na segmenty i wysyłać pracownikom bez biurek różne treści.

Wszyscy napotykamy problemy i przeszkody w wykonywaniu codziennych zadań. Pytanie brzmi, jak radzimy sobie z tymi problemami.Pracownik bez biurka nie może po prostu wyjrzeć przez ścianę boksu i poprosić przełożonego o pomoc lub radę .Przełożony lub kierownik nie zawsze jest w pobliżu lub nie ma odpowiedniej osoby w organizacji, z którą można się skontaktować w celu rozwiązania danego problemu. Stwarza to przeszkody i niepotrzebne opóźnienia.

Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby zapewnić pracownikom bez biurka narzędzia, przewodniki, przepływy pracy i często zadawane pytania, których mogą użyć do samodzielnego rozwiązania wszelkich problemów. Pamiętaj też, aby zapewnić swoim pracownikom bez biurka wiele punktów kontaktowych w organizacji w celu rozwiązania problemu. Na przykład pracownik budowlany, który cierpi z powodu awarii sprzętu, nie powinien przechodzić przez swojego przełożonego ani wykonywać nieskończonej liczby telefonów, aby kupić i udostępnić nową wiertarkę.

Kiedy żonglujesz dziesiątkami zadań i nie zawsze jesteś dostępny do rozmowy, często wolisz krótkie i rzeczowe komunikaty. Dla pracowników bez biurek ten stan jest prawie stały.Komunikacja z pracownikami bez biurka powinna być płynna i dynamiczna.Nie jesteś na spotkaniu i nie powinieneś używać e-maili.Zrób to szybko i przejdź do rzeczy .

Pracownicy będący w ruchu nie mogą wykonywać tych samych zadań, co ich stacjonarni bracia. Czasami nie mają do dyspozycji narzędzi, a czasami są zajęci innym wymagającym zadaniem w swojej lokalizacji. Upewnij się, że składasz prośby, o których wiesz, że mogą je spełnić, i proś ich o opinie i wyjaśnienia .

Jedną z głównych taktyk, które pomagają zatrzymać pracowników, jest sprawienie, by poczuli się „częścią rodziny”. Włączenie ich w cele i wizję firmy oraz optymalne przekształcenie ich nie tylko w lojalnych pracowników, ale także ambasadorów marki. Co jest kluczowe, ponieważ często to oni łączą się z Twoimi klientami.

Bądź cierpliwy. Praca bez bezpośredniego nadzoru jest trudna. Nie dlatego, że twoi pracownicy bez biurek są nieodpowiedzialnymi złymi pracownikami. Ponieważ są ludźmi. Rozproszenie uwagi, wiele zadań i płynny charakter pracy bez biurka wymagają pewnych zmian w stylu komunikacji, medium i częstotliwości. Jeśli nie otrzymasz natychmiastowej odpowiedzi na SMS-a, nie spiesz się, aby zadzwonić .Może są z klientem, może są w trakcie szczególnie pilnego zadania, a może po prostu mają w tej chwili brudne ręce.

Pracownicy bez biurek są ważną częścią Twojej siły roboczej, nawet jeśli nie widzisz każdego z nich na co dzień. Łączenie się z nimi ma kluczowe znaczenie nie tylko dla skuteczności i produktywności, ale także dla ich trudnego utrzymania. Dając im odpowiednie narzędzia, definiując odpowiednie procesy i skutecznie komunikując się, możesz maksymalnie wykorzystać ich możliwości.