Czym jest komunikacja cyfrowa w miejscu pracy? (+ Najlepsze oprogramowanie do użycia)

Cyfrowe narzędzia komunikacji odgrywają kluczową rolę w codziennych operacjach biznesowych. Pozwalają utrzymywać kontakt z zespołem przez cały dzień pracy, dzięki czemu możesz odpowiadać na pytania, otrzymywać aktualne informacje o pracy i nie tylko. Ułatwiają również komunikację, umożliwiając pracownikom rozmowę ze sobą bez konieczności przebywania w tym samym pomieszczeniu.

W tym przewodniku wyjaśniamy korzyści płynące z używania oprogramowania do komunikacji w miejscu pracy i przedstawiamy 3 z naszych ulubionych narzędzi, które pozwolą Twojemu zespołowi być na bieżąco.

Co to jest komunikacja cyfrowa?

Komunikacja cyfrowa obejmuje każdą formę komunikacji, która odbywa się cyfrowo, głównie na komputerze, smartfonie lub innym urządzeniu mobilnym, takim jak tablet. Obejmuje wszystko, od e-maili i wiadomości tekstowych po rozmowy wideo i interakcje w mediach społecznościowych .

Twoja firma prawdopodobnie korzysta już z niektórych form komunikacji cyfrowej. Na przykład rzadko można dziś znaleźć firmę, która działa bez poczty e-mail. A w dobie pracy zdalnej platformy do wideokonferencji i komunikatorów stają się coraz bardziej powszechne.

Jedną z kluczowych cech komunikacji cyfrowej jest natychmiastowa transmisja informacji. Gdy tylko wyślesz wiadomość, zostanie ona dostarczona Twojemu zespołowi, który będzie mógł kontynuować swoją pracę.

Pod względem produktywności jest to ogromny krok naprzód w stosunku do pozostawiania odręcznej notatki na biurku każdego pracownika lub konieczności śledzenia pracowników w biurze w celu wymiany informacji.

Jakie są korzyści z komunikacji w miejscu pracy w epoce cyfrowej?

Korzyści płynące z komunikacji cyfrowej w miejscu pracy są tak liczne, że prawie żadna firma nadal nie opiera się wyłącznie na komunikacji analogowej. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym kluczowym korzyściom, jakie zapewniają narzędzia cyfrowe.

Natychmiastowe udostępnianie informacji

Najważniejszą zaletą cyfrowych narzędzi komunikacyjnych jest to, że umożliwiają natychmiastowe udostępnianie informacji. Możesz wymieniać się z pracownikiem za pomocą wiadomości tekstowej w czasie rzeczywistym. Możesz także wskoczyć na rozmowę wideo, aby omówić bardziej złożone pomysły.

Obie te metody dostarczają informacji znacznie szybciej, niż gdybyś musiał iść do biura pracownika, aby porozmawiać z nim twarzą w twarz lub zostawić mu notatkę. Możesz po prostu wymienić informacje, a następnie szybko wrócić do pracy.

Zwiększona produktywność

Szybkość komunikacji cyfrowej ma duży wpływ na produktywność. Pracownicy mogą uzyskiwać potrzebne informacje, gdy tylko ich potrzebują — nie ma już czasu na marnowanie czasu na osobiste spotkania.

Ponieważ informacje są przesyłane wydajnie, przestoje w ciągu dnia pracy są krótsze. Ma to ogromne korzyści dla Twojej firmy, ponieważ bardziej produktywni pracownicy mogą pomóc wykonać więcej pracy w krótszym czasie. Przynosi to większe przychody, pomaga dotrzymywać terminów i zwiększa zadowolenie klientów.

Większą elastyczność

Dzięki komunikacji cyfrowej Ty i Twoi pracownicy nie musicie znajdować się w tym samym miejscu, aby efektywnie dzielić się informacjami. Możesz na przykład być w biurze i wysyłać SMS-y z pracownikami w terenie. Cyfrowe narzędzia komunikacji wspierają również pracowników, którzy pracują zdalnie lub z domu.

Ponadto dzięki cyfrowym narzędziom komunikacyjnym pracownicy niekoniecznie muszą pracować w tym samym czasie . Asynchroniczne platformy komunikacyjne umożliwiają wysyłanie wiadomości, notatek głosowych lub wideo do pracowników, którzy mogą później odpowiedzieć, gdy mają czas.

Ulepszone przechowywanie informacji

Kolejną zaletą cyfrowych narzędzi komunikacyjnych jest to, że ułatwiają one zapisywanie informacji. Tam, gdzie papierowa notatka może się zgubić w tasowaniu, wiadomość cyfrowa trwa wiecznie.

Możesz organizować wiadomości e-mail i inną komunikację cyfrową w folderach i przeszukiwać je później. Zapewnia to zachowanie informacji w Twojej firmie dla każdego, kto może ich później potrzebować. Upraszcza również przestrzeganie przepisów prawa pracy, które wymagają zapisywania określonych dokumentów lub zapisów komunikacji.

Lepsze wrażenia klientów

Oprócz pomocy Twoim pracownikom, komunikacja cyfrowa pomaga Twoim klientom.

Platformy cyfrowe umożliwiają klientom łatwiejsze dotarcie do Twojej firmy z pytaniami. Mogą uzyskiwać natychmiastowe odpowiedzi od chatbota lub wysyłać pytania do Twojego zespołu za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Możesz także współpracować z klientami za pośrednictwem cyfrowych platform komunikacyjnych, takich jak aplikacje do przesyłania wiadomości. Na przykład możesz mieć wspólny kanał przesyłania wiadomości, który obejmuje Twój zespół i przedstawicieli firmy klienta. Daje to klientom większy głos w pracy, którą wykonuje dla nich Twoja firma.

Usprawniona współpraca

Komunikacja cyfrowa usprawnia współpracę w zespole na kilka ważnych sposobów.

Po pierwsze, umożliwia pracownikom wspólną pracę w czasie rzeczywistym bez konieczności przebywania w tym samym pomieszczeniu . Pracownicy mogą udostępniać informacje o projekcie za pośrednictwem wiadomości lub e-maili grupowych, przeprowadzać burze mózgów lub rozwiązywać problemy za pośrednictwem wideokonferencji.

Dodatkowo narzędzia cyfrowe umożliwiają pracownikom pracę asynchroniczną . Zamiast wymagać od wszystkich pracowników zarezerwowania czasu na spotkanie, mogą pracować nad wspólnym projektem, kiedy tylko pasuje to do ich harmonogramu.

Cyfrowe platformy komunikacyjne oferują również sposoby organizowania komunikacji wokół różnych zadań i projektów. Ułatwia to pracownikom, którzy mogą pracować razem nad wieloma projektami, śledzenie ważnych informacji.

Komunikacja twarzą w twarz a komunikacja cyfrowa

Chociaż komunikacja cyfrowa w miejscu pracy przynosi wiele korzyści, wymiana cyfrowa nadal nie może w pełni zastąpić komunikacji twarzą w twarz . Według jednego z badań komunikacja osobista ma inny i silniejszy wpływ na połączenia neurologiczne w mózgu w porównaniu z wymianą wirtualną. Oznacza to, że komunikacja osobista jest bardziej skuteczna w przypadku burzy mózgów niż komunikacja wirtualna.

Jednak nie każda wymiana informacji musi odbywać się osobiście . W rzeczywistości często znacznie wydajniejsze jest utrzymywanie większości komunikacji w formie cyfrowej przy zachowaniu pewnego stopnia interakcji twarzą w twarz. Na przykład możesz zarezerwować spotkania osobiste w celu podejmowania ważnych decyzji jako zespół.

Wraz z rozwojem technologii granica między komunikacją cyfrową a bezpośrednią zaciera się. Wideokonferencje przeszły długą drogę w ciągu ostatnich kilku lat. Ponadto nowa technologia rzeczywistości wirtualnej może w niedalekiej przyszłości sprawić, że zdalne spotkania będą przypominać spotkania osobiste.

Przykłady cyfrowych kanałów komunikacji w miejscu pracy

Kanały tekstowe

Kanały tekstowe to rodzaj komunikacji cyfrowej, który jest znany większości ludzi. Obejmują one wiadomości tekstowe, e-maile i wiadomości wysyłane w aplikacjach do czatu biznesowego.

Intranet Twojej firmy może również służyć jako kanał komunikacji tekstowej. Na przykład zdigitalizowany podręcznik pracownika opublikowany w intranecie jest formą komunikacji cyfrowej.

Notatki dźwiękowe

Notatki dźwiękowe stają się coraz bardziej popularne jako sposób na szybkie przekazywanie informacji. Wiele platform obsługujących wiadomości tekstowe, takich jak aplikacje SMS na smartfony i aplikacje do rozmów biznesowych, obsługuje teraz również notatki dźwiękowe.

Wideokonferencje

Narzędzia do wideokonferencji oferują różnorodne możliwości. Możesz przeprowadzić dwustronną rozmowę wideo lub większe spotkanie. Możesz także zorganizować seminarium internetowe lub nagrać wideo i udostępnić je za pośrednictwem poczty e-mail lub aplikacji do czatu.

Media społecznościowe

Możesz być najbardziej przyzwyczajony do mediów społecznościowych w życiu osobistym, ale może to być bardzo przydatny kanał do łączenia się z klientami. Możesz także użyć kanału w stylu mediów społecznościowych w swojej firmie, aby udostępniać ważne ogłoszenia.

Ankiety

Ankiety to skuteczne cyfrowe narzędzie do zbierania opinii lub pomysłów od pracowników. Dzięki platformie takiej jak Connecteam możesz zdecydować, czy ankiety mają być anonimowe, czy też zawierać nazwiska pracowników.

Narzędzia do zarządzania projektami

Wiele narzędzi do zarządzania projektami zawiera funkcje ułatwiające zespołowi komunikowanie się o pracy w toku. Na przykład możesz dołączyć dokumenty i notatki do zadania i przypisać je pracownikowi, który otrzyma powiadomienie o nowym przydziale.

Kalendarze

Kalendarze umożliwiają informowanie o spotkaniach, terminach i innych wydarzeniach. Możesz na przykład wysłać pracownikom zaproszenie z kalendarza dotyczące zbliżającej się wideokonferencji.

Wytyczne dotyczące komunikacji cyfrowej w miejscu pracy

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać komunikację cyfrową w miejscu pracy.

Używaj wielu kanałów do komunikacji

Korzystanie z wielu kanałów do komunikacji z zespołem zapewnia większą elastyczność i umożliwia skuteczniejsze udostępnianie informacji. Na przykład możesz użyć wiadomości tekstowych do prostej wymiany zdań z jednym pracownikiem, ale wybierz wideokonferencję do burzy mózgów lub podejmowania decyzji jako zespół.

Z reguły skup się na wykorzystaniu od 2 do 4 kanałów komunikacji , które najlepiej sprawdzają się w Twoim zespole.

Poświęć czas na trening

W zależności od używanych narzędzi komunikacji cyfrowej przyzwyczajenie się do nich może zająć trochę czasu. Dlatego ważne jest, aby poświęcić czas na szkolenie pracowników w zakresie prawidłowego korzystania z nich. Szkolenie może obejmować wyjaśnienie nie tylko sposobu działania oprogramowania, ale także tego, w jaki sposób członkowie zespołu będą z niego korzystać w ciągu dnia.

Nie przeciążaj pracowników powiadomieniami

Niektóre narzędzia sprawiają, że komunikacja jest tak płynna, że ​​łatwo jest przeciążyć pracowników powiadomieniami. Jednym ze sposobów uniknięcia tego jest kierowanie wiadomości do konkretnych pracowników, którzy potrzebują informacji. Jeśli temat wymaga wielu wiadomości wymienianych między sobą, może być łatwiej skorzystać z szybkiej rozmowy głosowej lub wideo.

Uporządkuj swoje wiadomości

Wiele biznesowych aplikacji do czatu umożliwia organizowanie rozmów w kanałach. Możesz utworzyć nowy kanał dla każdego projektu lub zespołu, nad którym pracujesz Ty i Twoi pracownicy. To nie tylko ułatwia późniejsze wyszukiwanie informacji, ale także gwarantuje, że Twoje wiadomości trafią tylko do pracowników, dla których te informacje są istotne.

Opracuj politykę komunikacji w całej firmie

Każda firma powinna mieć przejrzystą politykę komunikacyjną, a Twoja powinna znaleźć się w podręczniku pracownika.

Twoja polityka komunikacyjna może określać, jakich narzędzi komunikacyjnych używasz i kiedy z nich korzystać. Może również ustanowić wytyczne dotyczące tego, jakie rodzaje wypowiedzi są dozwolone i jakie tematy są zabronione w komunikacji biznesowej. Jest to ważne, aby zapewnić, że Twoje miejsce pracy jest przyjazne dla wszystkich pracowników.

Najlepsze narzędzia i oprogramowanie do komunikacji cyfrowej na rok 2023

Istnieją dziesiątki platform do komunikacji cyfrowej w miejscu pracy, a my zawęziliśmy je do naszych 3 najlepszych.

Connecteam to wszechstronna platforma operacyjna , która zawiera mnóstwo funkcji do komunikacji z Twoim zespołem.

Na początek Connecteam oferuje łatwą w użyciu funkcję czatu wbudowaną bezpośrednio w aplikację. Możesz wysyłać wiadomości, notatki głosowe, zdjęcia i filmy, załączniki i nie tylko. Obsługuje zarówno rozmowy indywidualne, jak i grupowe, a czaty można organizować w kanałach zadaniowych lub zespołowych.

Jedną z rzeczy, która odróżnia Connecteam od innych aplikacji do czatowania, jest poziom kontroli, jaki zapewnia menedżerom. Ty decydujesz, którzy pracownicy mogą dołączać i publikować w których kanałach, a także możesz moderować rozmowy, aby upewnić się, że pozostają na temat i są profesjonalne.

W przypadku ogłoszeń dla całego działu lub firmy, Connecteam oferuje kanał aktualizacji w stylu mediów społecznościowych . Obsługuje komentarze i polubienia, chociaż możesz je również wyłączyć dla dowolnego posta. Możesz planować posty z wyprzedzeniem i śledzić, kto oglądał Twoje aktualizacje.

Connecteam usprawnia również proces zbierania informacji zwrotnych od pracowników za pomocą dostosowywanych ankiet i sondaży . Ankiety obsługują anonimowe odpowiedzi, a nawet możesz przeprowadzać ankiety na żywo, aby natychmiast zbierać opinie.

Inne funkcje komunikacyjne w Connecteam obejmują katalog pracowników, centrum wiedzy i kalendarz wydarzeń. Centrum wiedzy umożliwia przechowywanie ważnych dokumentów, takich jak podręcznik pracownika, dokumenty operacyjne i inne.

Ponadto Connecteam zawiera narzędzia do zarządzania projektami, które umożliwiają pracownikom udostępnianie notatek dotyczących bieżących zadań.

Connecteam jest całkowicie darmowy dla firm zatrudniających do 10 pracowników . W przypadku większych firm ceny zaczynają się już od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników.

Zacznij korzystać z Connecteam za darmo już dziś!

Zoom to szeroko stosowane rozwiązanie do wideokonferencji, które może pomóc zdalnym zespołom współpracować. Menedżerowie mogą organizować spotkania jeden na jeden lub gościć do 1000 uczestników jednocześnie. Użytkownicy mogą organizować ankiety na żywo podczas spotkań lub udostępniać ekrany do prezentacji.

Spotkania Zoom obejmują wirtualne tablice, które umożliwiają użytkownikom dzielenie się pomysłami i wspólne podejmowanie decyzji. Tablice obsługują jednoczesną edycję i można je dostosowywać za pomocą szablonów, aby przyspieszyć proces tworzenia pomysłów.

Oprogramowanie umożliwia także gospodarzom dzielenie uczestników na pokoje podgrup podczas spotkania. Umożliwia to pracownikom pracę nad pomysłami w małych zespołach, a następnie składanie sprawozdań całej grupie.

Dodatkowo Zoom zawiera klienta poczty e-mail, współdzielony kalendarz i czat zespołowy.

Zoom oferuje bezpłatny plan, który ogranicza użytkowników do 40-minutowych spotkań. Płatne plany zaczynają się od 15,99 USD za użytkownika miesięcznie.

Google Workspace to pakiet biurowy, który zawiera aplikacje takie jak Dysk Google, Gmail, Meet i inne. Dysk jest szczególnie interesujący jako narzędzie komunikacji, ponieważ ułatwia współpracę w zespołach.

Dzięki Dyskowi Google wielu pracowników może jednocześnie edytować ten sam dokument, arkusz kalkulacyjny lub prezentację. Mogą również zostawiać komentarze w dokumencie.

Komentowanie umożliwia pracownikom pracę asynchroniczną, co jest przydatne w zespołach rozmieszczonych w wielu strefach czasowych. Komentarze są podzielone na wątki, dzięki czemu pracownicy mogą prowadzić konwersacje w tę iz powrotem.

Ponadto, ponieważ Dysk Google jest częścią Google Workspace, pracownicy mogą uruchamiać rozmowy wideo w Meet, gdy chcą bardziej szczegółowo omówić zadanie.

Dysk Google umożliwia także użytkownikom organizowanie plików w folderach i udostępnianie ich grupom pracowników. Menedżerowie mogą zostawiać notatki podczas udostępniania plików, a także kontrolować, kto ma uprawnienia do edytowania zawartości pliku.

Google Workspace zaczyna się od 6 USD za użytkownika miesięcznie.

Wniosek

Komunikacja cyfrowa obejmuje przesyłanie wiadomości, media społecznościowe, wideokonferencje i wiele innych. W miejscu pracy cyfrowe narzędzia komunikacyjne mogą ułatwić pracownikom współpracę, a także pomóc zwiększyć produktywność i pomóc w organizowaniu informacji.

Istnieje niezliczona ilość opcji, ale trzy z naszych ulubionych narzędzi do komunikacji cyfrowej dla firm to Connecteam, Zoom i Google Workspace. Porównując 3 platformy, Connecteam wyróżnia się jako najlepsze rozwiązanie typu „wszystko w jednym” . Oferuje bezpłatny plan dla firm zatrudniających 10 lub mniej pracowników, a także niedrogie plany płatne dla zespołów każdej wielkości.

Często zadawane pytania

Jaka jest definicja komunikacji cyfrowej?

Komunikacja cyfrowa to każdy rodzaj komunikacji, która odbywa się drogą elektroniczną, zazwyczaj przez Internet. Obejmuje pocztę e-mail, wiadomości błyskawiczne, połączenia wideo i media społecznościowe.

Jaki jest najczęstszy rodzaj komunikacji cyfrowej w miejscu pracy?

Typowe rodzaje komunikacji cyfrowej w miejscu pracy to poczta elektroniczna, komunikatory i wideokonferencje. Bardzo niewiele firm mogłoby funkcjonować bez poczty e-mail, a rosnąca liczba polega na komunikatorach błyskawicznych w zespołach w celu szybkiego udostępniania informacji. Tymczasem wideokonferencje umożliwiają zespołom wirtualne spotkania.

Dlaczego komunikacja cyfrowa jest ważna dla firm?

Komunikacja cyfrowa w miejscu pracy ma wiele zalet. Przede wszystkim narzędzia komunikacji cyfrowej umożliwiają firmom szybkie udostępnianie informacji. Są one również niezbędne do komunikowania się z klientami, ułatwiania współpracy między pracownikami i zwiększania produktywności. Prawie wszystkie firmy polegają dziś na komunikacji cyfrowej.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj