Jak cyfrowe przepływy pracy i formularze mogą zwiększyć wydajność operacyjną

Automatyzacja procesów i ich standaryzacja to coś, co jest ważne dla każdego biznesu. Przepływy pracy umożliwiają Twoim pracownikom wypełnianie raportów, formularzy, list kontrolnych, próśb i nie tylko z poziomu ich aplikacji mobilnej.

Dzięki codziennym przepływom pracy pracownicy mogą wykonywać swoją pracę wydajniej i skuteczniej, jednocześnie zapewniając zgodność z zasadami i przepisami.

Odejście od długopisu i papieru, schowków i dzienników do zarządzania zadaniami oferuje wiele zalet automatyzacji procesów. Na przykład:

• Dyrektorzy generalni i menedżerowie spędzają prawie 20% swojego czasu na pracy, którą można zautomatyzować, w tym na analizie danych operacyjnych i przeglądaniu raportów o stanie.
• Jeśli chodzi o procesy biznesowe, 60% firm mogłoby zaoszczędzić około 30% swojego czasu dzięki automatyzacji. Generowanie potencjalnych klientów, zatwierdzanie dokumentów i przetwarzanie dokumentów to tylko niektóre z zadań, które dzięki automatyzacji mogą zaoszczędzić czas.
• Firma badawcza IDC twierdzi, że firmy tracą co roku od 20 do 30% przychodów z powodu nieefektywnych procesów.
• 1/2 pracowników określiła, że ​​chciałaby uzyskiwać dostęp do dokumentów i edytować je w podróży.

Uważamy, że cyfrowe przepływy pracy i operacyjne listy kontrolne mają 4 podstawowe cechy, które zapewniają wartość dla automatyzacji operacji:

Niezależnie od tego, czy jest to cotygodniowa lista kontrolna, raport o incydencie, czy potwierdzenie niedawnego wydania zasad, przepływy pracy są zawsze dostępne dla Twojego zespołu i można je łatwo wypełnić kilkoma kliknięciami, dzięki czemu znacznie łatwiej jest zwiększyć automatyzację operacji biznesowych.

Domyślnie każdy wpis przepływu pracy jest rejestrowany, zapewniając dostęp do wszystkich informacji historycznych w sposób umożliwiający przeszukiwanie i uporządkowany, dzięki czemu można później wyszukiwać, eksportować lub generować odpowiednie raporty na podstawie zebranych informacji.

Przepływy pracy nie tylko gromadzą informacje, ale automatycznie przekazują je odpowiednim interesariuszom, aby mogli podjąć działania. Zmniejszenie kosztów reakcji i komunikacji, dzięki czemu Twoja firma będzie bardziej wydajna i produktywna.

Jako menedżer, przepływy pracy zapewniają Ci możliwość śledzenia statusów, potwierdzania wpisów podpisem i nie tylko, dzięki czemu możesz śledzić działania następcze wywołane przez członków Twojego zespołu.

Przyjrzyjmy się teraz kilku prawdziwym przykładom cyfrowych przepływów pracy.

Aby sprowadzić to wszystko na ziemię, spójrzmy na przykłady cyfrowych przepływów pracy z życia klientów. Przepływy pracy i formularze cyfrowe można ogólnie podzielić na kilka kluczowych kategorii:

Przykłady przepływu pracy : „Lista kontrolna otwierania witryny”, „Lista kontrolna przed jazdą”, „Miesięczna lista kontrolna bezpieczeństwa”.

Zalety: Operacyjne listy kontrolne domyślnie narzucają standaryzację w całej organizacji, ponieważ wszyscy członkowie zespołu przestrzegają tego samego formatu raportowania.Zwiększają wydajność operacyjną, poprawiają poziom usług i pomagają oznaczać wyjątki, które mogą wymagać dalszej uwagi.

Na przykład Bob, kierownik sklepu, może w dowolnym momencie zobaczyć na swoim telefonie komórkowym dzisiejszą listę kontrolną otwarcia i podjąć działania w przypadku ewentualnych wyjątków, nawet jeśli nie ma go w sklepie.

Przykłady przepływu pracy : „Zgłoszenie incydentu”, „Zgłoszenie zagrożenia bezpieczeństwa”, „Zgłoszenie wypadku”

Zalety: Przepływy pracy związane z raportowaniem umożliwiają szybkie i szczegółowe raportowanie w dowolnym momencie z dowolnego miejsca i umożliwiają szybką reakcję.

Na przykład, gdy Jessie zgłasza incydent, który miał miejsce, jej przełożony jest automatycznie powiadamiany w czasie rzeczywistym i otrzymuje kopię pliku PDF ze szczegółami incydentu, zdjęciami i lokalizacjami z terenu.

Przykłady przepływu pracy : „Audyt obiektu”, „Inspekcja BHP”, „Audyt pracy zespołu”

Zalety: Raporty z audytów ułatwiają audytorowi dokumentowanie ustaleń, standaryzację procesu inspekcji, a także śledzenie wyników w czasie i w całej organizacji poprzez digitalizację wszystkich audytów z całej organizacji, dzięki czemu są dostępne i porównywalne.

Na przykład, gdy Rob przeprowadza audyt BHP w restauracji, najpierw przegląda audyt z zeszłego roku, aby ocenić poprzednie wyniki, a następnie może uwzględnić w swoim raporcie, czy istnieje tendencja do poprawy lub dalszych działań jest wymagane do podniesienia standardów zespołu.

Przykłady przepływu pracy : „Potwierdzenie księgi pracowniczej”, „Dzienne oświadczenie o stanie zdrowia COVID19”, „Akceptacja jednolitej polisy”.

Zalety: Przepływy pracy Odczyt i podpisywanie są bardzo wydajne w uzyskiwaniu szybkiej i udokumentowanej odpowiedzi od Twojego zespołu, aby upewnić się, że spełniasz standardy zgodności i że Twój zespół jest na bieżąco z wewnętrznymi protokołami i wytycznymi.Przepływy pracy Odczyt i podpisanie zapewniają pełny wgląd w to, kto wypełnił formularz, i ułatwiają otrzymywanie powiadomień push tylko od członków zespołu, którzy tego nie zrobili, dzięki czemu możesz osiągnąć 100% zgodności ze strony swojego zespołu.

Na przykład Elise z HR chce mieć pewność, że cały jej zespół jest na bieżąco z najnowszymi aktualizacjami firmowego Podręcznika pracownika. Opracowuje więc przepływ pracy odczytu i podpisu, wyszczególniając istotne informacje i jest w stanie zebrać potwierdzenie od całego swojego zespołu w mniej niż 24 godziny. Pobiera również kopię PDF każdego wypełnionego formularza, aby zapewnić dokumentację do celów zgodności.

Przykłady przepływu pracy : „Otwieranie biletu serwisowego”, „Formularz zwrotu kosztów”, „Zamówienie magazynowe”, „Zgłaszanie mandatu za przekroczenie prędkości”.

Zalety: Dzięki przepływom pracy związanym z biletami każdy członek zespołu może z łatwością wypełnić i udokumentować wszystkie istotne informacje, w tym przesyłanie obrazów pomocniczych i wszelkich innych wymaganych informacji.Wszystkie zgłoszenia są automatycznie dokumentowane, archiwizowane i porządkowane, dzięki czemu zespół może później na nie reagować i działać zgodnie z potrzebami.

Na przykład James jest kontrolerem odpowiedzialnym za zwrot zatwierdzonych wydatków członkom zespołu. Kiedy przychodzi czas na listę płac, po prostu patrzy na swoją tabelę przepływu pracy refundacji i widzi wszystkie wpisy z ostatniego miesiąca, a następnie może zaznaczyć wszystkie poniesione wydatki, a nawet poprosić odpowiednich członków zespołu o wyjaśnienia, jeśli to konieczne. Pobiera wszystkie faktury do ewidencji i przechodzi do następnego zadania.

Potęga cyfrowych przepływów pracy w automatyzacji operacji biznesowych

Przepływy pracy to doskonałe narzędzie dla każdego zespołu, zapewniające ogromną wartość pod względem oszczędności czasu, standaryzacji, przepływu informacji, zgodności i nie tylko. Są łatwe w konfiguracji i są bardzo akceptowane przez członków zespołu, ponieważ ułatwiają pracę wszystkim.