Zdigitalizuj formularze zgłoszeń incydentów i przekształć incydenty w miejscu pracy

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy duże przedsiębiorstwo,zawsze chcesz unikać i wyprzedzać incydenty w miejscu pracy , takie jak urazy i wypadki przy pracy, śmiertelne lub drobne zdarzenia potencjalnie wypadkowe, przypadki środowiskowe, wady obiektów lub środowiska pracy.Ponadto należy zachęcać do dobrej kultury zgłaszania incydentów, aby stworzyć bezpieczniejsze miejsce pracy i pomóc określić, jak stale ulepszać środowisko pracy.

Oprócz zapewnienia bezpieczeństwa pracownikommusisz również zagwarantować, że Twoja firma zawsze działa zgodnie ze standardami regulacyjnymi OSHA.Jako kierownik musisz mieć wystarczającą dokumentację, aby wykazać, że zrobiłeś wszystko, co możliwe, aby zapobiec incydentowi w miejscu pracy i jakie kroki podjąłeś, gdy do takiego doszło.

Wszystko to prowadzi do następujących pytań, zwłaszcza jeśli nadal używasz długopisu i papieru do radzenia sobie z incydentami w miejscu pracy:

• Ale jaka jest twoja procedura, gdy zdarzy się incydent?
• W jaki sposób pracownik zgłasza incydent?
• Czy odbywa się to w czasie rzeczywistym?
• Czy pracownicy mają pod ręką podręcznik, do którego mogą się odnieść i postępować zgodnie z nim?
• Jak jako kierownik możesz szybko podzielić się incydentem z innymi pracownikami?
• A skąd możesz mieć pewność, że WSZYSCY pracownicy otrzymali wiadomość?
• Poza tym, w jaki sposób nowi pracownicy mogą dowiedzieć się o starych incydentach?

Nie można zaprzeczyć, że na podstawie powyższych pytań i tego, jak rygorystyczne muszą być twoje procedury bezpieczeństwa, istnieje sposób radzenia sobie z zagrożeniami i incydentami, i właśnie to omówimy poniżej.

Jak radzić sobie z zagrożeniami i incydentami

Przed incydentem:

Jeszcze zanim dojdzie do wypadku, chcesz, aby Twoi pracownicy ostrzegli Cię o potencjalnym zagrożeniu!Na przykład wgnieciona drabina, mokra podłoga lub odsłonięte kable – są to zagrożenia, o których warto wiedzieć z wyprzedzeniem, ponieważ pomoże to zapobiec wypadkom w przyszłości.

Podczas incydentu:

Jeśli pracownik uczestniczy w wypadku, lista kontrolna powinna być przygotowana dla każdego rodzaju wypadku, aby pracownik wiedział, co zrobić w przypadku każdego rodzaju zdarzenia.

Pierwszym krokiem jest przejrzenie listy kontrolnej, wezwanie karetki pogotowia i powiadomienie odpowiedniej osoby kontaktowej w nagłych wypadkach. Następnie wypełnij formularz zgłoszenia incydentu. (Oczywiście jesteś odpowiedzialny za stworzenie skutecznej listy kontrolnej, co należy zrobić, gdy wystąpi określony incydent w miejscu pracy.) Ważne jest, aby jak najszybciej uzyskać dane zawierające jak najwięcej informacji, takich jak zdjęcia zagrożenia i otoczenia, wraz z lokalizacją GPS.

Ważne elementy, które należy uwzględnić w raporcie o incydencie

• Konkretne, rzeczowe szczegóły i opisy, ale pozostające obiektywne – informacje o pracownikach, data, godzina i okoliczności zdarzenia.
• lokalizacja GPS.
• Co prowadzi do zdarzenia.
• Dołącz zdjęcia zdarzenia i otoczenia.
• Zastanów się, która część ciała została uszkodzona i jakiego leczenia będziesz potrzebować.
• Uszkodzony sprzęt, materiały itp.
• W miarę możliwości dołączaj zeznania świadków.
• Zachowaj poufność niektórych informacji.
• Podpisy wszystkich zainteresowanych stron.

Po incydencie:

Jak najszybciej udostępnij aktualne informacje o incydencie (co się stało i jak tego uniknąć) wszystkim pracownikom, którzy mogą być narażeni na podobny incydent, na przykład mokrą podłogę lub zepsutą drabinę. W ten sposób możesz zapobiec powtórzeniu się podobnych incydentów.Kilka dni po incydencie możesz udostępnić nową, szczegółową aktualizację proceduralną dotyczącą sposobu postępowania w przypadku tego incydentu.

Jeśli jednak nadal korzystasz z przestarzałych formularzy zgłoszeń incydentów, takich jak długopis i papier, nadszedł czas, aby to zmienić!W 2021 papierowe listy kontrolne i procedury nie mają znaczenia, trzeba przejść na mobilność.

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe elementy, ważne jest również, aby wiedzieć, że firmy wypełniają raport o incydencie, ponieważ dowodzi on:

• Firma potwierdza incydent
• Firma zbadała incydent
• Firma podjęła wszelkie wymagane kroki w celu przestrzegania przepisów stanowych lub federalnych związanych z incydentem
• Firma upewniła się, że wszyscy zaangażowani w incydent zostali uwzględnieni w raporcie z incydentu, a ich raport został uznany
• Firma przeprowadziła analizę przyczyn źródłowych, aby dowiedzieć się, dlaczego doszło do incydentu
• Firma podjęła niezbędne kroki, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu takiej sytuacji.

A jeśli nie uczyniliśmy tego krystalicznie czystym, używanie przestarzałych metod, takich jak długopis i papier, po prostu już tego nie załatwi.

Dlaczego przejście na mobilne formularze raportów o zdarzeniachjest koniecznością

Korzystając z mobilnego formularza zgłoszenia incydentu, korzystasz z rozwiązania cyfrowego, które pozwala ustalać priorytety codziennych zadań i usprawniać operacje. Oznacza to, że nie przytłoczą Cię góry papierkowej roboty, zamiast tego możesz sprawnie prowadzić swój biznes ze smartfona. Wszystko można śledzić i zarządzać w drodze, a cyfrowe listy kontrolne i raporty pomagają zmniejszyć problemy związane z codziennymi czynnościami, zautomatyzować przepływ informacji i uzyskać lepszy nadzór.

Dlaczego jeszcze warto przejść na mobilny formularz zgłoszenia incydentu? Poniższe powinno rzucić nieco więcej światła.

• Łatwe przesyłanie informacji o zagrożeniach i raportów o incydentach. Ponadto wszystko jest raportowane w czasie rzeczywistym.
• Po prostu dodaj zdjęcia i lokalizację GPS. Nie trzeba pisać długich wyjaśnień, gdy obraz jest wart tysiąca słów.
• Dostępne dla wszystkich pracowników i zawsze mają dostęp do list kontrolnych i formularzy.
• Wysłanie zaktualizowanej procedury zajmuje jedno kliknięcie.
• Wszystkie dane są mierzalne i są bezpiecznie przechowywane.
• Udostępniaj filmy pokazujące, jak prawidłowo korzystać ze sprzętu oraz radzić sobie z zagrożeniami i incydentami.
• 100% zgodności, jak widać, kto co zrobił.
• Dokumenty są zawsze dostępne na potrzeby szkoleń i wniosków regulacyjnych, a za każdym razem, gdy są aktualizowane, wszyscy pracownicy mają natychmiast dostęp do najnowszej wersji.
• W razie potrzeby regularnie ulepszaj i aktualizuj formularze raportów o incydentach.

Mając to wszystko na uwadze, musisz wiedzieć, czego powinieneś szukać, jeśli chodzi o oprogramowanie do zgłaszania incydentów. To o wiele więcej niż oferowane funkcje i cena — oba są ważne, ale potrzebujesz oprogramowania do zgłaszania incydentów, które może pójść o krok dalej, abyś mógł skupić się na tym, co ważne.

Na co zwrócić uwagę w oprogramowaniu do raportów o zdarzeniach losowych

• Dostępne na telefon komórkowy

W ten sposób Twoi pracownicy są zawsze zaangażowani w naturę zgłaszania zagrożeń i incydentów, ponieważ jest to wygodne i bardzo łatwe. Kiedy masz pracowników bez biurek, nie mają czasu, aby usiąść przed komputerem, aby poinformować Cię o incydencie lub zagrożeniu. Ale kiedy jest dostępna bezpośrednio na ich smartfonie, oznacza to, że mogą być na bieżąco, będąc w drodze.

• Bardzo łatwy w użyciu

Nie powinieneś przechodzić przez długi proces szkolenia, powinien być tak prosty jak 1-2-3 (zwłaszcza jeśli masz mniej doświadczonych pracowników). Nikt nie chce tracić czasu na naukę obsługi aplikacji, tylko po to, by przekonać się, że jest to bardzo skomplikowane. Jeśli raportowanie nie jest łatwe, Twoi pracownicy nie będą zmotywowani do korzystania z niego!

• Łatwe do wdrożenia

Pobieranie aplikacji zajmuje kilka sekund i nie jest skomplikowanym procesem, więc oszczędzasz czas i możesz od razu zacząć korzystać z nowego oprogramowania do zgłaszania incydentów.

• Zawiera funkcje komunikacyjne

Ty i Twoi pracownicy nigdy nie przegapicie rytmu, ponieważ możecie otwierać prywatne lub grupowe czaty na różne tematy. Wysyłaj aktualizacje z możliwością komentowania lub bez, aby mieć pewność, że wiadomość zostanie dostarczona i nikt nie będzie zawracał sobie głowy zbyt dużą liczbą powiadomień.

• Dostępne są formularze cyfrowe

Wybierz z szablonu lub utwórz własny, dostosowany formularz cyfrowy.Dzięki temu formularze są podobne do wyglądu i stylu firmy, dzięki czemu Twoi pracownicy nie zostaną zaskoczeni.

• Przystępny

W zależności od wielkości Twojej firmy musisz wybrać oprogramowanie, które ma największy sens dla Twojej firmy i Twojego portfela.

Mając to wszystko na uwadze, jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zgłaszania incydentów? Zakasaliśmy rękawy i zrobiliśmy wszystko za Was! Poniżej znajdziesz 12 opcji oprogramowania do zgłaszania incydentów, które mogą idealnie pasować do Twojej firmy.

12 najlepszych rozwiązań programowych do raportowania incydentów

1. Connecteam

Łatwa w obsłudze, uniwersalna aplikacja mobilna Connecteam sprawia, że ​​zgłaszanie i obsługa incydentów jest szybka i łatwa. Utwórz raport, zanim zdarzy się wypadek (jak mokra podłoga), wypełnij formularz zgłoszenia incydentu po wypadku, otwórz bibliotekę, aby zobaczyć listę kontrolną tego, co powinieneś zrobić po incydencie, i wyślij wszystkim nowy protokół w ciągu kilku minut, zamiast dni lub tygodni po incydencie. Dodatkowo wszystkie numery służbowe są przechowywane w katalogu pracowników w Connecteam, dzięki czemu możesz szybko skontaktować się z wyznaczonym kontaktem alarmowym.

• Bogaty zestaw funkcji: intuicyjny edytor typu „przeciągnij i upuść” ułatwia tworzenie dowolnego formularza w ciągu kilku minut. Uzyskaj informacje od swojego zespołu bez biurka dzięki zaawansowanym funkcjom, w tym obrazom, podpisom, znacznikom lokalizacji, listom rozwijanym, nagraniom głosowym, załącznikom do plików itp.
• Dostęp 24/7: będąc w podróży, Twój zespół może uzyskiwać dostęp do aplikacji w celu wypełnienia i przesłania dowolnego formularza, dzięki czemu nie musisz zajmować się papierkową robotą i niechlujnym pismem odręcznym, nieaktualnymi formularzami i uniknąć kilku dni (jeśli nie tygodni) czekania na kluczowe dokumenty do wypełnienia.
• Powiadomienia w czasie rzeczywistym: otrzymuj powiadomienia w czasie rzeczywistym o każdym wpisie dokonanym przez Twój zespół i przeglądaj je na smartfonie lub w biurze. Ponadto śledź wskaźniki ukończenia, ustaw automatyczne przypomnienia i skontaktuj się z każdym, kto nie wypełnił formularza.
• Szybkie przetwarzanie informacji: rzeczy, o których jako menedżer musisz wiedzieć, są dostępne w mgnieniu oka dzięki zaawansowanemu filtrowaniu i interfejsowi z możliwością wyszukiwania. Oznaczaj wyjątki, analizuj dane historyczne i eksportuj informacje, gdy są potrzebne. Ponadto wszystkie poprzednie wpisy są udokumentowane i dostępne zawsze, gdy ich potrzebujesz.
• Zautomatyzuj przepływ pracy: automatycznie pobieraj i wysyłaj raporty Excel w razie potrzeby, pobieraj kopię PDF dla każdego wpisu i nie tylko, aby utrzymać organizację i proaktywność zespołu i firmy.
• Zamknij pętlę: przekaż swojemu zespołowi natychmiastową i bezpośrednią informację zwrotną na temat ich zgłoszeń, za pomocą notatek i skoordynowanych kolorystycznie statusów dla każdego wpisu.
• Wszystko w jednym: nie musisz płacić więcej, aby prowadzić swoją firmę na autopilocie, Connecteam oferuje jeszcze więcej funkcji usprawniających Twoją działalność. Korzystaj z katalogu pracowników, czatu w aplikacji, powiadomień push, narzędzia do aktualizacji firmy, dedykowanego narzędzia do zarządzania zadaniami i wielu innych.

Cena: za stałą miesięczną cenę Connecteam zapewnia najwyższy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki.Ceny zaczynają się już od 29 USD miesięcznie. Zacznij od darmowego dożywotniego planu Connecteam, aby przetestować jego niesamowite możliwości.

2. Czcionka

Jeśli masz większość pracowników biurowych, którzy siedzą przed komputerem, Typeform jest doskonałym rozwiązaniem. Jest podobny do Formularzy Google i nie jest specyficzny dla firmy. Wybierz jeden z istniejących szablonów formularzy, aby Twoi pracownicy mogli wypełnić formularz zgłoszenia incydentu.

Cena: Typeform ma do zaoferowania trzy plany cenowe: bezpłatny (co jest poważnie ograniczone), Pro za 35 USD/miesiąc/dla 1 użytkownika i Pro+ za 70 USD/miesiąc/1 lub więcej użytkowników.

3. Świeża usługa

Freshservice to zarządzanie usługami IT (ITSM) w chmurze. Obsługuje szereg funkcji zarządzania incydentami, które można zintegrować z innymi procesami ITSM, takimi jak zarządzanie problemami, zmianami, wydaniami i zasobami. Otwórz bilety za pośrednictwem wielu kanałów, takich jak e-mail, portal wsparcia, czat i tak dalej. Dział IT Twojej firmy może następnie zautomatyzować przydzielanie zgłoszeń i wydawać gotowe odpowiedzi.

Cena: Rozpocznij bezpłatny 21-dniowy okres próbny, a następnie wybierz jeden z czterech miesięcznych planów oferowanych przez Freshservice.Ich cztery plany cenowe obejmują 29 USD miesięcznie, 59 USD miesięcznie i są dwa plany 99 USD miesięcznie – dla dużych zespołów i przedsiębiorstw.

4. Śledzenie A1

Dostosuj to oprogramowanie do zarządzania incydentami, aby pasowało do wyglądu i stylu Twojej firmy. Łatwo wdrażaj, aby uzyskać wskaźniki i wykresy pulpitu nawigacyjnego, portal internetowy, raporty o incydentach, przebiegi strat i nie tylko. Możesz także oferować moduły do ​​śledzenia zdarzeń, incydentów, umów, ubezpieczeń, roszczeń, urazów, danych płacowych i aktywów.

Cena: Porozmawiaj na czacie z przedstawicielem obsługi klienta, aby dowiedzieć się, jakie są miesięczne lub roczne koszty.

5. ServiceDesk Plus

To, co otrzymasz z ServiceDesk Plus, to oprogramowanie do pomocy technicznej i zarządzania zasobami. Zawiera również pakiet zarządzania incydentami, taki jak zgłaszanie problemów, zakupy, zarządzanie umowami, portal samoobsługowy i tak dalej.

Cena: Aby dowiedzieć się więcej o cenach usługi ServiceDesk Plus, należy skontaktować się z przedstawicielem obsługi klienta.

6. Incy.io

Użyj Incy.io na telefonie komórkowym, komputerze lub tablecie, aby sporządzić raport o incydencie lub obserwację. Możesz dostosować formularz zgłoszenia incydentu, dodać zdjęcia, analizować zagrożenia i trendy, a wszystkie dane są prezentowane w czasie rzeczywistym.

Cena: Oferują tylko roczną opłatę i musisz skontaktować się z przedstawicielem obsługi klienta, aby przedstawić Ci wycenę, która zależy od wielkości Twojej organizacji.

7. Obowiązek Pagera

PagerDuty opisuje siebie jako „firmę zajmującą się przetwarzaniem w chmurze, która tworzy platformę reagowania na incydenty SaaS dla działów IT”. Szybko i łatwo wysyłaj powiadomienia SMS o zarządzaniu incydentami – dostosuj je do potrzeb zespołów lub pojedynczych osób.

Cena: Ceny PagerDuty zaczynają się od 6 USD miesięcznie tylko dla 6 użytkowników, 35 USD miesięcznie, 47 USD miesięcznie i 119 USD miesięcznie.

8. VictorOps

VictorOps szczyci się podstawami dyżurów, współpracą między zespołami i prostą widocznością. Wykorzystują system IT i DevOps do wypychania zautomatyzowanych alertów, integrują informacje i przechowują kluczową dokumentację.

Cena: Ceny zaczynają się od 9 USD/za użytkownika/miesiąc, 29 USD/za użytkownika/miesiąc, 49 USD/miesiąc lub uzyskaj niestandardowy plan cenowy dla wszystkich potrzeb związanych z raportowaniem incydentów.

9. Zgodność 360 przez SAI Global

Jeśli chodzi o funkcje zgłaszania incydentów, Compliance 360 ​​obsługuje ścieżkę audytu, działania naprawcze, raportowanie incydentów, diagnostykę głównych przyczyn i zarządzanie zadaniami.

Cena: Aby uzyskać ofertę cenową, musisz porozmawiać z przedstawicielem obsługi klienta.

10. Systemy Adashi

Organizacje służb ratunkowych używają systemów Adashi do wszystkich swoich potrzeb w zakresie zgłaszania incydentów. Osoby udzielające pierwszej pomocy mogą bezpiecznie i szybko zgłaszać, reagować i zarządzać wszystkimi incydentami.

Cena: Porozmawiaj z przedstawicielem obsługi klienta o planach cenowych.

11. Zarządzanie incydentami ProcessMAP

ProcessMAP Incident Management to rozwiązanie internetowe, które służy do badania, zgłaszania, a także analizowania incydentów środowiskowych, urazów/choroby, mienia i floty.

Cena: Porozmawiaj na czacie z przedstawicielem obsługi klienta ProcessMAP Incident Management na temat cen.

12. OnPage – System Zarządzania Incydentami

Ścieżka audytu, diagnostyka przyczyn źródłowych, odzyskiwanie po awarii, raportowanie incydentów, zarządzanie bezpieczeństwem, zarządzanie zadaniami i zarządzanie zgłoszeniami – dlatego OnPage Incident Management System wspiera w przypadku incydentu. Możesz zezwolić na raporty o incydentach w czasie rzeczywistym i dochodzenie pośmiertne dzięki ścieżkom audytu i raportom. OnPage integruje się również z rozwiązaniami RMM i PSA oraz narzędziami do czatowania, takimi jak Slack.

Cena: Dostępna jest bezpłatna 7-dniowa wersja próbna z OnPage, w przeciwnym razie będziesz musiał skontaktować się z przedstawicielem obsługi klienta, aby dowiedzieć się więcej o cenach.

Najważniejsze rozwiązania w zakresie oprogramowania do zgłaszania incydentów

Nie można przeoczyć potrzeby zarządzania incydentami i zagrożeniami w miejscu pracy i prawdopodobnie już o tym wiesz. Jednak, aby naprawdę sprawić, by proces był płynny i bezbolesny (gra słów zamierzona), musisz używać nowoczesnych narzędzi, aby wyprzedzić konkurencję. Stworzenie bezpiecznego i przyjemnego środowiska pracy jest KONIECZNOŚCIĄ.

Dzięki dostępowi do danych w czasie rzeczywistym możesz wykrywać incydenty, zanim one nastąpią, i łatwo utrzymywać wszystkich na tej samej stronie, dzięki czemu promowanie kultury bezpiecznego miejsca pracy jest wpisane w DNA Twojej firmy. Dlatego przejrzyj naszą listę 12 najlepszych rozwiązań programowych do zgłaszania incydentów i dokonaj najlepszego wyboru dla swojej firmy i pracowników.