Jak obliczyć rzeczywisty koszt pracownika

Pracodawcy, rozważając zatrudnienie nowego pracownika, muszą przeznaczyć budżet na znacznie więcej niż wynagrodzenie podstawowe. Świadczenia i podatki zwiększają całkowity koszt pracodawcy na pracownika.

Ponadto każdy pracownik potrzebuje zasobów do wykonywania swojej pracy — takich jak sprzęt, materiały szkoleniowe, a nawet paliwo do zatankowania pojazdu służbowego.

To wszystko się sumuje. Ile zatem kosztuje pracownik? A jak możesz to obliczyć?

W tym artykule omówimy składniki kosztów pracowniczych i przedstawimy kilka wzorów do obliczania rzeczywistych kosztów pracownika.

Przyglądamy się również ukrytym kosztom pracowników, których wielu pracodawców nie zauważa.

Formuła do obliczania rzeczywistego kosztu pracownika

Powszechnie stosowana formuła do obliczania kosztów pracowniczych została po raz pierwszy ukuta przez starszego wykładowcę Massachusetts Institute of Technology, Josepha Hadzimę.

Hadzima proponuje, aby rzeczywisty koszt pracodawcy dla pracownika wynosił od 1,25 do 1,4-krotności wynagrodzenia podstawowego pracownika . Ma to wpływ na podatki od wynagrodzeń na pracownika i koszty świadczeń pracowniczych.

Kiedy nowy pracownik dołącza do Twojej firmy, możesz określić jego koszt, obliczając:

Wynagrodzenie zasadnicze x 1,25

Wynagrodzenie zasadnicze x 1,4

Prawdziwy koszt pracownika powinien mieścić się pomiędzy tymi dwiema wartościami .

Załóżmy na przykład, że w Twojej firmie zostaje zatrudniony nowy pracownik z pensją podstawową w wysokości 45 000 USD. Oblicz:

45 000 USD (pensja podstawowa) x 1,25 = 56 250 USD

45 000 USD (pensja podstawowa) x 1,4 = 63 000 USD

Ich rzeczywisty koszt wyniesie od 56 250 do 63 000 USD.

Ta sama formuła dotyczy pracowników godzinowych . Po prostu pomnóż ich stawkę godzinową przez 1,25 i 1,4, aby określić zakres ich rzeczywistych kosztów.

Na przykład wyobraź sobie, że zatrudniasz nowego pracownika za stawkę 20 USD za godzinę.

20 USD x 1,25 = 25 USD

20 USD x 1,4 = 28 USD

Prawdziwy koszt pracownika wynosi od 25 do 28 dolarów za godzinę.

Należy pamiętać, że ta formuła pomija inne wydatki, takie jak koszty rekrutacji, powierzchni biurowej, wyposażenia pracowników oraz wdrożenia i szkolenia. Poniżej omawiamy typowe czynniki, które wpływają na koszt pracodawcy w przeliczeniu na pracownika, abyś mógł dokonać dokładniejszych obliczeń.

Co może mieć wpływ na koszty pracownicze

Na koszty pracownicze wpływa wiele czynników — niektóre są wewnętrzne w firmie, podczas gdy inne są czynnikami zewnętrznymi. Ważne jest, aby zrozumieć te czynniki, aby dokładnie obliczyć koszty pracownicze.

Podatki dochodowe

Twoja firma jest odpowiedzialna za płacenie podatków od wynagrodzeń na podstawie wynagrodzenia każdego pracownika. Obejmuje to ubezpieczenie społeczne, Medicare i stanowy podatek od bezrobocia. Podatki są płacone rządom federalnym i stanowym, w zależności od miejsca wykonywania pracy.

Sprawdź witrynę IRS, aby uzyskać pomoc dotyczącą obliczeń podatku federalnego. Można również znaleźć dane kontaktowe dla państwowych podmiotów podatkowych.

Świadczenia pracownicze

Świadczenia pracownicze odgrywają znaczącą rolę w całkowitych kosztach pracownika. Obejmują one ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne, płatny urlop oraz inne ubezpieczenia i dodatki, które Twoja firma oferuje pracownikom.

Oblicz średni koszt świadczeń pracowniczych na pracownika, dzieląc całkowity koszt pakietu świadczeń przez całkowitą liczbę pracowników. Oto wypisana formuła:

Całkowity koszt pakietu świadczeń / Całkowita liczba pracowników = Koszt świadczeń na pracownika

Pamiętaj, że świadczenia to bieżące koszty , a świadczenia, takie jak PTO i inne ubezpieczenia, zwykle odnawiają się w określonych okresach. Oznacza to, że nie zapłacą kosztów świadczeń na pracownika tylko raz. Należy o tym pamiętać podczas obliczeń.

Lokalizacja

Lokalizacja jest jednym z największych czynników zewnętrznych wpływających na koszty pracownicze. Na przykład ten sam pracownik wykonujący tę samą pracę w Denver w Kolorado będzie wymagał wyższej pensji podstawowej w Los Angeles w Kalifornii, aby uwzględnić różnicę w kosztach utrzymania. Według kalkulatora kosztów życia CNN Money, koszty życia w Los Angeles są o 31,5% wyższe niż w Denver.

Stan rynku

Rynki zatrudnienia zmieniają się wraz ze zmianą podaży i popytu. Gdy rynek sprzyja pracodawcom, możliwe jest znalezienie najlepszych talentów po niższych kosztach. Jednak gdy rynek faworyzuje pracowników, może być konieczne zwiększenie wynagrodzeń i świadczeń w celu przyciągnięcia potrzebnych talentów.

Przemysł

Zrozumienie Twojej branży jest niezbędne, aby zrozumieć, czego pracownicy będą oczekiwać od całkowitego wynagrodzenia. Pracownicy w niektórych branżach oczekują, że będą płacić za część lub całość swoich planów ubezpieczenia zdrowotnego. W innych branżach pracownicy oczekują od pracodawcy oferowania w pełni opłacanego przez firmę ubezpieczenia zdrowotnego.

Korzyści korporacyjne, takie jak zniżki na członkostwo w siłowni, są również bardziej powszechne w niektórych branżach, podczas gdy inne oferują pracownikom bardzo ograniczone korzyści lub nie oferują ich wcale.

Typ roli

Koszty pracownicze różnią się również w zależności od norm oczekiwanych przez różne role w firmie. Starsi pracownicy i osoby z umiejętnościami, na które jest zapotrzebowanie, częściej oczekują wyższego wynagrodzenia i świadczeń w porównaniu z pracownikami na poziomie podstawowym lub pracownikami o ogólnych umiejętnościach. Procesy rekrutacji mogą być również bardziej niezawodne i długotrwałe w przypadku ról wysokiego szczebla, co zwiększa koszty pracowników.

Sposób obliczania wynagrodzenia pracownika może również wpływać na koszty pracownika. Pracownicy godzinowi — i niektóre stanowiska płatne — mają prawo do nadgodzin. Budżet może być trudniejszy, jeśli nie masz wydajnego systemu śledzenia czasu.

Rozmiar firmy

Większe firmy są czasami w stanie zapewnić niższe koszty na pracownika, ponieważ ogólne koszty rozkładają się na większą liczbę pracowników.

Ponadto w większych firmach koszty usług wsparcia IT i systemów cyfrowych, takich jak śledzenie czasu pracy i oprogramowanie płacowe, mogą być rozłożone na większą liczbę pracowników. Pomaga to również obniżyć koszty każdego pracownika.

Koszty rekrutacji

Znalezienie odpowiedniego pracownika na dane stanowisko wymaga znacznych inwestycji rekrutacyjnych, w tym kosztów rekrutacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Koszty rekrutacji wewnętrznej

Są to koszty płacenia personelowi rekrutacyjnemu i menedżerom ds. rekrutacji za ich czas.

Rekrutacja personelu

Rozważmy na przykład ogólnego HR, który spędza 15 godzin tygodniowo na zadaniach rekrutacyjnych. Ten pracownik zarabia 20 dolarów na godzinę i pracuje 50 tygodni każdego roku po wzięciu 2 tygodni urlopu. Twoje obliczenia będą wyglądać następująco:

15 [godziny spędzone na rekrutacji] x 20 $ [stawka godzinowa] x 50 [przepracowane tygodnie w roku] = 15 000 $ rocznie na rekrutację wewnętrzną

W przypadku pracowników najemnych najpierw oblicz ich efektywną stawkę godzinową za pomocą następującego wzoru:

Wynagrodzenie / (Tygodniowa liczba przepracowanych godzin x Tygodnie w roku) = Stawka godzinowa

Jeśli Twój stały pracownik zatrudniony na pełen etat pracuje 40 godzin tygodniowo, to pracuje 2080 godzin rocznie (40 x 52). Przy pensji w wysokości 45 000 USD ich efektywna stawka godzinowa wynosi 21,63 USD (45 000 USD / 2080).

Jeśli Twoja firma ma wielu pracowników zarządzających rekrutacją, będziesz musiał zsumować ich indywidualny wkład w wewnętrzne koszty rekrutacji. Na przykład dwóch pracowników HR spędza 15 godzin tygodniowo na zadaniach rekrutacyjnych, jak w powyższym przykładzie, co spowodowałoby roczne koszty rekrutacji wewnętrznej w wysokości 30 000 USD.

Zatrudnianie menedżerów

Menedżerowie zatrudniający mogą być zaangażowani w rekrutację sporadycznie, ale ich czas również powinien być brany pod uwagę przy obliczaniu kosztów rekrutacji wewnętrznej.

Weźmy na przykład menedżera ds. rekrutacji, który spędza średnio 5 godzin miesięcznie na zadaniach rekrutacyjnych. Wynagrodzenie kierownika ds. rekrutacji wynosi 50 000 USD, a efektywna stawka godzinowa wynosi 24,04 USD. Mając to na uwadze, Twoje obliczenia będą wyglądać następująco:

24,04 USD [stawka godzinowa] x (5 [godzin rekrutacji] x 12 [miesięcy]) = 1442,40 USD [koszt roczny]

Podobnie jak w przypadku rekrutacji personelu, łącz całkowity roczny koszt każdego kierownika ds. rekrutacji, aby uzyskać łączny roczny koszt rekrutacji liczony od czasu pracy kierownika ds. rekrutacji.

Koszty rekrutacji zewnętrznej

Po obliczeniu kosztów rekrutacji wewnętrznej należy obliczyć koszty rekrutacji zewnętrznej.

Mogą one obejmować koszt wynagrodzenia zewnętrznych rekruterów za ich czas, a także płatności zewnętrzne za:

• Ogłoszenia o pracę
• Imprezy promujące biznes, takie jak targi pracy
• Oprogramowanie rekrutacyjne, takie jak systemy śledzenia kandydatów
• Kontrole w tle
• Koszty przeprowadzki
• Premie za polecenie obecnych pracowników

Koszty wdrożenia

Po zatrudnieniu nowego pracownika należy go wyposażyć w wiedzę potrzebną do pełnienia nowej roli. Wdrożenie i szkolenie to niezbędne koszty, które szybko się sumują.

Koszty ogólne

Nie są one bezpośrednio związane z pracownikami, ale pokrywają wydatki niezbędne do prowadzenia firmy .

Tradycyjnie obejmują one takie rzeczy, jak koszt wynajmu powierzchni biurowej, mediów, materiałów biurowych, sprzętu, mundurów pracowniczych, telefonów komórkowych dla pracowników i innych. Koszty ogólne mogą również obejmować ogólną technologię, taką jak oprogramowanie biznesowe i komputery.

Wskaźnik obrotów

Firmy o wyższych wskaźnikach rotacji mają wyższe ogólne koszty pracownicze. Dzieje się tak dlatego, że są zmuszeni częściej inwestować w rekrutację i onboarding.

Dlaczego ważne jest obliczanie kosztów pracowniczych

Kalkulacja kosztów pracowniczych jest niezbędna do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem. Znajomość kosztów pracownika pozwala dokładnie zaplanować wydatki na personel . Ta wiedza może pomóc w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji dotyczących wydatków związanych z pracownikami, takich jak pakiety świadczeń, sprzęt, szkolenia i wiele innych.

Podobnie potrzeby kadrowe są łatwiejsze do przewidzenia, gdy wiesz, ile stanowisko pracownika kosztuje Twoją firmę. W ten sposób możesz lepiej określić, gdzie elastyczne opcje, takie jak zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin lub outsourcing do wykonawców, mogą przynieść Twojej organizacji największe korzyści.

Zrozumienie kosztu pracodawcy dla każdego pracownika wpływa również na ceny produktów i usług. Uwzględniając koszty pracy, Twoja firma może odpowiednio wycenić produkty i usługi, aby osiągnąć zysk.

Dodatkowo pomocne może być obliczenie kosztu pracownika oceniać wydajność pracowników . Porównując koszt pracownika z jego produktywnością i generowaniem przychodów, możesz podejmować oparte na danych decyzje dotyczące awansów, podwyżek, premii i planów poprawy wydajności.

Wniosek

Obliczenia kosztów pracowników uwzględniają więcej niż podstawowe wynagrodzenie pracownika. Rzeczywisty koszt pracownika wynosi od 1,25 do 1,4-krotności jego wynagrodzenia podstawowego, aby uwzględnić świadczenia pracownicze i koszty podatkowe. Istotne jest również rozważenie dodatkowych czynników wpływających na koszt pracownika, takich jak koszty rekrutacji w Twojej firmie, lokalizacja pracownika, aktualne warunki na rynku pracy i koszty wdrożenia.

Firmy, które rozumieją prawdziwy koszt swoich pracowników, są w stanie skuteczniej planować budżet, uwzględniać koszty pracy w ustalaniu cen i dokładnie oceniać wydajność pracowników.

Często zadawane pytania

Jaki procent powinien kosztować pracownik?

Średni koszt na pracownika wynosi od 1,25 do 1,4-krotności jego wynagrodzenia podstawowego. Liczba ta wzrośnie, biorąc pod uwagę koszty zmienne, takie jak czas rekrutera, lokalizacja pracownika i warunki na rynku pracy.

Większość amerykańskich firm wydaje od 15% do 30% swoich przychodów brutto na płace. Liczby te różnią się w zależności od branży.

Ile kosztuje wymiana pracownika?

Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) ustaliło, że średni koszt zatrudnienia wynosi 4700 USD. Jednak niektórzy pracodawcy powiedzieli SHRM, że spodziewają się, że nowe zatrudnienie będzie kosztować 3 do 4 razy więcej niż pensja na danym stanowisku. Szacunki te uwzględniają koszty miękkie, takie jak czas przełożonego zainwestowany w proces zatrudniania, co może sprawić, że koszt wymiany pracownika gwałtownie wzrośnie.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj