Najlepsze wskazówki dotyczące rejestrowania wejścia i wyjścia z pracy (+6 sposobów śledzenia czasu)

Dokładne śledzenie czasu może pomóc w zapobieganiu kradzieży czasu , nadmiernym nadgodzinom i problemom z obecnością pracowników.

Jednak wdrożenie skutecznej strategii rejestrowania wejść i wyjść może być trudne do opanowania — zwłaszcza jeśli używasz długopisu i papieru lub innego systemu ręcznego.

Cyfrowe zegary czasu są łatwiejsze w użyciu i dokładniejsze, ale nadal mogą powodować problemy, jeśli są używane nieprawidłowo.

Aby pomóc Ci w utrzymaniu dokładnych godzin pracy we wszystkich dziedzinach, wyjaśniamy, dlaczego warto śledzić godziny pracy pracowników, popularne sposoby, aby to zrobić, oraz korzyści płynące z korzystania z aplikacji do rejestrowania i wyrejestrowywania.

Wymieniliśmy również kilka najważniejszych wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać oprogramowanie zegara czasu.

Czy należy śledzić godziny pracy pracowników?

Należy zawsze śledzić godziny pracy pracowników, którzy otrzymują stawkę godzinową. Śledzenie godzin innych pracowników może być również przydatne z kilku powodów.

Zgodność z FLSA

Na początek ustawa Fair Labor Standards Act (FLSA) wymaga śledzenia i prowadzenia dokładnych rejestrów godzin pracy i wynagrodzeń pracowników. Stwierdza również, że pracownicy muszą otrzymywać wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli przepracują więcej niż 40 godzin w tygodniu pracy. Dokładne śledzenie czasu pomaga zachować zgodność z tymi i innymi przepisami stanowymi.

Zapobiegaj kradzieży czasu

Dokładne śledzenie czasu pomoże zapobiec kradzieży czasu . Korzystanie z narzędzi takich jak geofencing (które umieszczają wirtualne granice wokół miejsc pracy i ograniczają dostęp do tych lokalizacji) oraz dodawanie dodatkowych warstw weryfikacji (np.

Załóżmy na przykład, że jeden pracownik wchodzi każdego dnia 15 minut wcześniej i wychodzi 15 minut później. Oznacza to, że będziesz płacić za dodatkowe 30 minut dziennie nieodpłatnej pracy. Odpowiada to 2,5 godziny tygodniowo lub 130 godzinom rocznie. Jeśli robi to wielu pracowników, może to kosztować dziesiątki tysięcy dolarów rocznie.

Popraw dokładność wycen i rozliczeń

Śledzenie godzin pracy pomoże Ci dokładnie zrozumieć, ile czasu poświęca się na każdą pracę . Jest to przydatne do rozliczania i zapewniania możliwości tworzenia dokładnych ofert i szacunków w przyszłości.

Usprawnij śledzenie czasu i planowanie pracowników

Wreszcie, śledzenie czasu może pomóc upewnić się, że praca jest sprawiedliwie rozłożona w całej firmie. Korzystanie z narzędzia do planowania pracowników, które jest połączone z systemem śledzenia czasu, może pomóc w utrzymaniu spójnych godzin we wszystkich obszarach i zapewnić, że pojedynczy pracownik nie utknie z wszystkimi nadgodzinami.

6 sposobów śledzenia godzin pracy

Najlepsza metoda śledzenia godzin pracy pracowników powinna być łatwa w użyciu, dokładna i niezawodna. Oto 6 popularnych opcji śledzenia czasu (w przypadkowej kolejności).

Pióro i papier

Śledzenie czasu pracy pióra i papieru jest nadal szeroko stosowaną metodą ze względu na swoją prostotę. Polega na tym, że pracownik zapisuje czas, w którym się loguje i wylogowuje. Jednak ta metoda jest podatna na kradzież czasu, ponieważ pracownicy mogą łatwo zmieniać godziny wejścia i wyjścia.

Aplikacja mobilna

Korzystanie z aplikacji mobilnego zegara czasu, takiej jak Connecteam, jest jednym z najłatwiejszych sposobów prowadzenia dokładnego rejestru godzin pracy pracowników. Większość opcji jest prosta w użyciu, z funkcją włączania i wyłączania za pomocą jednego przycisku, która umożliwia pracownikom szybkie i wydajne wprowadzanie danych.

Aplikacja komputerowa

Popularne są również aplikacje do śledzenia czasu na komputery stacjonarne, zwłaszcza wśród pracowników biurowych lub biurowych. Są bardzo podobne do aplikacji mobilnych, z zegarem czasu jednym dotknięciem. Niektóre są również wyposażone w funkcje, takie jak śledzenie aktywności i okresowe zrzuty ekranu, które pomagają pracodawcom weryfikować godziny pracy pracowników.

Kiosk do śledzenia czasu

Niektóre miejsca pracy są najlepiej obsługiwane przez jeden kiosk do rejestracji i wyjścia, który jest współużytkowany przez wielu pracowników . Każdy pracownik będzie miał własne dane logowania, które umożliwią mu dostęp do konta i będzie mógł rejestrować się i wymeldowywać za jednym dotknięciem.

Wejście biometryczne

Oprogramowanie do pomiaru czasu biometrycznego ma na celu identyfikację pracowników za pomocą danych biometrycznych, takich jak skanowanie linii papilarnych lub rozpoznawanie twarzy. Jest to bardzo skuteczny sposób na wyeliminowanie bicia kumpla, głównej przyczyny kradzieży czasu.

Uderzenie w kolegę ma miejsce, gdy pracownik ma przyjaciela lub współpracownika, który przychodzi lub wychodzi za niego, gdy tak naprawdę nie są w pracy. W przypadku weryfikacji biometrycznej jest to prawie niemożliwe.

Rozszerzenia przeglądarki

Rozszerzenia przeglądarki do śledzenia czasu są przydatne w przypadku zadań, które są wykonywane głównie przy użyciu komputera. Pracownicy mogą rejestrować czas bezpośrednio z poziomu swoich przeglądarek internetowych. Narzędzia te często zawierają funkcje, takie jak śledzenie adresów URL i śledzenie aktywności, które pomagają zweryfikować godziny pracy pracowników.

Bonus: Geofencing i śledzenie GPS

Niektóre mobilne programy do śledzenia czasu obejmują funkcję geofencing i śledzenia lokalizacji GPS. Chociaż nie można ich używać do samodzielnego śledzenia czasu, idą one w parze z rejestrowaniem wejścia i wyjścia .

Dzięki geofencingowi możesz ograniczyć lokalizacje, z których pracownicy mogą wchodzić i wychodzić, upewniając się, że są na miejscu, zanim zaczną śledzić swoje godziny pracy.

Funkcjonalność GPS umożliwia śledzenie lokalizacji pracowników, kiedy są na zegarze. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy pracują z właściwego miejsca pracy lub lokalizacji.

Korzyści z aplikacji Clock-In Clock-Out

Łatwość obsługi i oszczędność czasu

Jedną z najlepszych rzeczy w aplikacjach do włączania i wyłączania jest łatwość ich użycia. Większość z nich jest dostępna zarówno na Androida, jak i iOS, co oznacza, że ​​Twoi pracownicy mogą uzyskiwać do nich dostęp ze swoich smartfonów lub innych urządzeń mobilnych.

Niektóre aplikacje, takie jak Connecteam, są również wyposażone w szereg automatyzacji, które pomogą Ci zaoszczędzić czas. Obejmują one automatyczne generowanie kart czasu pracy oraz automatyczne zarządzanie czasem wolnym, przerwami i nadgodzinami.

Zwiększony nadzór

Dzięki aplikacji rejestrowania i wyłączania zyskujesz lepszy nadzór nad swoimi pracownikami . Możesz zobaczyć, kto jest na zegarze w danym czasie, kiedy wszyscy zarejestrowali się i wymeldowali, a także wszelkie opisy lub notatki dołączone do wpisów grafiku.

Jeśli śledzenie GPS jest włączone, będziesz także mógł monitorować lokalizację swoich pracowników, gdy są zarejestrowani.

Zmniejszone ryzyko uderzenia kumpla

Większość aplikacji z zegarem czasu ma dodatkową warstwę weryfikacji — taką jak weryfikacja biometryczna — w celu zmniejszyć ryzyko uderzenia kumpla. Niektóre systemy mogą wymagać, aby pracownik zrobił sobie szybkie selfie za każdym razem, gdy wchodzi do pracy. Możesz ich użyć, aby sprawdzić, czy znajomy lub współpracownik nie wszedł lub nie wszedł za nich. Inne aplikacje mogą oferować skanowanie odcisków palców lub rozpoznawanie twarzy.

Lepsza dokładność

Aplikacje zegara czasu są dokładne i mogą śledzić czas z dokładnością do sekundy. Pracownicy nie będą mogli zaokrąglać swoich godzin podczas wypełniania swoich grafików, a aplikacje umożliwią przeglądanie i zatwierdzanie wszelkich wpisów czasu, które pracownicy dodali ręcznie.

Oznacza to, że będziesz płacić tylko za dokładnie przepracowane godziny, w których pracują Twoi pracownicy, co sprawia, że ​​wszystko jest bardziej sprawiedliwe dla wszystkich.

Zezwalaj na wprowadzanie szczegółów i kategoryzację czasu

Kolejną fajną funkcją jest możliwość dodawania tagów, opisów, notatek i innych informacji do wpisów czasu . Dzięki temu pracownicy mogą dokładnie wyszczególnić, nad czym pracują, i podać wszelkie informacje niezbędne do uzasadnienia ich godzin pracy.

Możesz także kategoryzować godziny według klienta, zadania, miejsca pracy i innych. Jest to przydatne do celów rozliczeniowych i fakturowania, a także pomaga upewnić się, że oferty są dokładne.

Włącz proste zarządzanie czasem wolnym, nieobecnością i nadgodzinami

Niektóre aplikacje z zegarem czasu mają nawet zaawansowane funkcje, takie jak czas wolny, nieobecność pracownika, przerwa i zarządzanie nadgodzinami. Może to pomóc zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów w zarządzaniu personelem i zapewnić zgodność z odpowiednimi przepisami prawa pracy.

Na przykład dzięki Connecteam możesz tworzyć automatyzacje, aby upewnić się, że nadgodziny są wypłacane prawidłowo i że pracownicy mają odpowiednie przerwy w odpowiednim czasie.

Najlepsze wskazówki dotyczące korzystania z oprogramowania do włączania i wyłączania zegara

Świeć przykładem

Jednym z najlepszych sposobów zachęcania do właściwego korzystania z systemu zegara czasu jest samodzielne korzystanie z niego . Jeśli twoi pracownicy zobaczą, jak ty i inni menedżerowie z niego korzystacie, prawdopodobnie sami poczują się bardziej komfortowo.

Doświadczenie z pierwszej ręki z oprogramowaniem zegara pomoże Ci również dokładnie zrozumieć, jak to działa. Ułatwi to szkolenie nowych pracowników i rozwiązywanie problemów.

Nie komplikuj

Ważne jest, aby system śledzenia czasu był prosty i łatwy w użyciu . Jeśli twoi pracownicy mają z tym problem, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że przestaną używać go poprawnie — lub całkowicie. Może to prowadzić do problemów, takich jak nieprawidłowo śledzone godziny i złe opisy wpisów czasu.

Dlatego tak ważne jest, aby wybrać przyjazny dla użytkownika system włączania i wyłączania. Poszukaj konfigurowalnego interfejsu, który nie wymaga długiego szkolenia ani specjalnych umiejętności technicznych. Connecteam jest doskonałym przykładem, ponieważ ma intuicyjną aplikację mobilną i funkcję włączania i wyłączania jednym przyciskiem.

Codziennie przeglądaj dzienniki czasu

Poświęcenie 5-10 minut każdego dnia na przejrzenie wszystkich wpisów w grafiku pozwoli Ci natychmiast zidentyfikować problemy i rozwiązać je. Jeśli na przykład ktoś zapomniał zarejestrować się lub wyjść, możesz z nim porozmawiać i podjąć wszelkie niezbędne działania.

Utwórz zasady śledzenia czasu

Upewnij się, że masz kompleksową politykę śledzenia czasu , która określa, jak rejestrować godziny pracy i dokładnie czego oczekujesz od swoich pracowników, jeśli chodzi o rejestrowanie godzin. Powinien zawierać samouczek wyjaśniający każdy aspekt zegara czasu, w tym sposób jego ustawienia i korzystania z niego.

Twoja polityka rozliczania czasu pracy powinna zawierać również informacje o konsekwencjach niespełnienia oczekiwań. Mogą one obejmować ostrzeżenia ustne, ostrzeżenia pisemne, a nawet ryzyko rozwiązania umowy w przypadku powtarzających się naruszeń zasad.

Upewnij się, że Twoi pracownicy rozumieją znaczenie śledzenia czasu

Kiedy Twoi pracownicy zrozumieją, jak ważne jest śledzenie czasu, będzie bardziej prawdopodobne, że będą robić to poprawnie. Upewnij się, że Twój przewodnik śledzenia czasu wyjaśnia, dlaczego musisz śledzić godziny, tj. aby pracownicy otrzymywali prawidłowe wynagrodzenie, a firma przestrzegała prawa i przepisów prawa pracy.

Oferuj nagrody za konsekwentne mierzenie czasu

Możesz dodatkowo zachęcić pracowników do prawidłowego śledzenia czasu pracy , oferując nagrody lub premie za konsekwentne śledzenie czasu. Na przykład możesz co tydzień przyznać niewielką nagrodę lub premię najbardziej konsekwentnemu członkowi personelu. Alternatywnie możesz mieć niewielką cotygodniową premię dostępną dla każdego, kto spełnia i przekracza oczekiwania.

Skorzystaj z tagów i opisów

Upewnij się, że w pełni wykorzystujesz tagi i funkcje opisu wpisów czasu. Oznaczając wpisy czasu, możesz szybko i łatwo sortować je według pracy, klienta, zespołu i nie tylko. Pomoże Ci to zrozumieć, gdzie spędzany jest czas.

Dłuższe opisy umożliwiają pracownikom wyszczególnienie, nad czym spędzili czas. Pomoże Ci to zweryfikować karty czasu pracy i upewnić się, że wszyscy pracują nad tym, co powinni.

Wniosek

Dokładne śledzenie czasu pracy pracowników jest w wielu przypadkach wymogiem prawnym i gwarantuje, że wszyscy pracownicy otrzymują sprawiedliwe wynagrodzenie. Istnieje wiele sposobów śledzenia czasu, ale korzystanie z aplikacji zegara czasu, takiej jak Connecteam, jest mniej czasochłonne, dokładniejsze i łatwiejsze do zrozumienia dla Ciebie i Twoich pracowników.

Connecteam może pomóc w utrzymaniu spójnego pomiaru czasu w miejscu pracy, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności.

Zacznij korzystać z Connecteam za darmo już dziś!

Często zadawane pytania

Jaki jest najlepszy sposób rejestrowania wejść i wyjść pracowników?

Cyfrowy zegar czasu, taki jak Connecteam, oferuje pracownikom dokładny, przyjazny dla użytkownika sposób rejestrowania wejść i wyjść. Connecteam jest łatwy w użyciu i wspierany przez funkcje takie jak zarządzanie przerwami i nadgodzinami, automatyczne generowanie kart czasu pracy, geofencing i śledzenie lokalizacji GPS.

Jaki jest najlepszy sposób na ograniczenie kradzieży czasu?

Korzystanie z cyfrowego zegara z funkcjami takimi jak geofencing i weryfikacja selfie może pomóc w ograniczeniu kradzieży czasu w firmie. Geofencing ogranicza miejsca, w których pracownicy mogą wchodzić i wychodzić, a dodatkowe metody weryfikacji zapobiegają uderzaniu kumpli, zapewniając każdemu pracownikowi rejestrację wejścia i wyjścia dla siebie.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj