Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?

Wstęp

Koszt zatrudnienia nowego pracownika może być znaczny, więc zrozumienie, jakie wydatki się z tym wiążą, pomaga uniknąć szokującego rachunku i zatrudniać wykwalifikowanych pracowników z większą pewnością siebie. Szczególnie małe firmy odnoszą korzyści z jasnego budżetu na zatrudnienie, ponieważ pomaga im to określić, na co mogą, a na co nie mogą sobie pozwolić.

Według badania przeprowadzonego przez Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM), średni koszt zatrudnienia wynosi 4683 USD. Jednak koszty zatrudnienia Twojej firmy będą się różnić w zależności od branży, położenia geograficznego, stanowisk, na które zatrudniasz, i innych czynników.

W tym artykule omówimy typowe koszty przed i po zatrudnieniu pracownika, podamy przykłady kosztów wewnętrznych i zewnętrznych oraz podzielimy koszty rekrutacji. Dzielimy się również wskazówkami, jak uzyskać jak największą wartość z kosztów zatrudnienia.

Koszty przed zatrudnieniem pracownika

Zanim zatrudnisz nowego pracownika, duża część Twoich kosztów dotyczy rekrutacji, w tym zasobów wydanych na kandydatów, którym się nie powiodło. Obliczenie średniego kosztu na nowego pracownika pomoże Ci znaleźć obszary, w których możesz wydawać za dużo lub za mało. Podobnie, może pomóc Ci zrozumieć, w jaki sposób Twoja inwestycja opłaca się w dłuższej perspektywie dzięki produktywności i utrzymaniu siły roboczej.

Jednym z najbardziej przydatnych wskaźników rekrutacyjnych jest formuła kosztu zatrudnienia , opisana poniżej. Przedstawiliśmy również przykłady kosztów rekrutacji wewnętrznej i zewnętrznej, które możesz dostosować do okoliczności swojej firmy.

Formuła kosztu zatrudnienia

Aby obliczyć koszt zatrudnienia, zsumuj wewnętrzne i zewnętrzne koszty rekrutacji. Następnie podziel to przez całkowitą liczbę zatrudnionych.

Oto jak to wygląda w postaci formuły:

Koszt na zatrudnienie = (wewnętrzne koszty rekrutacji + zewnętrzne koszty rekrutacji) / Całkowita liczba zatrudnień

Załóżmy na przykład, że koszty rekrutacji wewnętrznej wynoszą 50 000 USD, koszty rekrutacji zewnętrznej wynoszą 70 000 USD, a łączna liczba zatrudnionych wynosi 2000. Twój koszt wynajmu to:

Koszt zatrudnienia = (50 000 USD + 70 000 USD) / 2000 = 6000 USD

Oznacza to, że zatrudnienie 1 nowego pracownika kosztuje Twoją firmę 6000 USD.

Koszty rekrutacji wewnętrznej

Obejmują one wszelkie koszty poniesione na zasoby w Twojej firmie. Stanowią one:

Rekruterzy wewnętrzni

Czas, jaki Twój zespół HR poświęca na działania rekrutacyjne, wlicza się do kosztów zatrudnienia nowego pracownika. Obejmuje to sporządzenie opisu stanowiska, udostępnianie go na tablicach ogłoszeń, przeglądanie CV, sporządzanie umów o pracę i wszystko pomiędzy.

Koszty rekrutacji wewnętrznej możesz obliczyć na kilka różnych sposobów.

Załóżmy na przykład, że Twoja firma płaci pracownikowi HR wynagrodzenie godzinowe. Załóżmy, że pracują 50 tygodni w roku, biorąc 2 tygodnie urlopu rocznie. Roczna liczba kosztów rekrutacji wewnętrznej wyglądałaby następująco:

Wewnętrzny koszt rekrutacji = Stawka godzinowa x (Liczba godzin spędzonych na rekrutacji w tygodniu x 50)

Załóżmy na przykład, że stawka godzinowa pracownika wynosi 20 USD za godzinę i spędza on 10 godzin tygodniowo na rekrutacji. Roczny koszt dla tego pracownika wynosi:

20 USD x (10 x 50) = 10 000 USD

Wyobraź sobie jednak, że pracownik HR otrzymuje stałą pensję, a rekrutacja to tylko jeden z jego obowiązków. Nadal możesz obliczyć, ile kosztuje Twoja firma rekrutacja wewnętrzna.

Najpierw oblicz stawkę godzinową pracownika na podstawie jego rocznego wynagrodzenia i liczby tygodni przepracowanych w roku. Użyj następującej formuły:

Koszt godzinowy = Roczne wynagrodzenie / (całkowita liczba godzin przepracowanych w tygodniu x liczba przepracowanych tygodni w roku)

Załóżmy, że członek zespołu HR ma roczną pensję w wysokości 40 000 USD, pracuje 40 godzin tygodniowo i pracuje 50 tygodni w roku. Ich koszt godzinowy to:

Koszt godzinowy = 40 000 USD / (40 x 52) = 19,23 USD

Następnie dowiedz się, ile godzin tygodniowo zajmują się rekrutacją — na przykład 15. Następnie uzupełnij ich roczne dane dotyczące wewnętrznych kosztów rekrutacji:

19,23 USD x (15 x 50) = 14 422,50 USD

Co ważne, oblicz koszty rekrutacji wewnętrznej dla każdego pracownika HR zajmującego się rekrutacją . W ten sposób uzyskasz całkowity koszt rekrutacji wewnętrznej.

Uważaj, aby Twój zespół HR nie poświęcał zbyt dużo czasu na rekrutację w stosunku do innych obszarów, takich jak płace, ponieważ może to prowadzić do wypalenia pracowników, opóźnień w terminach i efektu domina w kosztach biznesowych.

Zatrudnianie menedżerów

Kierownik ds. Rekrutacji zwykle angażuje się już od etapu rozmowy kwalifikacyjnej, aby sprawdzić wiedzę, umiejętności i zdolności kandydatów (KSA). W zależności od poziomu zaangażowania menedżera i stażu pracy, mogli spędzić godziny, a nawet dni na wybranym kandydacie.

Jeśli menedżer ds. rekrutacji otrzymuje stawkę godzinową, roczny koszt jego działań rekrutacyjnych wynosi:

Koszt menedżera zatrudniającego = stawka godzinowa x (liczba godzin spędzonych na rekrutacji w miesiącu x 12)

Załóżmy na przykład, że zarabiają 50 USD na godzinę i spędzają średnio 3 godziny miesięcznie na rekrutacji. Roczny koszt to:

Koszt zatrudnienia menedżera = 50 USD x (3 x 12) = 1800 USD

Możesz użyć tego obliczenia rocznego do godzinowego dla wewnętrznych rekruterów w powyższym wzorze, jeśli menedżer ds. Rekrutacji otrzymuje wynagrodzenie.

Polecenia pracownicze

Płacenie obecnym członkom personelu opłaty za polecenie pracownika to świetny sposób na pozyskanie wysokiej jakości kandydatów do puli rekrutacyjnej. Zwykle im wyższa ranga otwarta pozycja, tym wyższa opłata za polecenie.

Możesz zapłacić sędziemu ryczałtową opłatę za każdego pomyślnego rekruta lub procent rocznego wynagrodzenia rekruta jako rekompensatę.

Koszty rekrutacji zewnętrznej

Koszty rekrutacji zewnętrznej obejmują płatności na rzecz zewnętrznych firm lub wykonawców, którzy wspierają Twoje cele rekrutacyjne. Uwzględnij następujące pozycje w kalkulacji kosztów zewnętrznych:

Zewnętrzni menedżerowie i agencje rekrutacyjne

Korzystanie z zewnętrznego rekrutera lub agencji może zapewnić wyższą jakość zatrudnienia. Mogą również pomóc przyspieszyć proces rekrutacji, ponieważ wykorzystują specjalistyczne umiejętności i sieci kandydatów. Zwykle płacisz zewnętrznym rekruterom stałą stawkę, wynagrodzenie na czas określony lub część rocznego wynagrodzenia pracownika.

Publikacja na tablicy ogłoszeń

Internetowe tablice ogłoszeń, takie jak LinkedIn i Indeed, umożliwiają publikowanie i reklamowanie opisów stanowisk, zwiększając liczbę osób poszukujących pracy. Chociaż istnieją darmowe plany, powinieneś uwzględnić płatne subskrypcje na tablicy ogłoszeń w swoim budżecie, jeśli szukasz zaawansowanych funkcji. Rozwiązania te mają zwykle opłaty miesięczne lub roczne . Możesz również zapłacić dodatkowo, aby ulepszyć swoje ogłoszenia o pracę lub dodać dodatkowe oferty pracy.

Marka pracodawcy

Uwzględnij wszelkie koszty promowania swojej firmy na targach kariery lub organizowania wydarzeń zwiększających zatrudnienie, aby przyciągnąć kandydatów.

Na przykład organizator targów karier może naliczać ryczałt lub stawkę godzinową, w zależności od wielkości stoiska Twojej firmy i liczby obecnych rekruterów.

Pamiętaj, aby uwzględniać tylko koszty stron zewnętrznych i wykluczać koszty wewnętrzne, takie jak koszty czasu personelu.

Oprogramowanie rekrutacyjne

Oprócz tablic ogłoszeniowych istnieje wiele innych rozwiązań programowych, takich jak systemy śledzenia kandydatów (ATS), które pomagają zwiększyć pulę kandydatów, szybkość rekrutacji i przydatność kandydatów.

Często są one wyceniane na użytkownika, na podstawie miesięcznej lub rocznej subskrypcji. Jednak niektórzy dostawcy mogą oferować niestandardowe ceny lub dostępne dożywotnie subskrypcje. Weź pod uwagę te koszty, jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania rekrutacyjnego.

Kontrole w tle

Kontrole przeszłości pomagają potwierdzić informacje o kandydacie, takie jak wcześniejsze zatrudnienie i rejestry karne. Ważne, aby doliczyć je do kosztów rekrutacji.

Niektóre rozwiązania pobierają opłatę miesięczną lub roczną za nieograniczoną liczbę czeków, z dodatkowymi opłatami za funkcje specjalne. Inni pobierają stałą opłatę za każde sprawdzenie przeszłości.

Koszty przeniesienia

Aby znaleźć odpowiednią osobę do pracy, być może będziesz musiał uwzględnić koszty przeprowadzki w swojej ofercie pracy. Weź pod uwagę całkowity koszt przeprowadzki kandydata, który może obejmować koszty dojazdów i/lub zakwaterowania. Następnie zaoferuj pełne lub częściowe pokrycie tych kosztów.

Koszty po zatrudnieniu pracownika

Całkowity koszt zatrudnienia nowego pracownika musi obejmować również koszty po okresie zatrudnienia. Pamiętaj, aby uwzględnić:

Pensja podstawowa lub płaca

Wynagrodzenie podstawowe — lub płaca podstawowa, jeśli twoi pracownicy są opłacani na podstawie stawki godzinowej — to minimalne wynagrodzenie zarobione przez pracownika przed opodatkowaniem. Nie obejmuje świadczeń i wynagrodzenia za nadgodziny.

Zwykle budżetujesz ten koszt co roku i płacisz go co miesiąc, co tydzień lub co dwa tygodnie.

Udział pracodawcy w podatkach

Jako pracodawca musisz płacić podatki federalne, które mają zastosowanie do Twojej firmy. Wiele firm płaci podatki, w tym ubezpieczenia społeczne i Medicare oraz federalne podatki od bezrobocia (FUTA). Sprawdź na stronie IRS, jakie podatki federalne musi płacić Twoja firma.

Ponadto sprawdź lokalne i stanowe przepisy prawa pracy, aby sprawdzić, czy jesteś zobowiązany do uiszczania jakichkolwiek dodatkowych składek, takich jak stanowy podatek od bezrobocia.

Korzyści opcjonalne

Uwzględnij koszt opcjonalnych świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne i dentystyczne, składki na ubezpieczenie emerytalne i premie związane z wynikami. Przepisy stanowe i lokalne mogą wymagać oferowania pewnych świadczeń pracowniczych.

Uwzględnij również płatny urlop (PTO), płatny urlop rodzinny i niepełnosprawny oraz inne rodzaje płatnego urlopu, ponieważ płacisz dzienne wynagrodzenie, gdy pracownik jest nieobecny. Weź pod uwagę koszt innych opcjonalnych korzyści oferowanych przez Twoją firmę, takich jak zapewniane przez firmę członkostwo w siłowni, karty podarunkowe i stypendia na rozwój zawodowy.

Proces wdrażania do firmy nowego pracownika

Efektywne doświadczenie wdrożeniowe jest niezbędne do przygotowania nowego pracownika do pracy. Powinieneś śledzić, ile kosztuje Twój zespół HR wykonanie zadań, takich jak wypełnianie dokumentów dotyczących zatrudnienia i planowanie pierwszego tygodnia początkującego.

Oblicz swój roczny koszt wdrożenia na pracownika HR za pomocą następującego wzoru:

Koszt wdrożenia = stawka godzinowa x (liczba godzin spędzonych na onboardingu w miesiącu x 12)

Załóżmy na przykład, że pracownik HR otrzymuje 20 USD za godzinę i spędza średnio 10 godzin miesięcznie na onboardingu. Ich roczny koszt wdrożenia wynosi:

Koszt wdrożenia = 20 USD x (10 x 12) = 2400 USD.

Dodaj koszt wdrożenia każdego pracownika HR do całkowitego rocznego kosztu wdrożenia. Następnie podziel to przez liczbę pracowników zatrudnionych w ciągu roku, aby uzyskać roczny koszt wdrożenia na pracownika.

Aby lepiej zaplanować te koszty, przeczytaj naszą wstępną listę kontrolną .

Szkolenie

Szkolenia zwiększają wiedzę, umiejętności i produktywność pracowników. Obejmuje szkolenia BHP, warsztaty rozwijające umiejętności oraz sesje z udziałem doświadczonych liderów zespołów.

Jeśli szkolenia są prowadzone przez zewnętrznych specjalistów, możesz zostać obciążony opłatą za określony czas lub opłatą za sesję.

Jeśli jednak szkolenie przeprowadzają menedżerowie wewnętrzni, skorzystaj z poniższego wzoru, aby obliczyć, ile płacisz rocznie za ich czas. W przypadku pracowników godzinowych skorzystaj z formuły rocznej do godzinowej podanej w sekcji Zatrudnianie menedżerów w tym artykule, aby poznać ich koszt godzinowy.

Koszt szkolenia = Koszt godzinowy x (liczba godzin poświęconych na prowadzenie szkoleń miesięcznie x 12)

Załóżmy na przykład, że menedżer otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 50 USD za godzinę i spędza 4 godziny miesięcznie na szkoleniach. Ich roczny koszt szkolenia to:

Koszt szkolenia = 50 USD x (4 x 12) = 2400 USD

Koszty szkolenia powinny również uwzględniać koszt sprzętu, narzędzi, oprogramowania itp. używanego podczas prowadzenia sesji.

sprzęt i oprogramowanie informatyczne

Weź pod uwagę koszt sprzętu IT dostarczonego nowemu pracownikowi, takiego jak telefon komórkowy, tablet lub laptop. Uwzględnij również wszelkie opłaty uiszczane na rzecz zewnętrznych lub wewnętrznych specjalistów IT, jeśli te urządzenia wymagają specjalistycznej konfiguracji.

Ponadto uwzględnij wszelkie koszty subskrypcji oprogramowania związane z nowymi pracownikami. Mogą one być wyceniane na użytkownika lub jako zryczałtowana miesięczna opłata.

Jak zoptymalizować koszty wynajmu

Zbyt małe inwestycje finansowe w zatrudnianie narażają Cię na ryzyko niezatrudnienia najlepszych osób do pracy w Twojej firmie. Z drugiej strony zbyt duże inwestycje finansowe marnują zasoby, które przyniosłyby korzyści innym obszarom HR.

Oto nasze najważniejsze wskazówki, dzięki którym wydasz odpowiednią kwotę na zatrudnienie. Ponadto dzielimy się wskazówkami, jak sprawić, by pieniądze, które wydajesz na zatrudnienie, nie poszły na marne.

Twórz wewnętrzne zachęty do polecania

Wewnętrzni skierowani pracownicy mają 4 razy większe szanse na otrzymanie oferty pracy w porównaniu z kandydatami online. Według badań przeprowadzonych przez Zippia, stanowią oni również od 30 do 50% wszystkich zatrudnionych w firmie. Jednorazowa nagroda za polecenie jest tańsza niż płacenie za wewnętrzne lub zewnętrzne procesy rekrutacyjne specjalistów HR.

Nagroda za polecenie może być ustaloną kwotą w dolarach za każde pomyślne polecenie lub procentem wynagrodzenia nowego pracownika. Zaoferuj kwotę wystarczająco atrakcyjną, aby stanowić zachętę, ale niższą niż to, co zapłaciłbyś wewnętrznemu lub zewnętrznemu rekruterowi za kandydata.

Rozłóż koszty stałe na nowych pracowników

Niektóre koszty zatrudnienia są stałe, takie jak pensje personelu HR i subskrypcje tablic ogłoszeń, do określonej liczby kandydatów. Jeśli to możliwe, korzystaj z zasobów wewnętrznych i zewnętrznych, aby zarządzać wieloma kandydatami jednocześnie, aby obniżyć koszt zatrudnienia.

Możesz również rozważyć rezerwację osób na rozmowy kwalifikacyjne na tę samą rolę w tym samym tygodniu, aby ułatwić podejmowanie decyzji przez kierowników ds. rekrutacji. Ponadto możesz zarezerwować nowe osoby rozpoczynające pracę na grupowym wdrożeniu lub sesjach szkoleniowych, aby zaoszczędzić na kosztach po zatrudnieniu.

Priorytetyzuj utrzymanie pracowników

Skuteczna retencja pomaga uniknąć kosztów związanych z zatrudnianiem zastępstw pracowników w związku z dobrowolnym odejściem pracowników. Głównymi powodami, dla których pracownicy odchodzą z pracy, są niekonkurencyjne wynagrodzenie i świadczenia, brak możliwości rozwoju zawodowego, brak poczucia docenienia i niewspierający przełożony.

Aby temu zaradzić, zacznij od uatrakcyjnienia pakietów kompensacyjnych, uwzględniając takie elementy, jak płatny urlop i świadczenia emerytalne. Powinieneś także zapewnić pracownikom możliwość uczenia się i rozwoju w Twojej firmie. Rozważ na przykład oferowanie kursów szkoleniowych, aby pracownicy mogli podnosić lub podnosić umiejętności.

Ponadto okazuj uznanie za pomocą nagród opartych na wynikach, takich jak nagrody. Ponadto przeszkol menedżerów w zakresie umiejętności współpracy, aby Twoi pracownicy czuli się wspierani i włączeni.

Zminimalizuj wypalenie pracowników

Pracownicy mogą doświadczać wypalenia z powodu ilości pracy, którą muszą wykonać lub presji, jaką odczuwają w pracy. Pracownicy z wypaleniem zawodowym mogą źle się czuć fizycznie i psychicznie i brać wolne, aby dojść do siebie. W związku z tym może być konieczne znalezienie pracowników tymczasowych w krótkim okresie lub ryzyko zakłócenia działalności.

Zamiast ponosić koszty zatrudniania zastępców pracowników w krótkim czasie, upewnij się, że Twój zespół się nie wypalił.

Zrób to, zapewniając wystarczającą liczbę płatnych urlopów, w tym w stosownych przypadkach płatnego zwolnienia chorobowego, oraz oferując dni wolne od zdrowia psychicznego. Możesz również rozważyć zaoferowanie elastycznych warunków pracy, takich jak umożliwienie pracownikom wyboru własnego miejsca pracy lub decydowania o własnych godzinach.

Na koniec stwórz wspierającą kulturę, w której pracownicy mogą otwarcie dzielić się swoimi przemyśleniami i uczuciami. Regularnie melduj się ze swoimi pracownikami za pośrednictwem poczty elektronicznej, rozmowy telefonicznej lub wiadomości. Poinformuj ich, że mogą przyjść do ciebie z wszelkimi problemami.

Wniosek

Warto wiedzieć, ile kosztuje zatrudnienie pracownika w Twojej firmie. Przed zatrudnieniem musisz obliczyć wynagrodzenie rekruterów wewnętrznych i zewnętrznych, koszt czasu menedżerów ds. rekrutacji, opłaty za tablicę ogłoszeń i koszty relokacji. Po zatrudnieniu musisz uwzględnić podstawowe wynagrodzenie pracownika, opcjonalne świadczenia, swój udział w podatkach, szkolenia, wdrożenie i koszty IT.

Zarówno niedostateczne, jak i nadmierne wydatki na zatrudnienie mogą prowadzić do negatywnych konsekwencji biznesowych. Jednak zrozumienie kosztów zatrudnienia pomaga efektywniej wykorzystywać zasoby biznesowe, a nawet pozyskiwać lepszych kandydatów . Aby zoptymalizować koszty, należy zachęcać do wewnętrznych poleceń i rozłożyć koszty stałe na nowych pracowników. W perspektywie długoterminowej priorytetowo traktuj utrzymanie pracowników i zapobiegaj wypaleniu, aby mieć pewność, że Twoje koszty nie zostaną zmarnowane.