Cyfrowe wdrażanie pracowników: zalety, wyzwania i narzędzia

Kluczowe dania na wynos

• Dzięki cyfrowemu wdrażaniu pracowników używasz narzędzi i technologii do wdrażania nowych pracowników. Nie ma potrzeby odbywania osobistych kursów, szkoleń ani spotkań.
• Korzyści z cyfrowego wdrożenia obejmują lepszą wydajność, redukcję kosztów i większą wygodę.
• Wyzwania związane z wdrożeniem cyfrowym obejmują poczucie izolacji nowych pracowników, nudę procesu i nadmiar informacji.
• Zoptymalizuj swój cyfrowy proces wdrażania, korzystając z różnych rodzajów treści, sprawiając, że nowi pracownicy poczują się częścią zespołu, oraz korzystając z dedykowanej aplikacji wprowadzającej.

Właściwe wdrożenie pracowników pomaga im zrozumieć zakres ich roli, poczuć się komfortowo w swoim zespole oraz zapoznać się z celami Twojej firmy i kulturą firmy. Bez odpowiedniego onboardingu nowi pracownicy mogą mieć trudności ze znalezieniem swojego miejsca i utratą zaangażowania. Może to negatywnie wpłynąć na ich produktywność, a nawet spowodować, że zrezygnują z pracy.

Tradycyjne wprowadzanie na pokład wiąże się z dużą ilością formalności, ogólnych procedur i niewielkim wsparciem bieżącym. Może to zająć mnóstwo czasu i wysiłku, a utrzymanie zaangażowania pracowników przez cały proces jest trudne. Cyfrowy onboarding pracowników zmienia jednak to wszystko.

W tym przewodniku wyjaśniamy, czym jest cyfrowy onboarding, a także jego zalety i wyzwania. Omawiamy również najlepsze narzędzia do optymalizacji cyfrowego procesu onboardingu.

Co to jest cyfrowe wdrażanie pracowników?

Cyfrowe wdrażanie pracowników polega na wykorzystaniu narzędzi i technologii do wdrażania nowych pracowników. Podczas gdy tradycyjny onboarding odbywa się osobiście, cyfrowy onboarding można przeprowadzić całkowicie online.

Firmy mogą korzystać z internetowego lub mobilnego oprogramowania onboardingowego, takiego jak aplikacje lub platformy internetowe, w celu stworzenia w pełni dostosowanego programu onboardingowego. Za pomocą tych narzędzi możesz tworzyć i publikować kursy szkoleniowe, wprowadzać nowych pracowników do zespołu, udostępniać zasady, gromadzić dokumentację i nie tylko.

Korzyści z cyfrowego wdrażania pracowników

W porównaniu z tradycyjnym onboardingiem, onboarding cyfrowy oferuje wiele korzyści. Obejmują one:

Poprawiona wydajność

Tradycyjny onboarding to często czasochłonny proces, który wiąże się z mnóstwem papierkowej roboty i długimi sesjami szkoleniowymi. Cyfrowe wprowadzanie na pokład automatyzuje wiele powtarzalnych zadań i utrzymuje proces bez opóźnień.

Umożliwia także przechowywanie wszystkiego w bazie danych, do której nowi pracownicy mają dostęp w dowolnym momencie. Dzięki temu mogą szybko i łatwo wypełniać i przesyłać dokumenty, a personel HR ma wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu.

Cyfrowe wprowadzanie na pokład pozwala również na natychmiastowe rozpoczęcie pracy bez konieczności osobistego spotkania. Zanim nowy pracownik rozpocznie swój pierwszy dzień, może mieć całą niezbędną wiedzę i zasoby, aby od razu rozpocząć pracę.

Zmniejszone koszty

Dzięki cyfrowemu oprogramowaniu wprowadzającemu nie musisz martwić się kosztami drukowania i przechowywania dokumentów wprowadzających ani tworzenia i przeprowadzania sesji szkoleniowych.

Systemy cyfrowe umożliwiają automatyczne przechowywanie i zarządzanie aktami pracowników w jednym miejscu. Umożliwiają również tworzenie i publikowanie kompleksowych kursów szkoleniowych online, dzięki czemu nie trzeba poświęcać czasu ani pieniędzy na szkolenia osobiste. Możesz opracować kursy w ciągu kilku minut i natychmiast je opublikować, aby nowi pracownicy mogli je ukończyć.

Cyfrowe wprowadzanie na pokład może również poprawić retencję pracowników, co zmniejsza koszty rekrutacji i zatrudnienia. Dobre doświadczenie wdrożeniowe pomaga pracownikom czuć się wspieranym i wzmacnia przekonanie, że dokonali dobrego wyboru, dołączając do Twojej organizacji. Zwiększa to ich satysfakcję z pracy i zmniejsza szansę na wcześniejsze odejście.

Lepsza wygoda

Cyfrowe wdrażanie jest wygodne dla wszystkich zaangażowanych osób. Możesz uzyskać dostęp do oprogramowania onboardingowego 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu . Nowi pracownicy mogą ukończyć kursy wprowadzające we własnym tempie bezpośrednio z urządzeń mobilnych lub stacjonarnych.

Ponadto pracownicy nie będą musieli przeszukiwać stosów papierów, aby znaleźć ważne informacje. W systemie cyfrowym mogą uzyskać dostęp do wszelkich potrzebnych dokumentów w ciągu kilku sekund.

Ponadto wiele cyfrowych rozwiązań wdrożeniowych ma funkcje czatu, których można użyć, aby zapewnić nowym pracownikom stałe wsparcie. Możesz szybko odpowiadać na ich pytania, nawet po zakończeniu procesu wdrażania.

Oszczędzaj czas i wysiłek, łatwo aktualizując zasoby wprowadzające

Dzięki cyfrowemu oprogramowaniu do wdrażania pracowników możesz łatwo przesyłać nowe zasoby dotyczące wdrażania i aktualizować istniejące. Dodaj ważne nowe dokumenty lub pliki za pomocą kilku kliknięć lub dotknięć urządzenia lub zaktualizuj istniejące zasoby w ciągu kilku minut .

Ponadto cyfrowe narzędzia do wdrażania są elastyczne i umożliwiają dostosowanie sposobu prezentacji informacji . Możesz łatwo dostosować swój proces, jeśli zmienią się Twoje potrzeby lub cele związane z wdrażaniem. Możesz dodawać rzeczy, takie jak audio, linki, filmy, quizy i różne inne pliki, lub grupować niektóre kursy.

Oszczędza to mnóstwo czasu i wysiłku, usuwając ból głowy związany z aktualizacją i zarządzaniem procesem wdrażania.

Lepszy wgląd, aby wspierać pracowników i optymalizować proces wdrażania

Cyfrowe wprowadzanie na pokład umożliwia również firmom śledzenie postępów pracowników w trakcie wdrażania. Zazwyczaj postęp jest pokazywany na pulpicie nawigacyjnym.

Ten pulpit nawigacyjny pozwala zobaczyć, kto rozpoczął kurs, a kto jest w trakcie . Monitoruje również ukończenie kursu. Pomaga to upewnić się, że pracownicy dobrze się rozwijają, i gwarantuje, że nowi pracownicy prześlą odpowiednią dokumentację na czas.

Ponadto śledzenie postępów ułatwia sprawdzenie, czy pracownicy mają trudności z niektórymi zadaniami wprowadzającymi lub kursami szkoleniowymi. Możesz użyć tej wiedzy, aby dostosować materiały wprowadzające i dostroić swój proces.

Wyzwania związane z cyfrowym wdrażaniem pracowników

Chociaż cyfrowe wdrażanie pracowników ma wiele zalet, jest też kilka wyzwań, o których powinieneś wiedzieć.

Nowi pracownicy mogą czuć się odizolowani

Podczas cyfrowego wdrażania nowi pracownicy nie będą mieli czasu na osobiste rozmowy z menedżerami lub członkami zespołu. Może to prowadzić do poczucia izolacji lub poczucia, że ​​nie są „prawdziwą” częścią zespołu.

Może być mało inspirujący lub nudny

Procesy wdrażania często obejmują niewiele więcej niż wiadomość e-mail i kilka dokumentów, aby przyspieszyć pracę nowego pracownika. Wykonują swoją pracę, ponieważ pracownicy mają potrzebne informacje. Ale nie są ekscytujące i nie robią wiele dla zaangażowanie pracowników .

Podstawowy proces wdrażania, który obejmuje jedynie przeglądanie zasad, wypełnianie dokumentów i czytanie dokumentów, nie podnieci nowych pracowników ani nie przekona ich do swojej roli. Naraża to ich na ryzyko utraty zaangażowania, co może prowadzić do zmniejszenia produktywności i zwiększenia obrotów.

Nowo zatrudnieni mogą doświadczyć przeciążenia informacjami

Kiedy nowy pracownik przechodzi proces onboardingu, ma wiele do zrobienia i nauczenia się. Są dokumenty do przejrzenia i podpisania, ludzie do rozmowy i obowiązki do zrozumienia. Może to być bardzo przytłaczające dla nowych pracowników i prowadzić do przeciążenia informacjami w ciągu pierwszych kilku dni.

Sposoby usprawnienia procesu cyfrowego wdrażania

Poniżej znajduje się kilka wskazówek, jak zoptymalizować i ulepszyć cyfrowe wdrażanie pracowników.

Traktuj poważnie wstępne wdrożenie

Udany proces wdrażania cyfrowego pracownika rozpoczyna się od wstępnego wdrożenia. Obejmuje to każdą czynność, która ma miejsce, zanim nowy pracownik oficjalnie rozpocznie swój pierwszy dzień pracy. Jeśli chcesz, aby Twój proces przebiegał płynnie, musisz poważnie potraktować wstępne wdrożenie.

Działania poprzedzające wdrożenie mogą obejmować:

• Konfigurowanie konta e-mail nowego pracownika i/lub dostępu do platformy
• Tworzenie pakietu powitalnego
• Przesłanie pracownikowi informacji takich jak schemat organizacyjny firmy czy polityka benefitów
• Poinformowanie reszty zespołu o dołączeniu nowego członka.

Korzystaj z różnych rodzajów treści podczas wdrażania i szkolenia

Wdrażanie może być często mniej niż ekscytujące, więc popraw swoje wrażenia z cyfrowego wprowadzania, korzystając z różnych rodzajów treści.

Zamiast wysyłać dziesiątki plików PDF lub dokumentów tekstowych, rozważ użycie filmów, infografik, a nawet quizów, aby przekazać ważne informacje. Mogą one sprawić, że onboarding będzie interesujący i sprawi, że Twoi nowi pracownicy pozostaną zaangażowani.

Omów cele

Udostępnianie pracownikom listy celów podczas onboardingu to kolejny świetny sposób na optymalizację cyfrowego procesu onboardingu.

Na przykład możesz utworzyć plik Plan 30-60-90 dni dla nowego pracownika. To określa, co będą robić, uczyć się i osiągać w ciągu pierwszych trzech miesięcy w nowej pracy.

Jednak nie przytłaczaj nowych pracowników informacjami ani nie zmuszaj ich do osiągania nierealistycznych celów. Pamiętaj, że wszystkie cele, które wyznaczasz pracownikom, powinny być SMART : konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie.

Popraw komunikację

Chcesz zacząć dobrze z nowymi pracownikami, więc staraj się dobrze się z nimi komunikować. Możesz zadzwonić, wysłać e-mail lub wysłać SMS-a.

Jednak powinieneś także spróbować atrakcyjnych sposobów pozostawania w kontakcie z nowymi pracownikami. Możesz tworzyć zabawne quizy, tworzyć kwestionariusze, udostępniać GIF-y lub wymyślać przełamacze lodów, aby ułatwić rozmowę. Możesz nawet zagrać w rundę ciekawostek lub wymienić zabawne fakty z nowymi pracownikami.

Ponadto możesz rozważyć dodanie nowych pracowników do czatu grupowego, aby mogli rozmawiać ze współpracownikami podczas procesu wdrażania.

Przywitaj ciepło nowych pracowników

Przedstaw nowych pracowników reszcie zespołu za pomocą wiadomości na czacie grupowym lub wiadomości e-mail w całej firmie, aby ciepło ich powitać. Wideokonferencje to kolejny świetny sposób na osiągnięcie tego celu.

Pomaga to nowym pracownikom natychmiast poczuć przynależność do firmy. Kiedy czują się w ten sposób, są znacznie bardziej zaangażowani w pracę. Jest to świetne rozwiązanie, jeśli chodzi o utrzymanie niskiego wskaźnika rotacji, ponieważ ludzie rzadziej opuszczają firmę, z której są zadowoleni.

Zapewnij mentorów lub kumpli onboardingowych

Powinieneś również rozważyć zapewnienie nowo zatrudnionym mentora lub „kumpla wprowadzającego”. Połącz nowego pracownika z obecnym pracownikiem, który albo jest na swoim stanowisku, albo ma rozległą wiedzę na temat roli nowego pracownika, aby upewnić się, że mogą być tak pomocni, jak to tylko możliwe.

Mając kogoś, kto pokaże im, jak działają, nowi pracownicy szybciej przyzwyczajają się do pracy i czują się mniej przytłoczeni. Ponadto pomaga im to od samego początku budować ważne relacje ze współpracownikami.

Spersonalizuj doświadczenie

Postaraj się spersonalizować proces onboardingu. Możesz to zrobić, wdrażając nowych pracowników w różny sposób, w zależności od ich roli . Na przykład niezależni kontrahenci będą potrzebować informacji wprowadzających na temat rozliczeń i świadczeń, które różnią się od tych, które otrzymują pracownicy zatrudnieni w niepełnym i pełnym wymiarze godzin. Tymczasem przełożeni będą potrzebować onboardingu skoncentrowanego na zasadach i procesach firmy, aby mogli właściwie nadzorować personel.

Możesz także dostosować doświadczenia pracowników związane z wdrażaniem na podstawie ich stylów uczenia się . Na przykład możesz wdrożyć różne metody wdrażania dla słuchowców i wzrokowców. Możesz mieć filmy lub nagrania audio wyjaśniające pewne obowiązki i zasady dla słuchowców. Możesz też mieć infografiki i przewodniki wizualne krok po kroku dla wzrokowców.

Podczas wstępnego wdrożenia możesz wysłać ankietę i zapytać nowych pracowników, w jaki sposób wolą się uczyć. Następnie możesz zastosować odpowiednie metody onboardingowe, aby ich doświadczenie było pozytywne.

Użyj aplikacji do wprowadzenia

Cyfrowe wdrażanie pracowników jest łatwiejsze, gdy korzystasz z dedykowanej aplikacji lub oprogramowania.

Dzięki cyfrowemu oprogramowaniu do wdrażania pracowników możesz szybko i łatwo tworzyć kursy szkoleniowe, a nowi pracownicy mogą je ukończyć na swoich urządzeniach mobilnych lub stacjonarnych. Pracownicy mogą również przeglądać i podpisywać dokumenty oraz uzyskiwać dostęp do firmowych baz wiedzy.

Jako pracodawca możesz korzystać z narzędzi do śledzenia, aby uzyskać wgląd w postępy nowych pracowników w procesie wdrażania. Możesz także ustawić terminy zadań onboardingowych i wysyłać natychmiastowe powiadomienia do nowych pracowników, aby je ukończyli. Niektóre aplikacje wprowadzające mają również ankiety na żywo, ankiety i pola sugestii, które mogą pomóc w uzyskaniu cennych opinii.

Co najlepsze, Ty i Twoi pracownicy możecie korzystać z aplikacji onboardingowej z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie.

Najlepsze narzędzia do cyfrowego wdrażania pracowników

Mówiąc o aplikacjach, przyjrzyjmy się kilku najlepszym narzędziom do cyfrowego wdrażania pracowników.

Connecteam to wielokrotnie nagradzane kompleksowe rozwiązanie do wdrażania i zarządzania pracą.

Pozwala zaprojektować własny program onboardingowy za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Możesz zarządzać całym procesem wdrażania bezpośrednio z poziomu aplikacji Connecteam. Nowi pracownicy również mogą przejść proces onboardingu bezpośrednio z poziomu aplikacji! Mogą pracować we własnym tempie i przeprowadzać wdrożenie z dowolnego miejsca.

Connecteam ułatwia również tworzenie kursów. Możesz podzielić kursy na mniejsze sekcje, aby nowi pracownicy nie byli przytłoczeni zbyt dużą ilością informacji naraz.

Możesz w pełni dostosować treść i strukturę kursu oraz z łatwością wprowadzać aktualizacje. Connecteam oferuje konfigurowalne quizy, ankiety i formularze, których możesz użyć, aby upewnić się, że nowi pracownicy zachowują wiedzę. Ponadto możesz łatwo dodawać filmy, pliki PDF, linki i inne materiały do ​​swoich kursów. Co więcej, Connecteam umożliwia ponowne wykorzystanie materiałów wprowadzających i aktualizowanie ich w dowolnym momencie.

Ponadto Connecteam umożliwia gromadzenie dokumentacji od nowo zatrudnionych pracowników oraz ustalanie terminów i przypomnień o ukończeniu kursu. Możesz także automatycznie wysyłać kursy wprowadzające do odpowiednich osób na podstawie ich roli lub daty rozpoczęcia.

Connecteam ułatwia również śledzenie postępów pracowników we wdrażaniu w czasie rzeczywistym. Możesz także zobaczyć, kto ukończył szkolenia. Te spostrzeżenia pomagają wykryć potencjalne obszary problemowe, dzięki czemu możesz podejmować decyzje oparte na danych, aby usprawnić proces wdrażania.

Ankiety Connecteam , ankiety i pole sugestii HR umożliwiają również zbieranie cennych informacji zwrotnych od pracowników.

Ponadto czat w aplikacji Connecteam ułatwia nowym pracownikom zadawanie pytań, uzyskiwanie odpowiedzi i komunikację z szerszym zespołem.

Narzędzia do śledzenia czasu Connecteam to kolejna świetna funkcja do wdrażania i nie tylko. Ma zegar, który jest dokładny co do sekundy, dzięki czemu pracownicy są zawsze prawidłowo opłacani.

Connecteam zaczyna się już od 29 USD miesięcznie dla 30 użytkowników . Oferuje bezpłatny okres próbny i bezpłatny plan na zawsze dla małych firm z maksymalnie 10 użytkownikami.

Zenefits to oprogramowanie HR do zarządzania zatrudnianiem, wdrażaniem i dokumentacją pracowników. Platforma może zautomatyzować procesy kadrowe i oferuje samodzielne wdrożenie, dzięki czemu nowi pracownicy mogą dołączyć, zanim po raz pierwszy przyjdą do pracy.

Zenefits oferuje również możliwość dostosowania onboardingu, wysyłania ofert pracy, sprawdzania przeszłości. Upraszcza również podpisywanie dokumentów, takich jak umowy. Może obsługiwać świadczenia i listy płac oraz umożliwia administratorom śledzenie postępów wdrażania.

Zenefits zaczyna się od 8 USD/pracownika/miesiąc za pakiet podstawowy. Oferuje bezpłatną wersję demonstracyjną, ale nie ma darmowego planu.

Bamboo HR to cyfrowe rozwiązanie do dostosowywania doświadczeń pracowników podczas wdrażania.

Umożliwia właścicielom i menedżerom firm budowanie szablonów onboardingu, tworzenie bazy danych pracowników, przydzielanie zadań i śledzenie postępów. Bamboo HR pomaga również zbierać podpisy pracowników i może uprościć powtarzalne zadania związane z wdrażaniem. Można go również zintegrować z innymi narzędziami i aplikacjami do zarządzania pracą.

Bamboo HR nie podaje publicznie swoich cen. Zamiast tego firmy muszą nawiązać kontakt i poprosić o wycenę.

Chociaż Bamboo HR oferuje bezpłatny okres próbny, nie ma bezpłatnego planu.

Wniosek

Niewłaściwy onboarding może frustrować i dezorientować nowych pracowników, co może prowadzić do przedwczesnego odejścia z Twojej firmy. Cyfrowe wprowadzanie na pokład sprawia, że ​​proces ten jest wydajniejszy, tańszy i wygodniejszy dla wszystkich zaangażowanych osób.

Chociaż cyfrowe wprowadzanie na pokład wiąże się z wyzwaniami, możesz sobie z nimi poradzić, optymalizując proces. Możesz to zrobić, korzystając z różnych typów treści, przydzielając nowym pracownikom mentorów wprowadzających, omawiając cele i nie tylko.

Jednym z najlepszych sposobów stworzenia cyfrowego programu wdrażania pracowników jest użycie dedykowanego oprogramowania, takiego jak Connecteam. Możesz maksymalnie przyspieszyć pracę nowych pracowników i zapewnić im zaangażowanie od samego początku.