Zorganizuj się: formularz dostępności pracownika + bezpłatny szablon

Zarządzanie harmonogramami pracy pracowników może być wyczerpującym zadaniem. Tylko jeden błąd może prowadzić do braku personelu, niedotrzymania terminów i zerwania relacji z klientami. Co więcej, próba uzupełnienia braków w ostatniej chwili może być również kłopotliwa. Może to utrudniać harmonogramy innych pracowników, zmniejszać produktywność i prowadzić do niechęci.

Dlatego tak ważne jest wcześniejsze zaplanowanie harmonogramów pracy zespołu. Formularz dostępności pracowników pomaga zebrać preferencje i dostępność pracowników. Posiadanie tych informacji z wyprzedzeniem ułatwia tworzenie efektywnych harmonogramów zmian.

W tym artykule zagłębimy się w formularze dostępności pracowników, dlaczego są one ważne i jak można je utworzyć. Zapewniamy również bezpłatny szablon i dzielimy się najlepszymi praktykami jego wdrażania.

Co to jest formularz dostępności pracownika?

Formularz dostępności pracownika to dokument, który pomaga pracodawcom zbierać informacje o dostępności pracowników . Jest używany w różnych branżach, takich jak produkcja, budownictwo, opieka zdrowotna i nie tylko.

Formularz dostępności pracy zwykle obejmuje:

• Dostępność. Formularz prosi pracowników o wskazanie dni i godzin tygodnia, w których są zdecydowanie dostępni do pracy.
• Preferencje. Niektóre formularze umożliwiają pracownikom udostępnianie próśb i preferencji. Na przykład pracownik może być dostępny do pracy w piątki, ale piątek może być również preferowanym dniem wolnym.
• Ograniczenia. W formularzu znajduje się również miejsce, w którym pracownicy mogą wprowadzić dowolne ograniczenia harmonogramu. Na przykład dana osoba może nie być w stanie pracować na porannych zmianach z powodu braku dostępności opieki nad dziećmi w tym czasie.

Dlaczego to jest ważne?

Solidny formularz dostępności pracy pomaga:

Osiągaj cele biznesowe

Posiadanie odpowiednich ludzi we właściwym miejscu we właściwym czasie jest kluczem do zaspokojenia potrzeb biznesowych i maksymalizacji produktywności. Śledzenie dostępności pracowników w harmonogramie pracy gwarantuje, że Twoje projekty będą miały wystarczający zasięg.

Pozwala również dostosować zmiany z wyprzedzeniem, jeśli niektórzy pracownicy nie są dostępni. Zapobiega to brakowi personelu. Zmniejsza również ryzyko niskiej jakości pracy, niekompletnych zadań i niedotrzymania terminów.

Wspieraj elastyczną pracę

Harvard Business Review poinformował, że 96% pracowników w USA chce elastyczności w pracy. Ale trudno jest zaoferować pracę zdalną pracownikom niebędącym pracownikami biurowymi, ponieważ muszą oni być fizycznie obecni w swojej pracy. Dzięki formularzowi dostępności pracowników możesz jednak zaoferować swoim zespołom pierwszej linii elastyczne planowanie.

Posiadanie preferencji pracowników z wyprzedzeniem umożliwia tworzenie harmonogramów uwzględniających ich potrzeby. Zamiana zmian jest również możliwa, gdy Ty lub Twój zespół wiecie, kto jeszcze jest dostępny w danym dniu lub w wymaganych godzinach.

Zapobiegaj wypaleniu pracowników

Zrozumienie dostępności zespołu pozwala zapewnić pracownikom zasłużony przestój bez ograniczania produktywności. Na przykład możesz chcieć zaoferować dzień lub kilka godzin wolnego zamiast tych, którzy pracowali poza godzinami wynikającymi z umowy. Wiedza o tym, kto jeszcze mógłby wypełnić lukę, może ci to ułatwić. Energiczni pracownicy są bardziej produktywni i rzadziej chorują.

Zmniejsz absencję

Kiedy pracownicy wskazują swoją dyspozycyjność, praca nie koliduje z ich osobistymi zobowiązaniami. Pomaga to zmniejszyć absencję i spóźnienia, minimalizując zakłócenia w działalności biznesowej.

Zmniejsz koszty nieprzewidzianych okoliczności

Zmiany w harmonogramie w ostatniej chwili są nieuniknione. Jednak wiedza o dostępności pracowników z wyprzedzeniem znacznie ułatwia rozwiązanie problemu.

Na przykład, jeśli pracownik zgłosi się z powodu choroby, możesz użyć informacji o dostępności, aby znaleźć odpowiednie zastępstwo wśród pracowników. Bez tego być może będziesz musiał zatrudnić wykonawcę lub zapłacić za nadgodziny istniejącym pracownikom, aby wykonać pracę. Koszt takiego działania może być bardzo wysoki.

Co więcej, nieprzewidziane nieobecności mogą zagrozić morale zespołu. Gdy nie jesteś w stanie zastąpić nieobecnych pracowników, członkowie zespołu są obciążeni dotrzymywaniem terminów przy mniejszych zasobach. Może to wywołać niechęć w zespole. Może również sprzyjać kulturze obwiniania innych za niedotrzymanie terminów.

Dzięki formularzom dostępności pracowników możesz temu zapobiec, zapewniając wystarczającą ochronę i wsparcie dla swojego zespołu.

Zatrudniaj efektywnie

Oprócz wypełniania luk w umiejętnościach, firmy często zatrudniają w celu wypełnienia luk zmianowych. Po wypełnieniu wszystkich formularzy dostępności można określić, które zmiany są zagrożone niedoborem zasobów. Następnie możesz zatrudnić pracowników, którzy są specjalnie dostępni do pracy w tym czasie.

Zidentyfikuj ciche rzucenie palenia

Monitorowanie dostępności pracowników w czasie może pomóc w zidentyfikowaniu cichych palaczy. Są to pracownicy, którzy wykonują przydzielone im obowiązki, ale nie wykraczają poza swoje role.

Poszukaj wzorców, w których pracownicy wykazują mniejszą dostępność w czasie. Mogą to być ciche osoby, które zrezygnowały z pracy umysłowej lub zajmują się pobocznymi sprawami.

Następnie możesz zapewnić im szkolenia, plany poprawy wydajności lub inne formy wsparcia. Jeśli wszystko inne zawiedzie, możesz zastąpić ich innym pracownikiem, który jest dostępny, aby przyjąć ich zmiany.

Co należy uwzględnić w formularzu dostępności pracownika

Dobry formularz dyspozycyjności pracownika powinien zawierać:

Ważność

Podaj okres ważności formularza, np. pierwszy kwartał roku. W ten sposób pracownicy mogą podać swoją dostępność i preferencje tylko w tym konkretnym czasie.

Dane kontaktowe pracownika

Zapewnij miejsce przynajmniej na pełne imię i nazwisko pracownika, adres e-mail i numer telefonu. Będzie to potrzebne do komunikowania się z nimi i informowania ich o zmianach w harmonogramie.

Jasne instrukcje

Podaj jasne instrukcje, jak wypełnić formularz. Poinformuj pracowników, jeśli muszą przejść lub zaznaczyć pola. Możesz też poinstruować ich, aby używali określonych terminów, takich jak „dostępny” lub „niedostępny”, aby wskazać swoje preferencje. Przypomnij im również o dodaniu AM i PM przy wskazywaniu preferencji czasowych, aby uniknąć nieporozumień.

Zaplanuj dostępność

W tej części formularza — ważnej dla skutecznego planowania — pracownicy mogą wprowadzić swoją dostępność pracy. Możesz sformatować tę sekcję jako tabelę, którą będą mogli pokolorować lub dodać do niej tekst. Możesz też dołączyć listę kontrolną, z której mogą skorzystać, aby zaznaczyć swoją dostępność w danym dniu i czasie.

Jakikolwiek format wybierzesz, zachowaj prostotę i intuicyjność . Możesz dołączyć przykład, aby pomóc pracownikom zrozumieć, jak powinny wyglądać ich odpowiedzi.

Preferowane zmiany

Zapewnij pracownikom miejsce na wskazanie, czy mają preferowane godziny lub dni zmiany. Mogą również dodawać preferencje dotyczące dni lub przedziałów czasowych, których chcieliby uniknąć.

Różnica między dostępnością a preferencjami polega na tym, że preferencje są miłymi rzeczami pracowników. Możesz nie być w stanie odpowiedzieć na wszystkie prośby, ale możesz je rozważyć w razie potrzeby.

Czas wolny

Pracownicy mogą korzystać z tej sekcji, aby dzielić się urlopami, wizytami lekarskimi, dniami osobistymi itp., jeśli znają już konkretną datę lub godzinę. Jest to jednak opcjonalne i nie wymaga od pracowników wcześniejszego udostępniania wszystkich wniosków o płatny urlop.

Dodatkowe komentarze

Zapewnij pracownikom miejsce na podanie wszelkich innych informacji o ich dostępności. Na przykład ktoś może być dostępny tylko w co drugą środę. Ta sekcja przechwytuje niuanse, które nie pasują do sekcji dostępności.

Podziękowanie

Dołącz oświadczenie potwierdzające, że pracownik podał dokładne informacje . Podaj również, że są odpowiedzialni za informowanie Cię o wszelkich zmianach. Zostaw im miejsce na podpisanie formularza i dodaj datę podpisania.

Jak go utworzyć (dołączony bezpłatny szablon formularza)

Szablon formularza dostępności pracownika można utworzyć za pomocą programu Microsoft Word, Dokumentów Google lub podobnych narzędzi. Zapisz formularz w formacie PDF, aby nie można go było zmienić przed wysłaniem do pracowników.

Wiemy, że tworzenie formularza od podstaw może być czasochłonne. Skorzystaj więc z naszego bezpłatnego szablonu formularza dostępności pracowników, aby zaoszczędzić sobie kłopotów. Możesz dostosować go do swoich potrzeb.

Bezpłatny szablon formularza dostępności pracowników

Przykładowy formularz dostępności pracownika Niniejszy formularz jest ważny od ________ do ______. Imię i nazwisko: _____________________________Adres e-mail: __________________________Numer telefonu: __________________ Instrukcje: Dodaj znacznik wyboru () do zmian, na których możesz pracować. W przypadku zmian, na których nie możesz pracować , pozostaw puste miejsce . Preferencje zmiany/dni: Czy masz jakieś preferencje dotyczące określonych dni lub zmian?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * Uwaga: Dołożymy wszelkich starań, aby je dostosować w zależności od obciążenia pracą, terminów i dostępności innych pracowników. Nie możemy zagwarantować, że wszystkie preferencje zostaną odzwierciedlone w ostatecznym harmonogramie. Informacje o czasie wolnym: Czy są jakieś konkretne dni lub godziny, w które masz lub będziesz chciał wziąć urlop?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ *Uwaga: ta sekcja jest opcjonalna. Podaj tylko informacje, których jesteś pewien. Dodatkowe uwagi: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Potwierdzenie: Ja, ________________ (Imię i nazwisko do druku), potwierdzam, że w tym formularzu podałem dokładne informacje o mojej dostępności do pracy. Rozumiem, że moim obowiązkiem jest informowanie firmy o wszelkich zmianach w mojej dostępności. Potwierdzam również, że chociaż moje preferencje będą brane pod uwagę, mój harmonogram nie zawsze je odzwierciedla. Data podpisu pracownika

Najlepsze praktyki skutecznego wdrażania formularzy dostępności pracowników

Ogranicz zmiany

Ogranicz częstotliwość, z jaką pracownicy mogą wprowadzać zmiany w swoich formularzach. Częste zmiany dostępności jednej osoby mogą mieć kaskadowy wpływ na harmonogram całego zespołu. Może to być frustrujące i trudne do zarządzania.

Przekaż formularze obecnym pracownikom i nowym pracownikom

Oprócz zbierania informacji o dostępności istniejącego zespołu, poproś wszystkich nowych członków o wypełnienie formularza. Może to pomóc w wydajniejszym planowaniu i organizowaniu harmonogramów dla całego zespołu.

Aktualizuj formularze

Poproś pracowników o przeglądanie i aktualizowanie formularzy w regularnych odstępach czasu — np. co kwartał lub co 6 miesięcy. Kiedy zmieniają się preferencje, ich obowiązkiem jest poinformowanie Cię o tym.

Podkreśl znaczenie formy

Regularnie informuj o znaczeniu wypełniania i aktualizowania formularza dostępności pracownika. Uczyń to częścią standardowych oczekiwań firmy w swoim podręczniku pracownika. Śledź pracowników, dopóki wszyscy nie wypełnią swoich formularzy. Jeśli brakuje choćby jednego formularza pracownika, jest on niekompletny lub nieaktualny, może to negatywnie wpłynąć na efektywność całej praktyki.

Zapewnij uczciwe praktyki pracy

Oferując elastyczność, bądź uczciwy i bezstronny. Upewnij się, że preferencje wszystkich są brane pod uwagę w równym stopniu. Wszelkie oznaki faworyzowania mogą wywołać niechęć, a nawet narazić Cię na prawne ryzyko dyskryminacji.

Zachowaj zgodność

W niektórych jurysdykcjach pracodawcy muszą powiadomić pracowników o zmianie harmonogramu pracy. Upewnij się, że rozumiesz prawa, które mają zastosowanie do Twojej firmy, i przestrzegaj ich.

Oceń skuteczność

Przeanalizuj, jak dobrze działa Twój formularz dostępności. Zrób to, zbierając dane na temat absencji, zamiany zmian i innych zmian w harmonogramie. Pomyśl, jak możesz poprawić formę. Na przykład, czy potrzebujesz go częściej aktualizować? A może chcesz poprosić o informację, której brakuje w obecnym formularzu?

Zautomatyzuj cały proces z Connecteam

Zbieranie i wykorzystywanie informacji o dostępności pracowników to trudne zadanie. Jednak oprogramowanie takie jak Connecteam eliminuje ten problem .

Zapewnia aktualność dostępności i preferencji

Pracownicy mogą korzystać z aplikacji mobilnej Connecteam aktualizować ich dostępność w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. Dzięki temu nie musisz ręcznie zestawiać każdej odpowiedzi w jednym dokumencie dostępności zespołu. Ponadto nie będziesz musiał przeglądać i powtarzać tego procesu co kilka miesięcy, ponieważ informacje są aktualizowane w czasie rzeczywistym.

Oferuje łatwe i elastyczne planowanie

Możesz użyć narzędzia do planowania typu „przeciągnij i upuść” Connecteam, aby tworzyć i przypisywać zmiany na podstawie lokalizacji pracowników, dostępności i nie tylko.

Gdy preferencje obowiązują dłużej, można użyć szablonów zmian wielokrotnego użytku i ustawić wspólne zmiany lub harmonogramy, aby powtarzały się codziennie, co tydzień lub co miesiąc.

Pracownicy mogą zobaczyć dostępność całego zespołu we wspólnym harmonogramie, co ułatwia zmianę zmian w razie potrzeby. Oszczędza to czas potrzebny na znalezienie kogoś, kto jest chętny do zamiany zmian.

Zapewnia inteligentne alerty, notatki, pliki i nie tylko

Możesz zobaczyć i zatwierdzić wszystkie zmiany zmianowe w czasie rzeczywistym. Ponadto pracownicy otrzymują inteligentne alerty, jeśli zmienią się ich zmiany, więc nie musisz kontaktować się ze wszystkimi pracownikami, których to dotyczy, aby ich o tym powiadomić. Upraszcza to cały proces i pozwala z łatwością oferować elastyczność.

Otrzymujesz również inteligentne alerty, jeśli mniej wykwalifikowany pracownik został przydzielony do zmiany. Connecteam umożliwia również dołączanie plików, notatek i załączników do zmian. Tak więc, jeśli mniej wykwalifikowana osoba musi zastąpić współpracownika w ostatniej chwili, może znaleźć wszystkie informacje potrzebne do wykonania pracy.

Connecteam to najlepszy punkt kompleksowej obsługi do zarządzania harmonogramami, śledzenia dostępności i nie tylko. Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej , aby wypróbować wszystkie funkcje — w tym śledzenie czasu, czat w aplikacji, katalog firmowy i nie tylko.

Streszczenie

Dostępność pracowników ma kluczowe znaczenie dla efektywnego planowania zadań i spełniania wymagań biznesowych. Znajomość dostępności pracowników pozwala oferować elastyczność, radzić sobie z nieprzewidzianymi nieobecnościami i zapewniać płynne działanie operacji.

Formularz dostępności pracowników pomaga w zbieraniu informacji o dostępności i preferencjach pracowników. Możesz utworzyć go dla swojej firmy, korzystając z naszego bezpłatnego szablonu. W tym artykule udostępniliśmy również wskazówki dotyczące najlepszych praktyk dotyczących zarządzania i aktualizowania formularzy dostępności.

Chociaż jest to przydatne, zbieranie i utrzymywanie formularzy dostępności jest ręczne i czasochłonne. Oprogramowanie takie jak Connecteam wykorzystuje technologię, aby uprościć i zautomatyzować cały proces. Sprawdź to już dziś, aby zaoszczędzić czas i ograniczyć konflikty i błędy w harmonogramie.