Jak napisać formularz postępowania dyscyplinarnego pracownika + bezpłatny szablon

Działania dyscyplinarne to niefortunne, ale niezbędne zadanie przy zarządzaniu pracownikami. Zapewnia natychmiastową reakcję na problematyczne zachowanie i oferuje pracownikowi możliwość skorygowania jego zachowania. Jednak skuteczny proces dyscyplinarny musi być sprawiedliwy, spójny i udokumentowany.

Formularze działań dyscyplinarnych pracowników to przydatne narzędzia do rejestrowania przypadków niewłaściwego postępowania pracowników lub innych kwestii dyscyplinarnych oraz szczegółowego opisywania sposobu ich obsługi. Te formularze pomagają upewnić się, że Twoje procesy dyscyplinarne nie są dyskryminujące, ponieważ ten sam proces zostanie zastosowany do każdego pracownika.

Ponadto tworzą zapis w przypadku jakichkolwiek przyszłych działań prawnych ze strony pracownika. Na przykład, w zależności od sytuacji, formularze dyscyplinarne mogą być dowodem, który pomaga zakwestionować fałszywe zarzuty pracownika.

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces pisania formularza dyscyplinarnego — w tym najlepsze praktyki, których należy przestrzegać. Udostępniamy również łatwy w użyciu szablon na początek.

Co to jest formularz dyscyplinarny pracownika?

Karta dyscyplinarna dla pracownika jest pisemnym ostrzeżeniem skierowanym do pracownika o jego postępowaniu . Rejestruje obawy dotyczące zachowania pracownika w pracy, określa, co musi zrobić, aby zareagować na swoje zachowanie, i szczegółowo opisuje konsekwencje niezastosowania się do tego.

Ten formularz jest używany, gdy pracownik zachowuje się niewłaściwie lub narusza politykę lub procedurę firmy. Na przykład możesz wystawić pracownikowi formularz dyscyplinarny dotyczący:

• Niewłaściwe zachowanie lub język.
• Naruszenia bezpieczeństwa.
• Niewyjaśnione nieobecności, późne przyjazdy lub wcześniejsze wyjazdy.
• Kwestie jakości pracy.
• Nieposłuszeństwo.
• Naruszenia zasad ubioru.
• Naruszenia zasad lub procedur firmy.

Formularze dyscyplinarne są zwykle przygotowywane przez bezpośredniego przełożonego lub kierownika pracownika lub przez dział HR. Powinieneś umieścić kopię w aktach pracownika do wglądu w przyszłości. Musisz również przekazać kopię pracownikowi do jego dokumentacji.

Rodzaje postępowania dyscyplinarnego

Organizacja powinna określić swój proces dyscyplinarny w swoim podręczniku zasad i procedur. Dzięki temu pracownicy rozumieją, czego się od nich oczekuje i są świadomi konsekwencji niezgodności.

Konkretne etapy procesu dyscyplinarnego różnią się w zależności od organizacji i odpowiednich przepisów prawa pracy. Mogą one obejmować:

• Ustne ostrzeżenie. W przypadku pierwszego przypadku niezgodności lub jeśli zachowanie pracownika jest destrukcyjne, ale nie stanowi poważnego naruszenia, jego przełożony może udzielić mu ustnego ostrzeżenia. Podczas tej rozmowy przełożony powinien skierować pracownika do odpowiedniej polityki lub procedury i omówić, jak poprawić jego zachowanie.
• Pisemne zawiadomienie. W przypadku późniejszego naruszenia obejmującego to samo zachowanie lub poważniejsze naruszenie, kierownik może udzielić pracownikowi pisemnego ostrzeżenia. Niektóre organizacje wydają kilka pisemnych zawiadomień przed przejściem do następnego poziomu dyscypliny.
• Przegląd formalny. W przypadku powtarzających się naruszeń lub poważnego pierwszego naruszenia może zostać przeprowadzona ocena zachowania pracownika na spotkaniu z pracownikiem i przedstawicielem HR.
• Zawieszenie. Organizacja może tymczasowo zawiesić pracownika w wykonywaniu obowiązków, za wynagrodzeniem lub bez wynagrodzenia, za poważne naruszenie lub w przypadku, gdy pracownik nie poprawi swojego zachowania pomimo wielokrotnych ostrzeżeń.
• Zakończenie. W odpowiedzi na bardzo poważne naruszenie lub w ostateczności w przypadku powtarzających się naruszeń, pracodawca może wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę.

Dlaczego warto korzystać z formularza dyscyplinarnego pracownika?

Istnieje kilka powodów, dla których warto korzystać z tych formularzy w ramach postępowania dyscyplinarnego.

Zajmuje się negatywnymi zachowaniami pracowników

Pozwalanie pracownikom na kontynuowanie złego zachowania lub słabych wyników może negatywnie wpłynąć na pojedynczego pracownika, jak również na całą siłę roboczą.

Na przykład, gdy pracownik nie przestrzega procedur bezpieczeństwa, naraża siebie i swoich kolegów na ryzyko obrażeń. Niewłaściwe zachowanie jednego pracownika może również wpłynąć na kulturę Twojego miejsca pracy i morale innych pracowników.

Formularz dyscyplinarny ostrzega pracownika, że ​​jego zachowanie jest niedopuszczalne i pomaga mu zrozumieć, jak się do niego odnieść. Rozwiązując problemy, takie jak niska wydajność lub naruszenia zasad, pomagasz stworzyć bardziej pozytywne i bezpieczne środowisko pracy dla całej siły roboczej.

Zmniejsza obroty

Zajmowanie się niewłaściwym postępowaniem pomaga również zmniejszyć rotację pracowników. Wydanie pracownikom formularza postępowania dyscyplinarnego pozwala na skorygowanie ich zachowania. Zmniejsza to konieczność podejmowania przez Ciebie dalszych działań, które w przeciwnym razie mogą zakończyć się rozwiązaniem umowy z pracownikiem.

Proces wydawania pisemnego ostrzeżenia może również identyfikować podstawowe przyczyny zachowania lub słabych wyników pracownika. Daje to możliwość wsparcia pracownika i interwencji, zanim zdecyduje się odejść .

Na przykład, jeśli pracownik twierdzi, że nie był świadomy przepisów bezpieczeństwa, które naruszył, możesz zaoferować mu dalsze szkolenie w zakresie bezpieczeństwa w miejscu pracy. Rozwiązuje to pierwotną przyczynę problemu i wspiera pracownika, zamiast pozostawiać go do samodzielnego rozwiązania problemu.

Dokumentuje postępowanie dyscyplinarne

Ważne jest, aby udokumentować działania dyscyplinarne w Twojej organizacji. Formularze dyscyplinarne dla pracowników tworzą natychmiastowy zapis działań dyscyplinarnych, wyjaśniając, kiedy i dlaczego zostały podjęte. Dokumentuje również możliwości, jakie miał pracownik, aby zareagować i poprawić swoje zachowanie, a także kroki, jakie Twoja organizacja podjęła, aby go wesprzeć.

Ten zapis jest niezbędny do ochrony Twojej organizacji przed wszelkimi skargami lub działaniami prawnymi dotyczącymi dyscypliny pracowniczej.

Formularze te mogą służyć jako dowód, jeśli pracownik miałby Cię pozwać, na przykład za dyskryminację lub bezprawne rozwiązanie stosunku pracy. Mogą pomóc ci odpowiedzieć na zarzuty pracownika lub obalić fałszywe zarzuty.

Formularze dyscyplinarne mogą również pomóc w przeciwdziałaniu wszelkim sugestiom dyskryminacji, ponieważ możesz wykazać, że konsekwentnie i sprawiedliwie stosujesz procedurę dyscyplinarną wobec wszystkich pracowników.

Zapewnia spójność i profesjonalizm działań dyscyplinarnych

Dokumentując swoje działania dyscyplinarne, możesz mieć pewność, że konsekwentnie stosujesz ten proces wobec wszystkich pracowników. Za każdym razem rejestrujesz ten sam rodzaj informacji.

Przekazanie tych informacji na piśmie i przekazanie kopii pracownikowi również sprzyja przejrzystości. Pokazuje pracownikom, że Twoje procesy dyscyplinarne są uczciwe i otwarte , a nie tajne lub prowadzone bez ich udziału.

Korzystanie z formularza daje również menedżerom, przełożonym i HR ramy do profesjonalnego dyscyplinowania pracowników. Pomaga im to skoncentrować dyskusje z pracownikiem na danej kwestii.

Formy dyscyplinarne zapewniają również uczciwość wobec pracownika. Pracownik może jasno zrozumieć, dlaczego został ukarany dyscyplinarnie i ma szansę odpowiedzieć na zarzuty niewłaściwego postępowania.

Co należy zawrzeć w formularzu dyscyplinarnym pracownika?

Możesz dostosować formularz dyscyplinarny do potrzeb swojej organizacji i odpowiednich przepisów prawa pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, te formy obejmują:

• Pełne imię i nazwisko pracownika.
• Ich rola.
• Nazwisko przełożonego lub kierownika pracownika.
• Data wypełnienia formularza i przekazania go pracownikowi.
• Rodzaj naruszenia. Na przykład frekwencja, bezpieczeństwo, jakość pracy, nieposłuszeństwo, nękanie lub inne.
• Szczegółowy opis problemu lub naruszenia, w tym daty, godziny, lokalizacje i dane ewentualnych świadków. Powinno to być konkretne i zawierać szczegółowe informacje. Na przykład, zamiast mówić „Pracownik naruszył zasady bezpieczeństwa w miejscu pracy”, formularz powinien wyjaśniać, w jaki sposób naruszył zasady, kiedy i gdzie to miało miejsce oraz wpływ zachowania na innych pracowników lub organizację.
• Zasady i/lub procedury, które naruszyło zachowanie pracownika . Pomaga to pracownikowi zrozumieć kontekst ostrzeżenia i oczekiwane standardy zachowania.
• Szczegóły wszelkich ostatnich i istotnych naruszeń . Ostatnie naruszenia to zazwyczaj te, które miały miejsce w ciągu ostatnich 5 lat.
• Kroki, które pracownik musi podjąć, aby zareagować na zachowanie , w tym ramy czasowe na to. Na przykład: „Pracownik musi przejść 6 godzin dodatkowego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa w ciągu najbliższych 4 tygodni”. Decyzje o tych działaniach zazwyczaj podejmuje kierownik pracownika, dział HR lub jedno i drugie, zgodnie z odpowiednimi zasadami firmy.
• Wszelkie proponowane działania następcze. Na przykład spotkanie kontrolne za 2 miesiące.
• Potencjalne konsekwencje, jeśli pracownik nie zareaguje na swoje zachowanie . Na przykład: „Jeśli pracownik nie weźmie udziału w dodatkowym szkoleniu w zakresie bezpieczeństwa lub dopuści się dalszych naruszeń zasad bezpieczeństwa, musi wziąć udział w spotkaniu przeglądowym z działem HR”.
• Komentarze przełożonego , np. rozwinięcie szczegółów zawartych już w formularzu lub odnotowanie odmowy podpisania formularza przez pracownika.
• Komentarze pracownika . Zezwolenie pracownikowi na pisemną odpowiedź na ostrzeżenie angażuje go w ten proces i gwarantuje, że jego opinia zostanie wysłuchana. Ich komentarze mogą stanowić kontekst dla zachowania lub problemu i pomóc w określeniu sposobów wspierania pracownika. Na przykład, jeśli pracownik mówi, że spóźnił się na kilka zmian z powodu problemów z opieką nad dziećmi, możesz porozmawiać z nim o przyjęciu późniejszych zmian.
• Podpis pracownika potwierdzający zapoznanie się z formularzem, otrzymanie kopii i zgodę na podjęcie działań naprawczych.
• Podpis kierownika . Ewentualnie podpis innej osoby odpowiedzialnej za działania dyscyplinarne, np. przedstawiciela HR.

Co zrobić, jeśli pracownik odmawia podpisania formularza dyscyplinarnego

Pracownik może odmówić podpisania formularza dyscyplinarnego, na przykład, gdy kwestionuje, że doszło do naruszenia lub nie zgadza się z sugerowanymi działaniami naprawczymi.

W takich sytuacjach możesz chcieć zmodyfikować potwierdzenie pracownika , aby odzwierciedlić jego stanowisko, tak aby podpisał formularz.

Na przykład potwierdzenie może potwierdzać, że pracownik otrzymał kopię formularza, ale nie zgadza się z ostrzeżeniem. Możesz również zezwolić pracownikowi na odpowiedź na piśmie , wyjaśniając swój sprzeciw. Następnie możesz dołączyć ich oświadczenie do formularza.

Przynajmniej ważne jest, aby uzyskać podpis pracownika potwierdzający otrzymanie kopii formularza.

Wskazówki dotyczące pisania formularza dyscyplinarnego

Działaj natychmiast

Ważne jest, aby wysłać pisemne ostrzeżenie natychmiast po wystąpieniu naruszenia lub pojawieniu się problemu. Pozwala to pracownikowi podjąć kroki w celu rozwiązania problemu od razu, zamiast pozwolić, by się pogorszył.

Natychmiastowa reakcja pomaga również pracownikowi zrozumieć związek między naruszeniem a postępowaniem dyscyplinarnym. Wyraźne zaznaczenie tego linku zmniejsza prawdopodobieństwo, że pracownik zasugeruje, że ostrzeżenie jest odwetem lub nękaniem.

Bądź szczegółowy i konkretny

Upewnij się, że informacje w formularzach są wystarczająco szczegółowe. Jest to szczególnie ważne, jeśli chodzi o opisanie problemu lub incydentu. Jasny opis gwarantuje, że pracownik rozumie zachowanie, którym musi się zająć i dlaczego jest ono nie do zaakceptowania.

Na przykład, zamiast mówić, że pracownik „wyszedł wcześniej z pracy”, w formularzu można napisać: „Pracownik wyszedł 2 godziny wcześniej 1 kwietnia 2023 r. bez uprzedniej zgody ani powiadomienia przełożonego. To pozostawiło młodszy personel bez nadzoru i zwiększyło ryzyko incydentów związanych z bezpieczeństwem”.

Opis zdarzenia również powinien być obiektywny . Może być później wykorzystany jako relacja w czasie rzeczywistym z tego, co się stało, gdyby pracownik podjął kroki prawne przeciwko firmie.

Chociaż szczegółowe informacje są ważne, w formularzu należy podać tylko te informacje, które są bezpośrednio związane z problemem. Nie wchodź w szersze kwestie. To może zdezorientować pracownika.

Przechowuj bezpiecznie wypełnione formularze

Postępowania dyscyplinarne ogólnie — aw szczególności formy dyscyplinarne — powinny pozostać poufne. Wypełnione formularze należy dołączyć do akt pracownika. Ważne jest, aby przechowywać te dane w bezpieczny sposób, tak aby dostęp do nich miały tylko niezbędne osoby.

Cyfrowe przechowywanie dokumentacji to świetny sposób na zapewnienie bezpiecznego przechowywania formularzy dyscyplinarnych i dostępu do nich tylko określonych osób w Twojej organizacji. Zarządzanie dokumentacją cyfrową ułatwia również znajdowanie potrzebnych dokumentów.

Alternatywnie możesz przechowywać papierowe kopie formularzy w aktach swoich pracowników w zamykanej szafce lub bezpiecznym miejscu do przechowywania.

Przeczytaj naszą dogłębną recenzję najlepszych systemów zarządzania dokumentami

Utwórz szablon

W zależności od wielkości siły roboczej konieczne może być półregularne stosowanie formularzy dyscyplinarnych. Pomocne jest utworzenie szablonu, który będzie używany w całej organizacji, tak aby wszelkie problemy lub incydenty były konsekwentnie rejestrowane. Ważne jest również, aby upewnić się, że szablon jest zgodny z odpowiednimi przepisami prawa pracy. Dzięki temu Twój proces dyscyplinarny będzie w podobny sposób zgodny z niezbędnymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi.

Szablon oszczędza również czas. Wystarczy wypełnić wymagane pola, zamiast pisać formularz za każdym razem od nowa. Dodając szablon do swojego podręcznika zasad i procedur lub podręcznika pracownika, menedżerowie i przełożeni zawsze mają do niego łatwy dostęp.

Aby Ci w tym pomóc, stworzyliśmy szablon formularza postępowania dyscyplinarnego , którego możesz użyć jako punktu wyjścia. Upewnij się, że dostosujesz formularz do potrzeb swojej firmy i wszelkich wymagań prawnych.

Pobierz bezpłatny formularz postępowania dyscyplinarnego pracownika

Dokumenty Google

Formularze działań dyscyplinarnych chronią Ciebie i Twoich pracowników

Formularze dyscyplinarne są ważną częścią procesu dyscyplinarnego organizacji. Rejestrują przypadki niewłaściwego postępowania pracowników lub nieprzestrzegania zasad i dokumentują kroki podjęte w celu rozwiązania tego problemu.

Jest to nie tylko konieczne w przypadku sporu prawnego lub wyzwania, ale także zapewnia, że ​​proces dyscyplinarny jest sprawiedliwy, spójny i przejrzysty dla Twoich pracowników, chroniąc ich przed uprzedzeniami i dyskryminacją.

Formularze dyscyplinarne Twoich pracowników muszą zawierać wszystkie informacje istotne dla problemu lub incydentu, w tym dane pracownika, opis zachowania i uzgodnione działania naprawcze. Prowadząc szczegółowe rejestry dyscyplinarne, możesz stworzyć kulturę odpowiedzialności w swojej organizacji, co prowadzi do bezpieczniejszego, bardziej pozytywnego środowiska pracy.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj